Расходы организации делятся на несколько видов, чтобы упростить учёт, улучшить анализ результатов и предотвратить злоупотребление непроизводственными затратами для уклонения от уплаты налогов. Рассказываем, что такое управленческие расходы, как их учитывать и можно ли оптимизировать.
Что такое управленческие расходы?
Управленческие расходы (УР) — это затраты, которые связаны с организацией работы предприятия. Они напрямую не связаны с производством, продажей товаров или оказанием услуг, но являются неотъемлемой частью деятельности.
Что относится к управленческим расходам:
- зарплата некоторых специалистов, относящихся к административному персоналу (директор, бухгалтер, менеджеры, кассиры и другие);
- аренда офиса и других административных площадей;
- затраты на консалтинг, аутсорсинг и прочие услуги;
- оплата интернета, сотовой связи, электронного документооборота и др.;
- расходы на корпоративное такси, компенсации за авиа- и ЖД-билеты;
- организация встреч и приёмов действующих или потенциальных партнёров.
Например, фирма «Анестос» производит бетонные плиты. У компании собственный цех, в котором находится оборудование и работает производственный персонал. Работа бухгалтеров, которые находятся в отдельном офисе, напрямую не связана с производством бетонных плит. Поэтому зарплата административного персонала относится к УР.
Управленческие расходы принято делить на две группы:
- Связанные с активами. Амортизация, ремонт офиса и другие. Также в УР включают затраты на содержание административных помещений.
- Связанные с функционированием. Зарплата бухгалтеров, продажников, командировочные, корпоративное такси и т. п.
Состав управленческих расходов меняется от организации к организации и зависит от вида деятельности. У производственных компаний аренда офиса для административного персонала — это УР. Но если компания занимается проведением тренингов, то расходы на офисные помещения относятся к производственным.
Порядок учёта управленческих расходов предприятия устанавливают по собственному усмотрению. Далее рассмотрим, как это делают чаще всего.
Автоматизируйте бухгалтерский и налоговый учёт с «Моё дело». Развивайте бизнес, пока сервис готовит первичку, формирует отчёты и считает налоги.
Чем отличаются от коммерческих?
Управленческие расходы часто путают с коммерческими, хотя это в корне разные понятия.
Коммерческие расходы (КР) — это всё, что нужно для доведения продукта или услуги до потребителей. Как и в случае с УР, перечень затрат зависит от вида деятельности.
Например, у производственных компаний к коммерческим расходам относятся:
- складирование;
- упаковка;
- транспортировка до покупателя;
- реклама;
- зарплата продажников.
Если фирма оказывает услуги, то к КР относятся затраты на рекламу и продвижение — например, организация мероприятий для демонстрации возможностей и навыков компании.
Управленческие расходы в отчёте о финансовых результатах отражают отдельно от коммерческих, а для корреспонденции используют разные счета.
Учёт управленческих расходов
Учёт управленческих расходов организации регламентируют по собственному усмотрению. В первую очередь руководствуются особенностями деятельности и учитывают, к какому виду относится компания: производственному, торговому или предприятию услуг.
Вне зависимости от сферы деятельности и специфики отрасли регламент учёта УР должен соответствовать нормам ПБУ 10/99 «Расходы организации» и инструкции по применению плана счетов бухучёта.
Управленческие расходы в отчёте о финансовых результатах отражают по одноимённой строке № 2220. Это позволяет сразу оценить, какая часть УР приходится на 1 рубль себестоимости готовой продукции или оказанных услуг.
Некоторые компании не выделяют управленческие расходы и сразу включают их в себестоимость. С одной стороны, это упрощает учёт и снижает нагрузку на бухгалтерию, с другой — затрудняет анализ результатов. Если себестоимость резко возрастёт по сравнению с прошлым периодом, будет сложно определить, с чем это связано.
В бухгалтерском учёте управленческие расходы собирают на счёте 26 «Общехозяйственные расходы». Исключение — торговые фирмы, которые фиксируют операции с УР на счёте 44 «Расходы на продажу».
В конце отчётного периода накопленные затраты списывают, счёт зависит от утверждённого в организации регламента. Если их относят к издержкам производства, то используют дебет счетов 28, 25, 23, 20 и 10. Когда УР распределяют на себестоимость, то используют дебет счёта 90.2.
Не справляетесь с бухгалтерским и налоговым учётом? Сервис «Моё дело» автоматизирует рутину и выполнит задачи, чтобы у вас осталось время на развитие бизнеса.
Уменьшение налога на прибыль на УР
Управленческие расходы в бухгалтерском балансе учитывают не только для расчёта себестоимости или анализа результатов. На эти затраты можно уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. В отличие от представительских расходов нет ограничений по величине (представительские учитывают в пределах 4% от фонда оплаты труда).
Как и другие расходы, управленческие должны быть экономически обоснованными, связанными с бизнес-целями и подкреплёнными первичной документацией. Если условия не соблюдены, уменьшать налоговую базу нельзя.
С первичкой просто — нужно сохранять чеки, накладные, УПД и счета-фактуры. С экономическим обоснованием и привязкой к бизнес-целям сложнее. Расходы должны быть связаны с деятельностью персонала и/или оборудованием.
Например, компания «Декст» занимается моушн-дизайном. Команда часто проводит совещания, чтобы обсуждать идеи. Обычно сотрудники предлагают новые проекты и рассказывают, почему они будут выгодными для компании. Чтобы повысить эффективность собраний, руководство купило большой смарт-экран для показа презентаций на совещаниях.
Но если смарт-экран купили, чтобы сотрудники могли смотреть сериалы в свободное время, то это не УР и учесть их в налоговой базе налога на прибыль нельзя.
Если затраты связаны с приобретением, восстановлением или ремонтом амортизируемого имущества, то расходы списывают постепенно с учётом амортизационных отчислений.
Как планировать управленческие расходы?
Управленческие расходы в торговле, производстве и других сферах условно-постоянные. Их величина напрямую не зависит от объёмов производства.
Но масштабирование деятельности всё равно приводит к росту УР. Если компания обновила производственные мощности и стала выпускать больше продукции, то потребуется привлечение новых бухгалтеров. А их зарплаты относятся к управленческим расходам.
Чтобы избежать перерасхода, организации планируют управленческие затраты — на месяц, квартал или год вперёд. Есть три способа:
- Традиционный. Управленческие расходы определяют как процент от фонда оплаты труда. Например, если на зарплаты тратят 10 млн руб. и выделяют 10% на УР, то это — 1 млн руб.
- По прошлым результатам. Управленческие расходы прошлого периода индексируют на темп роста совокупных затрат предприятия.
- Планирование, основанное на конечном результате. Самый эффективный способ, которым пользуются госорганы и компании в развитых странах.
Как бюджетируются управленческие расходы:
- Отделы составляют перечень затрат на рассматриваемый период и передают наверх.
- Руководство рассматривает предложения, вносит корректировки и отправляет обратно в отделы на согласование.
- Так продолжается несколько итераций, пока стороны не составят оптимальный план управленческих расходов.
Такой подход называется «снизу вверх». То есть первоначальный план идёт от нижних подразделений к верхним. Существует противоположный способ — «сверху вниз». В этом случае руководители составляют планы и спускают структурным подразделениям. Они редко готовы обсуждать изменения, поэтому отделам приходится работать в пределах выделенных бюджетов. Поэтому первый вариант считают более эффективным.
Планирование управленческих расходов может затянуться на несколько дней и даже недель. Но это важный этап, халатное отношение к которому приводит к повышенным затратам. Например, департаменты могут начать расходовать средства на цели, которые не связаны с деятельностью и стратегическими задачами предприятия. Компания потеряет деньги, которые можно было бы потратить на обновление производственных мощностей, освоение новых рынков или инвестирование.
Автоматизируйте учёт в своём бизнесе с «Моё дело»! Работайте с грамотными отчётами, по которым проще принимать решения и находить проблемы.
Как оптимизировать управленческие расходы?
Управленческие расходы оптимизируют по такому же принципу, как и остальные затраты предприятия. Изучают структуру, рассматривают процессы и разрабатывают варианты, как сократить расходы.
Каждый случай индивидуален и зависит от особенностей организации. Например, некоторые организации тратят лишние деньги на аренду офиса. Тогда рассматривают сокращение отдельных кабинетов и перевод сотрудников в open-source.
Если деятельность связана с грузоперевозками, регулярно анализируют структуру автопарка. Возможно, у компании нет потребности в текущем количестве ТС, поэтому фактически фирма платит излишки за парковочные места и обслуживание. Продажа лишней техники сократит затраты — освободятся деньги для других целей.
То же касается и организационной структуры. Часто предприятия сталкиваются с тем, что некоторые специалисты частично или полностью дублируют функции коллег. Тогда сокращают штат. И хотя в моменте это увеличивает расходы, в долгосрочной перспективе освобождает средства для развития бизнеса.
Таким образом, управленческие расходы — это затраты, которые связаны с организацией деятельности. Они не зависят от производства продукции, продажи товаров или оказания услуг, но являются неотъемлемой частью функционирования предприятия.
На них можно уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль, но только при наличии обоснованности, привязки к бизнес-целям и документального подтверждения. Организации планируют УР на месяц, квартал или год вперёд, чтобы избежать перерасхода на цели, не связанные с ключевыми задачами.
Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии от «Моё дело». Зачем тратить средства на зарплату штатному сотруднику, когда можно сократить расходы в 2-3 раза и забыть про штрафы от налоговой инспекции.
