Любой предприниматель и владелец бизнеса должен вести финансовый учёт. И не надо путать его с бухгалтерским — это разные виды учёта. Анализируя текущие доходы и расходы, контролируя денежные потоки, собственник всегда будет в курсе о положении фирмы, и сможет вовремя реагировать на различные изменения. В этой статье мы расскажем, как этого добиться, и какие инструменты финансового учёта нужно применять.
Необходимость финансового учёта
Управленческий учёт (это другое название финучёта), применяется в целях подготовки данных для анализа текущего состояния компании и принятия управленческих решений. Включает в себя перечень отчётов, которые содержат информацию о:
- продажах товаров (реализации продукции);
- затратах и расходах на производство и реализацию (себестоимости продукции);
- состоянии расчётов по обязательствам (дебиторская и кредиторская задолженность);
- фактических и предстоящих поступлениях и платежах.
Форма управленческого баланса от банка — для заполнения
Хотите точно знать свою чистую прибыль и контролировать финансы? Управленческий учёт от «Моего дела» поможет следить за деньгами в режиме реального времени и принимать правильные решения для роста бизнеса. Попробовать бесплатно
Финансовый учёт малого бизнеса: основные документы
Ограничений в количестве отчётов нет — всё зависит от запросов руководства. Но практика применения ФУ показывает, что в основном используют три документа:
- отчёт или бюджет доходов и расходов (БДР);
- отчёт или бюджет движения денежных средств (БДДС);
- управленческий баланс (УБ).
Бюджет доходов и расходов
Пример заполненного бюджета доходов и расходов на месяц
Методика построения БДР совпадает с Формой 2 бухгалтерской отчётности (Отчёт о финансовых результатах).
С помощью БДР выводится планируемая и фактическая чистая прибыль, которую можно отправить на дивиденды или вложить в развитие компании:
Чистая прибыль = Выручка — Себестоимость — Управленческие и коммерческие расходы + Прочие доходы — Прочие расходы — Налог на прибыль.
Сумма выручки в БДР не совпадает с наличием денежных средств на расчётном счёте и в кассе, так как базы расчётов разные. Чтобы узнать, сколько у компании есть (или будет) денег, применяют БДДС.
Бюджет движения денежных средств
Реализация и приход денег — это разные показатели. Например, покупателю отгружена продукция с отсрочкой платежа. Реализация прошла в момент подписания накладной покупателем, а деньги от него поступили на счёт через 10 дней.
БДДС, как инструмент финансового учёта бизнеса, показывает планируемые и фактические суммы поступлений и выплат по обязательствам. Его делают на месяц, квартал, год. В рамках БДДС дополнительно составляют платёжный календарь — график поступлений и оплат с разбивкой по дням на ближайшую неделю или декаду. С его помощью можно отслеживать кассовые разрывы — дефицит денег из-за несбалансированного графика их притока и оттока.
15 числа каждого месяца — срок уплаты страховых взносов с доходов работников. Просрочить их нельзя. И если на эту дату на счёте денег не предвидится, возникнет кассовый разрыв.
Кассовый разрыв убирают управленческими решениями — договариваются с поставщиком о переносе срока уплаты за товары или с банком — об открытии новой кредитной линии.
Денежные средства в БДДС считаются по формуле:
Сальдо (деньги) на начало периода + Поступления денег за период — Перечисления денег за период = Сальдо на конец периода.
Если сальдо на конец периода меньше нуля — это кассовый разрыв.
По БДДС можно узнать, когда на счетах будет достаточное количество денег, чтобы выплатить дивиденды участникам ООО.
Бюджет движения денежных средств заполняется с учётом НДС и акцизов (при наличии).
Бюджет состоит из трёх частей, сальдо каждой из которых выводится отдельно:
- операционные потоки (приток и отток денег по основной деятельности);
- инвестиционные потоки (движение денег, связанных с капитальными вложениями — закупка оборудования, строительство новых объектов);
- финансовые потоки (деньги по получению или возврату кредитов и займов).
Образец бюджета движения денежных средств
Управленческий баланс
Это аналог бухгалтерского баланса, составленный с учётом пожеланий руководства. Он показывает состояние активов и пассивов компании на определённую дату. Составляется, как правило, на последний день отчётного периода — месяца, квартала года.
Активы — это всё, что можно превратить в деньги: основные средства (здания, станки, оборудование), оборотные средства (запасы сырья и материалов, готовая продукция на складе, деньги на счетах и в кассе, дебиторская задолженность, финансовые вложения в акции и облигации, и т.д.).
Пассивы — это все обязательства компании: уставный капитал, накопленные, но не распределённые прибыли и убытки, добавочный капитал (как результаты переоценки), начисленные, но не уплаченные налоги, полученные займы и кредиты, кредиторская задолженность.
Активы всегда должны быть равны Пассивам — это суть баланса. Если есть перекос, значит учёт ведётся неверно.
После анализа баланса, руководитель сможет увидеть источники дополнительных средств для развития компании или уплаты дивидендов.
Например, возникла необходимость в покупке нового станка. По балансу видно, что запасы готовой продукции на складе слишком большие. К тому же показатели дебиторской задолженности неоправданно высокие. Принимается решение:
- снизить отпускные цены на продукцию на 15%, чтобы быстрее реализовать остатки;
- активизировать работу по возврату дебиторской задолженности.
Рост валюты баланса (стоимости активов или пассивов) говорит о развитии компании, а его снижение — об уменьшении рыночной стоимости (капитализации) фирмы.
Образец заполненного управленческого баланса
В первую очередь проводят горизонтальный и вертикальный анализ баланса. Горизонтальный анализ — это расчёт динамики статей по периодам, вертикальный — по соотношению долей статей в общей валюте баланса.
По результатам вертикального анализа управленческого баланса ООО «Луч» за 6 месяцев 2021 года выяснилось, что за полугодие доля оборотных активов в валюте баланса выросла с 60% до 65%, а доля краткосрочных пассивов снизилась с 30% до 20%. Это указывает на:
- повышение ликвидности активов;
- увеличение финансовой устойчивости предприятия — за счёт переоформления краткосрочных займов в долгосрочные.
Есть и другие виды анализа УБ — трендовые, сравнительные или коэффициентные.
Подключите к работе финансового директора с опытом в вашей сфере. Наша команда внедрит систему учёта, разберётся с движением денег, выявит убытки и предложит эффективную стратегию развития. Заказать услугу
Способы ведения финансового учёта
Вести финансовый учёт для бизнеса можно по-разному: заполнять таблицы в Excel или пользоваться автоматизированными системами контроля и анализа. Микро—, малым предприятиям и ИП не обязательно устанавливать сложные учётные программы, особенно на этапах становления бизнеса. Вполне можно обойтись экселевскими или Гугл-таблицами.
В интернете имеется множество табличных шаблонов бюджетов, настроенных для разных сфер ведения бизнеса — торговли, производства, оказания услуг и т.д. Можно бесплатно скачать подходящий вариант и настроить его под себя. Нужно будет разобраться с формулами и построением таблиц, еженедельно вносить данные и отслеживать изменения. Есть минус такого инструмента для финансового учёта бизнеса — формулы могут сбиться и тогда данные потеряются.
Специальные программы по автоматизации учёта — идут как надстройки к бухгалтерскому ПО (например 1С, Парус, Галактика). За их внедрение, настройку и обслуживание придётся платить. В то же время это оперативность и правильность анализируемых данных. Бюджеты можно настроить под свои запросы и получать визуальные отчёты (графики, диаграммы, схемы).
Есть промежуточный вариант — применение встроенных инструментов финансового учёта в облачных сервисах бухгалтерии. Большинство малых компаний выбирают такие сервисы из-за низкой стоимости обслуживания по сравнению с содержанием штатного бухгалтера и большими функциональными возможностями.
Сервис для управления финансами Моё дело Финансы позволяет пользователю составлять 5 видов управленческих отчётов и визуализировать все показатели в отдельном модуле. При этом не надо забивать бухгалтерские показатели — сервис интегрируется с любой программой бухучёта, системой «банк-клиент» и загружает данные самостоятельно. Можно бесплатно опробовать сервис в течение 14 дней.
