Управленческий учёт часто ведут в Excel или Google-таблицах. Расскажем, зачем и как это делают, а также какие есть способы автоматизации учёта к 2024 году.
Зачем нужен управленческий учёт
Управленческий учёт — это один из главных «советников» в бизнесе. Инструмент позволяет собирать главные сведения о деятельности и на их основе формировать отчётность с результатами. Результаты можно анализировать и затем принимать решения, которые помогут бизнесу избежать проблем и развиваться.
Часть вопросов, на которые управленческий учёт поможет дать аргументированный ответ:
| Какая реальная прибыль у бизнеса | Есть ли риск кассовых разрывов |
|---|---|
| Брать ли кредит и на какой срок | Сколько инвестировать в другие направления |
| Какое направление прибыльное или убыточное | Где находятся все деньги |
| Можно ли снизить себестоимость | Теряются ли деньги в бизнес-процессах |
| Какую сумму можно вывести из бизнеса | Какую цену (скидку) можно установить |
Законодательство не обязывает бизнес вести управленческий учёт, поэтому внедряют его по желанию и необходимости, устанавливая собственные правила и методы ведения.
Главное — придерживаться двух основных правил:
- Управленческий учёт не должен мешать бизнесу работать.
- Итоговая управленческая отчётность должна быть точной, полной и понятной.
Только соблюдая оба правила, учёт поможет бизнесу развиваться, адекватно оценивать деятельность, точнее планировать и прогнозировать результаты.
Основная отчётность в управленческом учёте
Главными формами управленческой отчётности являются:
| Отчёт о движении денежных средств (ДДС) | Показывает, как двигались деньги, но не показывает, есть ли прибыль в этом. Составляется по кассовому методу и совмещается с платёжным календарём — расписанием платежей |
| Отчёт о прибылях и убытках (ПиУ) | Показывает, сколько бизнес заработал, но не говорит, какая часть из заработанного оплачена. Анализировать лучше с отчётом ДДС. В результате можно понять, в правильном ли направлении работает бизнес и стоит ли продолжать деятельность |
| Управленческий баланс | Показывает, какие активы есть у бизнеса и за счёт чего они профинансированы. В результате анализа понятно, какая часть бизнеса принадлежит собственникам, а какая — кредиторам |
Составляют и другие отчётности — всё зависит от вида деятельности бизнеса и от его поставленных задач управленческому учёту. Например, ещё обычно подготавливают отчёт об основных средствах, отчёт о запасах, отчёт о логистике, отчёт о маркетинге, отчёт о продажах, отчёт о задолженностях и так далее.
Часто всё это составляется в Excel или Google-таблицах. Потому что для этого в программах есть нужный функционал, системы бесплатны и для многих понятны.
Автоматизируйте управленческий учёт с помощью «Моё дело Финансы». Система сама соберёт данные, построит отчёты и покажет ключевые метрики. Попробовать бесплатно
Управленческий учёт в Excel
К 2024 году, как правило, только микробизнес ведёт управленческий учёт с помощью Excel или Google-таблиц. У этого метода есть свои плюсы и минусы:
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Доступность. Excel есть почти у каждого, а для Google-таблиц и вовсе нужен только доступ в интернет | Высокие риски ошибок. Можно легко допустить ошибку (опечатку) или что-то не дописать, из-за чего весь учёт может рухнуть |
| Гибкость. Системы можно настроить индивидуально под собственные задачи | Тяжело искать ошибки. Поиск в массиве данных может занимать много рабочего времени |
| Функционал. На основе данных можно выстраивать аналитику с помощью графиков и диаграмм. Есть удобные фильтры, можно создать нужные формулы, классификации, присвоить коды операций |
Нельзя автоматизировать. Даже если расставить формулы и всё будет работать по цепочке, то глобально не станет легче вести учёт. Всё равно нужно будет регулярно переносить данные, тщательно всё проверять и искать при необходимости ошибки |
На каждом предприятии учёт ведётся индивидуально в зависимости от потребностей и задач. Но есть общие рекомендации, которых стоит придерживаться при составлении таблиц:
- Отчёты в таблицах можно разделять.
Не нужно на одном листе умещать все данные, потому что их будет тяжело искать и использовать для анализа. Также это повышает риск ошибок. - Используйте автозаполнение.
Для оптимизации управленческого учёта используют справочники единиц бизнеса, проектов, статей и другого. Всё это значительно облегчает работу, экономит время и уменьшает риск ошибок. - Категории для ключевых значений.
В каждом отчёте на первой странице важно указывать главные сводные показатели и их расшифровывать. Такой формат будет нагляднее и удобнее для пользователей. - Применяйте дополнительные функции.
В Excel и Google-таблицах предусмотрены аналитические функции (корреляция, дисперсия, экстраполяция и другие), которые помогают анализировать информацию, выявлять ключевые тренды развития бизнеса и своевременно принимать необходимые решения. - Листы корректировки.
Если отчёты строятся на выгрузке данных из других систем, корректировать от руки данные в этих таблицах нельзя. Для этого создаются специальные листы корректировки, в которых можно отследить все изменения исходных данных. - Настройка защиты листов.
Контрольные листы отчётных форм, листы выгрузки данных, итоговые отчёты должны быть защищены от изменений. Изменения можно вносить только в корректировочные листы.
В интернете можно найти много шаблонов, который помогут начать вести управленческий учёт в Excel или Google-таблицах. Главное — научиться использовать выбранные шаблоны, настроить их индивидуально для собственного бизнеса и регулярно вести.
Примеры управленческой отчётности в Excel
В упрощённом варианте таблицы управленческого учёта выглядят так:
Отчёт о прибылях и убытках в «Моё дело Финансы»
Ошибки и трудности при ведении учёта в Excel
Если было решено отказаться от автоматизированных сервисов и вести учёт в Excel или Google-таблицах, то важно соблюдать рекомендации и быть готовым к ошибкам:
- Неправильная постановка целей и задач.
Важно сразу же определить цели внедрения управленческого учёта и донести их до работников. Когда цели и задачи меняются, об этом нужно сразу всем сообщать. - Учёт без регламента.
Важно составлять регламент ведения учёта. Это снизит количество ошибок, поможет избежать споров и удобно при обучении новых сотрудников — не нужно постоянно объяснять одно и то же. - Низкая компетентность.
Часто сотрудникам тяжело вести управленческий учёт, особенно на первоначальном этапе. Им нужно в этом помогать, составляя письменные и видеоинструкции. - Игнорирование основных форм отчётности.
В управленческом учёте можно использовать множество разных форм, но главные усилия стоит делать именно на отчёты ДДС и ПиУ. С ними анализ получится полным и без искажений. - Неправильное отражение НДС.
Если ИП или организация работает с НДС, то ДДС заполняют с его учётом. В отчёте ПиУ указывают данные без учёта НДС. Часто пользователи это забывают, из-за чего отчётность получается некорректной. - Неправильное распределение обязанностей.
Иногда основные задачи по ведению управленческого учёта «вешают» на бухгалтеров, кадровиков и руководителей отделов. Это неправильно, потому что для этого необходимо нанимать дополнительных сотрудников, в идеале — финансистов под руководством финансового директора. - Много рутины.
Всю рутинные операции важно автоматизировать. Управленческий учёт станет вести легче, а итоговая отчётность будет качественнее.
Развивайтесь без ошибок — подключите к работе финансового директора с опытом работы в вашей сфере. Он внедрит систему учёта, разберётся с движением денег, выявит убытки и предложит стратегию развития. Узнать больше
Анализ управленческих отчётов
Нет смысла внедрять управленческий учёт, если в результате отчётность получится некорректной, непонятной и неполной. Важно это понимать, соблюдать регламент и на регулярной основе вести учёт.
Часто именно после анализа управленческой отчётности у бизнеса выявляются проблемные места, которые сначала могут показаться неприметными. Например, низкая выручка от продажи одной из продукций (услуг), снижение рентабельности направления, большая себестоимость и так далее. Всё индивидуально для каждого бизнеса.
К анализу управленческих отчётов каждый руководитель или ответственный специалист подходит индивидуально. У всех свои мысли и методы решения текущих и будущих проблем, а также идеи по развитию бизнеса дальше.
Образец управленческой отчётности — анализ показателя выручки в «Моё дело Финансы».
Аналитика в «Моё дело Финансы»
