У гостиничного бизнеса есть своя специфика. Руководителям приходится держать в фокусе множество процессов: оперативно решать проблемы с сервисом, поддерживать стандарты обслуживания, прогнозировать спрос и многое другое. Чтобы эффективно управлять имеющимися ресурсами, нужно хорошо понимать, как на самом деле обстоят дела в гостинице. В этом помогает управленческий учёт.
Особенности управленческого учёта в гостиничном бизнесе
Любой управленческий учёт — это процесс сбора, обработки и анализа данных, которые позволяют принимать эффективные управленческие решения. В отличие от бухгалтерского учёта, управленческий не регламентируется законом и вообще не обязателен. Руководители заводят этот учёт, чтобы предусмотреть предпринимательские риски, разрабатывать эффективную маркетинговую стратегию, находить скрытые ресурсы и точки роста.
Управленческий учёт позволяет:
- точно сформулировать цели бизнеса;
- прогнозировать прибыль;
- контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности;
- управлять запасами на складе;
- грамотно планировать инвестиции и любые финансовые операции и т.д.
Управленческий учёт помогает ответить на многие вопросы, например:
- Где находятся деньги предприятия?
- Какие направления бизнеса самые прибыльные, а какие приводят к необоснованным затратам?
- Готова ли компания к расширению?
- Стоит ли брать кредит?
Так руководитель и партнёры понимают, как обстоят дела на самом деле. Отталкиваясь от объективной картины, они могут принимать грамотные стратегические и управленческие решения.
Подробнее о том, как вести управленческий учёт и зачем он нужен, мы рассказали в статье.
УУ очень полезен, в том числе, в работе гостиницы. Он помогает оптимизировать бизнес-процессы и улучшить финансовую производительность. Как именно он помогает в управлении гостиницей:
- Управленческий учёт позволяет эффективно планировать бюджет. Пользователи учёта оперативно получают полную информацию обо всех доходах и расходах, что помогает корректно планировать бюджет на будущие периоды, прогнозировать возможные результаты, предусматривать риски и поддерживать рентабельность.
- Благодаря учёту управленцы могут отслеживать стоимость гостиничных услуг внутри компании. Это позволит оценить, насколько эффективно используются ресурсы и нужно ли направить их в другое русло.
- Управленческий учёт помогает анализировать структуру прибыльности и издержек. Это позволяет устанавливать оптимальные цены, которые помогут больше зарабатывать, но оставаться приемлемыми для гостей.
- Благодаря управленческому учёту руководство эффективно анализирует тенденцию спроса. Это помогает адаптироваться к меняющимся условиям и грамотно корректировать стратегию.
УУ помогает гостинице эффективно распоряжаться ресурсами и подключать оптимальные финансовые инструменты для развития.
Как внедрить УУ в управление гостиницей
В целом, тут такой же алгоритм, как в любом другом бизнесе. Стандартно, процесс выглядит так.
Сначала нужно проанализировать состояние нынешнего учёта:
- изучить текущую отчётность, оценить, достаточно ли сейчас форм для получения необходимых данных;
- определить, какие сведения необходимы для управленческих задач;
- чётко обозначить цели будущего учёта.
Затем — разработать систему управленческого учёта:
- прописать необходимые сегменты и критерии данных;
- продумать процедуры и порядок сбора информации;
- разработать необходимые формы управленческой отчётности.
После нужно обучить персонал:
- объяснить ответственным сотрудникам новый порядок, проинформировать руководителей и других пользователей управленческого учёта;
- постепенно внедрить новые процессы в работу команды;
- обеспечить полную и регулярную информационную поддержку (создать регламенты, обновить должностные инструкции и т.д.).
Когда учёт вступит в силу, его нужно постоянно контролировать. Мониторить результаты, оценивать эффективность и удобство. При необходимости вносить корректировки в процессы.
Потребуется разработать отдельные формы, которые помогут адекватно вести УУ гостиницы и послужат основой для работы с управленческой отчётностью. Есть несколько стандартных документов. Например:
- Политика управленческого учёта. Основополагающий документ, устанавливающий общий порядок ведения УУ. В нём прописывают все процедуры, стратегии, принципы учёта.
- Положение о документообороте. Это правила, по которым сотрудники будут формировать, утверждать, корректировать и сохранять всю управленческую отчётность. Там же указывают ответственных за разработку и подготовку форм, нормы контроля документооборота, период хранения.
- Положение об обработке полученных данных. В нём прописывают правила, по которым сотрудники будут обрабатывать информацию из управленческой отчётности, указывают список лиц, которым предоставляется доступ к тем или иным сведениям, требования к защите данных.
- Стандарты качества услуг. Это регламент, в котором перечислены требования к предоставлению услуг гостям гостиницы, а также критерии, по которым будут оценивать качество обслуживания.
- Положение о внутреннем контроле. Он регламентирует систему контроля управления деятельностью гостиницы. В документе прописывают порядок проверок, их сроки, ответственных сотрудников.
Конечный список документов будет зависеть от самой гостиницы и специфики её работы. Точного перечня не существует, потому что управленческий учёт — не обязательство, а самостоятельное решение каждого отдельного предприятия. Но любые локальные правовые акты необходимо закрепить во внутренней политике гостиницы.
Статьи доходов и расходов в управленческом учёте
Порядок учёта во многом зависит от того, как гостиница определит статьи доходов и расходов.
Например, можно составить такую группировку:
| Источники доходов | Статьи расходов |
|---|---|
| Основные услуги гостиницы (проживание, питание и т.д.). Дополнительные услуги (парковка, стирка, прокат оборудования для спортивного отдыха, СПА) Прочие доходы (сдача в аренду площади для коммерческих и развлекательных мероприятий, сотрудничество с корпоративными клиентами) |
Покупка мебели и оборудования для гостиницы Обслуживание и ремонт Расходы на персонал (зарплата, обучение и т.д.) Реклама и маркетинг Покупка и поддержка техники и компьютерных ПО для оптимизации бизнес-процессов Аренда транспорта Прочие расходы (налоги, коммунальные услуги и т.д.) |
Такое распределение позволит сравнивать доходы и издержки, выявлять закономерности роста и падения показателей, анализировать эффективность работы гостиницы и персонала, организовывать грамотное стратегическое планирование.
Есть другой вариант — стандарт USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry). Это система управленческой отчётности, разработанная специально для гостиниц.
Тут статьи доходов такие:
- номера;
- продукты питания и напитки;
- операционные — все доходы от прочих подразделений гостиницы, например, SPА, развлечений, прачечной, парковки и т.д.
Издержки по стандарту распределены так:
- общие и административные — всё, что гостиница тратит на администрирование: зарплаты сотрудникам, канцелярия, страхование и т.д.;
- маркетинг и реклама;
- эксплуатация и техобслуживание;
- коммунальные услуги;
- налоги;
- оплата информационных и телекоммуникационных систем;
- амортизация и износ имущества гостиницы;
- прочие издержки, которые не входят в вышеперечисленные категории, например, охрана, льготы для сотрудников, обучение персонала и т.д.
Как именно распределить статьи доходов и расходов — решают управленцы, отталкиваясь от специфики работы и целей учёта.
Автоматизация управленческого учёта
Один из важных критериев успеха в работе гостиницы — скорость. Скорость в оказании сервиса и услуг, обработке возражений и претензий, анализе данных, корректировке стратегии. Чем больше данных попадает в управленческий учёт, тем сложнее их обрабатывать.
Многие до сих пор ведут учёт вручную на бумаге или с помощью Excel. Небольшим гостиницам такой формат подходит. Но если отель начинает расширяться, увеличивать количество проводимых операций, подключать новые финансовые инструменты и объекты анализа — учёт начинает отнимать гораздо больше времени и сил.
Чтобы избежать ошибок и оптимизировать расход ресурсов на рутину, учёт автоматизируют. Всю работу с данными переносят в специализированные программы. Это позволит быстрее собирать и обрабатывать информацию, сводит риск ошибок к минимуму и вдвое сокращает время работы с учётом.
Чтобы автоматизировать управленческий учёт, нужно выполнить пять основных шагов.
1. Выбрать удобный сервис
Программное обеспечение для ведения учёта можно разработать самостоятельно — силами IT-разработчиков в штате предприятия или с помощью сторонних специалистов. Но выгоднее приобрести уже готовое решение, в котором будет весь необходимый функционал, и не тратить деньги на разработку и поддержку ПО.
На рынке есть много разных сервисов для автоматизации управленческого учёта. Например, «Моё дело Финансы».
Выбирая ПО, нужно отталкиваться от задач, поставленных перед учётом. Стоит сравнить несколько предложений по ключевым критериям: стоимость, удобство в работе, объём функционала, отзывы пользователей, наличие интеграции с банками и прочими ПО.
2. Выбрать процессы для автоматизации
Каждая гостиница работает по своим правилам. Структура предприятий всегда индивидуальна. Поэтому на этом этапе нужно определиться:
- какие именно процессы нужно автоматизировать;
- какие сведения необходимо собирать и анализировать;
- какая информация требуется для оформления управленческих отчётов;
- на какой бюджет необходимо рассчитывать.
Когда определены основные цели и задачи, можно приступать к разработке плана. Подробно прописать порядок и структуру процессов, назначить ответственных сотрудников на каждом этапе, определить сроки исполнения.
3. Внедрить автоматизацию в работу
Нельзя точно сказать, сколько займёт перенос всех данных в систему — это зависит от масштабов гостиницы и объёма сведений. Где-то требуется пара недель, а в других отелях на это может уйти несколько месяцев.
Чтобы персонал быстрее привыкал к новой системе, нужно обеспечить их обучающими материалами в достаточном количестве: видеоинструкции, гайды, схемы, графики.
Необходимо учитывать, что в процессе внедрения нового порядка на сотрудников возлагается дополнительная нагрузка. Руководству стоит проявить терпение и оказать поддержку. В этом очень помогает дополнительная мотивация, когда руководство не просто поручает персоналу освоить новые процессы, но также объясняет, как это поможет общему делу, почему это будет выгодно не только гостинице, но и сотрудникам, как это сэкономит их силы и ресурсы.
4. Отслеживание первых результатов, корректировка
Есть вероятность, что внедрение пройдёт без ошибок, но на практике это редкость. Поэтому на первых порах очень важна обратная связь от сотрудников и корректировка процессов и регламентов.
Если времени прошло достаточно, а автоматизация так и не дала желаемых результатов, стоит полностью пересмотреть систему или выбрать другой сервис.
5. Итоговое формирование управленческих отчётов
Главная цель автоматизации — упростить работу сотрудников и обеспечить управленцев исчерпывающими знаниями о деятельности гостиницы. Итоговая отчётность должна этому способствовать.
Например, главные показатели и метрики нужно аккумулировать в отдельном отчёте — так легче анализировать. Грамотная автоматизация поможет избежать ошибок и быстрее сформировать необходимую отчётность. Этого можно добиться в работе с сервисом «Моё дело Финансы». Команда квалифицированных финансистов поможет доработать все отчётные формы и окажет поддержку в принятии оптимальных управленческих решений на основе полученных показателей.
Сервис полностью автоматизирует сбор информации, самостоятельно распределяет финансовые показатели. Все данные о бизнесе будут отображаться в личном кабинете.
После формирования необходимой отчётности специалисты сервиса проведут консультацию, по необходимости дадут рекомендации для повышения прибыли и оптимизации издержек, помогут определить точки роста.
