Бухгалтерский учет 30 ноября’23

Отказ от подписания акта оказанных работ

В предпринимательской деятельности встречаются ситуации, когда контрагенты недобросовестно относятся к сотрудничеству и не подписывают документы о приёме выполненных работ. В статье расскажем, что делать, если заказчик не оформляет акт, рассмотрим причины и приведём меры предосторожности.

Сэкономьте время и деньги!
Полный функционал онлайн-бухгалтерии в «Моё дело» — первые 14 дней бесплатно.
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Причины отказа

Акт — это документ о приёмке результата работ, который подтверждает, что исполнитель со своей стороны выполнил условия соглашения в должном качестве и количестве и передал их заказчику. Клиент при подписании документа подтверждает, что получил то, за что собирался заплатить.

На практике получатели услуг или работ отказывают подрядчикам в акте по следующим причинам:

  • отсутствие средств или желания проведения оплаты;
  • отсутствие возможности или желания по каким-либо причинам подписывать акт и направлять его исполнителю;
  • наличие претензий к выполненным работам.

В некоторых случаях клиент может оплатить работы, однако потерять акт, забыть подписать, отправить его подрядчику и так далее. Да, это можно отнести к человеческому фактору, но в будущем без подписанного документа о приёмке выполненных работ могут возникнуть проблемы как с полученными деньгами, так и с налоговой.

При отсутствии средств или наличии претензий, из-за которых клиенты могут намеренно отказывать в оформлении акта выполненных работ, сторонам необходимо найти компромисс. В ином случае придётся решать проблему с актом через суд.

Первое, что нужно делать исполнителям при отказе в подписании актов — точно определить причину. Для этого:

  • настаивать на переговорах. Попросить клиента озвучить причину и перечислить все основания. Результат обсуждения лучше оформить документом и прислать клиенту — уточнить, всё ли верно, правильно ли стороны друг друга поняли;
  • обращаться к представителям клиента или его ответственным сотрудникам, если звонки и письма игнорируются заказчиком.

Теперь рассмотрим все причины, по которым клиент может отказать в принятии выполненных работ.

Отсутствие желания платить

Если клиент отказывает в акте из-за отсутствия возможности оплаты, то исполнителю остаётся ждать или обращаться в суд, где для получения желаемого результата необходимо соблюсти ряд требований:

  1. выполнив заказ, подрядчик должен письменно известить об этом клиента и пригласить его проверить, чтобы описать результат в акте выполненных работ;
  2. по почте с описью отправьте подписанный документ и счёт на оплату;
  3. если в установленные соглашением сроки деньги не поступили, а заказчик так и уклоняется от оформления акта выполненных работ, то ему необходимо отправить досудебную претензию с просьбой внести оплату до определённого времени;
  4. требования могут быть не выполнены, тогда клиент может обратиться в суд. Рекомендуется для этого воспользоваться помощью юриста. Он поможет составить пакет документов, который будет необходим и полезен для судебного разбирательства.

Отметим, что документ о приёмке работ может подписываться только исполнителем и иметь при этом юридическую силу. Однако для этого необходимо письменно известить клиента о выполненной работе и пригласить принять работы в назначенную дату. Извещение нужно отправлять почтой с описью вложения или передать под подпись заказчику.

Если суд вынесет решение в пользу исполнителя, то клиент будет обязан в отведённые сроки их оплатить. Дальнейшие события могут складываться по-разному, но практически при любых обстоятельствах подрядчик в итоге получит оплату услуг.

Как правило, порядочные организации оплачивают работы до судебных разбирательств, так как не хотят портить репутацию.

Человеческий фактор

Неподписание акта со стороны клиента может быть связано с человеческим фактором. Он мог перевести оплату, но забыть подписать акт и направить его исполнителю. Иногда это может быть случайностью, а иногда нет.

Почему важно даже при получении оплаты иметь подписанный акт?

Дело в том, что оплата в таком случае считается авансом, а окончание работ документально (то есть, актом) не подтверждено. Из-за этого клиент может потребовать вернуть «аванс» обратно и будет иметь на это полное право. Впоследствии это можно обжаловать в суде.

Документ стоит оформлять в процессе приёмки работ, чтобы никто ничего не забыл. Если не получилось сделать это сразу, попытайтесь связаться с контрагентом и напомните ему о подписи документа. Выясните причины задержки и настаивайте на получении подписанного акта.

При дальнейших отказах нужно отправить досудебную претензию, а затем и обратиться в суд с требованием подписать акт.

Наличие претензий

Во время оценки работ заказчик может быть недоволен количеством и качеством услуг, из-за чего будет отказывать исполнителю в акте. В этом случае могут быть два варианта.

Мирный способ урегулирования Судебный способ урегулирования
  1. Исполнителю нужно попросить заказчика составить письменный отказ от принятия выполненных работ и оформления документа.
  2. Собрать двустороннюю комиссию, изучить результаты работы и договориться о её улучшении.
  3. Отправить акт выполненных работ вместе с актом об устранении недостатков, а затем снова устроить приёмку.


Если клиента после доработки всё устроит, то он подпишет акт, а затем оплатит работу.
Также он может вновь письменно отказаться и попросить что-то переделать, однако если это выходит за рамки допустимого, по мнению подрядчика, то рекомендуется обратиться в суд.
При судебных разбирательствах будет проведена экспертиза, по итогам которой суд вынесет решение и решит конфликт
  1. Заказчик может явиться на проверку работ, однако не принимать их и игнорировать составление письменного отказа от подписания акта.
  2. Клиент может не принимать результат и сделать письменный отказ. Однако исполнитель не будет с ним согласен, так как уверен, что все оговоренные работы сделаны качественно и в полном объёме.


В обоих случаях подрядчику можно обратиться в суд, чтобы решить разногласия

Налогообложение

Проблемы с оформлением акта выполненных работ могут негативно отразиться на учёте доходов и НДС.

НДС

Объектом налогообложения НДС являются выполненные работы. Они по НК РФ признаются после оформления актов.

Поэтому если клиент отказывается от подписания документа, исполнитель не может стоимость оказанной услуги включить в налоговую базу.

Оспорить это подрядчик может в суде. Если суд вынесет решение, по которому исполнитель выполнил условия соглашения добросовестно и в точном объёме, прописанном в договоре, а серьёзных причин для отказа в принятии выполненных работ нет, то стоимость может быть начислена в налоговую базу НДС. Сделать это можно будет сразу после вступления в силу судебного решения.

Налог на прибыль

Помимо НДС, могут возникнуть и проблемы с внесением в налогооблагаемую базу для расчёта налога на прибыль стоимости выполненных работ, которые не были документально приняты заказчиками.

Здесь всё зависит от способа признания доходов и расходов:

Способ учёта Проблема Как учитывать оплату
Кассовый метод Бизнес не отражает доход, пока не получит оплату от заказчиков. Так что стоимость выполненных работ, за которые исполнитель ещё не получил оплаты, в базу не включают — здесь вопросов нет. Выполнить работу для заказчика, дождаться подписания документа и оплаты и включить её в базу по налогу.
Метод начисления Датой получения дохода признаётся дата реализации работ, оформленных документально вне зависимости от поступления оплаты — день подписания документа. Следовательно, работы без соответствующего акта нельзя будет считать реализованными, а стоимость услуг не получится включить в налогооблагаемую базу для расчёта налога на прибыль. Когда подрядчик выиграет суд, тогда в дату вступления в силу судебного решения можно будет включить стоимость работ в состав внереализованных доходов. Так как эти суммы — доходы в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба.

Отметим, что некоторые организации включают сразу же стоимость услуг в налоговую базу при составлении акта. Данная мера безопасна, так как впоследствии присуждённые судом суммы во внереализационный доход не подлежат повторному включению в их состав.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.
Узнать подробнее
Аутсорсинг

Меры предосторожности

Чтобы избежать отказов в оформлении документа со стороны заказчиков, перед началом сотрудничества с контрагентами рекомендуется должное внимание уделить составлению договора подряда.

Помимо ответственности, объёма работы, обязательств и другого в договоре должны прописываться оговоренные сроки принятия результата и подписания актов.

К примеру, в договоре можно сразу указывать, что если оказанную услугу не приняли в определённые сроки, а клиент вовремя не отказался от подписания акта оказанных услуг письменно, то разрешается считать акт подписанным в одностороннем порядке. Дополнительно можно прописать в договоре пункт для сроков составления отказа для заказчиков, при игнорировании которого акт выполненных работ также будет разрешено подписывать в одностороннем порядке.

Подробный договор поможет не только при судебных разбирательствах, но и заставит клиента добросовестнее относиться к сотрудничеству.

Организациям из-за порчи репутации невыгодны судебные разбирательства, где они являются ответчиками. Следовательно, прописанные в договоре сроки каждого этапа сотрудничества и взаимодействия избавят от дополнительных неприятностей.

Любая отчётность в системе «Моё дело» формируется за считанные минуты
Отчёты создаются автоматически на основе введённых вами данных. Вы получаете готовые документы без опечаток, неточностей и ошибок, которые часто бывают при ручном заполнении бланков.
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.