Дебиторская задолженность: что это такое
Дебиторская задолженность — это, простыми словами, все долги других лиц перед компанией. Иногда этот показатель называют просто дебиторкой. Он напрямую связан с кредиторской задолженностью. Кредиторская задолженность — это долги бизнеса перед другими лицами.
Дебиторы — те, кто должен вашему бизнесу деньги. Ими могут быть:
- физлица — покупатели, клиенты, сотрудники, учредители компании;
- юрлица — другие компании, поставщики, контрагенты;
- государство.
В последнем случае задолженность может возникнуть при переплате налогов и сборов. Но чаще вопрос дебиторской задолженности рассматривают в рамках деловых отношений — с покупателями, партнерами, контрагентами.
Появление дебиторки — это нормальное явление для бизнеса. Но если не управлять дебиторской задолженностью и не контролировать ее рост вкупе с другими показателями, это неизбежно приведет к убыткам. Компания потеряет оборотные средства, приостановит производство, не справится с собственной задолженностью по другим обязательствам.
Когда возникает дебиторка
Дебиторская задолженность — это результат неравномерного выполнения взаимных обязательств между бизнесом и должником. Когда компания уже выполнила свою часть, а дебитор — еще нет.
Проще разобрать этот процесс на примерах:
- Клиент купил у фирмы товар, но заплатил за него не сразу. Фирма, которая уже отгрузила товар и передала его покупателю — в данном случае кредитор. А клиент — дебитор. Сумма покупки включается в дебиторскую задолженность в учете и числится там до тех пор, пока деньги не поступят на счет кредитора.
- Фирмы договорились о будущей поставке сырья по предоплате. Одна компания оплатила заказ, который другая доставит через месяц. Это отражается в дебиторской задолженности до момента поставки — когда дебитор выполнит свою часть сделки.
- Фирма заплатила своим сотрудникам авансом. Она не погасит дебиторскую задолженность, пока работники не отработают положенное время или не вернут средства.
- Компания выдала сотруднику займ. Дебиторскую задолженность погасят, когда он полностью вернет средства на счет предприятия.
Недостачи и материальный ущерб по вине сотрудников, невыполнение условий сделки со стороны партнеров, арендные депозиты, подписки на услуги на год вперед — все подобные суммы входят в дебиторскую задолженность.
Какой бывает дебиторская задолженность
Дебиторскую задолженность делят на виды по разным параметрам.
Например, по срокам ее можно определить как:
- краткосрочную — касается задолженностей, которые возместят в течение года;
- долгосрочную — речь о задолженностях, на погашение которых уходит больше года.
Чаще всего дебиторскую задолженность характеризуют по состоянию:
| Виды задолженностей | Состояние |
|---|---|
| Нормальная | Дебиторы погашают долги своевременно. |
| Просроченная | Дебиторы значительно превысили сроки погашения. |
| Сомнительная | Кредиторы сомневаются в погашении задолженностей согласно договору. Например, если дебиторы обанкротились или потеряли доход. |
| Хроническая | Погашение задолженностей занимает от года до трех лет. |
| Безнадежная | Кредиторы понимают, что на погашение задолженностей дебиторами можно не рассчитывать. Обычно так случается при ликвидации без правопреемника. |
Как дебиторская задолженность связана с кредиторской
Значение дебиторской задолженности нужно анализировать в соотношении к кредиторской. Только так можно понять, насколько рационально бизнес использует оборотные средства.
Для этого рассчитывают коэффициент по формуле:
Дебиторская задолженность / Кредиторская задолженность
Самым благоприятным значением соотношения задолженностей считается единица. Серьезные отхождения от этого баланса могут говорить о рисках:
- Коэффициент соотношения задолженностей сильно выше единицы часто сигнализирует об излишнем отвлечении средств из оборота. Это может на время затормозить ликвидность активов и поставить бизнес в зависимость от контрагентов и партнеров.
- Если соотношение задолженностей сильно ниже единицы, это может быть знаком финансовой нестабильности и проблем с платежеспособностью бизнеса.
Важно! Нельзя рассматривать отдельно только дебиторскую или только кредиторскую задолженности — их соотношение обязательно сопоставляют с другими показателями.
Например, если кредиторская задолженность сильно превышает дебиторскую, это не всегда сигнализирует о проблемах. Такая ситуация иногда возникает, когда у компании много других ресурсов для исполнения обязательств — сырья, материалов, денег.
Только полноценный финансовый анализ позволяет увидеть объективную картину.
Как управлять дебиторской задолженностью
Универсальной стратегии по управлению задолженностью нет. Все зависит от особенностей бизнеса: условий работы, структуры, политики предприятия.
Чаще всего для контроля дебиторской задолженности используют следующие методы:
Планирование
hidden>Необходимо разработать внутреннюю политику по управлению задолженностями. Определить допустимый уровень, при котором предприятие может нормально функционировать и исполнять обязательства. Обозначить план работ по устранению задолженностей, которые превышают безопасный порог.
Отсрочка и предоплата
hidden>Важно контролировать платежи дебиторов. Устанавливать предоплату везде, где это возможно и разумно. Назначать отсрочки, которые позволят покупателям или партнерам комфортно погашать долги, а компании — управлять задолженностями и вести учет средств.
Санкции за просрочки
hidden>Лучший способ контролировать дебиторскую и другие задолженности — назначить наказание за нарушение сроков в виде пени, штрафов и других санкций.
Мотивация работников
hidden>Сотрудникам, которые отвечают за состояние дебиторской задолженности, можно назначить зарплату в соответствии с результатами. Например, премировать работников, которые удержали значение показателя в рамках безопасного.
Распределить обязанности по контролю дебиторской задолженности
hidden>В управлении участвует несколько лиц. Юристы проверяют сделки и составляют договоры, а служба безопасности — репутацию контрагентов. Бухгалтеры или менеджеры контролируют погашение задолженностей. Задача руководства — организовать порядок и лично контролировать исполнение.
Инвентаризация задолженностей
hidden>Проверять можно не только дебиторскую, но и другие задолженности. И не только в обязательных случаях (для годовой отчетности, при ликвидации, хищении и т.д.), а периодически — для регулярного контроля. Это поможет еще раз проанализировать все долги, сверить суммы погашения, посчитать должников, определить типы задолженностей и разработать стратегию погашения.
Как снизить дебиторскую задолженность
Если уровень дебиторской задолженности все-таки перешел безопасный порог, нужно ее снижать. Здесь тоже нет универсального плана — методов много, и все зависят от ситуации.
Взыскать деньги с должников
hidden>Нужно проверить сроки погашения дебиторской задолженности по разным сделкам и напомнить о них дебиторам. Можно направить письма, устроить рассылку или обзвонить клиентов и контрагентов.
Взыскание через суд
hidden>Если на словах взыскать деньги не получается, а уровень дебиторской задолженности растет, можно обратиться в суд. Перед этим направить должникам досудебную претензию. В ней указать:
- требование вернуть долг;
- срок для погашения дебиторской задолженности;
- намерение обратиться в суд, если должник не исполнит обязательства.
Если дебитор проигнорирует обращение и не погасит долг, можно подавать иск в таком порядке:
- при долге до 400 000 рублей подают заявление на выдачу судебного приказа;
- если сумма долга выше, подают заявление о взыскании в арбитражный суд.
Вместе с заявлением стоит подать копию обращения и все документы, подтверждающие задолженность — договор поставки, акт и другие. Если иск удовлетворят, взыскивать деньги будут приставы.
Списать безнадежные долги
hidden>Иногда долги взыскать невозможно. Например, если дебитор обанкротился или ликвидировался. В таком случае можно провести инвентаризацию (и проверить не только дебиторскую, но и кредиторскую задолженности), определить безнадежные сделки и списать долги по ним в убытки.
При списании работают такие правила:
- Долги списывают с учетом исковой давности — 3 года с даты, когда оплата должна была поступить по договору.
- Списание производится за счет средств резерва по сомнительным долгам, который обязательно создается всеми организациями.
Списанную дебиторскую задолженность не аннулируют. Ее отражают на забалансовом счете еще 5 лет — на случай, если у дебитора появится возможность ее погасить.
В отчетности предприятия ее отражать не нужно — она никак не влияет на финансовый результат.
Страхование дебиторской задолженности
Если владелец бизнеса хочет обезопасить себя от форс-мажоров, он может застраховать дебиторскую задолженность.
Для этого он подписывает договор со страховой фирмой, в котором описывают:
- страховые случаи и момент их наступления;
- перечень сделок, в которых сомневается кредитор;
- объем задолженности для страхования;
- порядок проверки контрагентов.
Страхуют не общую задолженность, а отдельные рискованные сделки. Страховая компания берет на себя обязательства по проверке должников. Если наступает страховой случай, она компенсирует кредитору деньги и забирает себе право требовать долг с дебитора.
