Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.
Узнать подробнееВ каких случаях требуется опись
Опись помогает зафиксировать ключевые аспекты передачи бумаг:
- Какой перечень был подан.
- Когда произошла передача.
- Кто и в каком объеме должен его получить.
Опись обычно используют:
- при отправке документов в контролирующие органы — налоговую, фонды, инспекцию труда и другие;
- чтобы передать дела и документы сотруднику, вступающему в новую должность;
- при инвентаризации;
- для почтовых отправлений документов;
- для передачи их на проверку сторонним организациям и предпринимателям перед сделкой;
- при отправке бумаг в архив;
- перед утилизацией документов.
В каждом случае опись — своего рода подстраховка. Например, если важные документы затеряются после утилизации, ответственный сотрудник сможет доказать, что не уничтожил их по случайности. Если их потеряют проверяющие органы, бизнес сможет подтвердить отправку и избежать штрафа.
Как составить опись документов: общие правила
Обычно к описи прибегают, когда требуется передать не один документ, а сразу несколько. Составить ее можно:
- самостоятельно, разработав собственный бланк и закрепив его во внутренней политике;
- по унифицированным формам.
В любом случае, в описи обязательно нужно указать:
- данные и реквизиты получателя: ФИО предпринимателя, наименование компании или учреждения;
- дату оформления описи;
- список передаваемых документов;
- полное название каждого отдельного документа;
- количество экземпляров и страниц каждого документа;
- пометку о копии или оригинале для каждого документа;
- срок их хранения;
- общее количество листов.
Если нужно зафиксировать дополнительную информацию, в опись можно добавить другие реквизиты. В остальном — обязательных требований к оформлению документа нет. Бизнес может использовать для описи как собственные бланки, так и образцы от заказчиков/партнеров.
Визуально опись выглядит как таблица или список, в которой перечислены передаваемые бумаги. Документы стоит располагать в порядке приоритетности: сначала — самые важные (приказы, договоры), после — остальные (переписки, схемы, чертежи, планы). Пустые строки в таблице зачеркивают.
Опись обычно составляет сотрудник, выполняющий операцию. Затем документ обязательно закрепляют подписью ответственного за документооборот — руководителя или заместителя, секретаря, главбуха — и проставляют в нем печать, если фирма ее использует.
Если документы передают сторонним компаниям/предпринимателям или сотрудникам, можно использовать такой образец:
Образец 1.
Как сделать опись документов для госорганов: образец
Если документы отправляют или лично подают в ИФНС в бумажной форме, проводить опись нужно в обязательном порядке. Ее можно оформить отдельным документом или добавить в содержание сопроводительного письма.
Кроме перечисленных выше обязательных пунктов, в описи передаваемых документов стоит отразить:
- цель подачи;
- полные реквизиты компании;
- реквизиты требования или другого документа от инспекции.
Если опись вышла на несколько листов, нужно проставить номера страниц. Это не обязательное требование, но в случае возможных споров с инспекцией из-за утери страниц будет свидетельствовать, что с самого начала список был длиннее. А также поможет быстрее найти нужные сведения и аргументы, если спор продолжится в суде.
Образец описи может выглядеть так:
Образец 2.
При подаче бумаг в суд опись не требуется — их укажут в исковом заявлении.
Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец
Перед тем, как отправить документы на хранение в архив, их обязательно нужно описать в сдаточном бланке. Опись оформляют в двух вариантах, и один из экземпляров прилагают к документам в архиве.
Информацию о самих документах указывают стандартно. Порядок сдачи бумаг в архив такой:
- Ответственный работник архива оформляет опись.
- Документ отправляют на рассмотрение комиссии.
- Если комиссия утверждает перечень, список отправляют на рассмотрение руководству.
- После того, как руководитель одобрит список и распишется в описи, ее прошивают, помещают в папку с твердой обложкой и отправляют на полку архива.
Образец можно использовать такой:
Образец 3.
Образец 4.
При утилизации документов их описывают примерно в том же порядке. Стандартно, бумаги уничтожают в двух случаях:
- Если бизнес больше не будет с ними работать.
- Когда закончится срок их хранения.
Опись также отправляют на проверку комиссии, которая должна рассмотреть список и составить протокол. Уже после этого документы можно утилизировать.
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Получить доступКак сделать опись документов для почтового отправления
Опись при почтовом отправлении всегда заполняют по форме 107 — это исключительный случай, когда требуется конкретный бланк. В описи указывают:
- данные и реквизиты получателя;
- стоимость отправки;
- количество передаваемых документов.
Сотрудник отделения расписывается в документе и помечает его календарным штемпелем. Бумагу оформляют в двух вариантах. Один экземпляр описи пришлют получателю, другой — оставят в отделении почты.
Бланк для почтового отправления выглядит так:
Образец 5.
