Как правильно сделать опись документов образец

Как правильно сделать опись документов образец

Если бизнес передает документы третьим лицам или отправляет их по почте, важно обеспечить их сохранность. С этой целью используют опись. Расскажем, как правильно составить опись документов в разных случаях.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

В каких случаях требуется опись

Опись помогает зафиксировать ключевые аспекты передачи бумаг:

  1. Какой перечень был подан.
  2. Когда произошла передача.
  3. Кто и в каком объеме должен его получить.

Опись обычно используют:

  • при отправке документов в контролирующие органы — налоговую, фонды, инспекцию труда и другие;
  • чтобы передать дела и документы сотруднику, вступающему в новую должность;
  • при инвентаризации;
  • для почтовых отправлений документов;
  • для передачи их на проверку сторонним организациям и предпринимателям перед сделкой;
  • при отправке бумаг в архив;
  • перед утилизацией документов.

В каждом случае опись — своего рода подстраховка. Например, если важные документы затеряются после утилизации, ответственный сотрудник сможет доказать, что не уничтожил их по случайности. Если их потеряют проверяющие органы, бизнес сможет подтвердить отправку и избежать штрафа.

Как составить опись документов: общие правила

Обычно к описи прибегают, когда требуется передать не один документ, а сразу несколько. Составить ее можно:

  • самостоятельно, разработав собственный бланк и закрепив его во внутренней политике;
  • по унифицированным формам.

В любом случае, в описи обязательно нужно указать:

  • данные и реквизиты получателя: ФИО предпринимателя, наименование компании или учреждения;
  • дату оформления описи;
  • список передаваемых документов;
  • полное название каждого отдельного документа;
  • количество экземпляров и страниц каждого документа;
  • пометку о копии или оригинале для каждого документа;
  • срок их хранения;
  • общее количество листов.

Если нужно зафиксировать дополнительную информацию, в опись можно добавить другие реквизиты. В остальном — обязательных требований к оформлению документа нет. Бизнес может использовать для описи как собственные бланки, так и образцы от заказчиков/партнеров.

Визуально опись выглядит как таблица или список, в которой перечислены передаваемые бумаги. Документы стоит располагать в порядке приоритетности: сначала — самые важные (приказы, договоры), после — остальные (переписки, схемы, чертежи, планы). Пустые строки в таблице зачеркивают.

Опись обычно составляет сотрудник, выполняющий операцию. Затем документ обязательно закрепляют подписью ответственного за документооборот — руководителя или заместителя, секретаря, главбуха — и проставляют в нем печать, если фирма ее использует.

Если документы передают сторонним компаниям/предпринимателям или сотрудникам, можно использовать такой образец:

Образец 1. Образец 1.

Как сделать опись документов для госорганов: образец

Если документы отправляют или лично подают в ИФНС в бумажной форме, проводить опись нужно в обязательном порядке. Ее можно оформить отдельным документом или добавить в содержание сопроводительного письма.

Кроме перечисленных выше обязательных пунктов, в описи передаваемых документов стоит отразить:

  • цель подачи;
  • полные реквизиты компании;
  • реквизиты требования или другого документа от инспекции.

Если опись вышла на несколько листов, нужно проставить номера страниц. Это не обязательное требование, но в случае возможных споров с инспекцией из-за утери страниц будет свидетельствовать, что с самого начала список был длиннее. А также поможет быстрее найти нужные сведения и аргументы, если спор продолжится в суде.

Образец описи может выглядеть так:

Образец 2. Образец 2.

При подаче бумаг в суд опись не требуется — их укажут в исковом заявлении.

Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец

Перед тем, как отправить документы на хранение в архив, их обязательно нужно описать в сдаточном бланке. Опись оформляют в двух вариантах, и один из экземпляров прилагают к документам в архиве.

Информацию о самих документах указывают стандартно. Порядок сдачи бумаг в архив такой:

  1. Ответственный работник архива оформляет опись.
  2. Документ отправляют на рассмотрение комиссии.
  3. Если комиссия утверждает перечень, список отправляют на рассмотрение руководству.
  4. После того, как руководитель одобрит список и распишется в описи, ее прошивают, помещают в папку с твердой обложкой и отправляют на полку архива.

Образец можно использовать такой:

Образец 3. Образец 3.

Образец 4. Образец 4.

При утилизации документов их описывают примерно в том же порядке. Стандартно, бумаги уничтожают в двух случаях:

  • Если бизнес больше не будет с ними работать.
  • Когда закончится срок их хранения.

Опись также отправляют на проверку комиссии, которая должна рассмотреть список и составить протокол. Уже после этого документы можно утилизировать.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Получить доступ

Как сделать опись документов для почтового отправления

Опись при почтовом отправлении всегда заполняют по форме 107 — это исключительный случай, когда требуется конкретный бланк. В описи указывают:

  • данные и реквизиты получателя;
  • стоимость отправки;
  • количество передаваемых документов.

Сотрудник отделения расписывается в документе и помечает его календарным штемпелем. Бумагу оформляют в двух вариантах. Один экземпляр описи пришлют получателю, другой — оставят в отделении почты.

Бланк для почтового отправления выглядит так:

Образец 5. Образец 5.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!