Бухгалтерский учет 31 октября’23

Как оформить перечень документов — образец заполнения

Корпоративные документы содержат множество конфиденциальных данных: финансовые показатели, реквизиты компании и контрагентов, подробности операций и оплат. Если бизнес передаёт их третьим лицам или отдаёт для хранения/утилизации, нужно убедиться, что документация дойдёт в целости и сохранности. 

 

С этой целью составляют описи. Рассказываем, как это сделать в разных случаях.

Как составить опись документов: общие правила

Опись — это официальный перечень документации. Им сопровождается процесс передачи заявленных документов.

Она позволяет зафиксировать ключевые обстоятельства:

  1. Какие именно документы содержатся в списке.
  2. Когда их передали/отправили.
  3. Кто и в каком составе их получает.

Обычно используется, когда бумаги передают:

  • в различные государственные органы: ИФНС, суд, инспекцию труда, страховые фонды и т.д.;
  • новому сотруднику, который только вступил в должность и должен ознакомиться с документацией;
  • другим компаниям и предпринимателям перед сделкой.

Опись составляется, когда ценную документацию:

  • отправляют по почте;
  • архивируют;
  • утилизируют.

Опись также необходима при инвентаризации.

Бизнес составляет описи, чтобы подстраховать себя. В пути с документами может случиться что угодно. Как минимум, их могут потерять или украсть. Тогда ответственный за их передачу сможет показать опись и доказать, что направил все в должном виде и необходимом количестве, не изымая какую-то часть документов собственноручно. А если документация потеряется по дороге в налоговую, бизнес подтвердит, что вовремя и в полном объёме отправил все, что требовалось — и избежит ответственности.

В большинстве случаев опись оформляется произвольно, как удобно бизнесу. Он вправе:

  • составить свой бланк, закрепить его в учётной политике и использовать в каждом случае;
  • использовать унифицированные образцы.

Как бы ни составлялся бланк, в него важно добавить обязательные реквизиты:

  • данные лица, которое должно получить документы: ФИО ИП, название предприятия;
  • дату, в которую оформляли передачу;
  • перечень всех документов;
  • полное и ясное название каждого из них;
  • отметки о количестве передаваемых экземпляров и страницах каждого документа;
  • отметку о том, копия передается или оригинал;
  • совокупное количество листов.

Это общие требования, но действовать нужно по ситуации. Если есть дополнительная информация, которую важно учитывать, её также нужно внести.

В целом, опись похожа на лист со списком или таблицей, в которых перечислена документация. Очерёдность лучше выстроить по степени приоритетности: первыми идут самые значимые бумаги (приказы, соглашения), затем оставшиеся. Если составляется в форме таблицы, и в ней остаются пустые строки, их нужно зачеркнуть.

Стандартно, описью занимается сотрудник, которому вверили передачу документации. Он оформляет бумагу и передает её для заверения руководителю, секретарю или главному бухгалтеру — человеку, отвечающему за документооборот. Руководители компаний ставят рядом с подписью печать, если учреждение работает с ней.

В качестве стандартного образца можно взять такой бланк:

Образец 1. Образец 1.
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.
Узнать подробнее
Аутсорсинг

Как делается опись документов для инспекции

Иногда инспекторы запрашивают у бизнеса какие-то документы, чтобы провести проверку оплат, расчёта налоговой базы и для прочих целей. Если их решили подать на бумаге или электронно, опись обязательна в каждом случае. Как приложить её к пакету документов:

  • оформить отдельным листом;
  • добавить в сопроводительное письмо.

Оформить перечень можно на обычном листе или бланке, который бизнес использует в работе. Документ составляют на имя руководителя инспекции — его можно узнать на сайте или у сотрудников отделения.

В такую опись обязательно вносят все стандартные реквизиты, которые мы указали выше. К ним добавляют:

  • цель, с которой подаются документы;
  • реквизиты предпринимателя или организации полностью;
  • номер требования или реквизиты иного документа, на основании которого у бизнеса запрашивают документацию.

Когда опись для налоговой выходит на несколько страниц, их нумеруют. И хотя в законе такого требования нет, на практике выходит, что лучше это сделать. Если часть листов потеряется, нумерация подтвердит, что изначально бизнес составлял документ в надлежащем объёме.

Когда сотрудник инспекции примет документы, попросите его расписаться во втором экземпляре описи и поставить на нем соответствующий штамп. Это тоже для дополнительной безопасности — если опоздать с подачей требуемых документов, налоговая может оштрафовать. Заверение на описи подтвердит, что налогоплательщик все сделал вовремя.

Опись для инспекции может выглядеть так:

Образец 2. Образец 2.

Когда документы передаются в суд, опись не нужна. Всю сопутствующую документацию и так приведут в иске.

Как составить опись документов для передачи третьим лицам: образец

Это стандартная ситуация, в которой используются обычные образцы. Специальных требований здесь нет.

Описи составляют также таблицей или списком. Указывают все обязательные реквизиты. Ставят пометку о том, какие документы подаются — оригинальные или копии. Незаполненные строки таблицы зачеркиваются.

Лучше составить два документа, чтобы отдать один получателям, а второй оставить себе.

Как оформить перечень документов для отправки почтой: образец

Ценные документы отправляют почтой ценным письмом с описью. Здесь произвольная форма не подойдёт. Для почтовых отправлений установлен специальный бланк — Форма 107.

В него включают:

  • реквизиты и данные лица, которому отправляют документы;
  • стоимость отправления;
  • количество документов в списке.

В подтверждение отправки сотрудник почты ставит в документе подпись и штамп календарного штемпеля. Составляется два экземпляра. Один уходит с посылкой, другой остаётся у отправителя.

Форма для почтовых описей такая:

Образец 3. Образец 3.

Как составить опись документов для архива

Документацию архивируют также с описью. Сдаточные бланки дублируют, один экземпляр будет храниться вместе с бумагами в архиве.

Если на хранение идёт много дел, полей в бланке будет чуть больше, чем в стандартном. Но даже когда архивируют один документ, опись оформляется по всем правилам с учётом обязательных реквизитов.

Как правило, в архив документы направляют бессрочно или на определённый срок. Срочными считаются дела, которые должны храниться меньше десяти лет. Бессрочное содержание в описи никак не отмечают, но если есть срок, его указывают в перечне отдельным столбцом в таблице или пунктом в списке.

Важно соблюсти нормы Приказа Минкультуры №526:

  • отметить сроки окончания хранения в графе «Крайние даты»;
  • в отдельной графе указать «дату документа». Многие ставят здесь дату, в который документ составили, но речь идёт о дне его регистрации.

В остальном, всё оформляется по общим правилам. Документы архивируются в следующем порядке:

  1. Сотрудник архива, ответственный за операцию, составляет опись.
  2. Перечень передаётся на проверку и подтверждение комиссии.
  3. Если у комиссии не возникнет вопросов, она передаст документ директору для заверения.
  4. Руководитель проверяет опись и ставит в ней свою подпись.
  5. Документ прошивают и отправляют в архив в папке с твердой обложкой.

При передаче в архив электронной документации опись оформляется в аналогичном порядке на бумажном листе. В бланке указывают объём файлов в мегабайтах.

Образец для архивирования документов:

Образец 4. Образец 4.

Образец 5. Образец 5.

Как оформить опись документов для утилизации

Когда необходимость в документах пропадает, их уничтожают. Обычно это происходит в двух случаях:

  1. Срок их хранения подошёл к концу.
  2. Документы больше не понадобятся.

На случай возникновения в дальнейшем споров оформляют опись — чтобы зафиксировать, какие именно документы утилизируются. Если в документе указывают подразделение компании, в шапке бланка также указывают его полное название.

В целом, порядок тут такой же, как при сдаче в архив. Документ подписывает ответственный за операцию. После этого опись направляют на рассмотрение комиссии. Когда она утвердит список и зафиксирует это в протоколе, дело остается за руководителем. Он заверяет опись, и только после этого документы можно утилизировать.

Бланк можно взять тот же, что для архива.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Как оформить опись при изъятии документов

Изъятие документации обязательно сопровождается описью. Тут используется унифицированный бланк из Приказа ФНС №ММВ-7-2/628@.

Документ подписывает человек, проводивший процедуру. Там же расписываются свидетели изъятия. Опись оформляют на двух листах — для компании или ИП, у которых изъяли документы, и для органа, который их забрал.

Иногда процедуру изъятия сопровождают фото- и видеосъёмкой. Тогда материалы также прикладываются к описи.

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.