Корпоративные документы содержат множество конфиденциальных данных: финансовые показатели, реквизиты компании и контрагентов, подробности операций и оплат. Если бизнес передаёт их третьим лицам или отдаёт для хранения/утилизации, нужно убедиться, что документация дойдёт в целости и сохранности.
С этой целью составляют описи. Рассказываем, как это сделать в разных случаях.
- Как составить опись документов: общие правила
- Как делается опись документов для инспекции
- Как составить опись документов для передачи третьим лицам: образец
- Как оформить перечень документов для отправки почтой: образец
- Как составить опись документов для архива
- Как оформить опись документов для утилизации
- Как оформить опись при изъятии документов
Как составить опись документов: общие правила
Опись — это официальный перечень документации. Им сопровождается процесс передачи заявленных документов.
Она позволяет зафиксировать ключевые обстоятельства:
- Какие именно документы содержатся в списке.
- Когда их передали/отправили.
- Кто и в каком составе их получает.
Обычно используется, когда бумаги передают:
- в различные государственные органы: ИФНС, суд, инспекцию труда, страховые фонды и т.д.;
- новому сотруднику, который только вступил в должность и должен ознакомиться с документацией;
- другим компаниям и предпринимателям перед сделкой.
Опись составляется, когда ценную документацию:
- отправляют по почте;
- архивируют;
- утилизируют.
Опись также необходима при инвентаризации.
Бизнес составляет описи, чтобы подстраховать себя. В пути с документами может случиться что угодно. Как минимум, их могут потерять или украсть. Тогда ответственный за их передачу сможет показать опись и доказать, что направил все в должном виде и необходимом количестве, не изымая какую-то часть документов собственноручно. А если документация потеряется по дороге в налоговую, бизнес подтвердит, что вовремя и в полном объёме отправил все, что требовалось — и избежит ответственности.
В большинстве случаев опись оформляется произвольно, как удобно бизнесу. Он вправе:
- составить свой бланк, закрепить его в учётной политике и использовать в каждом случае;
- использовать унифицированные образцы.
Как бы ни составлялся бланк, в него важно добавить обязательные реквизиты:
- данные лица, которое должно получить документы: ФИО ИП, название предприятия;
- дату, в которую оформляли передачу;
- перечень всех документов;
- полное и ясное название каждого из них;
- отметки о количестве передаваемых экземпляров и страницах каждого документа;
- отметку о том, копия передается или оригинал;
- совокупное количество листов.
Это общие требования, но действовать нужно по ситуации. Если есть дополнительная информация, которую важно учитывать, её также нужно внести.
В целом, опись похожа на лист со списком или таблицей, в которых перечислена документация. Очерёдность лучше выстроить по степени приоритетности: первыми идут самые значимые бумаги (приказы, соглашения), затем оставшиеся. Если составляется в форме таблицы, и в ней остаются пустые строки, их нужно зачеркнуть.
Стандартно, описью занимается сотрудник, которому вверили передачу документации. Он оформляет бумагу и передает её для заверения руководителю, секретарю или главному бухгалтеру — человеку, отвечающему за документооборот. Руководители компаний ставят рядом с подписью печать, если учреждение работает с ней.
В качестве стандартного образца можно взять такой бланк:
Образец 1.Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.
Узнать подробнееКак делается опись документов для инспекции
Иногда инспекторы запрашивают у бизнеса какие-то документы, чтобы провести проверку оплат, расчёта налоговой базы и для прочих целей. Если их решили подать на бумаге или электронно, опись обязательна в каждом случае. Как приложить её к пакету документов:
- оформить отдельным листом;
- добавить в сопроводительное письмо.
Оформить перечень можно на обычном листе или бланке, который бизнес использует в работе. Документ составляют на имя руководителя инспекции — его можно узнать на сайте или у сотрудников отделения.
В такую опись обязательно вносят все стандартные реквизиты, которые мы указали выше. К ним добавляют:
- цель, с которой подаются документы;
- реквизиты предпринимателя или организации полностью;
- номер требования или реквизиты иного документа, на основании которого у бизнеса запрашивают документацию.
Когда опись для налоговой выходит на несколько страниц, их нумеруют. И хотя в законе такого требования нет, на практике выходит, что лучше это сделать. Если часть листов потеряется, нумерация подтвердит, что изначально бизнес составлял документ в надлежащем объёме.
Когда сотрудник инспекции примет документы, попросите его расписаться во втором экземпляре описи и поставить на нем соответствующий штамп. Это тоже для дополнительной безопасности — если опоздать с подачей требуемых документов, налоговая может оштрафовать. Заверение на описи подтвердит, что налогоплательщик все сделал вовремя.
Опись для инспекции может выглядеть так:
Образец 2.Когда документы передаются в суд, опись не нужна. Всю сопутствующую документацию и так приведут в иске.
Как составить опись документов для передачи третьим лицам: образец
Это стандартная ситуация, в которой используются обычные образцы. Специальных требований здесь нет.
Описи составляют также таблицей или списком. Указывают все обязательные реквизиты. Ставят пометку о том, какие документы подаются — оригинальные или копии. Незаполненные строки таблицы зачеркиваются.
Лучше составить два документа, чтобы отдать один получателям, а второй оставить себе.
Как оформить перечень документов для отправки почтой: образец
Ценные документы отправляют почтой ценным письмом с описью. Здесь произвольная форма не подойдёт. Для почтовых отправлений установлен специальный бланк — Форма 107.
В него включают:
- реквизиты и данные лица, которому отправляют документы;
- стоимость отправления;
- количество документов в списке.
В подтверждение отправки сотрудник почты ставит в документе подпись и штамп календарного штемпеля. Составляется два экземпляра. Один уходит с посылкой, другой остаётся у отправителя.
Форма для почтовых описей такая:
Образец 3.Как составить опись документов для архива
Документацию архивируют также с описью. Сдаточные бланки дублируют, один экземпляр будет храниться вместе с бумагами в архиве.
Если на хранение идёт много дел, полей в бланке будет чуть больше, чем в стандартном. Но даже когда архивируют один документ, опись оформляется по всем правилам с учётом обязательных реквизитов.
Как правило, в архив документы направляют бессрочно или на определённый срок. Срочными считаются дела, которые должны храниться меньше десяти лет. Бессрочное содержание в описи никак не отмечают, но если есть срок, его указывают в перечне отдельным столбцом в таблице или пунктом в списке.
Важно соблюсти нормы Приказа Минкультуры №526:
- отметить сроки окончания хранения в графе «Крайние даты»;
- в отдельной графе указать «дату документа». Многие ставят здесь дату, в который документ составили, но речь идёт о дне его регистрации.
В остальном, всё оформляется по общим правилам. Документы архивируются в следующем порядке:
- Сотрудник архива, ответственный за операцию, составляет опись.
- Перечень передаётся на проверку и подтверждение комиссии.
- Если у комиссии не возникнет вопросов, она передаст документ директору для заверения.
- Руководитель проверяет опись и ставит в ней свою подпись.
- Документ прошивают и отправляют в архив в папке с твердой обложкой.
При передаче в архив электронной документации опись оформляется в аналогичном порядке на бумажном листе. В бланке указывают объём файлов в мегабайтах.
Образец для архивирования документов:
Образец 4.
Образец 5.Как оформить опись документов для утилизации
Когда необходимость в документах пропадает, их уничтожают. Обычно это происходит в двух случаях:
- Срок их хранения подошёл к концу.
- Документы больше не понадобятся.
На случай возникновения в дальнейшем споров оформляют опись — чтобы зафиксировать, какие именно документы утилизируются. Если в документе указывают подразделение компании, в шапке бланка также указывают его полное название.
В целом, порядок тут такой же, как при сдаче в архив. Документ подписывает ответственный за операцию. После этого опись направляют на рассмотрение комиссии. Когда она утвердит список и зафиксирует это в протоколе, дело остается за руководителем. Он заверяет опись, и только после этого документы можно утилизировать.
Бланк можно взять тот же, что для архива.
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Получить доступКак оформить опись при изъятии документов
Изъятие документации обязательно сопровождается описью. Тут используется унифицированный бланк из Приказа ФНС №ММВ-7-2/628@.
Документ подписывает человек, проводивший процедуру. Там же расписываются свидетели изъятия. Опись оформляют на двух листах — для компании или ИП, у которых изъяли документы, и для органа, который их забрал.
Иногда процедуру изъятия сопровождают фото- и видеосъёмкой. Тогда материалы также прикладываются к описи.
