Как вести трудовую книжку в электронном виде

Как вести трудовую книжку в электронном виде

К началу 2021 года предприятия должны были перейти на электронные трудовые книжки. Изменения в трудовом законодательстве повлияли на порядок ведения кадровой отчетности и вынудили бизнес корректировать внутреннюю политику. 


В материале расскажем, как вести трудовую книжку в электронном виде и что делать с бумажными книжками.

Как работает электронная трудовая книжка

Трудовое законодательство не предусматривает специального определения для новых книжек. Электронная трудовая книжка или ЭТК — не отдельный документ по типу бумажной, и у них нет конкретного вида.

Теперь информация о трудовом стаже работников хранится в базе данных Пенсионного фонда, куда их направляет работодатель. Фонд может предоставить эти сведения в справке. Этот документ и будет электронной трудовой книжкой.

Закон 439-ФЗ обязал работодателей перейти к электронным трудовым до начала 2021 года. Сотрудники при этом могли выбрать, по какой книжке они будут работать дальше, и подать соответствующее заявление руководству.

Работники не обязаны заменить бумажные ТК электронными трудовыми. Но работодатель в любом случае должен обеспечить все технические условия для того, чтобы вести ЭТК.

У тех, кто трудоустраивался в самый первый раз в 2021 году — и в каждом последующем — такого выбора нет. Всем им можно заводить только электронные трудовые книжки.

Преимущества электронных трудовых книжек над бумажными

Измененный порядок не накладывает на работодателей сложных обязательств. Чтобы корректно вести электронную трудовую, руководителям нужно вовремя передавать информацию в Пенсионный фонд.

В остальном, работать с электронными трудовыми сравнительно удобнее:

  • уменьшится нагрузка по работе с бумажными книжками;
  • информация в электронном виде не потеряется по каким-то непредвиденным обстоятельствам — во время потопа, возгорания, после поломки техники;
  • после ЧП на предприятии работодатель быстрее восстановит документы, если хотя бы часть сотрудников отдаст предпочтение электронным трудовым.

Другое преимущество работы с электронными трудовыми — они не требуют специального учета. Не нужно заводить отдельный журнал и сверять их с цифровыми трудовыми книжками. Учетом занимается Пенсионный фонд: он собирает информацию по трудовым книжкам и хранит ее в базе.

Единственная обязанность работодателя — отразить переход сотрудника с бумажного варианта на электронный в книге учета движения ТК.

Что будет с бумажными трудовыми

Если работники предпочли электронным трудовым привычные бумажные, в которых велась их трудовая деятельность до 2020-го года, работодатели продолжат вести их параллельно с ЭТК.

То есть, работодатель продолжает работать с бумажными ТК, но одновременно извещает Пенсионный фонд в электронном виде. То же самое касается сотрудников, которые не писали заявления или еще не успели определиться с трудовой книжкой.

Что делать в ситуациях, когда сотрудник передумал и ему нужна другая трудовая книжка? Зависит от обстоятельств и желаемого формата:

  • если работник ее не менял, ему в любое время доступна электронная ТК;
  • если он перешел на электронный вариант ТК, то к прежней трудовой книжке он вернуться не сможет;
  • если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, его книжку можно вести только электронно.

Электронная трудовая — не повод выбросить бумажный документ. Старая книжка понадобится при устройстве на другое место — так он передаст новому руководству данные о своем трудовом стаже до перехода на электронный формат ТК.

Сотрудник может передавать сведения о трудовом стаже по-другому — через форму СТД-ПФР. В ней указывают ключевые данные о каждом трудовом периоде работника до оформления ЭТК.

Это вариант для тех, кто не хочет волноваться о бумажных ТК. Что нужно сделать:

  • обратиться в Пенсионный фонд с просьбой перенести информацию о трудовом стаже из бумажной ТК в электронный формат;
  • дождаться результатов проверки от фонда;
  • получить справку СТД-ПФР.

Фонд сравнивает данные в бумажной книжке с информацией на лицевом счете застрахованного сотрудника — они должны совпадать. Если обнаружат расхождения, работодателя попросят объяснить несоответствия.

При подписании трудового договора с сотрудниками работодателям нужно внимательно проверять их бумажные ТК:

  • если в них нет сведений о закрытии, руководство продолжает вести бумажный документ;
  • если в ТК отражен выбор электронного формата, нужно продолжать вести ЭТК.

Порядок оформления электронной трудовой книжки

Сотрудник может выбрать электронный формат ТК в любое время. Как это происходит:

  • работник пишет заявление о новой трудовой книжке и подает его руководству;
  • работодатель оставляет запись в старой книжке и передает ее на руки сотруднику;
  • сотрудник расписывается в книжке.

Затем подпись в бумажной трудовой книжке ставит руководитель. После он отражает выдачу бумажной ЭТК в книге учета. В 13 графе нужно указать, что книжка выдана на основании его заявления согласно нормам статьи 66.1 Трудового кодекса.

Пример записи о выдаче трудовой на руки сотруднику Пример записи о выдаче трудовой на руки сотруднику

Когда сотрудник заберет документ и перейдет на ТК в электронном виде, ответственность за сохранность и содержание бумажной версии будет лежать только на нем.

Как передавать сведения о работниках

ПФР получает информацию о трудовом стаже каждого сотрудника в отчетах по форме СЗВ-ТД. В документ включают сведения о работниках, устроенных по трудовому договору. Сотрудников, работающих по договору заказа или ГПХ, не вносят.

Форму подают по факту кадровых событий на предприятии. Что отражают в документе:

  • Информацию о работодателе. Название компании, ФИО предпринимателя, номер в ПФР, ИНН, КПП.
  • Данные сотрудника. ФИО полностью, дата рождения, номер СНИЛС.
  • Сведения о заявлении, в котором работник выбрал формат ТК. Здесь отражают, какая трудовая указана в заявлении и когда его подали.
  • В этом же поле можно изменить дату подачи заявления или вовсе ее отменить. В первом случае нужно подать отчет с новым числом подачи. В другом — отразить неактуальную дату и отметить «Х» в «Признаке отмены».
  • Данные о трудовом стаже. Здесь отражают:
    • какое кадровое событие произошло — с помощью специальных обозначений;
    • когда оно произошло;
    • есть ли особые обстоятельства для этого события (например, работа на Крайнем Севере).
  • Код функции работника согласно Общероссийскому классификатору.
  • Основание. Указывают документ, сопутствующий отдельным событиям. Например, приказ об увольнении или приеме.

Важно правильно указать обозначения событий:

Код Что произошло на предприятии Что нужно указать в обозначении
1 Сотрудника приняли на работу по трудовому договору Прием
2 Работник перевелся на другое место Перевод
3 Работодатель выбрал новое название компании Переименование
4 Сотрудник получил новую профессию или специальность, повысил разряд, класс или квалификацию Установление / Присвоение
5 С сотрудником расторгли трудовое соглашение Увольнение
6 Суд вынес решение о запрете для определенного работника занимать конкретную должность или вести какую-либо деятельность Запрет занимать должность (с указанием конкретной позиции)

Сроки подачи отчета зависят от характера события:

  • если сотрудника уволили или приняли на работу, отчет нужно направить в Пенсионный фонд не позже следующего дня после издания приказа о приеме или увольнении;
  • во всех остальных случаях форму подают до 15 числа месяца, идущего после того, в котором случилось событие.

Подробные правила по заполнению отчета подробно описаны в Постановлении №730П.

При подаче отчетности важно соблюдать установленный порядок. Согласно Федеральному закону №27-ФЗ, вы можете выбрать между бумажным и электронным форматом, если на вашем предприятии работает до 10 человек. В частности, учитывают исполнителей по договорам ГПХ. Если число штата больше, отправить документы в ПФР можно только электронно. Ошибки при выборе формы подачи чреваты штрафом на 1 000 рублей.

Если работодатель совсем не подаст отчет или упустит сроки, об этом узнает Трудовая инспекция. Она принимает к учету сведения о нарушителях. При повторном и всех последующих нарушениях виновнику грозит штраф 300-500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. В крайних случаях Трудовая инспекция приедет на предприятие с личной проверкой.

Как сотрудник может получить сведения о трудовом стаже

Если сведения о трудовом стаже работника передаются в электронном виде, он может получить их разными способами:

  1. Обратиться в Пенсионный фонд или МФЦ. Там сотруднику выдадут форму СТД-ПФР. Сотрудники Фонда могут прислать электронный документ с усиленной КЭП или выдать бумажную версию. В многофункциональных центрах можно получить только бумажную форму.
  2. Зайти на сайт Госуслуг. Работник может подать заявление через свою учетную запись и получить электронный документ с усиленной КЭП.
  3. Получить сведения на последнем месте работы. Прежний работодатель выдаст документ по форме СТД-Р. Если работник выбрал электронный формат ТК, он вправе получить сведения о трудовом стаже на бумаге или электронно. Работодатель должен сделать это в день расторжения трудового соглашения за 3 рабочих дня после подачи работником заявления. Если работник не пришел сам за данными о трудовом стаже, нужно прислать их ему по почте с описью.
В избранное
Спасибо за Вашу заявку!