Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Согласно законодательству в сфере трудовых отношений работники вправе каждый год уходить в отпуск, длительность которого должна быть не меньше 28 календарных дней. Но иногда вместо этого разрешено выплачивать денежную компенсацию за отпуск, к примеру, при расторжении трудовых отношений.

Компенсация за неиспользованные отпускные дни

Замена отдыха деньгами может производиться лишь:

  • при прекращении трудовых отношений, когда на дату расторжения договора остались неиспользованные отпускные дни;
  • при наличии дополнительного отпуска, который больше стандартного отпуска в 28 дней.

Если с компенсацией отдыха при увольнении всё понятно, то компенсация за отпуск без увольнения может вызвать несколько вопросов. К примеру, когда её можно выплачивать, а когда — нет, как именно рассчитывается сумма выплаты и др.

По ст. 126 ТК РФ установлено, что вместо отпускных дней, которые физлицо не желает использовать, можно выплатить деньги. Однако, надо учесть, что это право работодателя, а не обязанность. И наиболее важный момент в этой ситуации заключается в том, что компенсировать можно только те дни, которые больше стандартного отпуска в 28 дней.

Важно! Превышение по дням определяется отдельно по каждому году. Запрещено неотгулянные части отпусков за разные периоды суммировать, а потом компенсировать превышение.

Кроме того, есть категории сотрудников, которым компенсация за неотгулянный отпуск без увольнения вообще не положена (ст. 126 ТК РФ):

  • беременные сотрудницы;
  • работники младше 18-ти лет;
  • работники вредных и опасных производств. По этим работникам есть исключение — заменять на компенсацию нельзя 7 дней дополнительного отпуска. А всё, что больше, компенсацией заменять можно;
  • работники-чернобыльцы (Письмо Минтруда от 26.03.2014 г. № 13-7/В-234).

Соответственно, если сотрудник спрашивает о том, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно определить, не относится ли он к исключаемым группам и есть ли у него отпускные дни больше 28 дней.

Как рассчитать компенсацию за отпуск

В Трудовом кодексе не указано, какую сумму компенсации работодатель должен выплатить работнику за каждый неотгулянный отпускной день. Однако, существует специальная методика расчёта — она аналогична той, по которой исчисляется компенсация отпуска при расторжении трудового договора.

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения исчисляется по такой формуле:

Формула расчёта компенсации за отпуск Формула расчёта компенсации за отпуск

В этом случае сложность возникает при расчёте показателя СЗРП — средней зарплаты за один день. Для него также используется специальная формула:

Формула расчёта средней зарплаты за один день Формула расчёта средней зарплаты за один день

В данной ситуации требуется учесть правила расчёта количества дней для полного и неполного месяцев:

  • при отработке полных месяцев Куч.дн. = число месяцев работы, умноженное на 29,3;
  • при отработке неполного месяца он принимается пропорционально, т.е. рассчитывается отношение числа отработанных дней в месяце к общему числу дней в месяце. Затем результат умножается на 29,3.

Налоги и взносы с компенсации за отпуск

Когда даётся компенсация за отпуск без увольнения, она, безусловно, относится к трудовым взаимоотношениям между работодателем и сотрудником. Соответственно, она облагается НДФЛ в обычном порядке. К тому же на неё начисляются и страховые взносы.

Иначе дело обстоит с налогом на прибыль — эта выплата указана в ст. 255 НК РФ, а потому она включается в расходы при определении налогооблагаемой базы. Соответственно, компенсация уменьшает базу для расчёта налога на прибыль. Но нужно учесть, что в затраты включается часть ежегодного отпуска, превышающая стандартные 28 дней (Письмо Минфина от 24.01.2014 г. № 03-03-07/2516, Письмо Минфина от 01.11.2013 г. № 03-03-06/1/46713).

Как произвести замену отпуска деньгами

Чтобы учесть требования законодательства, компенсация отпуска деньгами должна оформляться документально.

Выплата производится в несколько этапов:

  • сотрудник подаёт заявление о замене отпускных дней компенсацией;
  • кадровик определяет, имеет ли работник право получить такую компенсацию;
  • руководство принимает решение о том, заменить ли часть отпускных дней соответствующей компенсацией;
  • директор издаёт приказ о том, что сотруднику конкретное число дней отпуска заменяется компенсацией;
  • бухгалтер рассчитывает и выплачивает компенсацию;
  • кадровик указывает замену отпуска деньгами в карточке по форме № Т-2 (в разд. VIII «Отпуск»);
  • кадровик фиксирует эту информацию о компенсации в графе 10 графика отпусков «Примечания».

Приказ на замену отпускных дней деньгами формируется в свободной форме. Однако в нём обязательно требуется указать информацию о работнике, количество подлежащих компенсации дней, ссылку на заявление.

Компенсация накопленного долга по отпускам

Можно ли произвести компенсацию, если дни отдыха накопились за несколько лет? Или все эти дни требуется предоставить именно в качестве отпуска обычным образом?

Согласно ст. 126 ТК РФ установлена основная норма по отпускам — за каждый отработанный год сотруднику должно быть предоставлено 28 дней отпуска. И эти дни нельзя компенсировать деньгами.

Соответственно, если по какому-то работнику накопилась задолженность отпускных дней по предыдущим годам, к примеру, за 3 года не использовано 84 дня, то её нельзя решить через компенсацию. Исключение в данном случае является только увольнение сотрудника.

В такой ситуации при накоплении отпускных дней работодатель обязан их предоставить. Также важно учесть, что нельзя просто не отправлять работника на отдых — на это должны быть обоснованные серьёзные причины, в противном случае это нарушение трудового законодательства (ст. 124 ТК РФ).

Мнение КС по компенсациям за отпуск

Не лишним будет указать мнение Конституционного суда о том, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск. В Постановлении КС от 25.10.2018 г. № 38-П имеется чёткий ответ на два существенных вопроса, которые касаются данной компенсации:
  • за сколько лет выплачивается компенсация;
  • пропадают ли через 1,5 года оставшиеся дни отпуска после окончания рабочего периода.

Второй вопрос появился из-за того, что на основании Закона от 01.07.2010 г. № 139-ФЗ юридическую силу получил документ Конвенция МОТ № 132. Согласно п. 9 Конвенции определено, что непрерывная часть ежегодного отпуска должна предоставляться и использоваться не позже одного года, а остаток отпуска — не позже 1,5 года после окончания года, за который этот отпуск предоставляется.

По мнению Конституционного суда, работодатель обязан компенсировать при увольнении все дни неиспользованного отпуска независимо от того, сколько времени прошло с рабочего периода, за который работник не уходил на отдых. Кроме того, сотрудник может подать запрос на выплату компенсации в течение одного года после расторжения трудового договора. Раньше данный вопрос не имел чёткого ответа, и даже при судебном разбирательстве сотрудники получали отказ в удовлетворении требования.

Кроме того, согласно Конвенции МОТ отпуск нужно использовать в течение 1,5 года после окончания рабочего года, за который отпуск полагается. Конституционный суд использует данное положение в пользу сотрудников в качестве гарантии, что отдых не будет переноситься на неопределённый срок. Когда работник не использует отпуск в течение 18 мес., применение Конвенции МОТ вовсе не значит, что дни отпуска «сгорают».

Соответственно, при расторжении трудового договора работник имеет право получить денежные средства за все неиспользованные отпускные дни за всё время трудовой деятельности.

Пример расчёта компенсации за отпуск

Компенсация за дополнительный отпуск, как и за основной, при превышении установленных ограничений по дням производится следующим образом.

На первом этапе нужно определить начало рабочего года. Отпуск сотруднику положен ежегодно, и его период в следующем году фиксируется в графике отпусков. Для определения, когда работник будет отдыхать, используется понятие «рабочий период». Он для каждого физлица свой и устанавливается с момента приёма на работу.

К примеру, работник стал трудиться в компании с 1 июня 2020 года. Тогда рабочий период закончится 31 мая 2021 года и со следующего дня начнётся новый рабочий период.

Если сотрудник отработал не менее 11 месяцев рабочего периода, то ему положен отпуск в полном объёме, то есть стандартные 28 дней. Если же, к примеру, он отработал меньше, тогда требуется рассчитать отпускные дни только за месяцы, отработанные в рабочем периоде. Расчёт производится на основании дней, приходящихся за конкретный месяц.

На втором этапе нужно посчитать количество дней отпуска за каждый месяц работы. Если месяц отработан полностью, то за него положено 2,33 дня отпуска (при стандартном отпуске в 28 дней). Если отпуск удлинённый, например, у учителей 42 дня, то расчёт отпускных дней в месяце производится так: 42 / 12 = 3,5 дня за полностью отработанный месяц.

Если месяц отработан частично, то 2,33 отпускных дня (или другой показатель при удлинённом отпуске) учитывается, когда отработано 15 дней и более. Если меньше, то отпускные дни за месяц не начисляются.

На третьем этапе требуется посчитать отработанные месяцы и за них начислить отпускные дни. К примеру, сотрудник отработал с 9 сентября 2021 года по 13 июля 2022 года. Тогда нужно посчитать отработанные (а не календарные) дни — с 9 по 8 число. Их количество составляет 10.

За каждый месяц начисляется 2,33 дня, соответственно, за 10 месяцев будет начислено 23,3 дня отпуска. Полученный результат можно округлять до полного числа, но только в пользу сотрудника, т.е. 23,3 округляется до 24 дней.

Возможная ситуация, когда сотрудник не уходил в отпуск несколько лет. В этом случае расчёт производится аналогично — считаются все месяцы за рабочие периоды и умножаются на 2,33.

Важно учесть, что в рабочем периоде могут быть дни, которые не дают право на отпуск. К примеру, к ним относятся отсутствие на работе без уважительной причины, отстранение сотрудника от работы по его вине, нахождение работника в отпуске по уходу за ребёнком и др. Эти дни нужно исключить из рабочего периода и, соответственно, за них не нужно начислять отпускные дни.

Кроме того, посчитать положенные для компенсации отпускные дни можно и за весь период с начала трудовой деятельности. Однако, в этом случае нужно также учесть, сколько всего дней отдыха было уже предоставлено во время работы.

На четвёртом этапе нужно рассчитать среднедневной заработок и умножить его на количество отпускных дней, по которым предоставляется компенсация. Для исчисления среднедневного заработка берётся зарплата за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода на отдых. Из этих месяцев нужно убрать исключаемые периоды и зарплату.

Полученную за расчётный период зарплату нужно разделить на количество дней:

  • если в периоде нет исключений, то делить на 12 и 29,3 (среднемесячное число календарных дней);
  • если в периоде есть исключения, то делить на сумму — ((29,3*Кол-во полных мес.) + Кол-во дней в неполных мес.). Количество дней в неполном месяце нужно считать как — (29,3 / Кол-во календ. дней в мес. * Кол-во отработ. дней в мес.).

Когда расчёт среднедневного заработка произведён, результат умножается на количество отпускных дней. Это и будет компенсация за отпуск, из которой нужно удержать НДФЛ и выплатить деньги сотруднику.

Особые моменты

В части расчёта и выплаты компенсации за отпуск нужно учесть такие моменты:

  • Дни отпуска, которые можно компенсировать деньгами без увольнения, считаются на основании категории сотрудника и его продолжительности отпуска.
  • При увольнении все дни отпуска компенсируются.
  • Если сотрудник отработал 11 месяцев, то при увольнении ему положен отпуск из расчёта за весь год.
  • Трудовым законодательством запрещено не предоставлять отдых в течение двух лет подряд.
  • Работодатель вправе не компенсировать отпускные дни деньгами, если сотрудник не увольняется. Однако, если при расторжении трудового договора работодатель не выплатит компенсацию за все неиспользованные дни отпуска, это нарушение законодательства, за которое предусмотрена ответственность и штрафные санкции.
В избранное
Спасибо за Вашу заявку!