Кроме высокой производительности и повышения конкурентоспособности, организации стремятся к налаженному учёту и правильному расчёту обязательств. Тогда не придётся отвлекаться на постоянные проверки налоговой инспекции и тратить деньги на штрафы.
Рассказываем, какой должна быть организационная структура бухгалтерии на предприятии, чтобы вовремя и правильно платить налоги.
Какие задачи на предприятии выполняет бухгалтерия?
Отдел бухгалтерии на предприятии занимается не только расчётом налогов и подготовкой отчётов. Это ключевые задачи, по которым оценивают эффективность специалистов. Фактически специалисты занимаются множеством сопутствующих дел, без которых нельзя рассчитать налоги и подготовить отчёты для налоговой инспекции.
Какие задачи выполняет бухгалтерия:
- сбор и систематизация данных о хозяйственной деятельности, определение имущественного положения организации;
- ведение регистров учёта, учётных книг, составление налоговых и финансовых отчётов — как для внутренних, так и для внешних пользователей;
- составление и проверка первичной документации, по которой ведут бухгалтерский и налоговый учёт;
- обеспечение хранения документации за прошлые налоговые периоды по законодательным требованиям;
- своевременная уплата налогов и сдача отчётов в ИФНС;
- и другие. Некоторые задачи зависят от особенностей организации и специфики отрасли.
От структуры отдела бухгалтерии в организации зависит эффективность специалистов, частота ошибок и величина штрафов от ИФНС. Существуют универсальные варианты, которые применяют в зависимости от масштабов предприятия — далее рассмотрим их подробнее.
Сделайте самостоятельное ведение бухгалтерии проще с сервисом «Моё дело». Весь учёт в одной системе: налоги, отчётности, кадры, торговля и управление финансами. Подключиться к системе бесплатно
Какие варианты организации существуют?
Порядок ведения бухгалтерского учёта определён Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Он устанавливает, что компании должны фиксировать данные о хозяйственных операциях с первого дня существования, соблюдать стандарты бухгалтерского учёта и прочие законодательные требования.
В нормативно-правовых актах нет требований или универсальных структур бухгалтерии в компаниях. Поэтому собственники сами решают, как организовать службу.
Выделяют три распространённых варианта:
-
Директор в лице бухгалтера. Когда фирма открывается, у неё минимум операций и сотрудников — руководителю под силу выполнять роль бухгалтера. А если работать с автоматизированными сервисами — например, «Моё дело» — бухгалтерский и налоговый учёт отнимет минимум времени.
Но остаётся риск ошибок из-за неопытности. В бухгалтерии масса нюансов, которые познаются с практическим опытом. В первое время возможны штрафы, пристальное внимание налоговиков и проверки. -
Аутсорсинг. С ростом организации бухгалтерский и налоговый учёт отнимает всё больше времени. Руководитель не успевает сдавать отчёты, не хватает времени для операционных задач и стратегического планирования. Появляются первые мысли о делегировании учётных полномочий.
Чтобы резко не увеличивать расходы на штатного бухгалтера или даже 2-3 специалистов, прибегают к аутсорсингу. Это поручение задач сторонней организации, которая собирает данные, рассчитывает налоги и составляет отчёты. Руководитель не тратит время на построение структуры и налаживание процессов — аутсорсинговые организации приходят с готовыми решениями. -
Штатная бухгалтерия. Организация официально трудоустраивает специалистов. В отличие от аутсорсинга, свои бухгалтеры больше погружены в работу, снижается риск утечки важной информации. Но главное — оперативность в решении срочных вопросов, например, когда ИФНС присылает требование.
Недостаток штатной бухгалтерии — повышенные расходы. Зарплата специалистов выше, чем стоимость аутсорсинговых услуг. К тому же надо организовать рабочие места, а с зарплаты сотрудников платить страховые взносы.
Среди альтернатив — комбинированный аутсорсинг. Часть обязанностей ложится на штатников, а другие задачи передают сторонним исполнителям. Например, фирма привлекает удалённого главбуха, который организует работу штатников и контролирует качество выполнения задач.
Наименее популярный вариант — аутстаффинг. Это обращение к сторонней организации, которая присылает на предприятие своего специалиста. Что-то между штатной бухгалтерской службой и аутсорсингом.
Структура бухгалтерии организации — варианты
Если выбираете штатную бухгалтерскую службу, то заранее спланируйте структуру. Выстройте отделы так, чтобы система работала эффективно, а обязательства выполнялись вовремя.
Существует три типовые схемы, которые внедряют в зависимости от масштабов организации. Стандартные варианты можно адаптировать под особенности предприятия и специфику отрасли.
Типы организации структуры бухгалтерии:
1. Линейная организация структуры бухгалтерии — самый простой вариант, актуальный для микропредприятий и малого бизнеса. Процессами руководит главный бухгалтер — он проверяет правильность расчётов и отчётов, передаёт информацию руководству.
В его подчинении трудятся бухгалтеры — обычно от 2 до 10 человек. Главбух распределяет задачи, ставит дедлайны и помогает разрешать сложности. В некоторых организациях специалистов делят по функциям. Например, один отвечает за учёт продаж, другой собирает данные о закупках сырья, материалов и комплектующих.
2. Штабная — подходит для средних организаций, в которых от 50-100 сотрудников, а годовая выручка — от 30-50 млн руб. Величины условные — деятельность бухгалтерии в организации может быть выстроена в таком виде даже в маленькой компании.
Организация нанимает или привлекает со стороны главного бухгалтера, который разделяет службу на отделы:
- Расчётный — отвечает за выплату зарплаты, удержание НДФЛ, исчисление и уплату страховых взносов, расчёт отпускных и другие задачи, связанные с персоналом.
- Материальный — отвечает за поступление и выбытие товаров, сырья, инструментов и прочих материально-производственных запасов (МПЗ).
- Кассовый — отвечает за операции по кассе с наличностью, платежи и поступления по расчётным счетам.
- Производственный — отвечает за учёт выпускаемой продукции и рассчитывает себестоимость.
- Налоговый — отвечает за расчёт налогов, составление отчётов и деклараций для ИФНС.
- И другие, которые нужны с учётом особенностей предприятия.
В отделы назначают старшего бухгалтера, который выступает связующим звеном между главбухом и рядовыми специалистами. Главбух передаёт старшим задачи — далее они распределяют работу по отделу так, чтобы все было сделано в срок.
3. Функциональная — актуальна для крупных компаний или группы компаний, в состав которых входит от 2-3 обособленных подразделений или юридических лиц. В рамках функциональной структуры используют линейный или штабной тип.
Например, в организации есть главный бухгалтер и два обособленных подразделения. В каждом создают службу по линейному типу. Внутри подразделения назначают старшего бухгалтера, который организует процессы и отчитывается о выполненных задачах перед главбухом.
Если подразделение крупное, то бухгалтерскую службу строят по штабному типу. Назначают старшего бухгалтера, который в каждом отделе ставит заместителей. От них он получает информацию, систематизирует и передаёт главбуху.
В функциональной бухгалтерии объединяют от 20-30 специалистов, требуется высокая автоматизация. Вручную выполнять такие объёмы задач если и возможно, то только с высокой вероятностью критических ошибок.
Какой бы ни была организация работы бухгалтерии на предприятии, руководитель не должен забывать о деятельности службы: нужно проверять своевременность выполнения задач; решать вопрос с хранением, чтобы защитить документацию от вредного воздействия внешних факторов и доступа третьих лиц; оплачивать и обновлять программное обеспечение, без которого сотрудники не могут выполнять регулярные задачи.
Бухгалтерия отнимает много времени? Делегируйте эту работу специалистам «Моего дела». Мы возьмём на себя ведение счётов, расчёты по налогам, сдачу отчётности и общение с ФНС. Оставить заявку
Как сделать работу бухгалтерии эффективнее?
Чтобы бухгалтерская служба была эффективной:
1. Способствуйте повышению квалификации специалистов. Это не просто пожелание или желание оставаться в тренде, в мире бухгалтерии это необходимость. Законодательство постоянно обновляется (недавний пример — введение единого налогового платежа), появляются новые отчёты и системы налогообложения.
Что делать: оплачивайте курсы повышения квалификации, чтобы бухгалтеры знали об изменениях и работали с передовыми инструментами. Это обеспечит автоматизацию, которая защитит от раздутия штата бухгалтерской службы и высоких расходов на ФОТ.
2. Не грузите бухгалтерию лишними задачами. Этим грешат небольшие организации, которые считают бухгалтеров универсальными бойцами. Поэтому им отдают набор персонала, проверку договоров, заключение допников и многое другое, что не связано с прямыми обязанности. Поэтому специалисты сталкиваются с нехваткой времени, чтобы качественно и полно вести бухгалтерский и налоговый учёт.
Что делать: нанять специалистов, которые разгрузят бухгалтеров. Например, для работы с договорами нужен юрист, а персоналом должен заниматься кадровик. Если нет денег для расширения, передайте эти функции на аутсорсинг.
3. Обеспечьте взаимозаменяемость сотрудников. Бухгалтеры — это люди, которые уходят на больничные и в отпуска. Тогда в компании начинается хаос, потому что некому оформлять первичку и взаимодействовать с налоговой. В компании должна быть взаимозаменяемость, чтобы функции временно выбывшего специалиста мог выполнять другой.
Что делать: держать в штате от 2-3 бухгалтеров. Если у вас малый бизнес и нет возможности, постепенно вникайте в нюансы бухгалтерского и налогового учёта. Сможете выполнять обязанности специалиста, пока он в отпуске или на больничном.
Или воспользуйтесь аутсорсингом. В компаниях уже налажена взаимозаменяемость. Когда закреплённый за вашей организацией специалист отсутствует, его обязанности выполняет другой работник.
Таким образом, организации сами выбирают структуру бухгалтерской службы — нет законодательных ограничений или установок. Главное, чтобы компания правильно рассчитывала налоги, своевременно выполняла обязательства и сдавала отчётность в ИФНС.
Руководитель может сам вести учёт, передать задачи на аутсорсинг или нанять штатных специалистов. В последнем случае для небольших организаций подойдёт линейная структура. Средний бизнес пользуется штабным вариантом, а крупные компании — функциональным, который объединяет в себе два первых типа.
Не знаете, как построить работу бухгалтерии? Доверьте ведение бухгалтерского и налогового учёта специалистам «Моё дело». Они не только сократят расходы фирмы, но и освободят вам время на операционные задачи.
