Кроме высокой производительности и повышения конкурентоспособности, организации стремятся к налаженному учёту и правильному расчёту обязательств. Тогда не придётся отвлекаться на постоянные проверки налоговой инспекции и тратить деньги на штрафы.
Рассказываем, какой должна быть организационная структура бухгалтерии на предприятии, чтобы вовремя и правильно платить налоги.
Какие задачи на предприятии выполняет бухгалтерия?
Отдел бухгалтерии на предприятии занимается не только расчётом налогов и подготовкой отчётов. Это ключевые задачи, по которым оценивают эффективность специалистов. Фактически специалисты занимаются множеством сопутствующих дел, без которых нельзя рассчитать налоги и подготовить отчёты для налоговой инспекции.
Какие задачи выполняет бухгалтерия:
- сбор и систематизация данных о хозяйственной деятельности, определение имущественного положения организации;
- ведение регистров учёта, учётных книг, составление налоговых и финансовых отчётов — как для внутренних, так и для внешних пользователей;
- составление и проверка первичной документации, по которой ведут бухгалтерский и налоговый учёт;
- обеспечение хранения документации за прошлые налоговые периоды по законодательным требованиям;
- своевременная уплата налогов и сдача отчётов в ИФНС;
- и другие. Некоторые задачи зависят от особенностей организации и специфики отрасли.
От структуры отдела бухгалтерии в организации зависит эффективность специалистов, частота ошибок и величина штрафов от ИФНС. Существуют универсальные варианты, которые применяют в зависимости от масштабов предприятия — далее рассмотрим их подробнее.
Какие варианты организации существуют?
Порядок ведения бухгалтерского учёта определён Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Он устанавливает, что компании должны фиксировать данные о хозяйственных операциях с первого дня существования, соблюдать стандарты бухгалтерского учёта и прочие законодательные требования.
В нормативно-правовых актах нет требований или универсальных структур бухгалтерии в компаниях. Поэтому собственники сами решают, как организовать службу.
Выделяют три распространённых варианта:
-
Директор в лице бухгалтера. Когда фирма открывается, у неё минимум операций и сотрудников — руководителю под силу выполнять роль бухгалтера. А если работать с автоматизированными сервисами — например, «Моё дело» — бухгалтерский и налоговый учёт отнимет минимум времени.
Но остаётся риск ошибок из-за неопытности. В бухгалтерии масса нюансов, которые познаются с практическим опытом. В первое время возможны штрафы, пристальное внимание налоговиков и проверки. -
Аутсорсинг. С ростом организации бухгалтерский и налоговый учёт отнимает всё больше времени. Руководитель не успевает сдавать отчёты, не хватает времени для операционных задач и стратегического планирования. Появляются первые мысли о делегировании учётных полномочий.
Чтобы резко не увеличивать расходы на штатного бухгалтера или даже 2-3 специалистов, прибегают к аутсорсингу. Это поручение задач сторонней организации, которая собирает данные, рассчитывает налоги и составляет отчёты. Руководитель не тратит время на построение структуры и налаживание процессов — аутсорсинговые организации приходят с готовыми решениями. -
Штатная бухгалтерия. Организация официально трудоустраивает специалистов. В отличие от аутсорсинга, свои бухгалтеры больше погружены в работу, снижается риск утечки важной информации. Но главное — оперативность в решении срочных вопросов, например, когда ИФНС присылает требование.
Недостаток штатной бухгалтерии — повышенные расходы. Зарплата специалистов выше, чем стоимость аутсорсинговых услуг. К тому же надо организовать рабочие места, а с зарплаты сотрудников платить страховые взносы.
Среди альтернатив — комбинированный аутсорсинг. Часть обязанностей ложится на штатников, а другие задачи передают сторонним исполнителям. Например, фирма привлекает удалённого главбуха, который организует работу штатников и контролирует качество выполнения задач.
Наименее популярный вариант — аутстаффинг. Это обращение к сторонней организации, которая присылает на предприятие своего специалиста. Что-то между штатной бухгалтерской службой и аутсорсингом.
Структура бухгалтерии организации — варианты
Если выбираете штатную бухгалтерскую службу, то заранее спланируйте структуру. Выстройте отделы так, чтобы система работала эффективно, а обязательства выполнялись вовремя.
Существует три типовые схемы, которые внедряют в зависимости от масштабов организации. Стандартные варианты можно адаптировать под особенности предприятия и специфику отрасли.
Типы организации структуры бухгалтерии:
1. Линейная организация структуры бухгалтерии — самый простой вариант, актуальный для микропредприятий и малого бизнеса. Процессами руководит главный бухгалтер — он проверяет правильность расчётов и отчётов, передаёт информацию руководству.
В его подчинении трудятся бухгалтеры — обычно от 2 до 10 человек. Главбух распределяет задачи, ставит дедлайны и помогает разрешать сложности. В некоторых организациях специалистов делят по функциям. Например, один отвечает за учёт продаж, другой собирает данные о закупках сырья, материалов и комплектующих.
2. Штабная — подходит для средних организаций, в которых от 50-100 сотрудников, а годовая выручка — от 30-50 млн руб. Величины условные — деятельность бухгалтерии в организации может быть выстроена в таком виде даже в маленькой компании.
Организация нанимает или привлекает со стороны главного бухгалтера, который разделяет службу на отделы:
- Расчётный — отвечает за выплату зарплаты, удержание НДФЛ, исчисление и уплату страховых взносов, расчёт отпускных и другие задачи, связанные с персоналом.
- Материальный — отвечает за поступление и выбытие товаров, сырья, инструментов и прочих материально-производственных запасов (МПЗ).
- Кассовый — отвечает за операции по кассе с наличностью, платежи и поступления по расчётным счетам.
- Производственный — отвечает за учёт выпускаемой продукции и рассчитывает себестоимость.
- Налоговый — отвечает за расчёт налогов, составление отчётов и деклараций для ИФНС.
- И другие, которые нужны с учётом особенностей предприятия.
В отделы назначают старшего бухгалтера, который выступает связующим звеном между главбухом и рядовыми специалистами. Главбух передаёт старшим задачи — далее они распределяют работу по отделу так, чтобы все было сделано в срок.
3. Функциональная — актуальна для крупных компаний или группы компаний, в состав которых входит от 2-3 обособленных подразделений или юридических лиц. В рамках функциональной структуры используют линейный или штабной тип.
Например, в организации есть главный бухгалтер и два обособленных подразделения. В каждом создают службу по линейному типу. Внутри подразделения назначают старшего бухгалтера, который организует процессы и отчитывается о выполненных задачах перед главбухом.
Если подразделение крупное, то бухгалтерскую службу строят по штабному типу. Назначают старшего бухгалтера, который в каждом отделе ставит заместителей. От них он получает информацию, систематизирует и передаёт главбуху.
В функциональной бухгалтерии объединяют от 20-30 специалистов, требуется высокая автоматизация. Вручную выполнять такие объёмы задач если и возможно, то только с высокой вероятностью критических ошибок.
Какой бы ни была организация работы бухгалтерии на предприятии, руководитель не должен забывать о деятельности службы: нужно проверять своевременность выполнения задач; решать вопрос с хранением, чтобы защитить документацию от вредного воздействия внешних факторов и доступа третьих лиц; оплачивать и обновлять программное обеспечение, без которого сотрудники не могут выполнять регулярные задачи.
Как сделать работу бухгалтерии эффективнее?
Чтобы бухгалтерская служба была эффективной:
1. Способствуйте повышению квалификации специалистов. Это не просто пожелание или желание оставаться в тренде, в мире бухгалтерии это необходимость. Законодательство постоянно обновляется (недавний пример — введение единого налогового платежа), появляются новые отчёты и системы налогообложения.
Что делать: оплачивайте курсы повышения квалификации, чтобы бухгалтеры знали об изменениях и работали с передовыми инструментами. Это обеспечит автоматизацию, которая защитит от раздутия штата бухгалтерской службы и высоких расходов на ФОТ.
2. Не грузите бухгалтерию лишними задачами. Этим грешат небольшие организации, которые считают бухгалтеров универсальными бойцами. Поэтому им отдают набор персонала, проверку договоров, заключение допников и многое другое, что не связано с прямыми обязанности. Поэтому специалисты сталкиваются с нехваткой времени, чтобы качественно и полно вести бухгалтерский и налоговый учёт.
Что делать: нанять специалистов, которые разгрузят бухгалтеров. Например, для работы с договорами нужен юрист, а персоналом должен заниматься кадровик. Если нет денег для расширения, передайте эти функции на аутсорсинг.
3. Обеспечьте взаимозаменяемость сотрудников. Бухгалтеры — это люди, которые уходят на больничные и в отпуска. Тогда в компании начинается хаос, потому что некому оформлять первичку и взаимодействовать с налоговой. В компании должна быть взаимозаменяемость, чтобы функции временно выбывшего специалиста мог выполнять другой.
Что делать: держать в штате от 2-3 бухгалтеров. Если у вас малый бизнес и нет возможности, постепенно вникайте в нюансы бухгалтерского и налогового учёта. Сможете выполнять обязанности специалиста, пока он в отпуске или на больничном.
Или воспользуйтесь аутсорсингом. В компаниях уже налажена взаимозаменяемость. Когда закреплённый за вашей организацией специалист отсутствует, его обязанности выполняет другой работник.
Таким образом, организации сами выбирают структуру бухгалтерской службы — нет законодательных ограничений или установок. Главное, чтобы компания правильно рассчитывала налоги, своевременно выполняла обязательства и сдавала отчётность в ИФНС.
Руководитель может сам вести учёт, передать задачи на аутсорсинг или нанять штатных специалистов. В последнем случае для небольших организаций подойдёт линейная структура. Средний бизнес пользуется штабным вариантом, а крупные компании — функциональным, который объединяет в себе два первых типа.
Не знаете, как построить работу бухгалтерии? Доверьте ведение бухгалтерского и налогового учёта специалистам «Моё дело». Они не только сократят расходы фирмы, но и освободят вам время на операционные задачи.
