О пользе применения календаря платежей
Деловая репутация компании сильно зависит от своевременности и полноты исполнения обязательств, в том числе и финансовых. А проконтролировать их можно с помощью платёжного календаря — распределив все поступления и выплаты на ближайшие несколько дней или недель.
Зная, в какой день компания столкнётся с недостатком денег на счёте, руководитель сможет вовремя принять управленческое решение — например, оформит займ или договорится об отсрочке платежа.
Таким образом, компания сможет сохранить реноме надёжного партнёра, и избежит возможных штрафов и санкций.
Преимущества ведения платёжного календаря
Применение данного финансового инструмента позволяет:
- распределять потоки доходов и расходов так, чтобы не создавать дефицита денег;
- повысить оборачиваемость денежных средств;
- синхронизировать положительные и отрицательные потоки;
- составить очередность платежей с учётом их приоритетности;
- гарантировать платёжеспособность предприятия на ближайшую перспективу.
- создать финансовый резерв на случай непредвиденных обстоятельств.
Регулярно работая с платёжным календарём, руководитель получает следующие возможности:
- оперативно управлять прибылью и затратами;
- принимать гибкие решения в быстро изменяющихся ситуациях;
- оптимизировать кредитную нагрузку на компанию.
Основная задача календаря платежей — предусмотреть финансовое состояние на ближайшие дни, недели, месяц. Чем короче контрольный период, тем точнее прогнозирование. Содержание таблицы определяется спецификой деятельности предприятия. Но в ней есть общие для всех графы, в которых указываются финансовые поступления, расходы и остатки.
Платёжный календарь также разрабатывается в ходе планирования погашения кредитов или займов, особенно краткосрочных.
Так выглядит календарь платежей
Вообще ,в зависимости от назначения, виды платёжных календарей (ПК) могут быть разными:
| Налоговый ПК | Необходим для фиксации налоговых отчислений. Дата уплаты — последний день контрольного периода |
| ПК дебиторской задолженности | Даты платежей совпадают с датами, указанными в договорах с контрагентами. Даты получения средств фиксируются на момент их реального зачисления на счёт |
| ПК отдельного проекта | Учитываются денежные потоки в рамках отдельно взятого инвестиционного проекта |
| Зарплатный ПК | Рекомендуются для компаний, где выплаты зарплат организованы по многоступенчатому графику |
| ПК производственных резервов | Платежи ставятся в очередь согласно закупочным планам. Такой же документ формируется для выплат задолженностей поставщикам |
| ПК управленческих расходов | В таблицу заносятся суммы, необходимые для оплаты лицензий, текущих офисных расходов, деловых поездок и т.д. Суммы определяются сметами, сроки согласовываются со смежными подразделениями предприятия. |
| ПК реализации продукции | Составляется из двух разделов. Первый посвящается поступлению платежей, второй учитывает расходы, связанные с реализацией товаров. |
Как правило, в небольших компаниях составляется единый платёжный календарь, который включает все виды денежных потоков.
Рекомендации по составлению платёжного календаря
Форма документа произвольная, но чтобы он был максимально информативным, желательно включать в него следующие данные:
- доходные и расходные статьи ПК;
- наименование проектов, по которым проводятся платёжные операции;
- реквизиты контрагента;
- даты входящих или исходящих операций;
- суммы;
- контроль (ответственные);
- комментарии.
Как составить платёжный календарь? Каких-то особых знаний здесь не требуется. Таблица формируется с учётом особенностей предприятия и пожеланий руководства — так, чтобы с ней было удобно работать.
Так, к примеру ПК для ИП, работающего с населением, будет сильно отличаться от ПК крупного производственного холдинга. В первом случае таблицу можно вести в Excel, а во втором потребуется автоматизированная программа сбора и консолидации данных.
ПК в программе Excel
Перед созданием ПК рекомендуем определиться с:
- форматом таблицы;
- порядком её заполнения;
- используемыми источниками информации;
- доступом и правами пользователей;
- порядком внесения данных и их корректировки.
Порядок формирования и работы с платёжным календарём
Чтобы работа по контролю финансовых потоков носила систематический характер, желательно составить регламент платежей компании. В нём указывается процесс сбора и согласования заявок на оплату расходов от структурных подразделений согласно утверждённому бюджету. Прописываются приоритетность и очерёдность платежей, определяются ответственные лица.
Распишем, как составить график платежей и работать с ним дальше.
Этап первый
hidden>Ответственное лицо, контролирующее исполнение бюджета (финансист, бухгалтер), собирает заявки от подразделений по планируемым затратам на ближайший месяц (реестр платежей). Отдел сбыта даёт прогноз продаж. Специалист распределяет данные в таблице календаря по дням.
Крупные статьи расходов целесообразно разделять на подпункты. В колонках дат составляемого документа рекомендуется включать выходные дни. Их выделяют другим цветом.
Методика расчёта показателей ПК крайне проста:
Как считаются показатели ПК
Этап второй
hidden>В процессе сбора плановых значений выявляются даты с минусовым значением сальдо — когда прогнозируемая выручка в этот день не покрывает предполагаемые расходы. В рамках своих обязанностей специалист самостоятельно перераспределяет платежи согласно установленным в компании приоритетам.
Если ситуацию решить не получается, в дело включаются руководители: они проводят переговоры с покупателями и поставщиками по рассрочкам платежей, либо с банками — по открытию кредитных линий.
По итогам принятых решений в плановый ПК вносятся изменения.
Этап третий
hidden>Ежедневная актуализация предварительно внесённой информации в платёжный календарь. Проводится в конце рабочего дня по результатам данных, внесённых из банковских выписок, кассовой книги. Фактические поступления и расходы сравниваются с плановыми, определяются отклонения.
Но это не единственный вариант корректирования данных. Платёжный календарь можно корректировать и еженедельно Такой вариант экономит время работы с документом, но снижает его информативность и актуальность.
Систематическая аналитика отклонений от графика помогает руководству:
- контролировать текущие расчёты предприятия и общую финансовую ситуацию. Можно легко оценить критичность отставаний от графика погашения задолженностей. Видение реальной ситуации помогает оперативно разработать план действий для решения потенциальных проблем;
- решать вопросы с определением бюджетных лимитов. Постоянный контроль позволяет устанавливать их максимально приближённо к фактическим показателям;
- своевременно закрывать кассовые разрывы. Если платёжный календарь показывает отставание от графика оплат, достаточно вовремя принять управленческое решение.
Основная трудность ведения платёжного календаря заключается в наполнении информацией. Её необходимо получать из разных источников. Финансисту необходимо постоянно взаимодействовать с различными отделами и службами компании.
Этапы работы с ПК: составление платёжного календаря и его контроль
Образец заполнения ПК
Рассмотрим что такое платёжный календарь на конкретном примере. Финансист ООО «Кредо» составил график на 3 ближайших дня:
| Статья | 24.01.2022 | 25.01.2022 | 26.01.2022 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Сальдо ден.средств на начало дня | 40 000 | 140 000 | -190 000 | |||
| Поступления, в том числе: | ||||||
| от покупателей | 500 000 | 150 000 | ||||
| от аренды | 30 000 | |||||
| Расходы: | ||||||
| материалы | 400 000 | 20 000 | ||||
| оплата труда | 300 000 | |||||
| содержание офиса | 60 000 | |||||
| Сальдо ден.средств на конец дня | 140 000 | -190 000 | -60 000 | |||
Выявился кассовый разрыв 25 января 2022 года. Его устранили следующим образом: перенесли платёж на содержание офиса на более поздний срок, а с покупателем, который должен был перечислить деньги 26 января договорились перенести на день раньше. В результате платёжный календарь сбалансирован, кассовый разрыв пропал:
| Статья | 24.01.2022 | 25.01.2022 | 26.01.2022 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Сальдо ден.средств на начало дня | 40 000 | 140 000 | 20 000 | |||
| Поступления, в том числе: | ||||||
| от покупателей | 500 000 | 150 000 | ||||
| от аренды | 30 000 | |||||
| Расходы: | ||||||
| материалы | 400 000 | 20 000 | ||||
| оплата труда | 300 000 | |||||
| содержание офиса | ||||||
| Сальдо ден.средств на конец дня | 140 000 | 20000 | 0 | |||
Нюансы формирования ПК
Существует два момента, на которые стоит обратить внимание. Первый связан с профицитом денежных средств. Поступления можно расходовать в полном объёме, но нулевое сальдо на счёте чревато проблемами — из-за возможных непредвиденных затрат. Обычно банки устанавливают лимит неснижаемого остатка, и его нужно обязательно фиксировать в календаре. Если счетов несколько, установить лимиты необходимо по каждому.
Второй момент — при регулярно возникающем дефиците денежных средств. Тогда имеет смысл ранжировать обязательства по приоритетности:
- задаёмся вопросом — возможно ли применение законодательных санкций за просрочку платежа? По налогам и зарплатам — да: последуют штрафы, административная или уголовная ответственность, блокировка счетов;
- значимость контрагента для предприятия. Просрочка оплаты за продукцию может повлечь прекращение поставок и сотрудничества;
- жёсткость штрафных санкций. Условия прописываются в договорах, и если есть санкции, их нужно указать в ПК;
- репутационные риски. Например, срыв исполнения государственного контракта приведёт предприятие в реестр недобросовестных поставщиков — а это потеря доверия и огромные штрафы.
Рассмотрев возможные варианты, можно определиться с очередностью платежей и их приоритетами. После этого договориться с поставщиками об отсрочке и внести изменения в договоры.
Схему ранжирования обязательств можно менять в зависимости от ситуации.
Автоматизация ведения ПК
Формирование и контроль ПК можно вести в любой бухгалтерской программе (1С, Парус, Галактика, и т.д). Автоматизация обработки данных значительно облегчит работу финансиста по сбору и распределению показателей. Но чтобы добиться результата, нужно чтобы процессы учёта были взаимосвязаны и унифицированы.
Если предприятие уже использует программный продукт, функционал платёжного календаря должен быть совместим с ПО и обладать следующими возможностями:
- создание заявок или реестров платежей;
- формирование отчётов. Опция отследит исполнение платежей в пределах установленного лимита;
- контроль платежей. Перед осуществлением транзакции заявка на оплату должна пройти проверку соответствующих служб;
- разграничение доступа. Информация о финансовой деятельности распределяется между профильными отделами, специалистами. Заявки на платежи в автоматизированном платёжном календаре видят только те исполнители, к которым они относятся.
Эффективность использования автоматизированного платёжного календаря зависит от правильности построения бизнес-процесса — соответствия его организационных и технических характеристик требованиям управленческого учёта.
