Платёжный календарь предприятия: что такое и как составить?

Платёжный календарь предприятия: что такое и как составить?

Платёжный календарь — это табличная форма, с помощью которой  осуществляют планирование финансовых потоков компании с разбивкой по дням. Такой контроль помогает заблаговременно определять дефицит денежных средств (кассовый разрыв). Расскажем, как правильно заполнять график и отслеживать по нему платежи.

О пользе применения календаря платежей

Деловая репутация компании сильно зависит от своевременности и полноты исполнения обязательств, в том числе и финансовых. А проконтролировать их можно с помощью платёжного календаря — распределив все поступления и выплаты на ближайшие несколько дней или недель.

Зная, в какой день компания столкнётся с недостатком денег на счёте, руководитель сможет вовремя принять управленческое решение — например, оформит займ или договорится об отсрочке платежа.

Таким образом, компания сможет сохранить реноме надёжного партнёра, и избежит возможных штрафов и санкций.

Преимущества ведения платёжного календаря

Применение данного финансового инструмента позволяет:

  • распределять потоки доходов и расходов так, чтобы не создавать дефицита денег;
  • повысить оборачиваемость денежных средств;
  • синхронизировать положительные и отрицательные потоки;
  • составить очередность платежей с учётом их приоритетности;
  • гарантировать платёжеспособность предприятия на ближайшую перспективу.
  • создать финансовый резерв на случай непредвиденных обстоятельств.

Регулярно работая с платёжным календарём, руководитель получает следующие возможности:

  • оперативно управлять прибылью и затратами;
  • принимать гибкие решения в быстро изменяющихся ситуациях;
  • оптимизировать кредитную нагрузку на компанию.

Основная задача календаря платежей — предусмотреть финансовое состояние на ближайшие дни, недели, месяц. Чем короче контрольный период, тем точнее прогнозирование. Содержание таблицы определяется спецификой деятельности предприятия. Но в ней есть общие для всех графы, в которых указываются финансовые поступления, расходы и остатки.

Платёжный календарь также разрабатывается в ходе планирования погашения кредитов или займов, особенно краткосрочных.

Так выглядит календарь платежей Так выглядит календарь платежей

Вообще ,в зависимости от назначения, виды платёжных календарей (ПК) могут быть разными:

Налоговый ПК Необходим для фиксации налоговых отчислений. Дата уплаты — последний день контрольного периода
ПК дебиторской задолженности Даты платежей совпадают с датами, указанными в договорах с контрагентами. Даты получения средств фиксируются на момент их реального зачисления на счёт
ПК отдельного проекта Учитываются денежные потоки в рамках отдельно взятого инвестиционного проекта
Зарплатный ПК Рекомендуются для компаний, где выплаты зарплат организованы по многоступенчатому графику
ПК производственных резервов Платежи ставятся в очередь согласно закупочным планам. Такой же документ формируется для выплат задолженностей поставщикам
ПК управленческих расходов В таблицу заносятся суммы, необходимые для оплаты лицензий, текущих офисных расходов, деловых поездок и т.д. Суммы определяются сметами, сроки согласовываются со смежными подразделениями предприятия.
ПК реализации продукции Составляется из двух разделов. Первый посвящается поступлению платежей, второй учитывает расходы, связанные с реализацией товаров.

Как правило, в небольших компаниях составляется единый платёжный календарь, который включает все виды денежных потоков.

Рекомендации по составлению платёжного календаря

Форма документа произвольная, но чтобы он был максимально информативным, желательно включать в него следующие данные:

  • доходные и расходные статьи ПК;
  • наименование проектов, по которым проводятся платёжные операции;
  • реквизиты контрагента;
  • даты входящих или исходящих операций;
  • суммы;
  • контроль (ответственные);
  • комментарии.

Как составить платёжный календарь? Каких-то особых знаний здесь не требуется. Таблица формируется с учётом особенностей предприятия и пожеланий руководства — так, чтобы с ней было удобно работать.

Так, к примеру ПК для ИП, работающего с населением, будет сильно отличаться от ПК крупного производственного холдинга. В первом случае таблицу можно вести в Excel, а во втором потребуется автоматизированная программа сбора и консолидации данных.

ПК в программе Excel ПК в программе Excel

Перед созданием ПК рекомендуем определиться с:

  • форматом таблицы;
  • порядком её заполнения;
  • используемыми источниками информации;
  • доступом и правами пользователей;
  • порядком внесения данных и их корректировки.

Порядок формирования и работы с платёжным календарём

Чтобы работа по контролю финансовых потоков носила систематический характер, желательно составить регламент платежей компании. В нём указывается процесс сбора и согласования заявок на оплату расходов от структурных подразделений согласно утверждённому бюджету. Прописываются приоритетность и очерёдность платежей, определяются ответственные лица.

Распишем, как составить график платежей и работать с ним дальше.

Этап первый

hidden>

Ответственное лицо, контролирующее исполнение бюджета (финансист, бухгалтер), собирает заявки от подразделений по планируемым затратам на ближайший месяц (реестр платежей). Отдел сбыта даёт прогноз продаж. Специалист распределяет данные в таблице календаря по дням.

Крупные статьи расходов целесообразно разделять на подпункты. В колонках дат составляемого документа рекомендуется включать выходные дни. Их выделяют другим цветом.

Методика расчёта показателей ПК крайне проста:

Как считаются показатели ПК Как считаются показатели ПК

Этап второй

hidden>

В процессе сбора плановых значений выявляются даты с минусовым значением сальдо — когда прогнозируемая выручка в этот день не покрывает предполагаемые расходы. В рамках своих обязанностей специалист самостоятельно перераспределяет платежи согласно установленным в компании приоритетам.

Если ситуацию решить не получается, в дело включаются руководители: они проводят переговоры с покупателями и поставщиками по рассрочкам платежей, либо с банками — по открытию кредитных линий.

По итогам принятых решений в плановый ПК вносятся изменения.

Этап третий

hidden>

Ежедневная актуализация предварительно внесённой информации в платёжный календарь. Проводится в конце рабочего дня по результатам данных, внесённых из банковских выписок, кассовой книги. Фактические поступления и расходы сравниваются с плановыми, определяются отклонения.

Но это не единственный вариант корректирования данных. Платёжный календарь можно корректировать и еженедельно Такой вариант экономит время работы с документом, но снижает его информативность и актуальность.

Систематическая аналитика отклонений от графика помогает руководству:

  • контролировать текущие расчёты предприятия и общую финансовую ситуацию. Можно легко оценить критичность отставаний от графика погашения задолженностей. Видение реальной ситуации помогает оперативно разработать план действий для решения потенциальных проблем;
  • решать вопросы с определением бюджетных лимитов. Постоянный контроль позволяет устанавливать их максимально приближённо к фактическим показателям;
  • своевременно закрывать кассовые разрывы. Если платёжный календарь показывает отставание от графика оплат, достаточно вовремя принять управленческое решение.

Основная трудность ведения платёжного календаря заключается в наполнении информацией. Её необходимо получать из разных источников. Финансисту необходимо постоянно взаимодействовать с различными отделами и службами компании.

Этапы работы с ПК: составление платёжного календаря и его контроль Этапы работы с ПК: составление платёжного календаря и его контроль

Образец заполнения ПК

Рассмотрим что такое платёжный календарь на конкретном примере. Финансист ООО «Кредо» составил график на 3 ближайших дня:

Статья 24.01.2022 25.01.2022 26.01.2022
Сальдо ден.средств на начало дня 40 000 140 000 -190 000
Поступления, в том числе:
от покупателей 500 000 150 000
от аренды 30 000
Расходы:
материалы 400 000 20 000
оплата труда 300 000
содержание офиса 60 000
Сальдо ден.средств на конец дня 140 000 -190 000 -60 000

Выявился кассовый разрыв 25 января 2022 года. Его устранили следующим образом: перенесли платёж на содержание офиса на более поздний срок, а с покупателем, который должен был перечислить деньги 26 января договорились перенести на день раньше. В результате платёжный календарь сбалансирован, кассовый разрыв пропал:

Статья 24.01.2022 25.01.2022 26.01.2022
Сальдо ден.средств на начало дня 40 000 140 000 20 000
Поступления, в том числе:
от покупателей 500 000 150 000
от аренды 30 000
Расходы:
материалы 400 000 20 000
оплата труда 300 000
содержание офиса
Сальдо ден.средств на конец дня 140 000 20000 0

Нюансы формирования ПК

Существует два момента, на которые стоит обратить внимание. Первый связан с профицитом денежных средств. Поступления можно расходовать в полном объёме, но нулевое сальдо на счёте чревато проблемами — из-за возможных непредвиденных затрат. Обычно банки устанавливают лимит неснижаемого остатка, и его нужно обязательно фиксировать в календаре. Если счетов несколько, установить лимиты необходимо по каждому.

Второй момент — при регулярно возникающем дефиците денежных средств. Тогда имеет смысл ранжировать обязательства по приоритетности:

  • задаёмся вопросом — возможно ли применение законодательных санкций за просрочку платежа? По налогам и зарплатам — да: последуют штрафы, административная или уголовная ответственность, блокировка счетов;
  • значимость контрагента для предприятия. Просрочка оплаты за продукцию может повлечь прекращение поставок и сотрудничества;
  • жёсткость штрафных санкций. Условия прописываются в договорах, и если есть санкции, их нужно указать в ПК;
  • репутационные риски. Например, срыв исполнения государственного контракта приведёт предприятие в реестр недобросовестных поставщиков — а это потеря доверия и огромные штрафы.

Рассмотрев возможные варианты, можно определиться с очередностью платежей и их приоритетами. После этого договориться с поставщиками об отсрочке и внести изменения в договоры.

Схему ранжирования обязательств можно менять в зависимости от ситуации.

Автоматизация ведения ПК

Формирование и контроль ПК можно вести в любой бухгалтерской программе (1С, Парус, Галактика, и т.д). Автоматизация обработки данных значительно облегчит работу финансиста по сбору и распределению показателей. Но чтобы добиться результата, нужно чтобы процессы учёта были взаимосвязаны и унифицированы.

Если предприятие уже использует программный продукт, функционал платёжного календаря должен быть совместим с ПО и обладать следующими возможностями:

  • создание заявок или реестров платежей;
  • формирование отчётов. Опция отследит исполнение платежей в пределах установленного лимита;
  • контроль платежей. Перед осуществлением транзакции заявка на оплату должна пройти проверку соответствующих служб;
  • разграничение доступа. Информация о финансовой деятельности распределяется между профильными отделами, специалистами. Заявки на платежи в автоматизированном платёжном календаре видят только те исполнители, к которым они относятся.

Эффективность использования автоматизированного платёжного календаря зависит от правильности построения бизнес-процесса — соответствия его организационных и технических характеристик требованиям управленческого учёта.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!