Делегирование полномочий по проведению сделок ответственным исполнителям — обычная деловая практика. Им выдают доверенности, и дальше они действуют от имени компании. Этим могут воспользоваться нечистые на руку лица. Чтобы обезопасить себя от мошенничества, нужно регулярно проверять доверенности на подлинность и действительность. Как это правильно делать, расскажем в этой статье.
Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.
Узнать подробнееНеобходимость в проверке нотариальной доверенности
Контроль безопасности сделки — это личная забота каждой из её сторон. Их никто не обязывает проводить проверку благонадёжности контрагента. Но так как они рискуют рублём, такая предусмотрительность в их интересах.
Законом установлено, что единоличный исполнительный орган компании (директор) или сам ИП могут действовать в интересах компании (ИП) и подписывать все документы без какой-либо доверенности.
Все остальные работники компании (или ИП) должны иметь доверенности, подтверждающие их полномочия на осуществление конкретных действий. Это могут быть не только коммерческие сделки, но и другие действия — сдача/получение документов в государственных органах власти, участие в судебном заседании, и т.д.
Если сделку от контрагента проводит ответственный специалист, у него на руках должна быть нотариально заверенная доверенность с указанием права на подписание документов от имени компании, а также паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (его реквизиты должны быть указаны в доверенности).
Мошенники могут использовать различные способы обмана:
- показать оригинальную доверенность на чужое имя и представить поддельные документы удостоверения личности;
- подделать доверенность на своё имя;
- воспользоваться отозванными или просроченными доверенностями.
Представленный документ на подтверждение полномочий должен соответствовать двум основным критериям:
- быть подлинным (наличие водяных знаков, голограмм, синей печати, и т.д.);
- быть действительным (обладает правомочностью на момент сделки, не отозван и выписан на конкретного представителя).
Если выявлен факт мошенничества до подписания договора, сделка аннулируется и пострадавшая сторона может обратиться в правоохранительные органы. Во всех других случаях подаются заявления в суд, в ОБЭП или в прокуратуру.
Виды доверенностей
Самая распространённая классификация видов доверенностей — по форме:
- нотариальная;
- простая.
Во многих случаях нет необходимости в оформлении нотариальной доверенности. Например, при сдаче налоговой отчётности или получении ТМЦ можно вполне обойтись и обычной доверенностью, подписанной руководителем и заверенной печатью организации (ИП) - при её наличии.
Статья 185.1 ГК РФ прямо указывает на необходимость нотариального удостоверения доверенностей в следующих случаях:
- по требованию законодательства;
- при подаче заявлений на государственную регистрацию прав или сделок;
- при распоряжении правами, зарегистрированными в госреестрах.
К нотариальном заверению приравниваются доверенности, подписанные:
- руководителями консульств РФ;
- руководителями органов местного самоуправления (при отсутствии в населённом пункте нотариуса);
- начальниками военных частей — сотрудникам, служащим и их близким родственникам;
- начальниками исправительных колоний — заключённым;
- руководителями органов социального обслуживания — проживающим там гражданам.
Также доверенности можно разделять по объёмам полномочий:
- разовые — для одного конкретного действия (например, на получение товара у поставщика);
- специальные — для множества однотипных операций (например, на сдачу налоговой отчётности в ИФНС);
- общие (генеральные) — для разных юридических действий одновременно.
Доверенности подразделяются по сроку действия:
- срочные;
- бессрочные.
По количеству доверителей и поверенных:
- односторонние;
- многосторонние.
С развитием электронного документооборота появились машиночитаемые доверенности (МЧД) — специальные файлы с указанием полномочий доверенного лица на осуществление определённых операций. С помощью МЧД можно заверять любые электронные документы. Их выпускают удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию в Министерстве цифрового развития РФ.
Проверка доверенности нотариуса в режиме онлайн
Любую доверенность, выданную нотариусом на территории РФ после 1 января 2017 года, можно проверить на специальном сайте Федеральной нотариальной палаты (ФНП).
По сути это реестр всех выданных доверенностей. Туда вносятся данные по всем сертифицированным нотариусам РФ.
В реестр попадает информация о всех действиях, совершаемых с доверенностями, а именно:
- их удостоверение;
- отмена или прекращение их действия;
- отзыв, отмена, и т.д
Как только произошло оформление или отзыв доверенности нотариусом, информация об этом вносится в базу незамедлительно.
Порядок проверки официально заверенных нотариусом доверенностей:
- зайти на сайт;
- открыть раздел “Проверить доверенность”;
- заполнить данные: реестровый номер, дата удостоверения, должность удостоверяющего;
- указать ФИО нотариуса;
- запустить поиск.
Проверка доверенности на действительность на сайте ФНППри оформлении доверенности законным путём, портал выдаст всю информацию о документе и обстоятельствах его заверения.
Если сервис не выдаёт данные по доверенности
Может быть несколько причин отсутствия данных по результатам поиска:
- доверенность выдана до 1 января 2017 г.;
- данные по доверенности не успели внести в базу. Это маловероятно, так как нотариусы обязаны вносить данные в реестр в тот же день. Если всё же это произошло, стоит повторить попытку на следующий день;
- нотариус не заверял эту доверенность.
Как ещё можно проверить нотариальную доверенность? Позвонить или написать запрос самому нотариусу.
Проверка доверенности, которую не заверяли у нотариуса
По доверенностям, приравненным к нотариальным, а также простым письменным доверенностям онлайн-проверку провести невозможно. Поэтому при подозрениях нужно обратиться в органы выдачи напрямую.
Можно направить письменный или электронный запрос руководству воинской части, исправительного учреждения, органов социального обеспечения или в администрацию населённого пункта. Но ждать подтверждения придётся несколько дней, особенно если запрос был письменный.
Проверить простую доверенность на подлинность можно самим, опираясь на положения главы 10 ГК РФ. Отсутствие некоторых обязательных реквизитов (например, даты выдачи) указывает на ничтожность документа и, как следствие, дальнейшей сделки.
Нотариус проверяет и подтверждает личность представителя, за ним перепроверять не нужно. А вот при работе с простыми доверенностями нужно запросить оригиналы паспортов сторон и сравнить их данные со сведениями указанными в доверенности.
