Бухгалтерский учет 14 сентября’23

Регистры бухгалтерского учёта

Все сведения, необходимые для ведения бухучёта, содержатся в учётных регистрах. В них размещают и хранят данные из первичной документации, по которым в дальнейшем составляют бухгалтерскую отчётность. 

Поговорим о том, какими бывают регистры и как их корректно вести. 

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.
Узнать подробнее
Аутсорсинг

Виды регистров бухгалтерского учёта

Под регистрами бухгалтерского учёта понимают различные формы, в которых фиксируют информацию из первичной документации. В соответствии с законом №402-ФЗ, в регистры включают все объекты бухгалтерского учёта. Потом по этим сведениям бухгалтер составляет баланс и бухотчётность.

Информация из регистров может пригодиться в других целях, например:

  • для контроля финансов бизнеса;
  • при оценке и анализе финансовых результатов компании;
  • для общего анализа деятельности предприятия.

Оформление регистров бухгалтерского учёта осуществляют по нормам, прописанным в действующих стандартах бухгалтерского учёта и законе №402-ФЗ.

Каждая компания самостоятельно определяет, в каком порядке и в какие сроки будет заполнять регистры. Все зависит от особенностей деятельности, используемых форм, объёма сведений, характера производства. Если документооборот небольшой, можно аккумулировать данные в течение месяца или квартала и заполнять формы по их результатам. Если операций и документов много, лучше заполнять регистры чаще — раз в неделю или каждый день.

Классифицировать регистры можно по-разному. К примеру, по порядку заполнения их делят на такие виды:

  • хронологические;
  • систематические;
  • комбинированные.

К хронологическими регистрами бухгалтерского учёта относят формы, которые заполняют сведениями последовательно, по порядку, в котором совершаются операции. Обычно это журналы, дневники и прочие документы, которые ведут продолжительно в течение конкретного периода — месяца или квартала.

Системные регистры ведут по отдельным счётам бухгалтерского учёта. Все данные группируются по однородным признакам. Стандартный пример таких регистров — оборотно-сальдовая ведомость или Главная книга предприятия.

Это не взаимоисключающие категории — ведение системных и хронологических регистров бухгалтерского учёта осуществляют параллельно. Информация из разных форм дополняет друг друга и позволяет увидеть объективную картину финансового положения организации. Чтобы облегчить ведение бухгалтерского учёта, можно использовать комбинированные регистры — это формы, которые предусматривают два типа отражения сведений. Так ведут журналы-ордера, ведомости.

Есть другая классификация регистров бухгалтерского учёта — по обобщённости данных:

  • синтетические;
  • аналитические.

Формы из первой категории ведут по отдельным синтетическим бухсчетам. Например, остатки и обороты в оборотно-сальдовых ведомостях фиксируют по синтетическим счетам за определённый период. Составлять документ можно так:

Пример составления Пример составления

В аналитических формах все сведения отражают по аналитическим бухсчетам. В них отражают не только реквизиты, но также подробности об отдельных операциях — аналогично бухучёту продукции, сырья, материалов, активов.

В таком порядке составляют инвентарные карточки:

Инвентарные карточки Инвентарные карточки

Тут также можно применять комбинированные формы, которые объединяют оба принципа учёта.

Формы регистров бухгалтерского учёта

Существует перечень унифицированных форм регистров бухгалтерского учёта — он указан в Приказе №52н. Однако они обязательны только для государственных учреждений. В информации Министерства финансов №ПЗ-10/2012 отмечено, что коммерческим организациям их применять в обязательном порядке не нужно.

Но и запрета на применение унифицированных бланков также нет. У компаний есть выбор: использовать для бухгалтерского учёта регистры, предложенные Минфином; взять бланки установленных форм за образец при создании собственных регистров; разработать свои формы с нуля.

Если документ составлен с учётом действующих бухгалтерских законов, его можно применять.

Форм регистров бухгалтерского учёта много. Вот, например, самые популярные:

  1. Книги. Похожи на стандартные привычные всем книги, со сшитыми пронумерованными страницами. В регистре обязательно ставится подпись сотрудника, ответственного за заполнение сведений, и печать, если компания её использует.
  2. Карточки. Как правило, это твёрдые одинарные листы, в которых оформляют разные хозяйственные объекты. Документ удобнее составлять в форме таблицы. Данные заполняют по каждой учётной единице. Содержание столбцов должно подробно раскрывать информацию об объекте учёта.
  3. Журналы. Похожи на книги, но страницы в них не прошнурованы. Учётных сведений здесь тоже сравнительно меньше.
  4. Ведомости. Данные оформляют на отдельных листах. Оформить сведения можно сплошным текстом или таблицей.
  5. Электронные регистры. Формы составляются специализированными учётными программами. Перед отправкой в ИФНС документы нужно заверить квалифицированной подписью. Допускается также распечатать формы и подать вручную.

Компании могут вести учёт электронно или на бумаге — как удобнее. Если операций много, документооборот тоже получается объёмным. Заполнение регистров в таком случае проще автоматизировать с помощью специальных ПО.

Программы самостоятельно разносят нужные данные из первичной документации по счетам. Формы регистров заполняются автоматически. В программе можно использовать любые формы — унифицированные или разработанные компанией. Так все операции оформляются своевременно, и исключается риск потерять важные сведения, как часто бывает при ручном заполнении документов.

Определяя список учётных форм, компании часто опираются на перечень из приказа №52н. Чаще всего используются такие документы:

Общая форма регистра Вид документа
Инвентарная карточка Для учёта объектов ОС, группового учёта ОС и т.д.
Ведомости Оборотная, оборотно-сальдовая, ведомости расхождений по итогам инвентаризаций и т.д.
Книга Главная книга компании, книги учёта ТМЦ, БСО и т.д.
Журнал Для различных операций (по кассе, безналичным расчётам, для взаиморасчётов с подрядчиками, контрагентами, дебиторами и т.д.)
Реестры Карточек, сдачи документов, поступлений и выбытий и т.д.
Описи Инвентарных карточек, инвентаризации

Реквизиты регистров и особенности их ведения

Какие бы формы ни использовала компания, в них обязательно нужно включить обязательные реквизиты. Это особенно важно учитывать при разработке собственных бланков.

Регистры должны содержать:

  • название документа;
  • наименование компании;
  • период, за который ведут данные;
  • принцип, по которому систематизируют сведения;
  • валюту;
  • единицу измерения объектов;
  • данные ответственного за ведение регистра работника.

Ответственный сотрудник обязательно заверяет данные собственной подписью. Вносить корректировки допустимо, но каждое исправление также нужно подтверждать подписью.

Ошибки можно исправлять двумя способами:

  • зачеркнуть неверные данные и написать правильные сведения выше. А также указать дату корректировки и подпись лица, вносившего изменения;
  • по методу сторно — исправления вносятся отдельной красной записью.

Разработать формы регистров для бухгалтерского учёта — ответственность главного бухгалтера. Порядок оформления документов утверждается гендиректором в соответствующем распоряжении. Связать регистры с конкретными счетами можно в отдельной таблице, например, так:

Таблица 1 Таблица 1

Хранение регистров бухгалтерского учёта

При автоматизированном учёте о хранении регистров можно не беспокоиться — все сохраняется в программе. Если компания ведёт учёт на бумажных носителях, организовать хранение регистров надо правильно. Их располагают на отдельных полках, обособленно от другой бухгалтерской документации, в стеллажах или шкафах.

Что касается сроков, тут действуют такие правила:

  • в соответствии с порядком организации госархива, но минимум пять лет с отчётного года — в рамках закона №402-ФЗ;
  • в общем порядке, но также минимум пять лет — согласно статье 23 Налогового кодекса. Отсчёт пяти лет начинается после отчётного периода, когда регистры в последний раз использовали для расчёта налоговых платежей, заполнения отчётности или подтверждения доходов и расходов.

Для отдельных регистров установлены свои сроки. Так, зарплатные ведомости нужно хранить в разы дольше, минимум 50 или 75 лет, в зависимости от даты формирования — до 2003 года или после.

С нами все ваши документы под надёжной защитой
Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.
Получить бесплатный доступ
Аутсорсинг

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.