Регистры бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета

Учетные регистры — это носители информации для ведения бухучета. Сведения из первичных документов хранят и систематизируют в бухгалтерских регистрах — и на их основе составляют всю финансовую отчетность. 

 

Расскажем, какими бывают регистры бухгалтерского учета и как их нужно вести.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

Виды регистров бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета — это различные формы, в которых отражают все сведения из первичных бухгалтерских документов. Согласно закону №402-ФЗ, в регистрах нужно отражать все объекты бухучета. В дальнейшем по этим сведениям заполняют баланс и составляют финансовую отчетность.

Кроме того, сведения из регистров используют для других целей, к примеру:

  • контроль средств фирмы;
  • оценка результатов хозяйствования;
  • анализ финансовой деятельности.

Учетные регистры бухгалтерского учета формируют по нормам закона №402-ФЗ и федеральных стандартов бухгалтерского учета.

Периоды для заполнения регистров бухгалтерского учета бизнес устанавливает сам. Это зависит от объема производства, количества информации, вида деятельности. При небольшом документообороте учетные регистры можно заполнять по результатам месяца или квартала. Если документов и операций много — ежедневно.

У регистров бухгалтерского учета разнообразная классификация. Например, по принципу заполнения различают:

  • хронологические;
  • систематические;
  • комбинированные.

К хронологическим учетным регистрам относят документы, в которых данные об операциях отражают последовательно по датам их совершения. В качестве таких регистров обычно используют журналы и дневники, которые ведут за конкретное время — чаще всего, квартал или месяц.

В системных регистрах данные отражают по конкретным учетным счетам. Сведения группируют по однородным финансовым признакам. Примеры стандартных этих регистров — Главная книга компании или оборотно-сальдовая ведомость.

Указанные регистры бухгалтерского учета ведут вместе. Сведения каждого дополняют друг друга и отражают общую картину. Чтобы упростить задачу, в некоторых фирмах для учетных записей используют регистры комбинированного типа — это бланки, где сведения отражают сразу систематически и хронологически. Типичный пример комбинированных форм — журналы-ордера, различные ведомости.

По уровню обобщенности данных регистры в бухгалтерском учете можно поделить на:

  • синтетические;
  • аналитические.

Первый формат учетных регистров ведут по конкретным синтетическим счетам. Так в оборотно-сальдовых ведомостях сведения об остатках и оборотах отражают по отдельным синтетическим счетам за конкретный период. Документ можно вести в таком формате:

В аналитических регистрах информацию фиксируют, соответственно, по аналитическим счетам. Здесь указывают не только ключевые реквизиты, но и детали учетных операций — как в бухгалтерском учете товаров, сырья, материалов, расчетов, активов.

По этому принципу заполняют инвентарные карточки:

Данные форматы регистров тоже можно объединить в комплексную форму, чтобы вести бухгалтерский учет одновременно по двум счетам.

Формы учетных регистров бухгалтерского учета

У Министерства финансов есть подготовленный перечень унифицированных форм для регистров бухгалтерского учета государственных организаций — он содержится в Приказе №52н. А из информации №ПЗ-10/2012 следует, что для бюджетных фирм они не обязательны.

  • использовать для своего бизнеса такие же документы, что представлены Минфином;
  • взять их за основу для составления своих регистров бухгалтерского учета;
  • оформлять для своих регистров новые бланки.

Для учетных записей подойдут любые таблицы, списки и схемы, если они составлены в соответствии с бюджетными законами.

Для регистров бухучета предусмотрено много различных форм. Перечислим самые распространенные:

  1. Книги. По аналогии с классической книгой, страницы этих регистров сшиты, прошнурованы и пронумерованы. В документе проставляют подпись ответственного сотрудника и печать компании, если она есть.
  2. Карточки. Одиночные листы из твердой бумаги, в которых регистрируют различные хозяйственные средства. Все данные в регистрах заполняют преимущественно в таблицах по единицам учета. Столбцы оформляют так, чтобы раскрыть ключевые сведения об объекте максимально подробно.
  3. Журналы. Эти формы учетных регистров визуально напоминают книги, но с меньшим объемом сведений и без прошнурованных листов.
  4. Ведомости. В этих регистрах сведения заполняют в таблицах или сплошным текстом на отдельных листах.
  5. Электронные формы. Такие документы формируют с помощью специальных учетных программ. Чтобы направить их на проверку в налоговую, регистры нужно заверить квалифицированной ЭП или распечатать и подписать.

Вообще, формат учетных документов может быть бумажным или электронным, как удобно предприятию. При большом объеме бухгалтерских документов и операций процесс заполнения регистров лучше автоматизировать с помощью специальных учетных программ.

Такие системы самостоятельно разносят данные из первичных бухгалтерских документов по счетам и автоматически заполняют действующие в компании регистры. Детали операций фиксируются вовремя, а риск упустить и потерять сведения из-за человеческого фактора — минимальный.

Обязательные реквизиты и нюансы ведения учетных регистров

Хотя бизнес может выбрать любые образцы для регистров бухгалтерского учета, в каждом из них нужно отражать обязательные реквизиты. В том числе:

  • название регистра;
  • наименование предприятия;
  • период, за который заполняют сведения;
  • принцип систематизации объектов;
  • единицы измерения;
  • валюту;
  • ФИО и должность отвечающего за ведение регистра сотрудника.

Уполномоченный сотрудник всегда расписывается в регистрах бухучета. Ошибки в таких носителях исправлять можно, но каждое изменение нужно снова подтверждать подписью ответственного. Корректировки вносят двумя способами:

  • зачеркнуть ошибку и написать корректные данные сверху;
  • использовать способ сторно и вносить корректировки дополнительной красной записью.

Ответственность за разработку всех форм, по которым бизнес ведет бухгалтерский учет, лежит на главном бухгалтере. Порядок работы с регистрами утверждает руководитель с помощью соответствующего приказа. Привязку регистров к счетам в распоряжении удобно обозначить с помощью таблицы. Например, по такому принципу:

Таблица 1 Таблица 1

Правила хранения регистров бухучета

Если компания предпочитает автоматизированному учету стандартный бумажный, она должна правильно организовать хранение регистров — в отдельном помещении на полках стеллажей и шкафов. По срокам действуют такие нормы:

  • по закону №402-ФЗ — согласно порядку организации государственного архива, но минимум 5 лет с отчетного года;
  • по статье 23 НК РФ — в общем порядке, также минимум 5 лет.

Во втором случае отсчет начинается с того периода, когда документы в последний раз использовали для расчета суммы налогов, оформления налоговой отчетности, подтверждения доходов и затрат. Но такое правило касается не всех документов — некоторые из них хранят дольше. Зарплатные ведомости, например, нельзя выбрасывать минимум 75 лет.

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ
В избранное
Спасибо за Вашу заявку!