Беспроцентный займ сотруднику от организации

Беспроцентный займ сотруднику от организации

Выдать займ сотруднику — не то же самое, что одолжить денег знакомому. Даже если на работе царит дружеская обстановка, а многие вопросы решаются по личной договоренности. Это в первую очередь — сделка между работодателем и сотрудником, которую нужно правильно отразить в бухгалтерии и провести по закону.


В материале расскажем, можно ли выдать беспроцентный займ сотруднику и как это сделать.

Что говорит закон о выдаче займа сотруднику

Все нюансы выдачи займа сотруднику от организации описаны в 42 Главе Гражданского кодекса. Все, что важно учитывать при оформлении ссуды, содержится в параграфе 1 (статьи 807 - 818 ГК РФ). Сотрудник и его руководство должны опираться на него на каждом этапе.

Работник может попросить у начальства ссуду по любому законному поводу. Руководство, в свою очередь, вправе согласиться или отказать сотруднику организации. При этом работодатель может установить проценты или обойтись без них. Беспроцентные кредиты могут быть выгодны каждой стороне: сотрудник получает помощь и не переплачивает за нее так, как при займе в банке, а руководство повышает лояльность других работников.

Кто может попросить ссуду на работе

Хотя работник не должен готовить массу документов в подтверждение своей платежеспособности, как это было бы с банковским займом, он должен соответствовать определенным требованиям.

Каждая организация самостоятельно определяет, кому из работников можно занимать деньги. Чаще всего при выдаче кредита ориентируются на характеристики самого сотрудника и его заслуги, например:

  • личные качества (как работник выполняет свои обязанности, взаимодействует с коллективом и работодателем и т.д.);
  • профессиональные результаты;
  • стаж работы (как правило, доверие работодателя обычно заслуживают те, кто дольше трудится на его предприятии);
  • размер зарплаты;
  • наличие других непогашенных займов;
  • цель ссуды и т.д.

Все сопутствующие документы, которые обычно требуются займодателю, у организации уже есть. Для выдачи кредита работнику не нужно подавать ничего, кроме заявления.

В некоторых компаниях можно запрашивать небольшие займы сразу после трудоустройства — это одна из мер мотивации сотрудников. Другие организации выдают их только после окончания испытательного срока.

Как выдать займ работнику от работодателя

Если неправильно оформить процедуру выдачи беспроцентного займа, у компании могут быть проблемы с самим сотрудником или налоговой. Посмотрим, как нужно проводить такие сделки.

Как взять ссуду на работе: этапы процедуры

hidden>

Общий порядок оформления беспроцентного займа сотруднику выглядит так:

  • Обращение сотрудника. Еще до подачи заявления работнику стоит устно обратиться к начальству и предупредить, что он хочет взять кредит. Цели заявки и вероятность выдачи средств можно обсудить неформально — все договоренности, к которым придут стороны, в дальнейшем зафиксируют при оформлении выдачи займа.
  • Подача заявления. Сотрудник подает начальству заявление, в котором просит работодателя выдать ему беспроцентный кредит. Установленной формы для заявки нет, ее можно написать произвольно, отразив ключевые нюансы: личные данные заявителя, реквизиты организации, желаемые условия.
  • Рассмотрение обращения сотрудника. Заявление на получение беспроцентного кредита регистрируют в канцелярии организации, потом его рассматривает начальство. Руководитель может запросить дополнительную информацию о сотруднике у бухгалтерии, кадрового отдела, прямого начальника, других работников.
  • Оформление соглашения. Если руководство организации одобрит заявление, работник подписывает с ним договор о беспроцентном займе.
  • Получение беспроцентного займа. Выдачу средств можно произвести наличными или с помощью перевода на карту.

Погашение беспроцентного займа — последний этап процедуры. Обычно руководство вычитает деньги из зарплаты работника до тех пор, пока тот полностью не закроет долг. Сумма вычета зависит от договоренностей между сторонами, длительности и размера беспроцентного кредита.

Как оформить договор

hidden>

Договор о беспроцентном займе нужно заключать письменно. Можно взять за образец обычное кредитное соглашение и добавить туда необходимые пункты.

В документе нужно указать исчерпывающую информацию о займе:

  • его сумму;
  • нулевую процентную ставку по возврату;
  • сроки выдачи (для периодических выплат и окончательного погашения);
  • цель.

В договоре нужно четко прописать, что займ — беспроцентный. Иначе проценты установятся автоматически — по ставке рефинансирования Центробанка. В этом случае компании-займодателю доначислят налог на прибыль.

В соглашение также включают другие ключевые обстоятельства сделки:

  • место и дату оформления;
  • полное название компании;
  • данные руководителя и работника;
  • периодичность возврата;
  • право сотрудника вернуть деньги досрочно;
  • способ погашения долга — вычет из зарплаты, передача наличными и др.;
  • ответственность за невыполнение обязательств договора;
  • методы разрешения возможных конфликтов;
  • конфиденциальность.

В соглашении также нужно предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, при которых работник может не выплачивать остаток долга и избежать при этом штрафа — чрезвычайные ситуации, военное положение и другие весомые причины.

Руководитель вправе убедиться, что сотрудник не врет ему о своих намерениях. Особенно, если речь идет о крупной сумме. Поэтому он может потребовать доказательства, которые подтверждают цель беспроцентного займа — медицинскую выписку, справку о составе семьи, платежное поручение и т.д.

Если в процессе потребуется изменить условия сделки (продлить срок, скорректировать сумму периодических возвратов и т.д.), стороны подписывают дополнительное соглашение к договору. Как только сотрудник получит деньги, соглашение вступает в силу.

Какими проводками отразить выдачу беспроцентного займа работнику

Займы сотрудникам проводят по счету 73 — там отражают любые расчеты с работниками, кроме зарплат и средств подотчета. Расчеты по займам отражают на субсчете 73.1.

Операции по беспроцентным кредитам оформляют такими проводками:

  • Д/т 73.1; К/т 50 (51) — деньги выданы сотруднику (или переведены на его счет);
  • Д/т 50, 51, 70; К/т 73.1 — долг возвращен.

Налоги за беспроцентный займ работнику

Если организация выдает кредит по ставке 0%, то никаких доходов от сделки она не получает. Поэтому и налоги платить ей не придется.

А вот сотрудник в глазах закона получает некоторую материальную выгоду — в сумме тех процентов, которые он экономит, отдавая работодателю только тело долга (статья 212 Налогового кодекса).

Материальная выгода зависит от ставки рефинансирования и считают её по формуле:

Формула расчёта материальной выгоды Формула расчёта материальной выгоды

Как налоговый агент, организация выполняет такие шаги:

  • каждый месяц начисляет налог в размере 35% от материальной выгоды в течение действия сделки о займе (нерезидентам страны начисляют 30%);
  • удерживает его из всех доходов работника (при этом суммарный размер удерживаемого налога не может быть больше половины дохода сотрудника) ;
  • перечисляет НДФЛ в ИФНС не позднее следующего рабочего дня.

Важно! Материальную выгоду, полученную в 2021-2023 годах, освободили от НДФЛ (Федеральный закон от 26.03.2022 № 67-ФЗ).

Страховые взносы с экономии на процентах уплачивать не нужно.

Прощение долга

hidden>

Если сотрудник зарекомендовал себя как ответственный и преданный делу работник, который хорошо трудится на благо бизнеса, начальство может простить ему долг. Тогда деньги организации он может не возвращать — но налоги платить придется.

НДФЛ с выгоды от сэкономленных процентов работник будет выплачивать до конца действия соглашения. К этому добавляются обязательства по новой материальной выгоде — из-за освобождения от займа. Размер прощенной суммы облагается налогом по ставке 13%. При этом суммарный размер НДФЛ по-прежнему не может быть больше половины всего дохода работника.

Освобождение от налогообложения

hidden>

Иногда при беспроцентном займе можно не уплачивать НДФЛ от выгоды на сэкономленных процентах. Речь идет о таких случаях:

  • Если беспроцентный займ работнику выдали для решения жилищного вопроса. Имеется в виду покупка недвижимости в любом виде (квартира, участок с домом, комната) или участка, предназначенного для строительства будущего дома, на территории России.
  • Если сотрудник взял кредит в российской финансовой организации для рефинансирования займа, выданного для приобретения недвижимости или строительства.

Беспроцентный займ сотруднику от организации: все нюансы кратко

  1. Гражданский и налоговый кодексы не накладывают особых ограничений на процесс выдачи займа работнику от работодателя. Руководство компании самостоятельно решает, когда сотрудники могут об этом просить — сразу по факту трудоустройства или после испытательного срока.
  2. Порядок оформления, выдачи и возврата долга регулируется соглашением между сторонами и рамками 42 главы ГК РФ. Содержание и форма договора, в свою очередь, регламентируются статьями 807 и 808 ГК РФ.
  3. В соглашении важно указать беспроцентный характер займа.
  4. Организация не платит налоги на беспроцентный займ. Формально, она выдает сотруднику деньги и позже получает обратно ту же сумму, не получая при этом материальной выгоды.
  5. Сотрудник получает материальную выгоду от экономии на процентах, а потому платит НДФЛ (35% для резидентов, 30% для нерезидентов) с сэкономленной суммы. Налог удерживает и перечисляет в ИФНС работодатель.
  6. Если работнику прощают долг, он дополнительно уплачивает 13% НДФЛ с той суммы, которую ему простили.

Работник может попросить любую сумму — в пределах возможностей и планов работодателя. Но имейте в виду, что Налоговая служба обращает внимание на суммы больше 600 тысяч рублей. Согласно закону №115-ФЗ, она вправе устроить проверку и убедиться, что этот займ сотруднику — не попытка легализовать незаконные доходы.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!