Как оформлять, оплачивать и контролировать работу удаленных сотрудников

Как оформлять, оплачивать и контролировать работу удаленных сотрудников

Во время пандемии коронавируса многие бизнесмены вынуждены перевести работников на удаленный формат. Расскажем, как правильно оформить перевод и организовать работу удаленных сотрудников.

Как оформить удаленного сотрудника

Это зависит от того, принимают сотрудника с нуля или он уже работает в этой организации.

Оформление нового сотрудника

В данном случае новый сотрудник может вообще не появляться в офисе компании. Трудовой договор с удаленным работником можно заключить путем обмена электронными документами.

Работодатель обязан в течение трех календарных дней после дистанционного заключения трудового договора направить подписанный экземпляр работнику заказным письмом (ст. 312.2 ТК РФ).

Работодатель при оформлении удаленного работника имеет право запросить у него нотариально заверенные копии документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ:

  1. Паспорт или заменяющий его документ.
  2. Свидетельство СНИЛС. Если удаленный сотрудник впервые оформляется на работу, то он должен зарегистрироваться в ПФ РФ самостоятельно.
  3. Иные необходимые документы с учетом особенностей работы, в частности:
    • подтверждение квалификации;
    • военный билет;
    • справку об отсутствии судимости.

Работодатель с согласия сотрудника может не вносить в трудовую книжку информацию об удаленной работе. Тогда она будет не нужна при оформлении трудовых отношений. Если же стороны решили заполнять трудовую книжку в обычном порядке, то работник должен предоставить ее работодателю: привезти лично или направить заказным письмом.

Всю другую необходимую информацию, связанную с трудовыми отношениями, стороны договора могут направлять друг другу в электронном формате.

Это, например, документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись: правила внутреннего распорядка, приказы, требования и т.п. Все изменения и дополнения к трудовому договору стороны также могут согласовать в онлайн-формате. Работник имеет право направлять работодателю в электронном виде свои заявления, пояснения и другие подобные документы.

При обмене электронными документами обе стороны договора должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение в получении электронных документов в срок, который указан в трудовом договоре.

Для получения больничных удаленный работник должен выслать работодателю оригиналы подтверждающих документов. Электронный формат в данном случае использовать нельзя (ст. 312.1 ТК РФ).

Работник может в любой момент запросить заверенные копии документов, связанных с трудовой деятельностью (ст. 62 ТК РФ): приказов, справок о зарплате и уплаченных взносах и т.п. Работодатель обязан выслать их в течение трех рабочих дней.

Перевод уже оформленных сотрудников

Если вы переводите на удаленку уже работающих сотрудников, возможны два варианта: перевод на постоянной основе и временный, например, на период карантина. В обеих ситуациях нужно издать приказ и оформить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору.

Если речь идет о постоянном переводе на удаленку, то соглашение будет действовать бессрочно. Если же работодатель хочет изменить формат работы только на время карантина, то нужно установить срок действия соглашения до даты снятия ограничений. Дата отмены карантина может быть перенесена, поэтому нужно внести в соглашение условие о возможности продления срока действия в этом случае.

Перевести сотрудника на удаленку можно только с его согласия. Работодатель имеет право изменить условия труда и в одностороннем порядке, но в этом случае он должен предупредить своих работников о предстоящих изменениях за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ). Для временного перевода на период карантина такой вариант неудобен. Вероятность того, что ограничения будут действовать более двух месяцев, очень мала. И к моменту, когда у работодателя появится право перевести сотрудников на дистанционный формат, в этом уже может не быть необходимости.

Так как будущие удаленные сотрудники пока находятся в офисе, то дополнительные соглашения с ними удобно составить на бумаге. А дальнейший обмен документами уже можно проводить в электронном формате, как описано в предыдущем разделе.

Охрана труда удаленных работников

Обязанности бизнесмена по охране труда в отношении удаленных работников существенно урезаны по сравнению с общими требованиями (ст. 312.3 ТК РФ). В данном случае работодатель должен:

  1. Ознакомить сотрудника с требованиями в области охраны труда.
  2. Перечислять за него страховые взносы. В случае необходимости выплачивать сотруднику страховые выплаты или передавать документы для выплаты в ФСС.
  3. Вести учет несчастных случаев на рабочем месте и профессиональных заболеваний. Выяснять причины этих событий.
  4. Выполнять предписания проверяющих в области охраны труда.

Все остальные обязанности по охране труда не распространяются на удаленных сотрудников. В частности, работодатель не должен проводить для них специальную оценку рабочих мест и организовывать регулярные медосмотры.

Важный момент — географическое расположение рабочего места. Теоретически удаленный сотрудник может работать откуда угодно, если обеспечена надежная связь. Однако, по мнению Минтруда, российские компании не имеют права заключать трудовой договор о дистанционной работе с сотрудником, который проживает за границей (письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245).

Чиновники указывают на то, что за пределами России не действует ТК РФ и другие нормы российского законодательства. Следовательно, у работодателя нет возможности обеспечить для работника безопасные условия труда.

Зарплата и другие выплаты в пользу сотрудников на удаленке

Удаленный работник должен получать ту же заработную плату, что и его коллеги, которые выполняют аналогичные функции в офисе. В случае, если часть трудовых обязанностей невозможно выполнять дистанционно, заработная плата может быть уменьшена по соглашению сторон.

Сотрудник на удаленке часто использует для работы свою оргтехнику и личный телефон. Также он сам платит за интернет и услуги связи. Работодатель может компенсировать подобные затраты, включив условие об этом в трудовой договор (ст. 312.3 ТК РФ)

Компенсация затрат — это не доход сотрудника. Поэтому в общем случае ее не нужно облагать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Но работодатель должен подтвердить, что расходы удаленного сотрудника связаны с производственной необходимостью и обосновать их суммы (письмо Минфина РФ от 11.04.2013 № 03-04-06/11996). Например, для подтверждения затрат на телефонную связь понадобится детализация звонков.

Если удаленный сотрудник проживает в местности, где положены «северные» и другие подобные надбавки, работодатель должен их выплачивать вне зависимости от места нахождения головной организации. И наоборот — если работодатель находится, например, на Крайнем Севере, а сотрудник проживает в другом регионе, то надбавки ему не положены (письмо Роструда от 15.01.2016 № ТЗ/23333-6-1).

Поездка иногороднего удаленного работника в офис компании считается служебной командировкой. Сотруднику нужно в обычном порядке компенсировать затраты на проезд и проживание, а также выплатить суточные (письмо Минтруда РФ от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

Как контролировать удаленных работников

По умолчанию удаленные работники могут самостоятельно устанавливать для себя рабочий график (ст. 312.4 ТК РФ). Это удобно для тех специалистов, работа которых оценивается по конечному результату: программистов, дизайнеров, копирайтеров и т.п.

Сотрудник получает задание, которое необходимо выполнить к определенному сроку, и сам определяет порядок работы над ним. Можно определить контрольные точки и отслеживать готовность отдельных этапов.

Если нужно, в трудовом договоре с удаленным сотрудником можно указать и конкретный график работы, по аналогии с тем регламентом, который используется в офисе.

Для контроля за выполнением задач удобно использовать специальные сервисы, предназначенные для организации командной работы. Выбор конкретного ПО зависит от масштаба деятельности и особенностей конкретного бизнеса.

Например, для управления небольшими проектами можно использовать Трелло или Планировщик от Майкрософт. Крупным компаниям лучше внедрить полноценную CRM-систему: Мегаплан, Битрикс-24 и т.п. Подобные программы позволяют не только отслеживать выполнение задач, но и управлять взаимодействием с клиентами, вести аналитику и т.п.

Есть виды деятельности, где необходимо контролировать не только результаты, но и сам процесс, а также учитывать нахождение сотрудника на рабочем месте. Например — деятельность колл-центров. В этом случае потребуется специализированное ПО.

Существует множество программ для удаленного контроля за работниками, например: Clevercontrol, «Стахановец» и т.п. Такие программные продукты фиксируют действия сотрудника и позволяют руководителю при необходимости подключаться к его рабочему столу.

Использовать программы контроля за сотрудниками можно только с их согласия.

Вывод

Удаленный работник в целом обладает теми же правами, что и его коллега в офисе. Но есть особенности, связанные с документооборотом, охраной труда, начислением зарплаты и других выплат. Организация контроля за удаленными сотрудниками зависит от специфики работы и масштабов компании.

Всю актуальную информацию об организации бизнеса во время пандемии вы найдете на нашем информационном портале.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!