Налоговый учет 04 июня’24

Как заполнить 6-НДФЛ

Зарплата и иные перечисления в пользу штатных работников и исполнителей без найма облагаются подоходным налогом. Его нужно удержать и перечислить в бюджет. Это зона ответственности работодателя, который в этом случае выступает как налоговый агент. Он отчитывается в ИФНС при помощи декларации 6-НДФЛ.

Боитесь допустить ошибку в 6-НДФЛ?
Сформируйте отчёт онлайн в сервисе «Моё дело»
Создать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Сроки сдачи

Периодичность подачи отчёта установлена ежеквартально — с 2024 года ввели новые правила заполнения расчёта. Теперь раздел 1, как и раздел 2, нужно сдавать накопительно за весь период с 1 января и в том числе по результатам трёх последний месяцев.

Срок представления декларации — не позднее 25 числа месяца, который следует за отчётным кварталом:

  • за 1 квартал — 25 апреля;
  • за полугодие — 25 июля;
  • за 9 месяцев — 25 октября.

Годовая отчётность сдаётся до 25 января следующего года. При совпадении крайней даты с днём отдыха, срок сдачи переносится на следующий за ним рабочий день.

Декларацию принимает инспекция ФНС, в которой зарегистрировано юрлицо или ИП. При наличии у предприятия филиалов и обособленных подразделений, они отправляют отчёт отдельно от головной организации.

Как правильно заполнить 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Правила и порядок заполнения 6-НДФЛ содержатся в приказе ФНС России № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023. Разрешено подавать декларацию:

  • как письменно, так и электронно, когда число лиц с доходом не превышает десяти;
  • при 11 и более человек, документ принимается строго через интернет.

При подаче на бумаге допускается заполнение формы чёрной, синей или фиолетовой пастой. Листы заполняются только с одной стороны (запрещена распечатка бланка на двух сторонах одного листа). Не допускается скрепление листов способами, приводящими к их повреждению. Бланк в электронном виде оформляется шрифтом Courier New размером 16 или 18.

Форма отчёта состоит из:

  • титульного листа;
  • раздела 1;
  • раздела 2;
  • приложения.

Заполнение 6-НДФЛ начинается с титульника. Он содержит данные о налоговом агенте — юрлице или ИП-работодателе. Нужно написать его полное наименование, ИНН, КПП, код учёта по месту нахождения, ОКТМО, контактный телефон. Также указывается двузначный код периода сдачи:

  • 21 – первый квартал;
  • 31 – полугодие;
  • 33 – 9 месяцев;
  • 34 – год.

Когда сдают уточняющие или исправляющие данные, ставят номер корректировки (1, 2 или 3). Ноль ставится при первой отправке декларации. Число страниц отчёта указывают после полного формирования документа.

Все цифровые поля в бланке начинают заполнять с левой стороны. В неиспользуемых ячейках ставятся прочерки, оставлять их пустыми нельзя. Если расчёт заполняется с помощью программного обеспечения, значения числовых показателей выравниваются с правой стороны. Образец заполнения 6-НДФЛ, который представлен ниже, оформлен согласно всем требованиям закона. Рассмотрим подробнее порядок оформления разделов отчёта.

Раздел 1 (Сведения об обязательствах налогового агента) включает информацию об оплате и возврате НДФЛ. В нём нужно указывать суммы НДФЛ в общем за период и по срокам перечисления по закону (ячейки 020-026), сумму возвращённого НДФЛ в общем за период и с учётом сроков перечисления по закону (строки 030-036).

По каждой применённой ставке налога (13%, 15%, 30%, 35%) делаются отдельные листы разделов 1 и 2 с указанием КБК.

Сверху страницы ставится ИНН, КПП налогоплательщика, внизу — подпись должностного лица и дата заполнения. Так нужно оформить все листы декларации, начиная со второго.

Раздел 2 (Расчёт исчисленных и удержанных сумм НДФЛ) даёт расшифровку начисленных с начала года доходов и вычетов. Он разделяет подоходный налог, удержанный у всех налогоплательщиков и отдельно у высококвалифицированных специалистов. В новой форме расчёта нет отдельного указания информации по дивидендам и ГПХ договорам. Поскольку по НДФЛ с дивидендов применяется отдельный КБК, для этого налога заполняются отдельные листы раздела 1 и раздела 2.

В поле 100 нужно поставить ставку по НДФЛ;

Код бюджетной классификации (КБК) пишется в 105 строке.

В строках со 110 по 190 ставятся суммы доходов с расшифровками, число лиц, их получивших, вычеты, налоги — начисленные, удержанные и возвращённые.

На каждую ставку НДФЛ делается отдельный лист расчёта.

Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-1 Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-1

Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-2 Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-2

Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-3 Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-3

Приложение №1 (Справка о доходах и суммах налога физического лица).

Формируется на основании годовых данных — на каждого получателя доходов. Каждой справке присваивается свой индивидуальный номер. Может корректироваться отдельно от декларации. Справка состоит из четырёх разделов:

  1. данные о физлице-получателе дохода: ФИО, ИНН, статус налогоплательщика (1 — резиденты РФ, 2 — нерезиденты РФ, 3 — высококвалифицированные специалисты и далее согласно приложению № 5 приказа ФНС), дата рождения, код страны гражданства, код паспорта, серия и номер;
  2. данные по доходам и налогу за год — ставка, КБК, код дохода, сумма и база расчёта. Считаются начисленный и удержанный НДФЛ;
  3. данные по налоговым вычетам — стандартным, социальным и имущественным. Коды, суммы, номера, реквизиты уведомлений и коды ИФНС, их выдавших;
  4. данные по доходам, с которых не удержали НДФЛ. Две суммы — сам доход и посчитанный с него налог.

Также заполняется приложение к приложению № 1 с указанием доходов и вычетов с разбивкой по месяцам.

Приложение №1 с приложением к нему заменяет собой упразднённую форму 2-НДФЛ. В составе деклараций за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев не подаётся.

Рассмотрим оформление отчёта в различных ситуациях.

При реорганизации

Согласно закону, реорганизованное юрлицо или компания-преемник обязана сдавать 6-НДФЛ, если этого не сделал их предшественник. Инструкция по заполнению 6-НДФЛ в этом случае требует указания на титульном листе:

  • ИНН и КПП обеих организаций (предшественника и преемника);
  • полного наименование налогового агента на титульном листе;
  • кода местонахождения — 215;
  • кода вида реорганизации: 1 — преобразование юрлица, 2 — слияние, 5 — присоединение, и т.д.;
  • реквизитов документа, подтверждающего полномочия представителя.

Нулевой отчёт

Если деятельность приостановлена, или работодатель не выплачивает доходов своим сотрудникам с начала года, декларацию можно не сдавать. Но чтобы не привлекать излишнего внимания ИФНС, можно написать письмо в свободной форме о том, что деятельность в отчётном периоде не велась.

Но даже одна облагаемая налогом выплата, независимо от её характера и содержания, делает подачу 6-НДФЛ обязательной.

Например, в 1 квартале 2024 года деятельности не было, во 2 квартале прошла единичная выплата и всё — дальше опять ничего нет. Декларацию 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год нужно будет подавать. При этом в декларациях за 9 месяцев и год в разделе 1 заполняют только строку 020, т.к. в ней сведения указывают с начала налогового периода, а раздел 2 копируют из отчёта за полугодие.

Декретные, больничные, мат помощь и подарки в отчёте

При заполнении 6-НДФЛ нужно правильно разделять доходы работника и социальные выплаты, не облагаемые НДФЛ. Так, предусмотренные законом выплаты за декретный отпуск перечисляются СФР, и не подлежат налогообложению. Их включать в декларацию не нужно.

Что касается выплаты больничных. Первые три дня оплачивает работодатель, и с них нужно удержать НДФЛ. С оставшейся суммы налог удерживает СФР, и он сам отчитывается по ней в ФНС.

Материальная помощь, подарки на сумму более 4000 рублей подлежат налогообложению. В налоговую базу включается сумма превышения с начала года.

Если получен приз в лотерею, проводимую по рекламной кампании, он облагается по ставке 35%, и включается в декларацию 6-НДФЛ.

Как заполнять 6-НДФЛ при досрочной выплате зарплаты

Иногда у работодателя появляется необходимость выплатить сотруднику зарплату до полного исполнения сотрудником своих обязанностей. Например, когда работник отправляется в длительную командировку и не может получить деньги самостоятельно.

В этом случае налог уплачивается в стандартные для него сроки — до 28 числа месяца за период удержания с 1 по 22 число этого же месяца или до 5 числа следующего месяца за период удержания с 23 по последнее число текущего месяца. При этом перечислять налог можно и досрочно, поскольку он будет находиться на ЕНС налогового агента и спишется при наступлении соответствующего срока.

Порядок заполнения 6-НДФЛ при выплате аванса по зарплате также имеет несколько особенностей:

  • аванс, согласно налоговому законодательству, теперь считается самостоятельным платежом. Поэтому он не учитывается в составе заработной платы;
  • НДФЛ отдельно с аванса удерживается;
  • аванс в декларации указывается;
  • датой исчисления налога с аванса считается день его выдачи.

При задержке с выплатой заработной платы

Если зарплата или другие предусмотренные трудовым договором выплаты перечислены работникам с нарушением сроков, в декларации учитывается день фактического зачисления средств и удержания с них налога.

То есть если зарплата не выплачена, то она никак не отражается в расчёте, поскольку в 6-НДФЛ фиксируются только фактически выплаченные доходы. А вот когда задержанная зарплата будет выплачена, её суммы и НДФЛ нужно указать в расчёте.

Авансы по гражданско-правовым договорам

Авансы по договору ГПХ считаются самостоятельной оплатой за работу и подлежат налогообложению.

Чтобы правильно подготовить образец 6-НДФЛ для исполнителя по договору ГПХ, необходимо указывать в отчёте НДФЛ по каждому перечислению согласно установленным срокам. Вся информация вносится по фактам выплат, а не по итоговой сумме полученных услуг — объединять аванс и полный расчёт нельзя.

Уточнённая декларация

Если бухгалтер обнаружил в отправленном отчёте ошибку, неточность, ему следует направить в ИФНС уточнённую форму 6-НДФЛ. При этом нужно соблюсти следующие условия:

  • поставить номер корректировки (1,2,3 — в соответствии с количеством отправленных уточнённых отчётов);
  • сведения в уточнённом отчёте должны заполняться заново, с учётом исправлений;
  • если ошибки допущены в разделе 1 или 2 годового отчёта, необходимости заново отправлять приложение №1 нет.

Ограничений на количество корректировок законом не предусмотрено. Отсутствие скорректированного отчёта грозит штрафом в 500 рублей за каждый неисправленный документ (статья 126.1 НК РФ).

В ситуациях, когда ошибка обнаружена до отправки отчёта, необходимо заполнить новый бланк. Исправлять ошибку или закрашивать её корректором нельзя. Подобные действия считаются порчей бланка. В результате отправка испорченного бланка будет равнозначна несдаче отчёта.

Санкции за нарушения

Просрочка со сдачей отчёта, так же как и его отсутствие, ведут к штрафам. Санкциям подвергаются:

  • сама организация или ИП — в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (пункт 1.2 статьи 126 НК РФ);
  • должностное лицо — руководитель или главный бухгалтер. Их накажут штрафом от 300 до 500 рублей в соответствии со статьёй 15.5 КоАП РФ.

Повторное нарушение чревато увеличением суммы штрафа — вплоть до дисквалификации должностного лица.

Кроме того, налоговые инспекторы вправе:

  • заблокировать расчётный счёт в банке, если просрочка превысит 20 дней (пункт 3 статьи 76 НК РФ);
  • оштрафовать налогоплательщика на 200 рублей за неправильно выбранную форму отчёта (бумажную вместо электронной)

ИП не может получить штраф как юридическое и должностное лицо одновременно. Особый статус предпринимателей предполагает, что объединяют признаки юридических и физических лиц. При этом двойное наказание за одно нарушение недопустимо, поэтому ИП будет наказан только как юридическое лицо.

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.