Как заполнить 6-НДФЛ

Как заполнить 6-НДФЛ

Зарплата и иные перечисления в пользу штатных работников и исполнителей без найма облагаются подоходным налогом. Его нужно удержать и перечислить в бюджет. Это зона ответственности работодателя, который в этом случае выступает как налоговый агент. Он отчитывается в ИФНС при помощи декларации 6-НДФЛ. Она состоит из двух разделов и приложения, но может быть весьма объёмной. В этой статье мы отметим нюансы по её оформлению, поясним порядок действий в различных ситуациях, требующих подачи сведений.

Боитесь допустить ошибку в 6-НДФЛ?

Сформируйте отчёт онлайн в сервисе «Моё дело»

Создать бесплатно

Сроки сдачи

Периодичность подачи отчёта установлена ежеквартально:

  • раздел 1 сдают по результатам трёх последних месяцев
  • раздел 2 — накопительно, за весь период с 1 января.

Срок представления декларации — не позднее последнего дня месяца, который следует за отчётным кварталом:

  • за 1 квартал — 30 апреля;
  • за полугодие — 31 июля;
  • за 9 месяцев — 31 октября.

Годовая отчётность сдаётся в течение двух месяцев после наступления нового года (до 1 марта). При совпадении крайней даты с днём отдыха, срок сдачи переносится на следующий за ним рабочий день.

Декларацию принимает инспекция ФНС в которой зарегистрировано юрлицо или ИП. При наличии у предприятия филиалов и обособленных подразделений, они отправляют отчёт отдельно от головной организации.

Как правильно заполнить 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Правила и порядок заполнения 6-НДФЛ содержатся в приказе ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@. Разрешено подавать декларацию:

  • как письменно, так и электронно, когда число лиц с доходом не превышает десяти,;
  • при 11 и более человек, документ принимается строго через интернет.

При подаче на бумаге допускается заполнение формы чёрной, синей или фиолетовой пастой. Листы заполняются только с одной стороны (запрещена распечатка бланка на двух сторонах одного листа). Не допускается скрепление листов способами, приводящими к их повреждению. Бланк в электронном виде оформляется шрифтом Courier New размером 16 или 18.

Форма отчёта состоит из:

  • титульного листа;
  • раздела 1;
  • раздела 2;
  • приложения.

Заполнение 6-НДФЛ начинается с титульника. Он содержит данные о налоговом агенте — юрлице или ИП-работодателе. Нужно написать его полное наименование, ИНН, КПП, код учёта по месту нахождения, ОКТМО, контактный телефон. Также указывается двузначный код периода сдачи:

  • 21 – первый квартал;
  • 31 – полугодие;
  • 33 – 9 месяцев;
  • 34 – год.

Когда сдают уточняющие или исправляющие данные, ставят номер корректировки (1, 2 или 3). Ноль ставится при первой отправке декларации. Число страниц отчёта указывают после полного формирования документа.

Все цифровые поля в бланке начинают заполнять с левой стороны. В неиспользуемых ячейках ставятся прочерки, оставлять их пустыми нельзя. Образец заполнения 6-НДФЛ, который представлен ниже, оформлен согласно всем требованиям закона. Рассмотрим подробнее порядок оформления разделов отчёта.

Раздел 1 (Данные об обязательствах налогового агента) включает информацию об оплате и возврате НДФЛ. В нём нужно указывать сроки перечисления по закону (ячейка 021), сумму НДФЛ (022), дату возврата (031) и сумму возвращённого НДФЛ (032). В расчёт принимаются только платежи трёх последних месяцев (квартал). На каждую дату ставится отдельная запись, если в один должны быть перечислены несколько НДФЛ, их объединяют и пишут одной суммой.

По каждой применённой ставке налога (13%, 15%, 30%, 35%) делаются отдельные листы разделов 1 и 2 с указанием КБК.

Сверху страницы ставится ИНН, КПП налогоплательщика, внизу — подпись должностного лица и дата заполнения. Так нужно оформить все листы декларации, начиная со второго.

Раздел 2 (Расчёт исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ) даёт расшифровку начисленных с начала года доходов и вычетов. Он разделяет подоходный налог, удержанный у:

  • штатных работников;
  • исполнителей по договорам ГПХ;
  • лиц, получивших дивиденды.

Отдельное поле предусмотрено для доходов и налогов специалистов с высокой квалификацией.

В поле 100 нужно поставить ставку по НДФЛ;

Код бюджетной классификации (КБК) пишется в 105 строке.

В строках со 110 по 190 ставятся суммы доходов с расшифровками, число лиц, их получивших, вычеты, налоги — начисленные и удержанные.

На каждую ставку НДФЛ делается отдельный лист расчёта. Суммы налога, которые были начислены и удержаны, чаще всего не совпадают, так как начисление заработной платы производится, как правило, последним днём месяца, а НДФЛ удерживается после её фактической выплаты.

Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-1 Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-1

Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-2 Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-2

Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-3 Декларация 6-НДФЛ: образец заполнения. Стр-3

Приложение №1 (Справка о доходах и суммах налога физического лица).

hidden>

Формируется на основании годовых данных — на каждого получателя доходов. Каждой справке присваивается свой индивидуальный номер. Может корректироваться отдельно от декларации. Справка состоит из четырёх разделов:

  1. данные о физлице-получателе дохода: ФИО, ИНН, статус налогоплательщика (1 — резиденты РФ, 2 — нерезиденты РФ, 3 — высококвалифицированные специалисты), дата рождения, код страны гражданства, код паспорта, серия и номер;
  2. данные по доходам и налогу за год — ставка, КБК, код дохода, сумма и база расчёта. Считаются начисленный и удержанный НДФЛ;
  3. данные по налоговым вычетам — стандартным, социальным и имущественным. Коды, суммы, номера, реквизиты уведомлений и коды ИФНС, их выдавших;
  4. данные по доходам, с которых не удержали НДФЛ. Две суммы — сам доход и посчитанный с него налог.

Приложение №1 заменяет собой упразднённую форму 2-НДФЛ. В составе деклараций за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев не подаётся.

Рассмотрим оформление отчёта в различных ситуациях.

Заполнение 6-НДФЛ быстро и без ошибок в онлайн-сервисе «Моё дело»

Сервис напомнит о сроках сдачи, учтёт все нюансы заполнения, сформирует, проверит и отправит отчётность

Получить бесплатный доступ

При реорганизации

Согласно закону, реорганизованное юрлицо или компания-преемник обязана сдавать 6-НДФЛ, если этого не сделал их предшественник. Инструкция по заполнению 6-НДФЛ в этом случае требует указания на титульном листе:

  • ИНН и КПП обеих организаций (предшественника и преемника);
  • полного наименование налогового агента на титульном листе;
  • кода местонахождения — 215;
  • кода вида реорганизации: 1 — преобразование юрлица, 2 — слияние, 5 — присоединение, и т.д.;
  • реквизитов документа, подтверждающего полномочия представителя.

Нулевой отчёт

Если деятельность приостановлена, или работодатель не выплачивает доходов своим сотрудникам с начала года, декларацию можно не сдавать. Но чтобы не привлекать излишнего внимания ИФНС, можно написать письмо в свободной форме о том, что деятельность в отчётном периоде не велась.

Но даже одна облагаемая налогом выплата, независимо от её характера и содержания, делает подачу 6-НДФЛ обязательной.

Например, в 1 квартале 2022 года деятельности не было, во 2 квартале прошла единичная выплата и всё — дальше опять ничего нет. Декларацию 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год нужно будет подавать. При этом в декларациях за 9 месяцев и год раздел 1 не заполняют, а раздел 2 копируют из отчёта за полугодие.

Декретные, больничные, мат помощь и подарки в отчёте

При заполнении 6-НДФЛ нужно правильно разделять доходы работника и социальные выплаты, не облагаемые НДФЛ. Так, предусмотренные законом выплаты за декретный отпуск перечисляются Фондом соцстрахования, и не подлежат налогообложению. Их включать в декларацию не нужно.

Что касается выплаты больничных. Первые три дня оплачивает работодатель, и с них нужно удержать НДФЛ. С оставшейся суммы налог удерживает ФСС, и он сам отчитывается по ней в ФНС.

Материальная помощь, подарки на сумму более 4000 рублей подлежат налогообложению. В налоговую базу включается сумма превышения с начала года.

Если получен приз в лотерею, проводимую по рекламной кампании, он облагается по ставке 35%, и включается в декларацию 6-НДФЛ.

Как заполнять 6-НДФЛ при досрочной выплате зарплаты

Иногда у работодателя появляется необходимость выплатить сотруднику зарплату до полного исполнения сотрудником своих обязанностей. Например, когда работник отправляется в длительную командировку и не может получить деньги самостоятельно. ФНС в подобных ситуациях предлагает работодателю принять решение самостоятельно. Ему можно:

  • удержать и перечислить сумму налога из выплаченной зарплаты на следующий рабочий день;
  • или перенести удержание на следующий период выплаты заработной платы.

В этом случае в 6-НДФЛ указываются дата и сумма фактического перечисления налога.

Порядок заполнения 6-НДФЛ при выплате аванса по зарплате также имеет несколько особенностей:

  • аванс, согласно налоговому законодательству, не считается самостоятельным платежом. Он учитывается в составе заработной платы;
  • НДФЛ отдельно с аванса не удерживается;
  • аванс в декларации не указывается;
  • датой исчисления налога с аванса считается день начисления зарплаты или последний день месяца.

В то же время налогоплательщику разрешено удерживать и перечислять НДФЛ с аванса в связи с особенностями ведения бизнеса (например, если аванс выдаётся в последний день месяца). Тогда нужно включать эти данные в отчёт.

При задержке с выплатой заработной платы

Если зарплата или другие предусмотренные трудовым договором выплаты перечислены работникам с нарушением сроков, в декларации ставится день фактического зачисления средств и удержания с них налога.

Указывать дату, предусмотренную договором, без фактического расчёта с персоналом нельзя, поскольку в этом случае документ не будет соответствовать реальным данным. А это карается штрафом. Также недопустимо удержание НДФЛ с ещё не полученных сотрудником доходов.

Авансы по гражданско-правовым договорам

В отличие от трудовых договоров, авансы по договору ГПХ считаются самостоятельной оплатой за работу и подлежат налогообложению.

Чтобы правильно подготовить образец 6-НДФЛ для исполнителя по договору ГПХ, необходимо указывать в отчёте каждое перечисление. Вся информация вносится по фактам выплат, а не по итоговой сумме полученных услуг — объединять аванс и полный расчёт нельзя.

Уточнённая декларация

Если бухгалтер обнаружил в отправленном отчёте ошибку, неточность, ему следует направить в ИФНС уточнённую форму 6-НДФЛ. При этом нужно соблюсти следующие условия:

  • поставить номер корректировки (1,2,3 — в соответствии с количеством отправленных уточнённых отчётов);
  • сведения в уточнённом отчёте должны заполняться заново, с учётом исправлений;
  • если ошибки допущены в разделе 1 или 2 годового отчёта, необходимости заново отправлять приложение №1 нет.

Ограничений на количество корректировок законом не предусмотрено. Отсутствие скорректированного отчёта грозит штрафом в 500 рублей за каждый неисправленный документ (статья 126.1 НК РФ).

В ситуациях, когда ошибка обнаружена до отправки отчёта, необходимо заполнить новый бланк. Исправлять ошибку или закрашивать её корректором нельзя. Подобные действия считаются порчей бланка. В результате отправка испорченного бланка будет равнозначна несдаче отчёта.

Санкции за нарушения

Просрочка со сдачей отчёта, так же как и его отсутствие, ведут к штрафам. Санкциям подвергаются:

  • сама организация или ИП — в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (пункт 1.2 статьи 126 НК РФ);
  • должностное лицо — руководитель или главный бухгалтер. Их накажут штрафом от 300 до 500 рублей в соответствии со статьёй 15.5 КоАП РФ.

Повторное нарушение чревато увеличением суммы штрафа — вплоть до дисквалификации должностного лица.

Кроме того, налоговые инспекторы вправе:

  • заблокировать расчётный счёт в банке, если просрочка превысит 20 дней (пункт 3 статьи 76 НК РФ);
  • оштрафовать налогоплательщика на 200 рублей за неправильно выбранную форму отчёта (бумажную вместо электронной)

ИП не может получить штраф как юридическое и должностное лицо одновременно. Особый статус предпринимателей предполагает, что объединяют признаки юридических и физических лиц. При этом двойное наказание за одно нарушение недопустимо, поэтому ИП будет наказан только как юридическое лицо.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее
В избранное
Спасибо за Вашу заявку!