Как заполнить отпускные и больничные в новом отчёте 6-НДФЛ

Выплаты за отпуск и временную нетрудоспособность облагаются подоходным налогом и отражаются в разделах 1 и 2 в нескольки комплектах строк отчёта. В этой статье вы узнаете, как показывать отпускные и больничные в новом отчёте 6-НДФЛ при стандартных и нетипичных ситуациях.

2021-02-05
Заполнение 6-НДФЛ быстро и без ошибок в онлайн-сервисе «Моё дело»

Сервис напомнит о сроках сдачи, учтёт все нюансы заполнения, сформирует, проверит и отправит отчётность

Получить бесплатный доступ

Как правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ

С 2021 года действует новая форма 6-НДФЛ (объединена с 2-НДФЛ). По ней предприниматели и организации начинают отчитываться с 1 квартала 2021 года. Правила заполнения документа смотрите в приказе Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@.

Отчётность за 2020 год сдается по старой форме. Порядок и правила заполнения смотрите в приказе налоговой службы № ММВ-7-11/450@ от 14 октября 2015 года.

Cкачать бланк 6-НДФЛ

Отражение отпускных в отчёте сводится к заполнению некоторых комплектов строк в разделах 1 и 2:

Раздел Строка
1 010 — код бюджетной классификации (КБК)
020 — сумма НДФЛ за последний квартал
021 — крайний срок перечислений удержанной суммы налога в бюджет
022 — сумма удержанного налога, которую нужно уплатить в указанный в строке 021 срок
2 100 — ставка налога (НДФЛ — 13%)
105 — код бюджетной классификации (КБК)
110 — сумма начисленного дохода с начала отчетного периода
120 — количество физлиц, получивших доход
140 — исчисленная сумма налога
160 — удержанная сумма налога

Важно! Если крайний день срока выплаты отпускных выпадает на выходной, праздничный или не рабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (пункт 7 статьи 6.1 НК РФ).

Пример заполнения 6-НДФЛ:
ООО «Одуванчик» выплатило отпускные двум сотрудникам:

  • первому 25 января — 30 000 рублей, НДФЛ: 3 900;
  • второму 3 февраля — 37 000 рублей, НДФЛ: 4 810.

Организация уплатила налог в день выплаты дохода работникам. Общая сумма отпускных за 1 квартал — 67 000 (30 000 + 37 000) рублей, а НДФЛ — 8 710 (3 900 + 4 810) рублей.

В 6-НДФЛ отпускные отражены следующим образом:

Пример 1

Пример 1.1

В примере 31.01 и 28.02 — выходные дни, поэтому сроки перечисления перенесены на ближайшие рабочие дни.

Для автоматизации расчёта НДФЛ и подготовки отчётности используйте сервис «Моё Дело». Система исключает вероятность допущения ошибки и имеет функцию удаленной отправки документа в налоговую инспекцию.

Оплатите НДФЛ и сдайте отчётность в 2 клика

Система все рассчитает автоматически и заполнит документы для подачи в налоговую

Попробовать бесплатно

Как заполнить в 6-НДФЛ отпускные, выплачиваемые отдельно и вместе с зарплатой

Если день начисления отпускных и заработной платы совпадают, в первом разделе формы 6-НДФЛ их показывают отдельной строкой из-за разных сроков перечисления налога в бюджет.

Если человек уходит в отпуск с последующим увольнением, в первом разделе сведения по НДФЛ отражают в одном комплекте строк.

Срок перечисления подоходного налога с заработной платы — следующий рабочий день после фактического начисления зарплаты (пункт 2 статьи 223, пункт 6 статьи 226 НК РФ), а с отпускных — последний день месяца, в котором осуществлен платеж (пункт 6 статьи 226 НК РФ).

При этом в разделе 2 в строке 110 сумма выплаченного дохода складывается, а в строке 140 — указывают общий размер исчисленного налога.

Пример:
ООО «Одуванчик» 13 января (в последний рабочий день) выплатило сотруднику заработную плату (60 000 рублей) и компенсацию за неиспользованный отпуск (30 000 рублей). НДФЛ — 7 800 и 3 900 рублей соответственно. В 6-НДФЛ бухгалтер отразит это следующим образом:

Пример 2

Пример 2.1

Отражения отпускных в неоднозначных ситуациях

Выплатили после того, как сотрудник ушёл на отдых

Выплата отпускных работниках осуществляется, как минимум, за 3 дня до выхода на отдых (статья 136 Трудового кодекса РФ).

Сотрудникам полагается компенсация за просрочку — 1/150 от актуальной ключевой ставки Центрального Банка РФ (смотрите на официальном сайте ведомства) за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчёта включительно (статья 236 ТК РФ). Компенсация в начисленном доходе не учитывается, подоходный налог с неё не взимается.

Пример:
ООО «Одуванчик» перечислило сотруднику, ушедшему на отдых 22 января, отпускные в размере 30 000 рублей с 3-дневной задержкой (18 января). Посчитаем сумму выплаты за отпуск с компенсацией за просрочку: 30 000 + (30 000 х 4,25% / 150) х 4 = 30 000 + 34 = 30 034 рублей.

Образец заполнения 6-НДФЛ:

Пример 3

Пример 3.1

В примере 31.01 — выходной день, поэтому срок перечисления перенесен на ближайший рабочий день.

Отражение отпускных в последний день месяца

Если выплата отпускных выпадает на последний день месяца, в строке 021 фактическая дата совпадет с днем уплаты НДФЛ, потому что срок уплаты подоходного налога с отпускных — последний день месяца, в котором сотрудник получает средства (пункт 6 статьи 226 НК РФ).

Пример:
Сотрудник ООО «Одуванчик» уходит в отпуск 4 февраля 2021 года. Работодатель обязан перечислить отпускные не позже 31 января (31.01 — выходной день, поэтому, чтобы не ущемлять интересы работника, выплату следует произвести 29 января в пятницу). В строке 021 указывается 01.02.2021.

Переходящий отпуск с одного месяца на другой

Если отпускной период работника переходит с одного месяца на другой, особенностей в заполнении 6-НДФЛ не возникает. Выплата отпускных в соответствии со статьей 136 ТК РФ осуществляет за 3 дня до начала отдыха.

Пример:
Работник ООО «Одуванчик» уходит в отпуск с 25 января по 12 февраля. Работодатель обязан перевести средства не позже 21 января. Тогда в строке 021 указывают 01.02.2021, так как 31.01.2021 — воскресенье, срок уплаты переносится на ближайший рабочий день.

Порядок заполнения больничных в 6-НДФЛ

Пособие по временной нетрудоспособности всегда облагается подоходным налогом, кроме случаев беременности и родов (пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ). Так как больничный застрахованному лицу перечисляется в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы или аванса (пункт 1 статьи 15 Федерального закона № 225-ФЗ от 29 декабря 2006 года), есть несколько нюансов по заполнению формы 6-НДФЛ.

Во втором разделе заработная плата и больничный, перечисленные в одном квартале, суммируются, но в разделе 1 разносятся по отдельным строкам из-за разных сроков уплаты:

  • срок уплаты НДФЛ с заработной платы — следующий день после фактического зачисления;
  • срок перечисления подоходного налога с пособия по временной нетрудоспособности — последний день месяца, в котором сделана выплата.

Внимание! С 2021 года страхователи оплачивают работникам больничные пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности (и взимают налог только за этот период). Остальную сумму застрахованному лицу переводит Фонд социального страхования.

Пример:
Заработная плата работника ООО «Одуванчик» за январь — 70 000 рублей. В начале февраля он отсутствовал 5 дней по состоянию здоровья. По возвращению передал в бухгалтерию больничный лист, ему насчитали компенсацию — 8 700 рублей. 12 числа компания выплачивает зарплату за предыдущий месяц, а 26 — аванс за текущий.

Рассмотрим, как отражать больничные в 6-НДФЛ в разных ситуациях, включая вариант при увольнении 22 февраля. Для этого обозначим: за отработанные в феврале дни работник получил 33 000 рублей, компенсация за неиспользованный отпуск не полагается, так как все дни в текущем году использованы.

Вариант 1. Вместе с зарплатой. Заработная плата за январь и компенсация за больничный перечисляются в один день — 12 февраля. В разделе 2 доход, уплаченный в пределах квартала, суммируется, а в разделе 1 указывается в разных комплектах строк из-за разного срока уплаты. Образец заполнения:

Пример 4

Пример 4.1

Срок перечисления отпускных «сдвинут» на 01.03, так как 28.02 — воскресенье.

Вариант 2. Вместе с авансом. Выплата компенсации за больничный происходит в день аванса — 26 февраля. Тогда в 6-НДФЛ указывают только сумму платежа за временную нетрудоспособность. Предоплата по зарплате не считается доходом, поэтому не облагается подоходным налогом.

Вариант 3. Вместе с увольнением. Если выплату больничных отложили до перечисления аванса, а сотрудник решил прекратить трудовое сотрудничество 22 февраля, остатки по зарплате и компенсацию выплачивают в один момент. В разделе 2 указывают общую сумму дохода, а в разделе 1 заполняют два комплекта строк из-за разных сроков уплаты:

Строка Значение
Раздел 1
020 5421
021 23.02.2020
022 4290
021 01.03.2020 (так как 28.02 — выходной)
022 1131
Раздел 2
110 41700
112 41700
140 5421
160 5421

Срок выплаты заработной платы при увольнении — следующий рабочий день после расторжения трудового договора.

Вариант 4. Вместе с увольнением и совпадением сроков. Из-за расторжения трудового договора в конце месяца сроки выплаты остатка зарплаты и больничного могут совпасть. Например, если сотрудник увольняется 26 февраля, срок уплаты НДФЛ с зарплаты, 27 февраля (выходной день), совпадет со сроком уплаты больничного из-за переноса на ближайший рабочий день. Тогда можно заполнить один комплект строк в первом разделе 6-НДФЛ (остаток по заработной плате увеличится до 40 000 рублей, так как сотрудник отработал больше дней):

Строка Значение
020 6331
021 01.03.2020
022 6331 (48 700 х 13%)

Воспользуйтесь интернет-бухгалтерией «Моё Дело», чтобы ускорить расчеты и исключить вероятность допущения ошибки. Система сама учитывает нестандартные ситуации, определяет сумму к уплате и формирует отчетность.

6-НДФЛ при перерасчёте отпускных

Если в 6-НДФЛ допускают ошибку (указывают данные, не соответствующие действительности), сдают корректирующий отчёт. Нужно ли это делать, если произведен перерасчет отпускных? Возможны два варианта:

  • Дата начисления отпускных и пересчет относятся к одному отчетному периоду (кварталу). Тогда корректировка не сдается, потому что фактически форма 6-НДФЛ с недостоверными сведениями не сдавалась.
  • Выплата отпускных и перерасчёт произошли в разных отчётных периодах (кварталах). Тогда:

Схема 6-НДФЛ

Таким образом, корректирующую форму подают, если отпускные, выплаченные в предыдущем отчётном периоде, пересчитаны в меньшую сторону (например, если произошел отзыв из отпуска и работодателю не удалось договориться с сотрудником о зачете излишки в счёт заработной платы).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск — это не отпускные (средний заработок, умноженный на количество дней отпуска работника), а выплата, связанная с увольнением работника. Поэтому применяется общая норма перечисления НДФЛ в бюджет: не позднее дня, следующего за днём удержания налога (пункт 6 статьи 226 НК РФ).

Пример:
Сотрудник ООО «Одуванчик» уволился 18 января 2020 года. Компания в этот же день перечислила остаток заработной платы (35 000 рублей) и компенсацию за неиспользованный отпуск (17 000 рублей). Так как срок уплаты НДФЛ с зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск одинаковый, в первом разделе заполняют один комплект строк:

Пример 5

Пример 5.1

Теперь вы знаете, как показать отпускные и больничные в форме 6-НДФЛ в стандартных и нетипичных ситуациях. Чтобы исключить ошибки и ускорить подготовку отчётности, советуем использовать сервис «Моё Дело». Система автоматизирует расчёт и заполнение формы.

Боитесь допустить ошибку в 6-НДФЛ?

Сформируйте отчёт онлайн в сервисе «Моё дело»

Создать бесплатно

Часто задаваемые вопросы

В избранное
Вам будет интересно
Комментарии 0

Интернет-бухгалтерия «Моё дело».
Не нужно быть бухгалтером,чтобы вести
учет и сдавать отчетность!

Идеально для ООО и ИП на УСН, Патенте

Всего 833 ₽/в месяц
  • Минута на выставление счета!
    Пока клиент не передумал

    Выставляйте счета из сервиса сразу с
    кнопкой оплаты.
    Ваши клиенты смогут совершать
    оплату любым удобным для них
    способом. Мы все предусмотрели!

    Попробовать
  • Сдавайте отчетность не выходя
    из дома

    Сервис автоматически сформирует
    отчет, проверит его и отправит онлайн.
    А узнать, принят ли Ваш отчет, есть ли
    вопросы от инспектора — можно в
    любой момент.

    Попробовать
  • Никто не хочет платить
    налоги, но…

    Мы поможем, по крайней мере, не
    переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы
    и предложит Вам все возможные
    варианты снизить налоги.

    Попробовать
  • Не оставим Вас наедине
    с бухгалтерией

    Не нужно гуглить, задайте свой вопрос
    экспертам «Моего Дела».
    Мы разберем Вашу ситуацию и
    предложим оптимальное решение в
    течение суток.

    Попробовать
  • Сверьтесь с ФНС, пока они сами не проявили интереса

    Проверить, нет ли у вас задолженности по налогам за прошлые периоды,
    можно прямо из личного кабинета. Для сверки больше не нужно посещать инспекцию.

    Попробовать
  • Не забудьте про сотрудников

    Взносы, зарплата и другие выплаты
    рассчитываются автоматически.
    Полный пакет необходимых
    документов для оформления
    cотрудников формируется в один клик.

    Попробовать
  • Удобная интеграция с банками

    Мгновенная выгрузка платежных
    поручений для отправки в банк,
    загрузка выписок из банка в сервис.
    Теперь движение денежных средств
    всегда под контролем.

    Попробовать
  • Несем ответственность за свои
    действия

    Мы не ошибаемся, но...
    Для Вашего спокойствия наша
    ответственность застрахована
    на 100 000 000 рублей!

    Попробовать
  • Интеграция с Моё дело.API

    Открытое API позволяет обмениваться
    данными с любым сервисом, который
    Вы используете.

    Попробовать
Спасибо за Вашу заявку!