Выплаты за отпуск и временную нетрудоспособность облагаются подоходным налогом и отражаются в разделах 1 и 2 в нескольких комплектах строк отчёта. В этой статье вы узнаете, как показывать отпускные и больничные в новом отчёте 6-НДФЛ при стандартных и нетипичных ситуациях.
Отражение отпускных в отчёте сводится к заполнению некоторых комплектов строк в разделах 1 и 2:
| Раздел | Строка |
|---|---|
| 1 | 010 — код бюджетной классификации (КБК) |
| 020 — сумма НДФЛ с начала налогового периода | |
| 021 — по первому сроку перечисления | |
| 022 — по второму сроку перечисления | |
| 023 — по третьему сроку перечисления | |
| 024 — по четвертому сроку перечисления | |
| 025 — по пятому сроку перечисления | |
| 026 — по шестому сроку перечисления | |
| 2 | 100 — ставка налога (НДФЛ — 13% или 15%) |
| 105 — код бюджетной классификации (КБК) | |
| 110 — количество физлиц, получивших доход | |
| 120 — сумма выплаченного дохода с начала отчетного периода | |
| 140 — исчисленная сумма налога | |
| 160 — удержанная сумма налога |
Важно! Если крайний день срока выплаты отпускных выпадает на выходной, праздничный или не рабочий день, днем окончания срока считается рабочий день до срока выплаты отпускных.
При расчёте НДФЛ с отпускных нужно учесть, что дата получения дохода — фактическая дата его выплаты. Именно в этот день нужно удержать налог, а перечислить не позже 28-го числа текущего месяца за период выплаты с 1-го по 22-ое число текущего месяца или не позже 5-го числа следующего месяца за период с 23-го по последнее число текущего месяца (имеется исключение в декабре).
Пример заполнения 6-НДФЛ:
Пример 1
Пример 1.1
ООО «Одуванчик» выплатило отпускные двум сотрудникам:
- первому 19 января — 30 000 рублей, НДФЛ: 3 900;
- второму 2 февраля — 37 000 рублей, НДФЛ: 4 810.
Срок уплаты налога по первой выплате — до 29 января (перенесён с 28 января из-за выходного), по второй выплате — до 28 февраля. То есть суммы будут отражены по первому и третьему сроку перечисления.
Общая сумма отпускных за 1 квартал — 67 000 (30 000 + 37 000) рублей, а НДФЛ — 8 710 (3 900 + 4 810) рублей.
В 6-НДФЛ отпускные отражены следующим образом:
Для автоматизации расчёта НДФЛ и подготовки отчётности используйте сервис «Моё Дело». Система исключает вероятность допущения ошибки и имеет функцию удаленной отправки документа в налоговую инспекцию.
Как заполнить в 6-НДФЛ отпускные, выплачиваемые отдельно и вместе с зарплатой
Если день выплаты отпускных и заработной платы совпадают, в первом разделе формы 6-НДФЛ их показывают вместе, поскольку сроки уплаты налога по ним одинаковые (до 5-го или 28-го числа или с учётом нюансов в декабре).
Если человек уходит в отпуск с последующим увольнением, в первом разделе сведения по НДФЛ отражают вместе по одному сроку перечисления.
Срок перечисления подоходного налога с заработной платы — не позже 28-го числа текущего месяца за период выплаты с 1-го по 22-ое число текущего месяца или не позже 5-го числа следующего месяца за период с 23-го по последнее число текущего месяца (есть особенности в декабре), пункт 6 статьи 226 НК РФ. Это же касается и отпускных. Но если отпускные и зарплата платятся в разные дни, нужно учитывать, к какому сроку перечисления (первому, второму, третьему, четвёртому, пятому или шестому) относятся суммы налога с этих выплат.
При этом в разделе 2 в строке 120 сумма выплаченного дохода складывается, а в строке 140 — указывают общий размер исчисленного налога (если эти суммы по факту были выплачены).
Пример:
ООО «Одуванчик» 12 января (в последний рабочий день) выплатило сотруднику заработную плату (60 000 рублей) и компенсацию за неиспользованный отпуск (30 000 рублей). НДФЛ — 7 800 и 3 900 рублей соответственно. В 6-НДФЛ бухгалтер отразит это следующим образом:
Пример 4.1
Вариант 2. Вместе с авансом. Выплата компенсации за больничный происходит в день аванса — 26 февраля. Тогда в 6-НДФЛ налог указывают по четвёртому сроку перечисления (с 23 февраля по 29 февраля) и при этом также указывают НДФЛ с аванса (это нужно делать с 2024 года по новым правилам).
Вариант 3. Вместе с увольнением. Если выплату больничных отложили до перечисления аванса, а сотрудник решил прекратить трудовое сотрудничество 22 февраля, остатки по зарплате и компенсацию выплачивают в один момент. В разделе 2 указывают общую сумму дохода, и в разделе 1 заполняют одну строку (по третьему сроку перечисления с 1 по 22 февраля). В разделе 2 также указывают обе эти суммы.
Воспользуйтесь интернет-бухгалтерией «Моё Дело», чтобы ускорить расчеты и исключить вероятность допущения ошибки. Система сама учитывает нестандартные ситуации, определяет сумму к уплате и формирует отчетность.
6-НДФЛ при перерасчёте отпускных
Если в 6-НДФЛ допускают ошибку (указывают данные, не соответствующие действительности), сдают корректирующий отчёт. Нужно ли это делать, если произведен перерасчет отпускных? Возможны два варианта:
- Дата начисления отпускных и пересчет относятся к одному отчетному периоду (кварталу). Тогда корректировка не сдается, потому что фактически форма 6-НДФЛ с недостоверными сведениями не сдавалась.
- Выплата отпускных и перерасчёт произошли в разных отчётных периодах (кварталах). Тогда:корректировочный 6-НДФЛ также сдавать не нужно, но по другой причине. Дело в том, что в отчёте указываются фактические данные по выплаченному доходу и удержанному НДФЛ. Эти данные не меняются при перерасчёте, а изменяются начисленный доход и рассчитанная с него сумма НДФЛ. Далее в следующем месяце в учёте по зарплате сотрудника будет произведён зачёт положительных или отрицательных сумм перерасчёта, в связи с чем уменьшатся или увеличатся суммы к выплате дохода и удержанию НДФЛ. Это правило действует с 2024 года, поскольку именно с текущего года в 6-НДФЛ указывается выплаченный доход. Что касается, к примеру, 2023 года, то там указывался начисленный доход и в этом случае при проведении перерасчёта нужно было действовать по-другому:
Пример 5.1
Теперь вы знаете, как показать отпускные и больничные в форме 6-НДФЛ в стандартных и нетипичных ситуациях. Чтобы исключить ошибки и ускорить подготовку отчётности, советуем использовать сервис «Моё Дело». Система автоматизирует расчёт и заполнение формы.
Часто задаваемые вопросы
500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения на организацию (статья 126.1 НК РФ), 300-500 рублей должностному лицу (статья 15.6 КоАП РФ) и 100-300 рублей индивидуальному предпринимателю.
