Форма 6-НДФЛ подаётся на ежеквартальной основе каждым работодателем, удерживающим подоходный налог с заработной платы своих сотрудников. В этом отчёте должны быть отражены все доходы работника. Когда в 6-НДФЛ необходимо отразить сумму пособия, бухгалтер укажет её в строке 120, так как она будет являться налогооблагаемым доходом с некоторыми особенностями, о которых расскажем в данной статье.
Пособия в 6-НДФЛ: как отразить
Пособия для работников, предусмотренные трудовым и налоговым законодательством, различаются в зависимости от того, кто именно выплачивает их физическим лицам. Другими словами, на кого ложится обязанность по исчислению и уплате полного размера пособия.
Согласно следующим документам, происходит расчёт материального пособия и направление его получателю:
- Федеральный закон № 81-ФЗ от 19.05.1995 года - пособие по родам;
- Федеральный закон № 8-ФЗ от 12.01.1996 года - пособие на погребение;
- Статья 178 ТК РФ - выходное пособие.
Важно заметить, что с 2021 года уже на всей территории РФ действует механизм прямых выплат, в соответствии с которым перечисление некоторых видов платежей производит Социальный фонд России (СФР), а не работодатель.
Полный перечень таких платежей указан в Федеральном законе № 478-ФЗ от 29.12.2020 . Все они являются частью системы обязательного социального страхования граждан. Что касается отражения выплат в форме 6-НДФЛ, то можно следовать простому правилу:
Если согласно закону, расчёт и перечисление пособия работнику является обязанностью работодателя, то такая выплата должна быть указана в ежеквартальном отчёте, если не оговорено иное.
В противном случае, когда в качестве исполнителя чётко указан СФР, работодателю нужно лишь принять бумаги (заявление и документы) у сотрудника и направить их в фонд в установленные сроки, а именно не позднее 3 рабочих дней с момента получения.
Выходное пособие
Выходное пособие выплачивается сотруднику при расторжении трудового договора. Причины для этого могут быть самые разные:
- Ликвидация организации;
- Сокращение штата или численности компании;
- Призыв работника на военную службу;
- Признание нетрудоспособности или отказ выполнять обязанности из-за изменений условий договора.
Все случаи описываются статьями 178, 296 и 318 ТК РФ. При этом выходное пособие не начисляется, если трудовые отношения были прекращены по вине сотрудника (дисциплинарные или иные взыскания).
Отражается выходное пособие в 6-НДФЛ или нет зависит от его размера. Согласно п.1 статьи 217 НК РФ, не подлежат налогообложению пособия, связанные с увольнением работников, за исключением сумм, превышающих:
- Трёхкратный размер среднего месячного заработка;
- Шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
При этом, если сумма превышает указанные выше показатели, то в отчёте необходимо указать только сумму сверх лимита, так как она считается доходом, с которого требуется удерживать налог. Важно понимать, что это правило касается только выходного пособия, хотя увольнению обычно сопутствуют и другие выплаты.
Заполнение бланка следует проводить так:
- В строка 120 раздела 2 вносится вся сверхлимитная сумма – это доход, начисленный физическому лицу;
- В строках 140 и 160 отображается исчисленный и удержанный налог;
- В строках 161-166 указывается в т.ч. по конкретному сроку перечисления;
- В строке 020 отражается сумма налога (будет во всех отчётах следующих отчётных периодов этого года, так как строка заполняется нарастающим итогом);
- В строках 021-026 раздела 1 сумма по сотруднику совпадает с полем из строк 161-166, если выплата дохода произведена с начала квартала по последнее число последнего месяца отчетного квартала.
Например, средний месячный заработок сотрудника составлял 70 000 рублей, и ему при увольнении выплатили 220 000 рублей пособия. Это означает, что в расчёте необходимо будет указать сумму 10 000 рублей в качестве дохода.
Пособие по беременности и родам
Получить пособие по беременности и родам имеют право все официально трудоустроенные женщины. Для этого необходимо подготовить заявление на отпуск по беременности и родам, взять номер электронного листка нетрудоспособности и обратиться к своему работодателю.
Выплачивать пособие будет СФР, а работодателю нужно только прислать реестр с данными для расчёта. В соответствии со статьёй 217 НК РФ, пособие при рождении ребёнка входит в перечень необлагаемых налогами начислений, и, следовательно его не нужно указывать в отчёте 6-НДФЛ.
Однако, женщина может не воспользоваться правом на декретный отпуск и продолжить работать. При этом она будет получать заработную плату на основании трудовых договорённостей, а выплата пособия ей не положена. Таким образом, если сотрудница:
- Продолжает работать, то в 6-НДФЛ указывается её заработная плата в общеустановленном порядке.
- Решила уйти в декретный отпуск, то государством ей выплачивается пособие по беременности и родам, и эта сумма никак не отражается в отчётах организации.
В этом, в частности, состоит отличие декретных выплат от больничных, с которых удерживается подоходный налог и которые необходимо указывать в расчёте.
Пособие на погребение
Российское законодательство гарантирует гражданам полную или частичную компенсацию расходов на погребение умерших. Способ получения выплаты зависит от того, к какой категории населения относился покойный. Если имелись трудовые отношения, то по месту работы.
Обязан ли в таком случае работодатель выплатить материальную помощь и будет ли она облагаться налогом? Согласно п.2 статьи 10 Федерального закона № 8-ФЗ и п.8 статьи 217 НК РФ выплата пособия осуществляется организацией, которая являлась страхователем по отношению к умершему, и эта сумма, в свою очередь, не облагается налогами. Соответственно, она не должна отражаться в 6-НДФЛ. Выплата работнику, вышедшему на пенсию в связи со смертью члена семьи, производится на тех же условиях.
Работодатель по закону имеет право на компенсацию этих расходов. Для этого ему нужно обратиться в СФР с заявлением. На принятие решения у фонда есть 10 дней с момента обращения налогового агента.
Стоит обратить внимание, что право на получение пособия имеют не только родственники сотрудника, но и лица официально занимающиеся его похоронами.
