Вопрос:
Согласно положения о служебных командировках, утвержденного в компании, суточные при однодневных командировках не выплачиваются,
но при этом за время нахождения в 1-ой командировке работнику возмещаются иные расходы, связанные с командировкой, в сумме 200 рублей без подтверждающих расходы документов. Облагаются ли данные суммы НДФЛ и страховыми взносами?
Ответ:
НДФЛ
Не облагаются.
При направлении работника в служебную командировку ему необходимокомпенсировать (возместить) ряд расходов, в том числе суточные (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). Суточные выплачиваются в размере, который работодатель определяет самостоятельно в коллективном договоре, ином локальном нормативном документе (например, вПоложении о служебных командировках) ( ст. 168 Трудового кодекса РФ). Обоснованием их выплаты являются документы, оформляемые при направлении работника в командировку (т.е. в отношении суточных не требуется подтверждения их расходования).
Для целей налогообложения НДФЛ суточные признаются компенсационной выплатой. НДФЛ необходимо удерживать только с той суммы суточных, которая превышает норматив, установленный для целей удержания НДФЛ:
– 700 руб. – для командировок по России;
– 2500 руб. – для командировок за границу.
Подтверждение: абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ .
При этом НДФЛ не облагаются (при соблюдении необходимых условий) и другие расходы, понесенные в командировке (в частности, расходы на проезд).
Особенности оплаты однодневных командировок
В общем случае (с учетом ряда особенностей), если работник командирован в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, суточные ему не положены ( абз. 4 п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Вместе с тем работодатель вправе в своих внутренних документах предусмотреть условие о выплате денежных средств взамен суточных в определенной сумме даже за те дни командировки, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к своему постоянному месту жительства. В этом случае подобные расходы работодателя не являются суточными в понимании ст. 168 Трудового кодекса РФ.
Иных особенностей в оплате командировочных расходов по однодневным командировкам не предусмотрено (т.е. прочие расходы компенсируются и, соответственно, подлежат налогообложению в общем порядке).
Если размер суточных (денежных средств, выплачиваемых взамен суточных) не превышает необлагаемого предела в целях налогообложения НДФЛ
Если расходы в однодневной командировке, оплата которых может производиться за счет суточных (например, расходы на питание), не превышают 700 руб. в отношении командировок по России и 2500 руб. в отношении загранкомандировок, то удерживать с них НДФЛ не нужно. Независимо от того, имеют такие расходы документальное подтверждение или нет .
То есть действует порядок, аналогичный налогообложению суточных по командировкам на более длительный период.
Подтверждение: письма Минфина России№ 03-03-06/30062 от 26 мая 2015 г., № 03-03-06/1/24916 от 26 мая 2014 г. , № 03-03-06/1/41508 от 7 октября 2013 г. , № 03-04-07/6189 от 1 марта 2013 г. , которое доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № ЕД-4-3/5200 от 26 марта 2013 г.
Если размер суточных (денежных средств, выплачиваемых взамен суточных) превышают необлагаемый предел в целях налогообложения НДФЛ
Единой точки зрения по этому вопросу не выработано.
Мнение Минфина России в письмах№ 03-04-06/50607 от 2 сентября 2015 г.,№ 03-03-06/30062 от 26 мая 2015 г., № 03-03-06/1/24916 от 26 мая 2014 г. : при направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах необлагаемого предела, предусмотренного в отношении суточных п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ.
Мнение Минфина России в письмах № 03-03-06/1/24916 от 26 мая 2014 г. , № 03-03-06/1/41508 от 7 октября 2013 г. , № 03-04-06/6394 от 4 марта 2013 г. , № 03-04-07/6189 от 1 марта 2013 г. , которое доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № ЕД-4-3/5200 от 26 марта 2013 г. : в соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ только суточные, размер которых установлен внутренними документами, не требуют документального подтверждения их расходования. В отношении выплат, компенсирующих все остальные фактически произведенные расходы работника, – для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение.
Таким образом, если в отношении денежных средств, выплаченных работнику при направлении в однодневную командировку, представлены документы, подтверждающие их фактическое расходование в ней, такие выплаты можно признать возмещением иных расходов работника в командировке и не облагать НДФЛ (даже если они выплачены в сумме, превышающей 700 руб. или 2500 руб., в зависимости от страны командирования). Если не представляется возможным подтвердить расход документально, то работодатель вправе применять в отношении таких сумм порядок удержания НДФЛ, предусмотренный в отношении суточных (т.е. удерживать НДФЛ с суммы, превышающей 700 руб. или 2500 руб., в зависимости от страны командирования). Данный вывод был сделан Минфином России с учетом позиции Президиума ВАС РФ, отраженной в Постановлении № 4357/12 от 11 сентября 2012 г.
Мнение Президиума ВАС РФ: денежные средства (названные суточными), выплаченные работодателем своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. В силу чего они не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) работника, подлежащим налогообложению НДФЛ.
Подтверждение: Постановление № 4357/12 от 11 сентября 2012 г.
Беспроблемный вариант
Работодателю при налогообложении НДФЛ денежных средств взамен суточных, выплачиваемых (компенсируемых) работнику при однодневной командировке, необходимо учитывать, что в данном случае он не должен быть поставлен в более выгодное положение (исходя из экономического смысла), чем работник, которому оплачивается более длительная поездка такого рода. Если следовать этому принципу, последние две указанные позиции представляются небезопасными.
В частности, если следовать позиции суда и не удерживать НДФЛ при однодневных командировках с полной суммы расходов, которые могут оплачиваться за счет суточных (например, расходов на питание), то это поставит работников, получающих такие компенсации, в более выгодное положение по сравнению с работниками, которые получают суточные по более длительным командировкам. Аналогичная ситуация складывается в случае документального подтверждения полной суммы таких расходов (как условия освобождения данных выплат от НДФЛ исходя из разъяснений Минфина России в письмах, приведенных во второй из указанных позиций). Например, работодатель выплачивает суточные работникам при командировках по России в размере 1200 руб. в день (исходя из положений внутренних документов). Тогда случае, если при однодневной командировке работник подтвердит свои расходы на питание на сумму в 1200 руб., то исходя из положений последних двух позиций вся сумма 1200 руб. не будет облагаться НДФЛ. Вместе с тем если работник поедет в длительную командировку, его расходы на питания в счет суточных (независимо от документального подтверждения на полную сумму) не будут подлежать налогообложению НДФЛ в сумме, не превышающей 700 руб. (то есть с 500 руб. НДФЛ нужно удержать).
В связи с этим более безопасным для работодателя представляется следование первой из указанных позиций (письма Минфина России№ 03-04-06/50607 от 2 сентября 2015 г.,№ 03-03-06/30062 от 26 мая 2015 г., № 03-03-06/1/24916 от 26 мая 2014 г. ) – не облагать НДФЛ только сумму расходов по однодневной командировке в размере, не превышающем необлагаемый предел, установленный п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ в отношении суточных (т.е. осуществлять налогообложение в рассматриваемой ситуации так же, как при оплате суточных по командировкам на срок более одного дня).
Страховые взносы
Облагаются.
Если работник командирован в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к месту жительства,суточные ему не положены ( абз. 4 п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
При этом работодатель вправе в своих внутренних документах предусмотреть условие о выплате денежных средств взамен суточных в определенной сумме даже за те дни командировки, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к своему постоянному месту жительства.
В этом случае подобные расходы работодателя не являются суточными в понимании ст. 168 Трудового кодекса РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. , в связи с чем подлежат включению в базу для начисления страховых взносов как выплаты в рамках трудовых отношений ( ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
В то же время если организация (индивидуальный предприниматель) компенсирует работнику, направленному в однодневную командировку, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, связанные с ней (в т. ч. за счет указанных сумм выплат), то объекта обложения страховыми взносами не возникает ( пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
При этом порядок возмещения расходов, включая перечень документов, подтверждающих их целевой характер, определяется коллективным договором (локальным нормативным актом). В частности, такими документами могут являться чеки, квитанции, счета, не содержащие информацию о получателе услуги (работы). Если подтверждающие документы отсутствуют, теряется компенсационный характер расходов и выплаченные суммы облагаются страховыми взносами в общем порядке.
Подтверждение: письма Минтруда России№ 17-3/В-156 от 1 апреля 2015 г.,№ 14-2-242 от 28 ноября 2013 г., № 17-4/10/2-6751 от 6 ноября 2013 г.
Вывод: при направлении работника в однодневную командировку на сумму суточных (денежных средств, выплачиваемых взамен суточных) нужно начислять страховые взносы. Исключение – суммы выплат, по которым представлены документы, подтверждающие их фактическое расходование в командировке (такие выплаты можно признать возмещением иных расходов работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и не облагать взносами).
Начислять и уплачивать страховые взносы нужно в общеустановленные сроки.
Судебная практика (справочно)
| Ситуация | Позиция организации | Позиция Пенсионного фонда РФ | Решение суда |
| Организация направляла своих работников в служебные командировки на один день и выплачивала им за этот день суточные (в размере, установленном внутренними документами организации) | Поскольку выплаченные работникам суточные при направлении их в однодневные командировки носят компенсационный характер, то на их сумму взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляются | Организация неправомерно не начисляла взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на сумму суточных, выплаченных своим работникам за однодневную командировку. Это связано с тем, что при командировании работника в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, суточные ему не положены. Соответственно, выплаченные при однодневных командировках денежные средства в размере, определенном во внутренних документах организации, не являются установленными законодательством РФ компенсационными выплатами и облагаются страховыми взносами на общих основаниях | Определение ВАС РФ № ВАС-7017/13 от 14 июня 2013 г. по Постановлению ФАС Поволжского округа по делу № А65-27465/2011 от 22 января 2013 г. Выплаченные организацией работникам денежные средства при направлении их в служебные командировки сроком на один день являются возмещением в установленном размере расходов работников, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. В связи с этим они не подлежат обложению взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование |
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуально на дату: 14.03.2016