Вопрос:
Организация арендует помещения у физ.лица (физ.лицо одновременно является собственником арендуемого помещения и соучредителем,директором организации-арендатора). Каково правильное оформление и проведение этой операции? Должна ли организация исполнять обязанности налогового агента и уплачивать НДФЛ за физ.лицо? Как правильно рассчитать, уплатить НДФЛ за аренду и отразить это?
Т.е. НДФЛ следует уплатить не позднее дня, следующего за оплатой аренды? На те же реквизиты, что и НДФЛ с заработной платы сотрудников? И как это отразить в 2-НДФЛ, 6-НДФЛ?
Ответ:
Относительно оформления
Договор аренды
Заключается договор аренды имущества у гражданина в общем порядке . При этом заключение с гражданином договора аренды недвижимости (помещения) не противоречит нормам Гражданского кодекса РФ. Законодательством не установлено ограничений в отношении статуса арендодателя и арендатора. При этом арендодателем может быть только гражданин, который вправе таким образом распоряжаться имуществом ( ст. 608 Гражданского кодекса РФ ).
Вместе с тем отсутствие у арендодателя в момент заключения договора аренды недвижимости государственной регистрации права собственности на нее не влечет однозначного признания такого договора недействительным. Также не может быть признан недействительным договор аренды, по которому недвижимое имущество передается его законным владельцем до государственной регистрации права собственности.
Подтверждение: п. 10 , 11 Постановления Пленума ВАС РФ № 73 от 17 ноября 2011 г.
При заключении договора аренды жилого помещения (квартиры) следует учитывать, что жилье предназначено только для проживания ( п. 2 ст. 288 , п. 2 ст. 671 Гражданского кодекса РФ). Соответственно, заключение договора аренды жилого помещения (квартиры) для использования его не по назначению (например, в качестве офиса) является неправомерным, такая сделка впоследствии может быть признана недействительной ( ст. 168 Гражданского кодекса РФ ). Вместе с тем арендовать жилое помещение можно, например, для проживания работника в командировке или для регистрации организации (по месту жительства учредителя при соблюдении определенных условий ).
Договор аренды недвижимого имущества (здания, сооружения, помещения) заключается только в письменной форме ( ст. 651 Гражданского кодекса РФ ).
Несоблюдение формы договора аренды влечет его недействительность ( ст. 168 Гражданского кодекса РФ ).
Срок аренды определяется в самом договоре ( п. 1 ст. 610 Гражданского кодекса РФ ). Если срок аренды в договоре не определен, то считается, что он заключен на неопределенный срок ( п. 2 ст. 610 Гражданского кодекса РФ ).
Договор аренды недвижимости (в т. ч. жилья), заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации ( п. 2 ст. 609 , п. 2 ст. 651 Гражданского кодекса РФ, ч. 6 ст. 1 , ст. 51 Федерального закона № 218-ФЗ от 13 июля 2015 г.).
В договоре аренды недвижимости должны быть указаны следующие сведения:
– данные, позволяющие точно идентифицировать арендуемый объект (помещение) и его месторасположение ( п. 3 ст. 607 , п. 1 ст. 654 Гражданского кодекса РФ);
– размер, порядок и сроки внесения арендной платы ( п. 2 ст. 614 , п. 1 ст. 654 , п. 1 ст. 682 Гражданского кодекса РФ).
Содержание арендованного помещения
В соответствии с нормами Гражданского кодекса РФ арендатор должен нести расходы на содержание арендованного имущества. Соответственно, при заключении договора аренды на арендатора, как правило, возлагаются обязательства по содержанию и проведению текущего ремонта арендуемого объекта, в том числе по оплате коммунальных услуг. Однако возможно предусмотреть и другие условия.
Подтверждение: п. 2 ст. 616 Гражданского кодекса РФ .
В то же время в Гражданском кодексе РФ закреплено, что капитальный ремонт является обязанностью арендодателя. Но с согласия арендодателя капитальный ремонт арендатор может провести за свой счет.
Подтверждение: п. 1 ст. 616 Гражданского кодекса РФ .
Документальным подтверждением расходов, возникших в рамках арендных отношений, являются, в частности:
– договор аренды ;
– график арендных платежей (если его составление предусмотрено);
– документы, подтверждающие оплату арендных платежей (например, платежное поручение на перечисление арендной платы);
– акт приема-передачи арендованного имущества ;
– отдельное соглашение о порядке расчетов за коммунальные услуги;
– договор с коммунальными службами;
– счета коммунальных служб;
– акты приемки-передачи выполненных работ по ремонту и др.
Арендодатель (в т. ч. гражданин) не обязан составлять акты об оказании услуг по договору аренды (если договором не предусмотрено другое).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/4/118 от 13 октября 2011 г. , № 03-03-06/1/559 от 6 октября 2008 г. , ФНС России № 02-1-07/81 от 5 сентября 2005 г.
Для отражения в бухучете получения в аренду недвижимости (помещения) и ее возврата организации нужно применять общий порядок с использованием забалансового счета 001 "Арендованные основные средства" в оценке, указанной в договоре аренды:
ДЕБЕТ 001
– получена в пользование недвижимость (нежилое помещение, квартира);
КРЕДИТ 001
– возвращена собственнику недвижимость (нежилое помещение, квартира).
Подтверждение: сч. 001 Инструкции к Плану счетов .
Расчеты по договору аренды отражаются с использованием:
– кредита счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", если арендодателем является гражданин, который не является работником организации;
– кредита счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", если арендодателем является работник организации.
Корреспондирующий с ним по дебету счет зависит от:
– вида производства (основное, вспомогательное, обслуживающее), в котором используется арендуемое имущество;
– сферы использования арендуемого имущества (в основной деятельности, вспомогательном, обслуживающем производстве, для управленческих, общехозяйственных нужд, в непроизводственной сфере);
– вида деятельности организации (производство, торговля и т.д.).
Проводки при этом могут быть следующие:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44, 91.2) КРЕДИТ 76 (73)
– начислена арендная плата по договору аренды;
ДЕБЕТ 76 (73) КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"
– отражено удержание НДФЛ ;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51
– перечислен НДФЛ в бюджет;
ДЕБЕТ 76 (73) КРЕДИТ 50 (51)
– выплачена арендная плата по договору аренды за вычетом НДФЛ.
Арендные платежи арендатор может учитывать:
– в составе расходов по обычным видам деятельности ( п. 5 ПБУ 10/99 );
– в составе прочих расходов организации ( п. 11 ПБУ 10/99 ).
В общем случае организация (индивидуальный предприниматель) при выплате доходов гражданину по договору аренды признается налоговым агентом и должна исполнять его обязанности. Это правило действует независимо от применяемой системы налогообложения. Следовательно, налоговый агент должен удержать НДФЛ непосредственно из суммы вознаграждения, которое выплачивается на основании договора аренды, и перечислить налог в общем порядке.
Налог перечисляется в бюджет по месту нахождения арендатора, с которым заключен договор , а именно:
– если договор аренды заключен головным отделением организации, то перечислять НДФЛ с арендных выплат нужно в бюджет по месту учета данной организации;
– если договор аренды заключен обособленным подразделением организации от имени такой организации, то сумма налога подлежит перечислению в бюджет по месту нахождения этого обособленного подразделения;
– если арендатором является индивидуальный предприниматель, то НДФЛ с суммы арендной платы он перечисляет в налоговую инспекцию по месту своего жительства.
При этом место жительства гражданина-арендодателя и местонахождение принадлежащего ему имущества, сдаваемого в аренду, значения не имеют.
Подтверждение: пп. 4 п. 1 ст. 208 , п. 1 , 2 , 4 , 7 ст. 226 Налогового кодекса РФ, письмо ФНС России № БС-4-11/11951 от 4 июля 2016 г.
НДФЛ рассчитывается по ставке 13 процентов ( п. 1 ст. 224 Налогового кодекса РФ ).
Необходимо учитывать, что порядок удержания НДФЛ с суммы вознаграждения, которая перечисляется гражданину по договору аренды, не зависит от того, является этот гражданин работником арендатора или нет.
При этом организация (обособленное подразделение) должна по месту своего учета (по месту нахождения обособленного подразделения, заключившего договор аренды, – с учетом особенностей) представить в налоговую инспекцию отчетность по НДФЛ .
Подтверждение: п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ .
Вознаграждения и выплаты, произведенные в рамках договора аренды, не признаются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 , 4 ст. 420 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 20.1 , абз. 4 п. 1 ст. 5 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).
Соответственно, на сумму арендной платы страховые взносы начислять не нужно .
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль организация-арендатор вправе учитывать арендные платежи в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что арендуемое помещение предназначено для использования в деятельности организации (даже если фактически оно пока не эксплуатируется). При этом такие расходы должны быть документально подтверждены и экономически оправданны ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
Для учета арендных платежей предусмотрена специальная статья расходов ( пп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ ). Если организация применяет метод начисления, то признать арендную плату в составе расходов нужно на одну из следующих дат . Если организация применяет кассовый метод, то расходы нужно признавать на дату оплаты оказанных услуг ( пп. 1 п. 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ ).
Вместе с тем арендные платежи могут быть учтены и в составе других статей расходов.
Например, если организация арендует квартиру для проживания работников, направляемых в командировку , то такие расходы можно учитывать в составе командировочных. Причем только в части арендной платы, которая относится к периоду, когда в квартире проживали командированные работники.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/178 от 25 марта 2010 г. , № 03-03-04/1/533 от 20 июня 2006 г. , № 03-03-04/1/58 от 25 января 2006 г.
Если организация арендует квартиру для проживания иногородних (иностранных) работников, то расходы на аренду следует рассматривать как часть зарплаты, выданной в натуральной форме (с учетом ограничения, накладываемого на признание натуральной формы оплаты труда при расчете налога на прибыль).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/671 от 28 октября 2010 г. , № 03-04-06-01/165 от 13 июля 2009 г.
Кроме того, признавая арендную плату в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, следует учитывать некоторые правовые особенности договора аренды.
Например, арендные платежи по не зарегистрированному в установленном порядке договору аренды недвижимости можно учитывать , если условиями соглашения между сторонами определено, что арендатор получает в пользование арендованное недвижимое имущество до государственной регистрации договора аренды. Расходы по такому договору можно учитывать с момента получения имущества в пользование (при условии представления документов на государственную регистрацию).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/2/6 от 25 января 2013 г. , № 03-03-06/4/18 от 5 марта 2011 г.
Экономически не обоснованными расходами можно считать арендные платежи за жилое помещение, арендованное под офис , поскольку жилье предназначено для проживания граждан и не может использоваться для размещения в нем предприятий и учреждений до его перевода в нежилой фонд ( п. 3 ст. 288 Гражданского кодекса РФ , п. 1 ст. 17 Жилищного кодекса РФ ). Следовательно, учитывать платежи по такому договору при расчете налога на прибыль нельзя.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/48504 от 29 сентября 2014 г. , № 03-03-06/1/93 от 14 февраля 2008 г. , № 03-05-01-04/310 от 10 ноября 2006 г.
При этом тот факт, что арендодателем имущества является гражданин, не влияет на налоговый учет арендных платежей.
Налогоплательщики с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами при расчете единого налога при УСН вправе учитывать расходы, поименованные в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ , в том числе арендные платежи за арендуемое имущество ( пп. 4 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ ).
Порядок определения расходов, который установлен для расчета единого налога при УСН, не содержит никаких особенностей для признания арендных платежей ( п. 2 ст. 346.16 , п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Такие расходы принимаются в том же порядке, который предусмотрен для расчетов по налогу на прибыль ( ст. 264 , пп. 4 п. 1 , п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Момент признания таких расходов определяется в общем порядке .
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "аренда у гражданина":
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22145
НДФЛ уплачивается по реквизитам налоговой инспекции, в которой зарегистрирована организация. В поле 104 "Код бюджетной классификации" (КБК) нужно указать – 182 1 01 02010 01 1000 110. Данный КБК применяется при уплате НДФЛ со всех доходов, которые налоговый агент выплачивает гражданам (в т. ч. работникам) независимо от их налогового статуса (резидент или нерезидент).
Да, уплатить НДФЛ нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты арендной платы.
Датой получения дохода выплат по договору гражданско-правового характера (подряда, аренды и пр.) исполнителю – не индивидуальному предпринимателю является день выплаты дохода ( пп. 1 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ ). В данном случае день выплаты арендной платы.
НДФЛ нужно удержать в день выплаты дохода ( п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ ), перечислить не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого удержан налог ( п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ ).
6-НДФЛ
Правила заполнения раздела 1
Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год (письма ФНС России № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г. , № БС-3-11/650 о