31 декабря 2017 года начислена годовая премия сотруднику. В какие сроки она должна быть выплачена и оплачены налоги? Возможности выплатить премию до 15 января 2018 года нет. Вправе ли работодатель сам определить, когда должна быть переведена премия? Если да, то можно ли взять в расходы начисленную премию в 4 квартале 2017 года, а выплатить в феврале 2018? Чревато то ли это штрафом? Когда платить НДФЛ? Начисляются ли страховые взносы и когда их оплачивать?
Ответ:
Ответ подготовлен исходя из допущения, что организация применяет ОСНО и метод начисления для целей расчёта налога на прибыль.
Относительно сроков выплаты годовой премии
Вправе определить. Сроки выплаты годовой премии устанавливаются работодателем, например, в Положении о премировании. При этом годовую премию выплачивать нужно не ранее момента, когда будут соблюдены все условия ее назначения.
В отношении срока выплаты стимулирующих выплат – ежемесячных, квартальных и годовых премий (иных стимулирующих выплат) работникам.
Стимулирующие выплаты (надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) являются одной из составляющих зарплаты и выплачиваются за иные более продолжительные периоды, чем полмесяца (месяц, квартал, год и др.). Премии и иные поощрительные выплаты начисляются за результаты труда, достижение соответствующих показателей, то есть после того, как эти показатели будут оценены. На практике расчет премий при большом периоде премирования занимает гораздо больше времени, чем 15 календарных дней, поскольку нужно подвести итоги работы за весь период.
Сроки выплаты работникам стимулирующих выплат (в частности, премий, начисляемых за месяц, квартал, год или иной период) могут быть установлены коллективным договором, локальным нормативным актом работодателя. Так, если Положением о премировании (см. Положение о премировании работников ) установлено, что премия по итогам за период, определенный системой премирования (например, за месяц), выплачивается в месяце, следующем за отчетным, или указан конкретный срок (дата) ее выплаты, это не будет нарушением требований новой редакции Трудового кодекса РФ. Аналогично можно установить срок для годовой премии. Например, указать, что премия по итогам работы за год выплачивается в марте следующего года или в конкретную дату, определенную локальным нормативным актом.
Подтверждение: письма Минтруда России № 14-1/ООГ-1293 от 14 февраля 2017 г. , № 14-1/ООГ-8532 от 23 сентября 2016 г. , № 14-1/В-911 от 21 сентября 2016 г. , № 14-1/В-800 от 23 августа 2016 г. , Информация Минтруда России от 21 сентября 2016 г. , Роструда № ТЗ/5802-6-1 от 26 сентября 2016 г.
Выплачивать премию после окончания календарного года придется, если в трудовом договоре (ином локально-нормативном акте организации) предусмотрены условия, определить выполнение которых можно только по итогам года, подводящимся в следующем календарном году. Это могут быть:
– причины и условия, при которых премия начисляется в полном объеме или не начисляется вообще. Например, это касается годовой премии, начисляемой за выполнение плана (объема продаж) и не подлежащей начислению в случае его невыполнения, а также премии, выплачивающейся за отсутствие рекламаций клиентов, дисциплинарных проступков;
– или условия, от полноты выполнения которых зависит размер премии. Например, это касается годовой премии, начисляемой работнику пропорционально отработанному за год времени.
Такой порядок выплаты объясняется следующим. Если после выплаты премии такого рода, но до завершения календарного года, выяснится, что оснований для ее получения у работника нет, взыскать излишне выплаченную сумму без добровольного согласия работника можно будет не всегда. Перечень случаев, когда организация самостоятельно может производить удержания из зарплаты, ограничен.
Подтверждение: ст. 137 Трудового кодекса РФ .
До окончания календарного года можно выплачивать годовую премию, если:
– премия выплачивается в твердой сумме независимо от каких-либо показателей;
– в иных случаях, когда организация уверена, что сумма премии работника по окончании года не изменится.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-5044 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-21729 .
Относительно налога на прибыль
По общему правилу отнести годовую премию, начисленную в декабре 2017 года, на расходы можно в 2017 году независимо от того, что выплачена она будет в 2018 году. В частности это справедливо, если указанная премия относится к косвенным расходам.
При расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда организация вправе учитывать произведенные работнику начисления стимулирующего характера. К ним, в частности, относятся премии (разовые, ежемесячные, ежеквартальные, годовые) при соблюдении определенных условий ( п. 2 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ ). При этом премии по итогам года организация вправе учитывать за счет резерва предстоящих расходов на выплату вознаграждения по итогам года – если организация применяет метод начисления и формирует этот резерв ( ст. 324.1 Налогового кодекса РФ ).
Для учета премии (независимо от формы ее выплаты – денежная или натуральная ) в составе расходов на оплату труда необходимо, чтобы одновременно соблюдались следующие условия:
– выдача премии была предусмотрена трудовым ( коллективным ) договором или локальным нормативным актом (например, Положением о премировании работников ), если в трудовом (коллективном) договоре дается ссылка на него ( п. 21 ст. 270 Налогового кодекса РФ , ч. 2 ст. 135 , ст. 191 Трудового кодекса РФ);
– премия выдана за трудовые показатели работника (т.е. расходы экономически оправданны ) ( п. 1 ст. 252 , п. 49 ст. 270 Налогового кодекса РФ);
– источником выплаты премии не являлись средства специального назначения (в частности, средства различного рода премиальных фондов, фондов материального поощрения, формируемые за счет чистой прибыли, или целевые поступления ( п. 22 ст. 270 Налогового кодекса РФ , письма Минфина России № 03-11-04/2/165 от 6 ноября 2008 г. , УФНС России по г. Москве № 21-11/92841 от 15 декабря 2005 г. )), чистая прибыль прошлых лет ( п. 1 ст. 270 Налогового кодекса РФ ).
Например, премию руководителю организации можно учесть в расходах, только если с ним заключен трудовой договор (при соблюдении всех вышеперечисленных условий) ( п. 21 ст. 270 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-03-06/1/35978 от 22 июня 2015 г. ).
Cпорный момент: учет в уменьшение налогооблагаемой прибыли премии (в виде оплаты труда) генеральному директору – единственному учредителю .
Премии, не связанные с выполнением работником его трудовых обязанностей (т.е. не за производственный результат), при расчете налога на прибыль организация учесть не вправе. Это связано с тем, что в данном случае не соблюдается одно из необходимых условий – экономическая обоснованность произведенных затрат. К таким выплатам можно отнести, например:
– разовые премии к юбилеям, праздникам, знаменательным датам (письма Минфина России № 03-03-10/7999 от 15 марта 2013 г. , № 03-03-06/2/42 от 23 апреля 2012 г. , № 03-03-06/4/12 от 22 февраля 2011 г. );
– разовые премии, связанные с победой в конкурсе профессионального мастерства ( письмо Минфина России № 03-03-06/4/114 от 12 декабря 2012 г. );
– премии за успехи в спорте, не связанные с исполнением работниками их трудовых обязанностей ( письмо Минфина России № 03-03-06/1/474 от 21 июля 2010 г. ).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/2/22717 от 17 апреля 2017 г. , № 03-03-06/1/42954 от 22 июля 2016 г. , № 03-03-06/59431 от 16 октября 2015 г.
При этом любые расходы в целях расчета налога на прибыль должны быть экономически оправданны и документально подтверждены ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
Оптимальный вариант :
При выплате премий, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, необходимо уделять особое внимание экономической обоснованности таких затрат. Например, размер премии конкретного работника должен быть соотносим с его трудовым вкладом в деятельность организации по извлечению прибыли. В противном случае (при значительном размере выплаты и отсутствии убедительных данных по трудовому вкладу) может возникнуть спор с налоговой инспекцией. При этом существует вероятность, что суд примет сторону контролирующего ведомства и расходы в виде таких премий будут признаны необоснованными (см., например, Постановление Арбитражного суда Московского округа по делу № А40-118598/2015 от 19 июля 2016 г. ).
Документами, подтверждающими наличие оснований для начисления и выплаты премий работникам ( в т. ч. руководителю организации ), являются внутренние документы организации. В частности, к таким документам относятся:
– трудовой договор с работником (содержащий информацию о премировании или отсылку к документу, который регулирует порядок назначения и выплаты премий);
– либо внутренний документ организации, который регулирует порядок назначения и выплаты премий (см., например, Положение о премировании работников ).
Момент признания суммы премии в составе расходов зависит от метода учета доходов и расходов , который организация применяет при расчете налога на прибыль: метода начисления или кассового метода (ст. 272 , 273 Налогового кодекса РФ).
При использовании метода начисления признавать расходы на оплату труда нужно:
– в момент начисления (в последний день месяца), но не ранее отчетного периода, к которому они относятся, – если затраты на оплату труда работников относятся к косвенным расходам;
– по мере реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), но не ранее отчетного периода, к которому они относятся, – если затраты на оплату труда работников учитываются в составе прямых расходов. Исключение: организации, которые занимаются оказанием услуг, вправе (но не обязаны) признавать прямые расходы в том же порядке, что и косвенные, то есть в полной сумме в том периоде, к которому они относятся.
По общему правилу при использовании метода начисления расходы на оплату труда признаются ежемесячно в последний день месяца независимо от даты фактического погашения задолженности перед работниками ( п. 4 ст. 272 Налогового кодекса РФ ). Например, премии по итогам работы за год, начисленные в начале года, следующего за отчетным, учитываются в целях налогообложения на дату их начисления ( письмо Минфина России № 03-03-06/59642 от 19 октября 2015 г. ).
При этом в зависимости от вида деятельности организация может относить затраты на оплату труда к прямым или косвенным расходам . Моменты признания таких расходов различны.
Расходы на оплату труда признаются прямыми, если выплаты произведены в отношении работников, которые непосредственно участвуют в процессе производства продукции (выполнения работ, оказания услуг). Прямые расходы уменьшают налогооблагаемую базу по мере реализации продукции (выполнения работ), в стоимости которой они учтены. Часть расходов, которая относится к остаткам незавершенного производства, в уменьшение налоговой базы текущего отчетного периода принять нельзя . Организации, которые занимаются оказанием услуг, вправе, но не обязаны распределять расходы на прямые и косвенные .
Расходы на оплату труда относятся к косвенным, если выплаты произведены в отношении работников, которые непосредственно не участвуют в процессе производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) (например, административный персонал). У организаций, которые занимаются торговлей, затраты на оплату труда всегда относятся к косвенным. Косвенные расходы в полной сумме нужно признавать в том периоде, к которому они относятся, то есть в момент их начисления.
Подтверждение: ст. 318 , 320 Налогового кодекса РФ.
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-2551 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-1270 .
Относительно НДФЛ
Уплатить (перечислить) НДФЛ в бюджет, удержанный с годовой премии, нужно будет не позднее дня, следующего за днём её фактической выплаты (например, в феврале 2018 года).
При определении налогооблагаемой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные гражданином, в том числе в натуральной форме ( п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ ).
Премия, выданная работнику, признается его доходом для целей расчета НДФЛ . Организация (индивидуальный предприниматель), от которой или в результате отношений с которой гражданин получил доход, является налоговым агентом и должна исполнить его обязанности ( п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ ). Соответственно, работодатель, исполняя обязанности налогового агента, при фактической выплате работнику премии, в том числе при перечислении на счет в банке, должен удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет .
Подтверждение: п. 4 , 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-07/17028 от 27 марта 2015 г. (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № БС-4-11/5756 от 7 апреля 2015 г. ) – в части, не противоречащей действующей редакции ст. 226 Налогового кодекса РФ .
Данное правило применяется независимо от:
– налогового статуса гражданина (резидент или нерезидент) ( ст. 209 Налогового кодекса РФ );
– формы выплаты премии (денежная или натуральная с учетом особенностей порядка удержания );
– периодичности выплаты премии (разовая, ежемесячная, ежеквартальная, годовая и др.);
– характера назначения премии (т.е. не имеет значения, выплачивается премия за производственные показатели или нет);
– источников выплаты премии (за счет прибыли текущего года, за счет чистой прибыли прошлых лет и др.).
Вывод: с суммы премии (в т. ч. в натуральной форме), выданной работнику, нужно удерживать НДФЛ.
В отношении производственных премий за более продолжительные периоды времени, чем месяц (например, квартальных, годовых), или единовременных действует особый порядок определения даты получения дохода.
Несмотря на отнесение таких премий к оплате труда, ст. 223 Налогового кодекса РФ не содержит положений, позволяющих определять дату получения такого дохода по аналогии с зарплатой (как последний день месяца, которым датирован приказ о выплате работникам соответствующей премии).
В случае начисления и выплаты работникам премий (ежеквартальных, годовых, единовременных), являющихся составной частью оплаты труда (например, премии по итогам работы за 2016 год, приказ о выплате которой датирован 15 июня 2017 года), дата фактического получения дохода определяется как день его выплаты (по аналогии с выплатой непроизводственных премий).
Аналогичный порядок действует при выплате указанных премий уволенным работникам.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/69115 от 23 октября 2017 г. , № 03-04-07/63400 от 29 сентября 2017 г. (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № ГД-4-11/20217 от 6 октября 2017 г. ), ФНС России № ГД-4-11/22216 от 1 ноября 2017 г. , № ГД-4-11/217685 от 26 октября 2017 г. , № ГД-4-11/20102 от 5 октября 2017 г.
Отметим, что прежде ФНС России высказывала иную позицию по данному вопросу – что дату получения дохода в отношении таких премий нужно определять как последний день месяца, которым датирован приказ о их выплате ( письмо № БС-4-11/1139 от 24 января 2017 г. ). Однако после выхода разъяснений Минфина России налоговая служба присоединилась к точке зрения данного ведомства.
Удержать НДФЛ с годовой премии нужно будет в день её фактической выплаты ( п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ ).
Срок уплаты (перечисления) НДФЛ в бюджет:
– в общем случае – не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого удержан НДФЛ;
– при выплате отпускных, пособия по временной нетрудоспособности (в т. ч. пособия по уходу за больным ребенком) – не позднее последнего числа месяца, в котором они были выплачены.
Подтверждение: п. 6 ст. 226 , п. 7 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ.
Данные правила уплаты удержанного НДФЛ не зависят от:
– формы выплаты дохода (денежная или натуральная);
– способа выплаты ( выдана наличными (в т. ч. в случае их снятия с расчетного счета организации), перечислена на банковские карты работников);
– статуса гражданина – получателя дохода (резидент или нерезидент) (письма Минфина России № 03-04-06-01/375 от 2 ноября 2007 г. , ФНС России № ЕД-4-3/21262 от 13 декабря 2012 г. ) – их выводы верны и в настоящее время в период действия п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ в новой редакции.
Таким образом, уплатить (перечислить) НДФЛ в бюджет, удержанный с годовой премии, нужно будет не позднее дня, следующего за днём её фактической выплаты ( п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ ).
При этом необходимо учитывать, что перечислять НДФЛ нужно не ранее