Вопрос:
Есть фирма которая уже работает в формате электронный документооборот, наша же фирма в данный момент считает нецелесообразно устанавливать программу к примеру контур т.к. в нашем случае более 1000 поставщиков и подрядчиков и только 2 работают по системе электронный документооборот, имеем ли мы право требовать документы на бумажном носителе с живой печатью и подписью?
Ответ:
Имеете право требовать документы на бумажном носителе, если договором с контрагентом не предусмотрено составление документов в электронном виде. Поставщик должен иметь возможность вывести электронные первичные документы на бумажный носитель. Что касается счетов-фактур в электронном виде, то выставлять их в электронном виде можно только по взаимному согласию сторон, необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных счетов-фактур.
Относительно первичных документов
Оформлять первичные документы можно как в бумажном, так и в электронном виде при наличии электронной подписи ( ч. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ).
При этом если организация составляет первичные документы в электронном виде, необходимо предусмотреть возможность их вывода на бумажный носитель . Это может потребоваться, если документ на бумажном носителе нужно представить:
– в государственный орган в связи с требованием законодательства (если не предусмотрен иной вариант);
– контрагенту на основании требований заключенного договора.
При этом бумажную копию первичного учетного документа, составленного в электронном виде, организация изготавливает за свой счет .
Подтверждение: ч. 6 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе, которые Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-25435
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-25436
Относительно печати
Проставлять печать на первичных учетных документах не обязательно. Однако организация вправе установить такой реквизит для первичных документов, разработанных самостоятельно. В этом случае, а также в случае, когда в качестве первичных документов используются унифицированные типовые формы, содержащие реквизит печати, печать проставлять нужно.
Подробную информацию относительно печати на первичных документах Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19397
Относительно счетов-фактур
Налоговым кодексом РФ предусмотрена возможность выставления счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) как на бумажном носителе, так и (или) в электронном виде ( абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ ). Общий порядок заполнения счетов-фактур ( корректировочных счетов-фактур ) установлен Правилами заполнения счета-фактуры ( Правилами заполнения корректировочного счета-фактуры ), утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.
Счет-фактура (корректировочный счет-фактура) в электронном виде должен быть:
– выставлен п о взаимному согласию сторон сделки. При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленным форматом и порядком ( абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ ). Форматы представления ряда документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде (например, форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении электронного документа), утверждены Приказом ФНС России № ММВ-7-6/36 от 30 января 2012 г. ;
– подписан квалифицированной электронной подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или его уполномоченного лица . При этом показатель "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируется.
Для реализации данного требования в электронном формате счета-фактуры присутствуют элементы для представления информации о подписантах, которая формируется в зависимости от их полномочий и оснований на подписание документов ( таблица 5.28 к Приказу ФНС России № ММВ-7-15/155 от 24 марта 2016 г.). При этом гражданин, у которого есть доверенность на подписание документов от имени организации, выступает как уполномоченное лицо этой организации (статус "4") независимо от того, чьим работником он является. В такой ситуации вносить сведения о его работодателе в элемент "Подписант" не нужно.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-07-11/73385 от 8 ноября 2017 г.
Подтверждение: абз. 2 п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ , ст. 6 , ч. 2 ст. 19 , ч. 2 ст. 20 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г., п. 8 Правил заполнения счета-фактуры , п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры , утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г., п. 1.5 , 1.6 Порядка, утв. Приказом Минфина России № 174н от 10 ноября 2015 г.
Выставлять счета-фактуры (корректировочные счета-фактуры) в электронном виде можно только через уполномоченных операторов электронного документооборота ( п. 1.3 Порядка , утв. Приказом Минфина России № 174н от 10 ноября 2015 г.). Перечень таких операторов размещен на официальном сайте ФНС России .
При этом передача налогоплательщиком полномочий по составлению документов сторонней организации не является препятствием для составления счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур) в электронном виде. В этом случае в файле обмена при заполнении информации о продавце нужно обязательно заполнить элемент "Наименование экономического субъекта – составителя файла обмена счета-фактуры" ("НаимЭконСубСост"), а также необязательный элемент "Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры" ("ОснДоверОргСост").
Подтверждение: письмо ФНС России № СА-4-15/8461 от 3 мая 2017 г.
Наличие между сторонами сделки заключенного соглашения об электронном документообороте в части счетов-фактур не препятствует их составлению на бумажном носителе. При этом в случае оформления счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) на бумажном носителе одновременно (повторно) выставлять его в электронном виде не нужно.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-07-09/37682 от 12 сентября 2013 г. , ФНС России № ЕД-4-3/10769 от 17 июня 2013 г.
По вопросу хранения второго экземпляра счета-фактуры в электронном виде, если первый выставлен на бумажном носите, единая точка зрения не выработана.
Мнение Минфина России в письме № 03-07-09/33048 от 30 мая 2017 г. : при выставлении покупателю (заказчику) счета-фактуры в бумажном виде хранить второй экземпляр необходимо также на бумаге. Хранение продавцом в этом случае счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в электронном виде законодательством не предусмотрено.
Мнение ФНС России в письме № СД-4-3/17731 от 6 сентября 2017 г. : при выставлении покупателю (заказчику) счета-фактуры в бумажном виде хранить второй экземпляр допускается в электроном виде при условии его подписи усиленной квалифицированной электронной подписью. Это связано с тем, что положения п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ не содержат запрета на формирование счета-фактуры на разных носителях (т.е. в виде информации в электронной форме и на бумажном носителе). Более того, такой порядок способствует сокращению документооборота. Если впоследствии электронный счет-фактуру понадобится распечатать, то достоверность квалифицированной электронной подписи заверяется (подтверждается) руководителем организации (ИП) в установленном порядке.
Оптимальный вариант
Налогоплательщик вправе хранить второй экземпляр счета-фактуры, выставленного на бумажном носителе, в электронном виде. Это связано с тем, что ФНС России в своем письме № СД-4-3/17731 от 6 сентября 2017 г. указала на согласование данной позиции с Минфином России. Соответственно, негативных последствий в случае проверки возникнуть не должно.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-25094
Относительно печати
Счет-фактура ( корректировочный счет-фактура ), составленный на бумажном носителе, должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации ( абз. 1 п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ ).
В форме счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) не предусмотрен такой реквизит, как "Место печати" ("М.П."). В законодательстве также не предусмотрена обязанность продавца (исполнителя) заверять счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру) своей печатью (штампом) .
Однако если в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) присутствуют какие-либо дополнительные реквизиты или информация, то это не является нарушением порядка составления счета-фактуры. В частности, это не запрещено ст. 169 Налогового кодекса РФ .
Подтверждение: письма Минфина России № 03-07-11/141 от 19 июля 2012 г. , № 03-07-11/140 от 19 июля 2012 г.
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуально на дату: 01.02.2018