Смена фамилии руководителя

Вопрос:

что делать: если директор (единственный учредитель) ООО сменил фамилию? С налоговым органом понятно, не ясно что делать с внутренними документами? Когда начинать подписывать новой подписью? Нужно ли перезаключать договора с поставщиками, сотрудниками?

директор поменял фамилию 16.08 2016 года,в сведениях ИФНС смена еще не прошла ( ранее в ответе Вы писали что мы должны сообщать в ифнс ,но там нам ответили что сведения приходят им из уфмс).С какой даты фио руководителя в ооо должно быть изменено во всех рабочих документах (ттн,счетах,договорах и т.д.) после предоставления паспорта , иного документа свидет. о новой фамилии или ждать когда сведения поменяются в реестре ифнс и с того момента издать приказ об изменении имени по предприятию?

Ответ:

Здравствуйте!

По вопросу о внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой фамилии директором ООО

В рассматриваемой ситуации необходимо внести изменения в учетные документы, содержащие персональные данные директора (трудовую книжку работника, трудовой договор (если он заключался), личную карточку, иные учетные кадровые документы).

Директор может подписывать документы новой подписью с момента получения документа, в котором указана новая его фамилия (например, свидетельства о заключении брака, нового паспорта).

Перезаключать трудовые договоры с работниками организации (ООО) в связи со сменой фамилии директора не нужно.

Вносить изменения в учетные документы при смене персональных данных работника (в т. ч. директора) нужно в следующем порядке:

1. Получить от работника заявление о внесении изменений в учетные документы (например, о смене фамилии в связи со вступлением в брак). Такое заявление составляется в свободной форме (см., например, Заявление работника о смене фамилии). К заявлению работник должен приложить копию документа, подтверждающего изменение его персональных данных (например, свидетельства о заключении брака, о расторжении брака, о перемене имени и др.).

Если в организации (ООО) помимо директора нет другого работника, который занимается кадрами, то такое заявление писать не нужно.

2. Издать приказ о внесении изменений в учетные документы. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме (см., например, Приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии работника ).

3. На основании этого приказа внести изменения в учетные документы.

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Вносить изменения нужно в следующие документы:
– в трудовую книжку работника;
– в трудовой договор с работником посредством заключения дополнительного соглашения к трудовому договору;
– в личную карточку;
– в иные учетные кадровые документы, где содержатся персональные данные работника, которые изменились (график отпусков, учетные журналы и книги и т.п.).

Обязанность и порядок внесения изменений в трудовую книжку работника при смене его персональных данных предусмотрены законодательством ( п. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.3 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Необходимость внесения изменений в трудовой договор и в личную карточку работника и иные учетные документы при смене его персональных данных вытекает из самого содержания таких документов (в них вносятся сведения о фамилии, имени, отчестве работников и другие данные, относящиеся к персональным). В отдельных нормативных документах прямо прописана обязанность работодателя внести поправки в личную карточку при изменении сведений о работнике. Так, она установлена в отношении работников, состоящих на воинском учете, при изменении их отдельных личных данных, например семейного положения ( пп. "е" п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета , утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.).

Исправления в первичные документы, содержащие персональные данные работника, вносятся в том же порядке, что и во все первичные документы ( ч. 7 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ).

Если изменяются фамилия, имя, отчество руководителя организации (директора), следует в течение трех дней с момента таких изменений (например, со дня регистрации брака) сообщить об этом в налоговую инспекцию по месту нахождения работодателя.
Подтверждение: пп. "д","л" п. 1, п. 5 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 г.

Кроме того, при изменении персональных данных, в частности, нужно:
– обменять работнику свидетельство государственного пенсионного страхования . Работающие граждане меняют такое свидетельство через работодателя (страхователя) ( абз. 2 п. 5 ст. 7 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г. );
– сообщить в двухнедельный срок в военкомат по утвержденной форме об изменениях отдельных персональных данных гражданина, состоящего на воинском учете ( пп. "е" п. 29 Методических рекомендаций , утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.);
– заменить копии личных документов работника (паспорта, военного билета и других), которые хранятся у работодателя для целей кадрового учета (например, они могут входить в состав личного дела, если оно ведется).

Перезаключать трудовые договоры с работниками организации (ООО) в связи со сменой фамилии директора не нужно, поскольку они были заключены им, как уполномоченным представителем организации, и на момент их заключения фамилия была именно такой, как указана в этих трудовых договорах.

Относительно перезаключения договоров

Перезаключать действующие договоры не нужно. Вместе с тем об изменении фамилии директора целесообразно уведомить всех контрагентов, с которыми у организации существуют договорные отношения.

В соответствии со ст. 19 Гражданского кодекса РФ гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая.

Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем.

При этом гражданин обязан принимать необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о перемене своего имени и несет риск последствий, вызванных отсутствием у этих лиц сведений о перемене его имени.

Подтверждение: п.2 ст. 19 Гражданского кодекса РФ.

Вывод: перезаключать договора с поставщиками не нужно. Указание в первичном документе или договоре, подписанном до смены фамилии, прежней фамилии не является обстоятельством, свидетельствующем о налоговом правонарушении. А перемена директором фамилии не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей по действующим договорам, заключенным до смены фамилии.

Вместе с тем об изменении фамилии директора целесообразно уведомить всех контрагентов, с которыми у организации существуют договорные отношения. Более того зачастую в договорах нередко предусмотрен такой пункт: если у одной стороны меняются какие-либо реквизиты (в том числе фамилия руководителя), она обязана сообщить об этом другим сторонам договора. За нарушение данного пункта могут предусматриваться санкции. Об изменении персональных данных руководителя можно сообщить направив в их адрес информационное письмо.

Дожидаться внесения изменений в ЕГРЮЛ не нужно. Изменения в первичных документах должны быть произведены с даты смены фамилии.

Иначе в первичных документах будут указаны несоответствующие на определенный момент данные.

Гражданин вправе переменить свое имя в порядке, установленном законом. Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 Гражданского кодекса РФ).

Но данные в первичных документах должны соответствовать действительности. Поэтому, с момента получения нового паспорта в реквизитах необходимо указывать новую фамилию.

Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .

Актуален на 16.09.2016

Вопрос:

Узнать подробнее про: