ИП на патентной системе налогообложения (ПСН) не отчитываются о доходах и не считают налог от выручки, но им всё равно нужно вести учёт доходов. Расскажем, как и для чего это делать.
Для чего на ПСН нужен учёт доходов
Налог на ПСН считают не от реального, а от потенциального дохода, но при этом фактическая выручка ИП на патенте не должна превышать 60 млн руб. в год. Чтобы это отслеживать, по ст. 346.53 НК РФ предприниматель на ПСН должен вести специальную книгу учёта доходов (КУД).
Если ИП не уложится в 60 млн руб., потеряет право на ПСН. Тогда в течение 10 календарных дней нужно уведомить об этом ИФНС и перейти на общий режим или упрощёнку с начала того периода, на который был выдан патент
Учёт доходов нужен ещё и для того, чтобы при проверке ИФНС могла убедиться, что они правильно отражены. Сдавать книгу в налоговую инспекцию по умолчанию не нужно, но согласно пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ ИП обязаны её предоставить по письменному запросу налоговой инспекции.
Отсутствие КУД считается грубым нарушением правил учёта доходов, за которое штрафуют по ст. 120 НК РФ:
- на 10 000 руб., если КУД не вели в течение одного календарного года или другого периода, на который выдали патент;
- на 30 000 руб., если КУД не вели дольше.
Какие доходы включать в книгу
К доходам относятся все поступления от реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав, полученные в рамках ПСН. На доходы, которые вы внесёте в КУД, должны быть подтверждающие документы. Их нужно хранить не менее пяти лет. Например, при поступлении:
- на расчётный счёт — банковские выписки;
- в кассу — приходные кассовые ордера (ПКО);
- имущества, товаров или услуг в счёт оплаты — акты взаимозачёта.
Если у ИП есть право работать без кассы, вместо ПКО может быть другой подтверждающий документ с реквизитами из п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ.
Образец документа вместо ПКОДоходы нужно отражать кассовым методом — по факту поступления денег в кассу или на расчётный счет, включая предоплату.
Какой датой заносить доход в КУД, прописано в п. 2-5 ст. 346.53 НК РФ.
- При получении денег — в день выплаты, в том числе перечисления денег на счёт ИП.
- При получении дохода в натуральной форме — в день его передачи.
- При передаче имущества, работ, услуг, имущественных прав в счёт оплаты — в день получения.
- Если у ИП розничный магазин, можно делать записи не по каждому чеку, а по кассовому отчёту, который составляют в конце смены. ИП, у которых есть право работать без кассы, тоже могут не вносить каждое поступление. Для этого нужно утвердить свою форму документа о наличной выручке за день.
Спорный вопрос — в какой момент арендодателю учитывать обеспечительный платёж. Мнение Минфина в письме № 03-11-11/50568 от 1 июня 2023 года: если в договоре аренды прописано, что обеспечительный платёж зачтётся в счёт конкретных обязательств, его нужно учесть сразу при получении. Например, в договоре можно прописать, что обеспечительный платёж засчитывается в счёт арендной платы за последний месяц или испорченного имущества. В письме № 03-11-11/60066 от 27 июля 2021 года другая позиция: доход учитывается, когда наступят обстоятельства, при которых нужно зачесть обеспечительный платёж.
Если в договоре аренды есть условие о зачёте обеспечительного платежа, безопаснее учесть его в доходах так же, как предоплату — в момент получения.
Если придётся возвращать обеспечительный платёж или предоплату, на сумму возврата нужно уменьшить доход того периода, в котором возвратили деньги.
Инструкция по заполнению КУД
КУД нужно вести по форме из приложения № 3 к Приказу Минфина России № 135н от 22 октября 2012 года. Порядок заполнения — в приложении № 4.
Общие правила заполнения
На каждый налоговый период нужно заводить новую книгу. Вести её можно на бумаге или в электронной форме, а после окончания действия патента распечатать, прошить и пронумеровать страницы. На последней странице нужно написать общее количество страниц, заверить подписью ИП и поставить печать, если она есть.
Если у вас несколько патентов, можно на выбор вести учёт по всем в одной книге или в отдельных. Нужно только следить, чтобы в сумме доходы по всем патентам с начала календарного года не превысили 60 млн руб.
Записи нужно вносить в хронологическом порядке, суммы указывать в рублях без копеек.
Титульный лист
Заполните последние две цифры года, на который завели книгу. Справа укажите дату, когда начали книгу в формате год, месяц, число.
Впишите полные ФИО предпринимателя и его ИНН. Справа укажите код по ОКПО. Его можно найти на сайте Росстата по своему ИНН или ОГРНИП.
Напишите название региона, в котором получен патент. Строкой ниже — на какой срок его выдали. Если патентов несколько, перечислите их периоды через запятую.
Справа в ячейке с кодом ОКАТО укажите свой ОКТМО. Узнать его тоже можно в сервисе Росстата.
Заполните адрес предпринимателя по прописке. Внизу укажите номера банковских счетов ИП с названиями банков, в которых они открыты.
Титульный лист КУД на патентеРаздел I
Графа 1 — порядковый номер записи. Графа 2 — дата и номер документа, на основании которого вы делаете запись: платёжное поручение, кассовый чек. Графа 3 — краткое содержание операции, например, «Получена предоплата за ремонт автомобиля по счёту № 105 от 20.07.2023». Графа 4 — сумма дохода в рублях, без копеек.
После окончания патента в конце таблицы укажите итоговую сумму доходов.
Раздел 1 КУД на патентеСовмещение ПСН с УСН или ОСНО
Если вы совмещаете патент с УСН или ОСНО, доходы по каждой системе налогообложения нужно учитывать в разных книгах:
В книге по форме для ПСН отражайте только доходы, полученные по патентной деятельности.
