График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить

График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить

Компании обязаны в декабре утвердить график отпусков на новый календарный год. При нарушении данного правила работодателю выписывают штраф. Расскажем подробнее, как составить график отпусков с учётом положений Трудового кодекса и утвердить его на год.

Кто должен формировать график отпусков

График отпусков формируется всеми работодателями, за исключением микропредприятий. Такими субъектами считаются компании и ИП, у которых за прошедший календарный период:

  • среднесписочная численность сотрудников составляла до 15 чел.;
  • доходы были не больше 120 млн. руб.

Такие субъекты имеют право в частичном или полном объёме не разрабатывать внутренние нормативные акты, а всю информацию прописывать в трудовых соглашениях. К примеру, они могут не заполнять график отпусков, но в то же время предоставлять периоды отдыха на основании письменного соглашения с каждым работником.

Важно! Данный вариант не совсем удобен, поскольку по каждому изменению нужно будет оформлять допсоглашение. Соответственно, микропредприятиям также выгоднее заполнять график отпусков, даже если они не обязаны.

Сроки формирования графика отпусков

График отпусков по Трудовому кодексу составляется на календарный год. Документ требуется утверждать не позже, чем за 14 дней до наступления нового года.

Если дата утверждения документа приходится на выходной, она переносится на рабочий день. На 2022 год график нужно было утвердить не позже 17 декабря 2021 года, и срок не переносился, поскольку этот день не был выходным.

Дату утверждения документа желательно указать в своём календаре кадровика, чтобы не пропустить этот момент. Также можно воспользоваться автоматическим календарём, который напомнит о сроке утверждения документа.

Графики отпусков нужно хранить не меньше трёх лет.

Какие отпуска проставлять в графике

По правилам составления в график отпусков требуется вносить сведения по таким периодам:

  • ежегодный основной. Обычная длительность такого периода — 28 календарных дней. Однако, для некоторых категорий работников период может быть более продолжительным, к примеру, для инвалидов или несовершеннолетних сотрудников — 30 дней;
  • дополнительный. Он прибавляется к ежегодному основному отпускному периоду и предоставляется за особые условия работы — вредные и опасные, часы работы сверх норматива, трудовую деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, сложные климатические условия и т.д.

В графике указываются также остатки отпусков, которые не были использованы в прошедших календарных годах.

Внимание! В графике не указываются иные отпускные периоды — учебный или без сохранения заработной платы.

Кого показывать в графике

В графике отпусков требуется показывать всех сотрудников, имеющих право на ежегодные основные и дополнительные отпуска. В документе фиксируются не только основные работники, но также внешние совместители и дистанционные сотрудники.

В документе отражаются сведения по всем работникам, с которыми на момент его подписания действуют трудовые соглашения. Это касается и тех, кто планирует уволиться в следующем году или же находится в отпуске с последующим увольнением.

Когда утверждается график отпусков на очередной год, надо помнить, что некоторые сотрудники имеют право уйти на отдых в любое время. В частности, это:

  • физлица до 18-ти лет (ст. 267 ТК);
  • сотрудники с ребёнком-инвалидом до 18-ти лет (ст. 262.1 ТК);
  • многодетные работники с тремя и более детьми до 18-ти лет, если младшему ребёнку нет 14-ти лет (ст. 262.2 ТК);
  • почётные доноры (ч. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 г. № 125-ФЗ).

Однако этих работников также требуется включить в график. Если позже сотрудник решит отдыхать в другое время, отпуск можно будет перенести на основании заявления. Это же касается работников, которые могут уйти в отпуск авансом до отработки полугода, к примеру, женщины перед отпуском по БиР.

В графике не нужно фиксировать тех сотрудников, которые точно в следующем году не пойдут в отпуск. Например, к такой группе работников относятся те, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком и будут в нём весь следующий год. Кроме того, отпуска не предоставляются физлицам, с которыми оформлены ГПХ соглашения, а потому они также не указываются в графике.

Как сформировать график отпусков

График отпусков — это документ, в котором фиксируется очерёдность предоставления отпусков сотрудникам в течение календарного года. Как его правильно оформить, чтобы не допустить ошибок?

Составление графика отпусков проводится с учётом некоторых положений:

  • график можно оформлять по унифицированной форме № Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Однако, эта форма не является обязательной, а потому работодатель может разработать собственный шаблон документа;
  • даже если работодатель зарегистрирован в середине года, ему всё равно необходимо составить и утвердить график. Дополнение документа информацией производится по мере приёма на работу новых сотрудников;
  • утверждённый документ хранится в отделе кадров. Также его копии передаются руководителям подразделений, чтобы они могли заранее планировать работу своего отдела;
  • при заполнении графика нужно сначала уточнить, в какие сроки хотят отдыхать сотрудники, имеющие первоочередное право на отпуск. Далее учитываются пожелания остальных работников.

Как оформляется график отпусков

hidden>

Далее расскажем о том, как составляется график отпусков по Трудовому кодексу. Ответственным за его заполнение зачастую является кадровик, однако иногда обязанность по формированию документа возлагают на бухгалтера или секретаря.

График заполняется в несколько шагов:

  • в каждом подразделении собирается информация о том, в какие периоды сотрудники хотят отдохнуть;
  • на основании этих сведений заполняется проект графика с учётом информации о неиспользованных отпусках за прошедшие годы;
  • сформированный график анализируется, чтобы отпуска сотрудников с одинаковыми обязанностями не пересекались, а большинство отпусков не совпадало с периодом повышенной производственной загрузки компании.

Важно! Отпуск можно разделить на части, но одна из них обязательно должна быть не меньше 14 дней. Также в графике нужно указать конкретные даты начала и окончания отпускного периода. Допускается указывать только месяц, но тогда нужно будет перед отпуском брать с сотрудников заявления с указанием дат отпускного периода.

Как заполнить форму № Т-7

hidden> Форма графика № Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Документ заполняется следующим образом:
  • вверху нужно указать наименование компании или ИП, номер и дату документа, на какой год он заполняется;
  • также здесь требуется указать мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии) и поставить подпись руководителя компании;
  • в таблице необходимо заполнить графы:
    • гр. 1 — наименование подразделения;
    • гр. 2 — должность сотрудника;
    • гр. 3 — ФИО работника;
    • гр. 4 — его табельный номер;
    • гр. 5 — число календарных дней отдыха;
    • гр. 6 — дата начала отдыха по плану;
    • гр. 7-9 — при первичном формировании графика не заполняются. Сведения в них фиксируются, когда сотрудник фактически пойдёт отдыхать, а также если период будет перенесён;
    • гр. 10 — предназначена для внесения примечаний. К примеру, в графе можно указать, сколько дней отпуска заменено денежной компенсацией (при отпуске больше 28 дней);
  • в нижней части документа сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись.

Образец графика отпусков выглядит так:

Образце графика отпусков на 2022 год Образце графика отпусков на 2022 год

Как утверждается график отпусков

hidden>

График отпусков подписывает руководитель отдела кадров, а при его отсутствии — сотрудник, на которого возложена обязанность по формированию документа. Это касается как формы № Т-7, так и самостоятельно разработанного шаблона.

Когда сформированный документ подписан отделом кадров, он передаётся на утверждение директору или лицу, его заменяющему. Вверху заполняется гриф «Утверждаю», т.е. заполняется должность руководителя и его ФИО, а также директор ставит свою подпись. Кроме того, здесь же указывается дата утверждения документа.

Кроме того, утверждение графика отпусков производится и иным способом — через приказ. Также можно и заполнить гриф «Утверждаю», и издать приказ на утверждение, но обязательно их даты должны совпадать.

Образец приказа на утверждение графика выглядит так:

Образец приказа на утверждение графика отпусков Образец приказа на утверждение графика отпусков

Важно! При наличии в компании профсоюза график нужно согласовать с ним.

Как производится ознакомление сотрудников с графиком

hidden>

График отпусков — внутренний документ компании, а потому сотрудников желательно с ним ознакомить. Это можно оформить письменно такими методами:

  • разработать лист ознакомления в качестве приложения к графику;
  • разработать свою форму графика и в неё включить графу для ознакомления сотрудников;
  • завести журнал ознакомления с внутренними документами компании.

Если сотрудник отказывается ознакомиться с графиком, это целесообразно зафиксировать документально, к примеру, через акт за подписью не менее двух свидетелей.

Изменение и дополнение графика отпусков

График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до нового года, и после этого в документ уже нельзя вносить изменения в части перенесения плановой даты отпуска. Когда требуется изменить дату отпуска, к примеру, работник заболел и принял решение перенести отпуск на другую дату, то для этого используются графы 8-10.

При изменении даты отпуска заполняются:

  • гр. 8 — фиксируется документ, на основании которого дата изменяется;
  • гр. 9 — проставляется новая дата отпуска;
  • гр. 10 — записывается примечание, почему отпускной период перенесён.

Внимание! Если принят новый сотрудник, то текущая форма графика не корректируется. Вместо этого можно составить дополнительную форму № Т-7 как приложение к ранее оформленному документу. Однако законодательством не установлена такая обязанность работодателя.

Ответственность за нарушения при работе с графиком

Отсутствие графика отпусков — это нарушение законодательства в сфере труда, а потому за это предусмотрена ответственность.

На основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ штрафы составляют:

  • 1-5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП;
  • 30-50 тыс. руб. для юрлиц.

При первичном нарушении работодателю могут выписать только предупреждение с требованием его устранить. Чтобы не получить штраф, работодателю нужно детально ознакомиться с тем, как правильно составить график отпусков и что нужно учесть в сложных ситуациях.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!