Как перейти на электронный документооборот

Как перейти на электронный документооборот

Электронный документооборот — система, при которой вся работа с документами проходит в цифровом формате. Так большинство бизнес-процессов проходит удаленно, что значительно экономит время и деньги. 


В материале рассмотрим преимущества ЭДО над стандартным документооборотом и расскажем, как перейти на электронный документооборот. 

Плюсы перехода с бумажного документооборота на электронный

Главный плюс перехода на ЭДО — экономия времени. С ним можно в считанные секунды провести любую операцию:

  • подать налоговую и бухгалтерскую отчетность;
  • направить договоры контрагентам;
  • подписать акт с подрядчиками.

В целом, бизнес добровольно решает, применять ли ему ЭДО. Но в некоторых ситуациях он должен перейти на электронный документооборот по закону. Например, электронный формат обязателен для сдачи некоторой отчетности:

  • бухгалтерская отчетность юрлиц;
  • статистическая отчетность;
  • некоторая налоговая отчетность (например, декларация НДС);
  • формы 6-НДФЛ и 2-НДФЛ при численности штата больше 10 человек и т.д.

Кроме того, электронный документооборот применяется на всех этапах государственных закупок и в работе с маркированной и прослеживаемой продукцией.

К 2024 году применение ЭДО станет обязательным для всех участников рынка ввиду утвержденной Правительством РФ Концепции развития ЭДО. В ней описан комплексный порядок по внедрению электронного документооборота в ключевые направления хозяйственной деятельности.

Некоторые предприятия с самого начала выбирают цифровой формат из-за его преимуществ перед бумажным. Сравним основные критерии:

Показатель ЭДО Бумажный формат
Стоимость Создание документов — бесплатно.
Стоимость отправки документов зависит от оператора — в среднем, 5-9 рублей.
Для создания документов требуется бумага — в среднем, 1,5 рубля за лист формата А4.
Отправка документов по почте — 50-100 рублей.
Отправка курьерской службой — от 200 до 400 рублей (стоимость зависит от населенного пункта и конечного назначения).
Хранение Хранение архива — бесплатно. Для архива требуется отдельное место в офисе или аренда помещения.
Срок доставки Электронные документы приходят получателю мгновенно. В исключительных случаях бывают короткие задержки из-за перебоев в Сети. Срок зависит от пункта назначения.
При отправке документов в рамках одного города курьером — в рамках одного рабочего дня.
При отправке почтой — от 4 до 14 дней.

Теперь поговорим о том, как правильно перейти к электронному формату на предприятии.

Этап 1. Вносим изменения в учетную политику

Первое, с чего нужно начать переход на ЭДО — корректировка учетной политики. Факт того, что предприятие использует электронный формат при работе с документами, нужно отразить в положении об ЭДО. Указывают все ключевые моменты:

  • вид ЭП;
  • перечень документов, применяемых в ЭДО;
  • порядок хранения файлов и т.д.

Этап 2. Строим схему документооборота

Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:

  • определить, сколько сотрудников работают с документами;
  • обозначить цепочку передачи документов и прописать этапы их согласования;
  • назначить ответственных лиц за подписание и отправку определенных файлов;
  • уточнить порядок передачи сведений контролирующим органам, передачи пояснений при проверках и т.д.

Этап 3. Выбираем техническое решение

С электронными документами можно работать двумя способами.

Первый — с помощью веб-версии. В этом случае не нужно устанавливать отдельное ПО — достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора электронного документооборота. Работать с электронными файлами может ответственный сотрудник. Порядок простой:

  • Работник выгружает файл на сайт.
  • Документ проходит этапы согласования по установленной цепочке.
  • Руководитель заверяет файл электронной подписью.
  • Документ направляют контрагенту.

Так можно работать на ПК и мобильных телефонах. Платить нужно только за отправку файла. Веб-версия выгодна при малом трафике (до 100 файлов в месяц) и небольшом количестве партнеров и контрагентов.

Другой вариант — локальное ПО. Компания покупает сервис, который интегрируется с учетной системой. Сервис ЭДО позволяет работать одновременно со внешними и внутренними пользователями и полностью автоматизирует работу с документами. У программного обеспечения сравнительно больше возможностей, которые позволяют организовать полноценную систему ЭДО внутри предприятия:

  • удаленный доступ нескольких пользователей к электронным файлам;
  • функции планирования, постановки и контроля задач;
  • распознавание бумажных версий документов;
  • контроль сроков передачи документов и т.д.

Чтобы пользоваться ПО, нужно установить программу и приобрести лицензию. Стоимость на каждого пользователя варьируется от 2-3 до 20 тысяч рублей. Также потребуются средства на установку, настройку рабочих мест, обучение сотрудников. Поэтому сервис ЭДО больше подойдет предприятиям с высоким трафиком и множеством партнеров и контрагентов.

Этап 4. Выбираем оператора ЭДО

Чтобы организовать удобный порядок ЭДО, нужно ориентироваться на запросы бизнеса и предложения конкретных операторов. Вот несколько базовых критериев, которые стоит оценить перед подключением:

  1. Уровень защиты. Узнайте о том, как оператор ЭДО обеспечивает безопасность на всех этапах — при доступе к системе и документам, обмене данными, хранении электронных файлов (в том числе, после прекращения действия лицензии).
  2. Интерфейс. Оцените, насколько понятен сервис и удобно ли им пользоваться.
  3. Наличие роуминга. Он необходим, если ваши партнеры работают с другим сервисом.
  4. Техподдержка. Узнайте, как быстро отвечают на запросы, какие услуги поддержки входят в пакет, есть ли круглосуточные консультации.
  5. Функционал в рамках стоимости. Заранее узнайте, какие услуги входят в пакет, а за что придется доплачивать. Сравните разные предложения по стоимости и входящему в ее функционалу.

Налоговая служба составила список операторов ЭДО федерального уровня. Если хотите сразу отмести ненадежные организации, можно начать с него.

Этап 5. Получаем электронную подпись

Работать с электронными документами можно только при наличии ЭП. Есть несколько видов электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная. Больше всего возможностей у последней. С ней можно не только подписывать договоры, но и подавать отчетность в госорганы, участвовать в госзакупках, работать с ЕГАИС.

Сейчас ее бесплатно выдают в инспекциях налоговой. О том, как ее получить, мы подробно рассказали в статье.

Что осталось сделать, чтобы полностью перейти на ЭДО

Перед переходом на электронный документооборот нужно предупредить партнеров и контрагентов и подключить их к системе ЭДО. Иначе вы не сможете полноценно обмениваться документами. При этом можно работать с одним оператором ЭДО или с несколькими сразу.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!