Плюсы перехода с бумажного документооборота на электронный
Главный плюс перехода на ЭДО — экономия времени. С ним можно в считанные секунды провести любую операцию:
- подать налоговую и бухгалтерскую отчетность;
- направить договоры контрагентам;
- подписать акт с подрядчиками.
В целом, бизнес добровольно решает, применять ли ему ЭДО. Но в некоторых ситуациях он должен перейти на электронный документооборот по закону. Например, электронный формат обязателен для сдачи некоторой отчетности:
- бухгалтерская отчетность юрлиц;
- статистическая отчетность;
- некоторая налоговая отчетность (например, декларация НДС);
- формы 6-НДФЛ и 2-НДФЛ при численности штата больше 10 человек и т.д.
Кроме того, электронный документооборот применяется на всех этапах государственных закупок и в работе с маркированной и прослеживаемой продукцией.
К 2024 году применение ЭДО станет обязательным для всех участников рынка ввиду утвержденной Правительством РФ Концепции развития ЭДО. В ней описан комплексный порядок по внедрению электронного документооборота в ключевые направления хозяйственной деятельности.
Некоторые предприятия с самого начала выбирают цифровой формат из-за его преимуществ перед бумажным. Сравним основные критерии:
| Показатель | ЭДО | Бумажный формат |
|---|---|---|
| Стоимость | Создание документов — бесплатно. Стоимость отправки документов зависит от оператора — в среднем, 5-9 рублей. |
Для создания документов требуется бумага — в среднем, 1,5 рубля за лист формата А4. Отправка документов по почте — 50-100 рублей. Отправка курьерской службой — от 200 до 400 рублей (стоимость зависит от населенного пункта и конечного назначения). |
| Хранение | Хранение архива — бесплатно. | Для архива требуется отдельное место в офисе или аренда помещения. |
| Срок доставки | Электронные документы приходят получателю мгновенно. В исключительных случаях бывают короткие задержки из-за перебоев в Сети. | Срок зависит от пункта назначения. При отправке документов в рамках одного города курьером — в рамках одного рабочего дня. При отправке почтой — от 4 до 14 дней. |
Теперь поговорим о том, как правильно перейти к электронному формату на предприятии.
Этап 1. Вносим изменения в учетную политику
Первое, с чего нужно начать переход на ЭДО — корректировка учетной политики. Факт того, что предприятие использует электронный формат при работе с документами, нужно отразить в положении об ЭДО. Указывают все ключевые моменты:
- вид ЭП;
- перечень документов, применяемых в ЭДО;
- порядок хранения файлов и т.д.
Этап 2. Строим схему документооборота
Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:
- определить, сколько сотрудников работают с документами;
- обозначить цепочку передачи документов и прописать этапы их согласования;
- назначить ответственных лиц за подписание и отправку определенных файлов;
- уточнить порядок передачи сведений контролирующим органам, передачи пояснений при проверках и т.д.
Этап 3. Выбираем техническое решение
С электронными документами можно работать двумя способами.
Первый — с помощью веб-версии. В этом случае не нужно устанавливать отдельное ПО — достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора электронного документооборота. Работать с электронными файлами может ответственный сотрудник. Порядок простой:
- Работник выгружает файл на сайт.
- Документ проходит этапы согласования по установленной цепочке.
- Руководитель заверяет файл электронной подписью.
- Документ направляют контрагенту.
Так можно работать на ПК и мобильных телефонах. Платить нужно только за отправку файла. Веб-версия выгодна при малом трафике (до 100 файлов в месяц) и небольшом количестве партнеров и контрагентов.
Другой вариант — локальное ПО. Компания покупает сервис, который интегрируется с учетной системой. Сервис ЭДО позволяет работать одновременно со внешними и внутренними пользователями и полностью автоматизирует работу с документами. У программного обеспечения сравнительно больше возможностей, которые позволяют организовать полноценную систему ЭДО внутри предприятия:
- удаленный доступ нескольких пользователей к электронным файлам;
- функции планирования, постановки и контроля задач;
- распознавание бумажных версий документов;
- контроль сроков передачи документов и т.д.
Чтобы пользоваться ПО, нужно установить программу и приобрести лицензию. Стоимость на каждого пользователя варьируется от 2-3 до 20 тысяч рублей. Также потребуются средства на установку, настройку рабочих мест, обучение сотрудников. Поэтому сервис ЭДО больше подойдет предприятиям с высоким трафиком и множеством партнеров и контрагентов.
Этап 4. Выбираем оператора ЭДО
Чтобы организовать удобный порядок ЭДО, нужно ориентироваться на запросы бизнеса и предложения конкретных операторов. Вот несколько базовых критериев, которые стоит оценить перед подключением:
- Уровень защиты. Узнайте о том, как оператор ЭДО обеспечивает безопасность на всех этапах — при доступе к системе и документам, обмене данными, хранении электронных файлов (в том числе, после прекращения действия лицензии).
- Интерфейс. Оцените, насколько понятен сервис и удобно ли им пользоваться.
- Наличие роуминга. Он необходим, если ваши партнеры работают с другим сервисом.
- Техподдержка. Узнайте, как быстро отвечают на запросы, какие услуги поддержки входят в пакет, есть ли круглосуточные консультации.
- Функционал в рамках стоимости. Заранее узнайте, какие услуги входят в пакет, а за что придется доплачивать. Сравните разные предложения по стоимости и входящему в ее функционалу.
Налоговая служба составила список операторов ЭДО федерального уровня. Если хотите сразу отмести ненадежные организации, можно начать с него.
Этап 5. Получаем электронную подпись
Работать с электронными документами можно только при наличии ЭП. Есть несколько видов электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная. Больше всего возможностей у последней. С ней можно не только подписывать договоры, но и подавать отчетность в госорганы, участвовать в госзакупках, работать с ЕГАИС.
Сейчас ее бесплатно выдают в инспекциях налоговой. О том, как ее получить, мы подробно рассказали в статье.
Что осталось сделать, чтобы полностью перейти на ЭДО
Перед переходом на электронный документооборот нужно предупредить партнеров и контрагентов и подключить их к системе ЭДО. Иначе вы не сможете полноценно обмениваться документами. При этом можно работать с одним оператором ЭДО или с несколькими сразу.
