Бухгалтерский учет 13 апреля’22

Как перейти на электронный документооборот в бухгалтерии

Электронный документооборот позволяет обмениваться документами в цифровом виде на любом уровне: внутри компании, с партнерами/контрагентами или государственными органами. Так можно провести большинство операций удаленно, что экономит бизнесу деньги и время. 

 

Поговорим об особенностях системы ЭДО: в чём её преимущества над стандартным документооборотом, кому она подойдёт и что сделать для перехода.

Что такое ЭДО

Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.

Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:

  1. Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
  2. Подписывает документ электронной подписью.
  3. Отправляет файл получателю.
  4. Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
  5. Система ЭДО обновляет статус документа.
  6. Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.

Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:

  • участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
  • УЦ, выдавший электронные подписи;
  • оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
  • государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.

Регулирование работы операторов ЭДО — в ответственности налоговых органов и Минцифры.

Кому подойдет ЭДО

Всем, кто работает с бумажными документами и хочет перевести эти операции в цифровой формат. ЭДО особенно полезен крупным компаниям с широкой номенклатурой и большим количеством операций. Они ежедневно обрабатывают большой объём внешней и внутренней документации. ЭДО значительно упрощает этот процесс и экономит много времени. Кроме того, компания сэкономит на печати бумаг, отправке их по почте, канцелярии.

ЭДО и его преимущества над стандартным документооборотом

Мы уже отметили главный плюс — это удобно и быстро. Бизнес может за пару минут проводить базовые операции:

  • отчитываться перед органами;
  • обмениваться договорами с контрагентами;
  • оформлять акты с подрядчиками.

Аналогичные операции с бумажными документами занимают от одного до нескольких дней.

Переход на цифровой формат в работе с документацией — пока что не обязателен. Но есть отдельные случаи, когда другого выбора нет.

Например, некоторые формы отчётов органы принимают только в электронном виде. Среди них:

  • бухотчётность организаций;
  • статистические отчёты;
  • отдельные налоговые отчёты (например, декларация по НДС);
  • 6-НДФЛ и РСВ, если у компании или ИП официально работает больше 10 сотрудников и т.д.

Бизнесу не обойтись без ЭДО, если он хочет участвовать в госзакупках. Его также используют в работе с прослеживаемыми и маркированными товарами.

Правительство Российской Федерации утвердило Концепцию развития ЭДО, и применение электронного документооборота будет обязательным уже в следующем году. Этапы внедрения цифровой системы в основные направления хоздеятельности бизнеса описаны в Концепции.

Иногда компании и предприниматели работают с ЭДО с самого начала. Оценим преимущества:

Критерий Электронный документ Стандартный обмен бумажными документами
Стоимость Можно создавать любое количество файлов бесплатно

Стоимость отправки одного файла устанавливают операторы, но, в среднем, цены варьируются от 5 до 9 рублей
Средняя стоимость одного листа бумаги, на котором печатается документ стандартного формата А4 — 1-1,5 рублей

Отправка документов почтой обходится в 100-150 рублей, но стоимость зависит от количества документов и веса письма

Услуги курьеров для передачи документов — 200-400 рублей в рамках города. Может отличаться в зависимости от расстояния.
Хранение Все файлы сохраняются в архиве. Это бесплатно Хранение бумажной документации само по себе бесплатно, но нужно обслуживать архив — организовать помещение, покупать папки, стеллажи, шкафы
Срок отправки Адресаты получают файлы по ЭДО в считанные секунды. Иногда время ожидания увеличивается из-за проблем со связью или сбоев в работе системы Время доставки в обычном документообороте зависит от способа передачи. Почтовое отправление занимает, в среднем, от 4 до 14 дней. Курьерская доставка в рамках населенного пункта — до одного дня

Теперь подробнее рассмотрим порядок перехода на ЭДО.

Шаг 1. Внесение коррективов в учётную политику

Порядок работы с документами — важный критерий, который отражается в учётной политике. Если предприятие отказывается от стандартного документооборота, предпочитая ему цифровой, политику необходимо скорректировать.

Компания оформляет положение об ЭДО, в котором фиксирует основные моменты:

  • вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
  • список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
  • правила хранения электронных файлов и т.д.

Шаг 2. Продумываем систему документооборота

Важно определить путь движения документов для всех операций, в которых они задействованы. Отталкиваться стоит от прежнего документооборота — возьмите стандартный порядок за основу и адаптируйте к цифровому формату:

  • установите количество сотрудников, которые работают с документами на разных этапах;
  • пропишите цепочки движения файлов, этапы их согласования и заверения;
  • определите сотрудников, ответственных за отправку и заверение файлов;
  • подробно пропишите порядок, в котором компания будет документально взаимодействовать с контролирующими органами.

Шаг 3. Определяемся с техническим решением

Есть два способа работы с цифровыми файлами.

Веб-версия

Самый доступный и универсальный метод. Не потребуется устанавливать дополнительных программ. Достаточно найти оптимальный онлайн-сервис оператора ЭДО, зарегистрироваться и управлять документооборотом в личном кабинете.

Этим может заниматься ответственный сотрудник с доступом к кабинету. Алгоритм стандартной операции простой:

  1. Сотрудник загружает документ на сайт.
  2. Файл проходит все этапы согласования и заверения в установленном порядке.
  3. Руководитель ставит на документе ЭП.
  4. Сотрудник отправляет файл получателю.

Система работает и на компьютерах, и на смартфонах. В стоимость услуги входит только отправка. При невысоком трафике (менее 100 документов в месяц включительно) такой вариант будет выгодным, так что подойдёт бизнесу с небольшим количеством контрагентов.

Локальное программное обеспечение

Бизнес покупает специальное ПО, интегрирует его со своей учётной системой. С ним можно проводить внутренний и внешний документооборот и целиком автоматизировать всю работу с документами.

Возможностей у сервисов по ЭДО сравнительно больше, чем у веб-версий. С ними можно организовать полноценную работу с электронными документами:

  • предоставить удалённый доступ всем сотрудникам, участвующим в документообороте;
  • ставить задачи и отслеживать их выполнение, планировать операции;
  • распознавать бумажные версии файлов;
  • отслеживать сроки передачи документов и т.д.

Чтобы полноценно работать с сервисом, необходимо приобрести лицензию и установить ПО на компьютеры. Стоимость зависит от операторов и представленных функционалов, средний диапазон — от 2 до 20 тысяч рублей. Дополнительно нужно обучить сотрудников работать с ПО, оборудовать рабочие места, настроить ПК. Такой вариант больше подходит среднему и крупному бизнесу, который взаимодействует со многими контрагентами и регулярно проводит операции с документами.

Шаг 4. Выбираем оператора

Оператор ЭДО — это организация, которая разрабатывает системы для электронного документооборота, предоставляет их пользователям и поддерживает их работу.

Порядок работы с документами будет зависеть от возможностей, которые предлагает оператор. Функционал у каждой компании свой. Нужно выбирать, отталкиваясь от конкретных потребностей бизнеса.

Чтобы выбрать оптимального оператора, стоит сравнить несколько предложений. Вот несколько базовых критериев, на которые нужно ориентироваться в первую очередь:

  1. Безопасность. Очень важен уровень защиты, предлагаемый оператором. Заранее узнайте, как система будет защищать файлы при доступе к системе, обмене данными, отправке, хранении. Отдельно стоит уточнить, будет ли оператор обеспечивать безопасность после того, как закончится лицензия.
  2. Интерфейс. Оцените, удобно ли пользоваться программой, всё ли понятно, сможет ли новый сотрудник быстро разобраться в системе.
  3. Роуминг. Если у бизнеса есть контрагенты или партнёры, которые используют другой сервис, понадобится роуминг. Заранее проверьте его наличие.
  4. Отдел техподдержки. Изучите комментарии и узнайте, насколько оперативно работает техподдержка. Уточните, какие услуги входят в стоимость.
  5. Набор возможностей. Узнайте, какие функции будут доступны в рамках оплаты, а какие понадобится докупить. Сравните с другими предложениями в той же ценовой категории. Выбирайте тот, что предложит наиболее исчерпывающий функционал, закрывающий все потребности бизнеса.

ФНС выбрала операторов федерального уровня и собрала их в одном перечне. Если хотите с самого начала выбирать сервис из списка надёжных, ориентируйтесь на рекомендации налоговой.

Бизнес может поменять оператора, если захочет. Не обязательно дожидаться окончания периода обслуживания, достаточно расторгнуть договор и подписать новый с другой компанией. Но время полного перехода зависит от условий сотрудничества с прежним оператором. Например, если у пользователя есть неизрасходованные исходящие, придётся потратить время на оформление возврата.

Шаг 5. Оформляем ЭП для работы с документами

Есть несколько видов электронной подписи. Рассмотрим основные различия:

Вид ЭП Что собой представляет Как можно использовать
Простая Комбинация символов. Например, набор цифр в СМС-сообщении или связка логина и пароля Для идентификации личности при совершении простых операций. Например, авторизации на сайте или интернет-покупок
Неквалифицированная Криптографический ключ Удостоверяют личность, позволяют отражать изменения в подписанных документах. Используется во внутреннем документообороте бизнеса или при обмене файлами с контрагентами
Квалифицированная Криптографический ключ. Отличие от ключа НЭП в том, что КЭП генерируется программой, отвечающей требованиям безопасности ФСБ и ФНС Приравнивается к ручной. Подтверждает, что после подписания в документы не вносили никаких изменений. Используется в любых электронных операциях: подаче отчётов, сделках купли-продажи, взаимодействии с органами, участии в госзакупках и т.д.

С некоторых пор каждому сотруднику, задействованному в документообороте, требуется собственная подпись. Их полномочия определяются машиночитаемой доверенностью, которую оформляет руководитель. Выписать документ можно на одного человека или сразу на команду.

Увольняясь, сотрудник может забрать ЭП с собой и работать с ней в другом месте. Руководитель просто уберет его из МЧД и закроет доступ к электронным операциям.

Чтобы расширить список полномочий и свободно участвовать в документообороте, стоит выбрать КЭП. Подробнее о том, как её оформить, мы рассказывали в другом материале.

Последние шаги перед переходом на цифровой формат

Основные этапы пройдены — теперь бизнес может работать с документами электронно. Чтобы обмениваться файлами с контрагентами и партнёрами, нужно сообщить им о новом порядке и подключить к системе. Работать можно с одним или несколькими операторами.

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.