Регламент проверки контрагентов

Регламент проверки контрагентов

Налоговая служба призывает предпринимателей и руководство компаний к должной осмотрительности при выборе потенциального партнёра. Не просто желательно, а обязательно нужно проверять каждого поставщика или покупателя на добросовестность и финансовую устойчивость. Иначе придётся платить дополнительные налоги и штрафы. В компании должна быть организована систематизированная работа по проверке контрагентов в соответствии с утверждённым регламентом.

Цель проверки контрагентов

Хозяйственная деятельность любой организации предполагает одновременное взаимодействие с десятками поставщиков и покупателей. Среди них могут попадаться и неблагонадёжные организации и ИП. Чтобы защитить себя от возможных финансовых и репутационных потерь, нужно проводить предварительную оценку контрагентов. Ключевые цели проверки следующие:

  1. Сведение к нулю риска отказа ИФНС в возмещении НДС и подтверждении базы расчёта налога на прибыль;
  2. Минимизация потерь в случае отказа клиента от оплаты счетов по договору;
  3. Сохранение деловой репутации компании;
  4. Укрепление дисциплины труда сотрудников отдела продаж и снабжения.

К тому же регулярные проверки партнёров позволяют своевременно выявлять коррупционную составляющую сделок со стороны своих работников.

Последствия непроявленной осмотрительности при выборе контрагента

Налоговая инспекция при камеральных и выездных проверках действует согласно статье 54.1 НК РФ. Она имеет право не признавать расходы, уменьшающие базу расчётов по налогу на прибыль, а также сумму НДС к зачёту, если выяснится что:

  • налогоплательщиком были допущены искажения в бухгалтерской и налоговой отчётности;
  • обязательства по договору выполнялись не той стороной, которая его подписала;
  • целью сделки был уход от налогообложения или снижение налогового обременения.

Основанием для начала проверки может стать непредставление декларации по НДС одной из сторон договора, либо подозрительные движения по счетам. При выявлении хотя бы одного из вышеназванных факторов сделку могут признать фиктивной, а расходы недействительными. В результате компании могут доначислить налог на прибыль и НДС к уплате на миллионы рублей.

ФНС выделяет две формы вины:

  • Умысел. Налогоплательщик знает, что работает с фирмой-мошенником, и специально проводит сделку, чтобы обналичить деньги или скрыть налоги;
  • Неосторожность — при подготовке договора организация не проверила контрагента в достаточной мере и начала с ним работать.

При доказанном умысле штраф на организацию составит 40% от суммы доначисления налогов, при неумышленном нарушении — 20%.

Решение проблемы отсутствия контроля

Для того, чтобы избежать аналогичных проблем в будущем, необходимо разработать регламент или положение об обязательной проверке контрагентов. Документ нужно составить с учётом требований и положений Федеральной налоговой службы, указанных в письме №БВ-4-7/3060@ от 10.03.2021 г.

В регламенте нужно предусмотреть порядок, отражающий правила ведения аудио- или видеосъёмок во время встреч с потенциальными партнерами, после которой происходит заключение договора.

В реальной жизни надо проверять наличие у контрагента фактических ресурсов для выполнения принятых на себя обязательств по предстоящей сделке. Например, выезжать к нему в офис, запрашивать следующие документы:

  • штатное расписание;
  • договор аренды на помещение;
  • свидетельство на право собственности;
  • накладные на покупку оргтехники, необходимой для работы;
  • бухгалтерские документы, показывающие наличие ресурсов;
  • договоры субподряда, аутсорсинга и другую документацию.

Полезным будет посмотреть судебную практику по контрагенту, особенно дела, касающиеся ответственности руководителя и главного бухгалтера. Собранные данные необходимо проанализировать, на их основе делается оценка добросовестности контрагента. Только после этого можно принимать решение о сотрудничестве.

Положение о проверке контрагентов должно содержать все указанные шаги. Эти меры помогут избежать ответственности при выездных и камеральных проверках.

Регламент проверки контрагентов на благонадёжность: основная информация

Первоначальные действия нацелены на проверку организации по факту его официального существования. Выясняется, насколько представленные сведения соответствуют действительности. Проверяют:

  • ОГРН и ИНН контрагента;
  • его полное и сокращённое название;
  • коды деятельности (ОКВЭД);
  • величина и структура уставного капитала;
  • данные об учредителях и топ-менеджерах организации.

Регламент допускает получение информации о регистрации предприятия в «адресных базах», долгах юридических лиц по налогам и взносам, об их участии в арбитражных делах или наличие исполнительных документов на взыскание задолженности. Стоит поискать руководителей в перечне дисквалифицированных лиц.

Возможности проверить все сделки нет, особенно если они проходят десятками в течение дня. Чаще всего компания проверяет партнёра только если планируется совершение сделки стоимостью свыше установленного лимита.

Организация сама устанавливает лимиты, при которых необходима обязательная комплексная проверка контрагента.

Пример утверждённых лимитов представлен в таблице:

Вид договора Сумма договора
купля-продажа от 500 тысяч рублей
оказание услуг или подряд от 1 миллиона рублей
транспортные перевозки от 300 тысяч рублей
оказание консультационных, информационных, маркетинговых, юридических услуг от 200 тысяч рублей

При заключении договоров грамотно составленное Положение о проверке контрагентов поможет руководителю существенно снизить риски невозврата денег по поставкам сырья и материалов. При необходимости, он сможет доказать налоговой инспекции факт проявленной должной осмотрительности при выборе поставщика и предъявить все необходимые документы.

Регламент проверки контрагентов 2021 образец

В качестве примера правильного составления внутрифирменного документа контроля прикладываем Положение об обязательной проверке контрагентов (образец).

Регламент проверки контрагентов 1 Регламент проверки контрагентов 1

Регламент проверки контрагентов 2 Регламент проверки контрагентов 2

Регламент проверки контрагентов 3 Регламент проверки контрагентов 3

Регламент проверки контрагентов 4 Регламент проверки контрагентов 4

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!