Вопрос:
Коммерческая организация находится на общей системе налогообложения. Сотруднику были выданы наличные денежные средства в подотчет, по которым он в полном объеме отчитался авансовым отчетом. К нему были приложены товарный чек и кассовый чек, в котором выделен НДС и НП. Счет-фактуру сотруднику не предоставили, так как покупку осуществлял сотрудник, доверенности от организации у него не было.
Какие проводки и на какую сумму в бухгалтерском и налоговом учете должен сделать бухгалтер при проведении авансового отчета? В частности как отразить в учете суммы НДС и НП, если подтверждающих документов нет?
Ответ:
Использование подотчетных сумм
Расчеты с подотчетным лицом производятся без учета предельного размера наличных расчетов в 100 тыс. руб. (п. 5, 6 Указания ЦБ РФ № 3073-У от 7 октября 2013 г.).
Однако когда полученные под отчет наличные деньги используются работником для оплаты товаров (работ, услуг) по договорам, заключенным с организациями и индивидуальными предпринимателями, то при расчетах с данными контрагентами уже необходимо соблюдать указанное ограничение в 100 тыс. руб. (п. 6 Указания ЦБ РФ № 3073-У от 7 октября 2013 г. ).
Беспроблемный вариант
Избавит от необходимости отслеживать предельный размер расчетов наличными использование безналичного способа расчетов посредством банковской пластиковой карты (корпоративной или зарплатной), выданной работнику под отчет для оплаты товаров (работ, услуг).
Вместе с тем банк-эмитент обязан установить максимальную сумму наличных денежных средств в рублях, которая может выдаваться клиенту по каждой из платежных (банковских) карт в течение одного операционного дня. Рекомендованная предельная сумма – 100 тыс. руб. в день.
Подтверждение: абз. 9 п. 2.5 Положения ЦБ РФ № 266-П от 24 декабря 2004 г. , письмо ЦБ РФ № 117-Т от 25 сентября 2009 г.
Чтобы подтвердить факт использования (расходования) по назначению (для выполнения служебного задания) денежных средств, полученных под отчет, работник должен представить оправдательные документы . К ним в общем случае относятся:
– первичный учетный документ , который подтверждает факт приобретения товаров (работ, услуг). В частности, такими документами могут быть товарная накладная, чек (товарный, кассовый – при соблюдении определенных условий ), акт выполненных работ, акт об оказании услуг, счет-заказ;
– и документы, которые подтверждают оплату приобретенных товаров (работ, услуг). Если работник расплатился наличными, то документами, подтверждающими оплату, могут быть, в частности, кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО). При оплате банковской картой в качестве подтверждающих документов помимо кассового чека могут быть представлены слипы и (или) чеки электронных терминалов (п. 3.1 Положения ЦБ РФ № 266-П от 24 декабря 2004 г. , письмо Минфина России № 03-03-06/1/59 от 10 февраля 2010 г. ).
Данные документы работник должен приложить к авансовому отчету в качестве подтверждения использования подотчетных средств по назначению (п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций ).
В некоторых случаях (например, при приобретении материальных ценностей у частных лиц, на рынке) первичных документов, подтверждающих покупку, может не быть. В этом случае товары (материалы) можно принять к учету в порядке, аналогичном оформлению поступления при неотфактурованных поставках.
Учет расчетов с подотчетными лицами
Бухучет
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Для отражения расходов по расчетам с подотчетным лицом работодателю нужно отразить:
– выдачу подотчетных средств;
– использование работником подотчетных средств;
– окончательный расчет с подотчетным лицом.
Выдача подотчетных средств
Выдачу работнику из кассы денег под отчет (например, на хозяйственные нужды) нужно отразить следующей проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выдан аванс наличными денежными средствами подотчетному лицу.
При передаче работнику корпоративной банковской карты в момент снятия денежных средств со счета или оплаты расходов с нее делается проводка:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет "Специальный карточный рублевый счет"
– выдан аванс подотчетному лицу.
При этом выдача самой корпоративной банковской карты не отражается на счетах бухучета, движение карт можно отслеживать в соответствующем журнале (см. Журнал учета приема и выдачи корпоративных банковских карт ).
Перечисление подотчетных денежных средств на зарплатную (личную) карту работника следует отразить проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51
– перечислен аванс подотчетному лицу на его зарплатную карту.
Подтверждение: сч. 50, 51, 55, 71 Инструкции к Плану счетов.
Выдача денег работнику под отчет (в зависимости от способа организации выдачи) подтверждается следующими документами .
Использование работником подотчетных средств
Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника следующей проводкой:
ДЕБЕТ 20 (26, 10, 08, 41, ...) КРЕДИТ 71
– произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.
Сумму НДС, предъявленную контрагентом по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, нужно отразить таким образом:
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц.
Подтверждение: Инструкция к Плану счетов .
Окончательный расчет с подотчетным лицом
Возмещение работнику перерасхода денег , выданных под отчет (выплата компенсации расходов сверх выданных под отчет денежных средств), в бухучете отражается следующей проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выплачена работнику сумма перерасхода денег, выданных под отчет (выплачена компенсация расходов сверх выданных под отчет денежных средств).
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы , делается следующая проводка:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– возвращены неиспользованные деньги.
Подтверждение: сч. 50, 71 Инструкции к Плану счетов.
Налог на прибыль
При выдаче работнику аванса и при возврате работником неизрасходованной подотчетной суммы в налоговом учете организации-работодателя не возникает соответственно ни расходов, ни доходов. Это связано с тем, что расходы в виде имущества, работ, услуг, имущественных прав, переданных в порядке предварительной оплаты, организация не вправе учитывать при расчете налога на прибыль (п. 14 ст. 270 , п. 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ). Следовательно, выданные работнику подотчетные суммы не формируют расхода, а значит, их возврат, в том числе несвоевременный (например, путем удержания), не приводит к увеличению экономической выгоды организации (т.е. к образованию дохода) (ст. 249, 250, 41 Налогового кодекса РФ). Сумма прощенного работнику долга также не учитывается для целей налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
По общему правилу расходы в целях расчета налога на прибыль учитываются, только если они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ). Такой порядок действует и при несении расходов через подотчетное лицо.
Учитывать в расходах затраты, понесенные через подотчетное лицо, при отсутствии оправдательных документов организация не вправе .
Авансовый отчет с приложением подтверждающих документов , утвержденный руководителем организации, является одним из основных документов, подтверждающих обоснованность затрат на оплату товаров (работ, услуг), приобретенных через подотчетное лицо. Кроме того, именно в момент утверждения данного документа появляется возможность определить точную сумму расходов, которые понесла организация. Таким образом, он является необходимым документальным подтверждением произведенных расходов (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ , п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций ).
Поэтому подотчетные суммы, выданные на приобретение товаров (работ, услуг), организация не вправе учитывать ранее, чем утвердит авансовый отчет работника и товары будут получены (услуги оказаны, работы выполнены).
Данное правило действует как при методе начисления , так и при кассовом методе учета доходов и расходов.
При этом ни налоговое, ни банковское законодательство не содержит каких-либо ограничений по форме оплаты расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Так, расходы, оплаченные подотчетным лицом с использованием банковской карты, учитываются в полном объеме при условии их документального подтверждения.
Между тем момент признания таких расходов зависит от вида затрат, которые понесены через подотчетное лицо.
Так, например, стоимость приобретенных через подотчетное лицо канцелярских товаров можно учитывать в прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией, не ранее даты утверждения руководителем авансового отчета , представленного подотчетным лицом:
– после фактического поступления ценностей (даже в том случае, если работник перерасходовал подотчетные суммы ) – при методе начисления (п. 1, 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ);
– при условии фактической оплаты канцтоваров подотчетным лицом за счет полученного аванса (а при оплате за счет собственных средств работника (в т. ч. при перерасходе подотчетных сумм ) – после погашения задолженности перед работником) – при кассовом методе (п. 2, 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ).
Нужно учитывать, что по общему правилу входной НДС в расходы при расчете налога на прибыль не включается . Исключение – случаи, когда входной налог увеличивает налоговые расходы в составе приобретенного имущества (работ, услуг), имущественных прав (учитывается в стоимости) .
Подтверждение: п. 1 ст. 171 , п. 1, 2 ст. 170 Налогового кодекса РФ.
Поэтому входной НДС, который организация не вправе принимать к вычету или учитывать в стоимости приобретенных товаров (работ, услуг), при расчете налога на прибыль в расходы списать нельзя (письмо Минфина России № 03-07-11/126 от 24 апреля 2007 г. ).
НДС
При выдаче работнику аванса на хозяйственные нужды у работодателя – плательщика НДС не возникает право на вычет входного НДС (как при выплате аванса продавцу (исполнителю)), поскольку данные средства, выданные работнику под отчет, еще не израсходованы в интересах организации, связанных с приобретением товаров (работ, услуг). При возврате работником части неизрасходованного аванса у работодателя также не возникает обязанность начислить НДС к уплате, поскольку данные суммы не связаны с оплатой за реализованные товары (работы, услуги).
Организация (индивидуальный предприниматель – работодатель) – плательщик НДС вправе принять к вычету входной налог по понесенным через подотчетное лицо расходам (включая перерасход подотчетных средств аванса) в момент, когда одновременно соблюдаются следующие условия:
– работодатель имеет в наличии документы, подтверждающие право на вычет;
– утвержден авансовый отчет по данным расходам.
При этом наличие утвержденного авансового отчета необходимо в связи с тем, что условиями применения вычета НДС являются также:
– принятие на учет товаров (работ, услуг), которые работник приобретал на подотчетные средства;
– приобретение товаров (работ, услуг) для операций, признаваемых объектами налогообложения НДС .
В данном случае подтвердить факт существования, а также производственный характер соответствующих расходов можно только на основании утвержденного руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) авансового отчета (с приложением соответствующих подтверждающих документов).
Подтверждение: п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ.
Что касается документов, подтверждающих право на вычет по расходам, понесенным через подотчетное лицо, то они различаются в зависимости от характера таких расходов (командировочные, на хозяйственные нужды). Однако в общем случае вычет возможен при наличии счета-фактуры от поставщика (продавца, подрядчика) .
Cпорный момент: принятие к вычету налога, уплаченного при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо, если счет-фактура отсутствует .
Единая точка зрения по вопросу принятия НДС к вычету при отсутствии счета-фактуры, но при наличии кассового чека, не выработана.
В общем случае для принятия российской организацией к вычету НДС, предъявленного продавцом (исполнителем) при приобретении имущества (работ, услуг, имущественных прав), должны одновременно соблюдаться следующие условия:
– имущество (работы, услуги, имущественные права) приобретено для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения НДС , или для перепродажи;
– НДС предъявлен продавцом (исполнителем);
– в наличии имеется правильно оформленный счет-фактура , выставленный продавцом (исполнителем);
– имущество (работы, услуги, имущественные права) принято на учет , что подтверждено документально .
Подтверждение: п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ.
Исключением являются лишь расходы работника в виде оплаты проезда и найма жилья в период командировки. В этом случае основанием для вычета НДС может быть бланк строгой отчетности .
Однако из Налогового кодекса РФ следует еще одно правило: если подотчетное лицо приобретает товары (работы, услуги) в розничной сфере без предъявления доверенности от организации, то обязанность продавца по выставлению счета-фактуры считается выполненной в момент выдачи покупателю кассового чека или иного документа установленной формы (п. 7 ст. 168 Налогового кодекса РФ ). Действует ли это положение и в отношении права на вычет покупателя, в налоговом законодательстве не разъяснено.
Мнение Минфина России, МНС России: при отсутствии счета-фактуры сумму НДС, предъявленную при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо, организация не вправе принять к вычету. Наличие кассового чека (в т. ч. кассового чека, выданного платежным терминалом) в этом случае не является достаточным основанием для его применения.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-07-11/17285 от 16 апреля 2014 г. , № 03-07-11/335 от 3 августа 2010 г. , № 03-07-11/51 от 9 марта 2010 г. , МНС России № 03-1-08/1191/15 от 13 мая 2004 г.
Мнение Президиума ВАС РФ: организация может принять к вычету сумму НДС, предъявленную при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо, при условии, что в кассовом чеке сумма налога выделена. Счет-фактура не является единственным документом, который может служить основанием для применения вычета.
Подтверждение: Постановление № 17718/07 от 13 мая 2008 г.
Беспроблемный вариант
В отсутствие счета-фактуры сумму НДС, предъявленную при приобретении товаров (работ, услуг) через