Кадровые документы, которые нужно иметь в организации в распечатанном виде
| Обязательные (как правило, всегда требуются при проверках соблюдения трудового законодательства) |
Дополнительные (необязательные для ведения или требуемые в зависимости от конкретной ситуации) |
|
ПОЛОЖЕНИЯ, ПРАВИЛА |
|
|
Правила внутреннего трудового распорядка Положение о работе с персональными данными работников Правила и инструкции по охране труда для работников, комплект нормативных актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности, и другие документы, необходимые в связи с организацией охраны труда (ч. 2 ст. 212 Трудового кодекса РФ) |
Положение о коммерческой тайне – если работодатель принял решение об отнесении определенных сведений к коммерческой тайне и в трудовые договоры с работниками включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну Положение об аттестации работников – если работодатель проводит аттестацию (ч. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ) и увольняет работников в связи с несоответствием занимаемой должности (выполняемой работе) (п. 3 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ) Положение об оплате труда работников – если система оплаты труда в организации не установлена коллективным договором, соглашением Положение о премировании работников – если у работодателя предусмотрена система премирования Положение о служебных командировках – если работники направляются в командировки и вопросы возмещения командировочных расходов не урегулированы коллективным договором Иные положения (положения о структурных подразделениях (см., например, Положение о кадровой службе (отделе кадров), Положение о бухгалтерии, Положение о юридической службе), Положение о персонале и т.п.) |
|
ДОГОВОРЫ |
|
|
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (в случае внесения изменений в договоры) см., например, Трудовой договор (общий), Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на другую постоянную работу |
Коллективный договор – при его наличии Договоры о полной материальной ответственности (индивидуальной и коллективной (бригадной)) – если работодатель принял решение заключать такие договоры с отдельными категориями работников (см. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности, Договор о полной коллективной материальной ответственности) Ученические договоры – при их заключении с работниками организации или лицами, ищущими работу, в целях получения образования (см., например, Ученический договор с лицом, ищущим работу, Ученический договор на получение образования с работником организации). Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг) (см., например, Договор об оказании услуг (предусмотрена их сдача-приемка), Договор подряда на выполнение ремонтных работ). |
|
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ТРУДОВЫМ КНИЖКАМ |
|
|
Трудовые книжки работников и вкладыши в них Книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (см., например, Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее).
|
Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.) Личные карточки работников – если они ведутся работодателем Если работодатель примет решение использовать личную карточку унифицированной формы, ее нужно составить по форме № Т-2 (см. Образец). |
|
ПРИКАЗЫ (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ПО КАДРАМ |
|
|
О переводе на другую работу Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, приказ о переводе на другую работу нужно составить по форме: О предоставлении отпусков работникам Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику нужно составить по форме: О прекращении трудового договора (увольнении) Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником нужно составить: О привлечении к дисциплинарной ответственности (см.к примеру, Приказ о применении дисциплинарного взыскания) О направлении работников в командировки Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, приказ о направлении работника в командировку он должен составить по форме: |
О приеме на работу С 22 ноября 2021 года оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу не является обязательным. Работодатель вправе издать такой приказ на основании трудового договора, заключенного с работником.
Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, приказ о приеме на работу можно составить по форме: Основанием для издания приказа о приеме на работу является трудовой договор. Содержание этого приказа должно соответствовать условиям заключенного договора.
Иные приказы по личному составу и основной деятельности, относящиеся к кадровой работе Под приказом по личному составу подразумевается распорядительный документ, регулирующий трудовые отношения работника с организацией, изданный на основании заключенного с ним трудового договора. К приказам по основной деятельности относятся приказы, которые отражают деятельность работодателя в целом. К работе кадровой службы (отдела кадров) они имеют лишь косвенное отношение. Приказы по основной деятельности охватывают такие производственные вопросы, как планирование работы организации, ее финансирование (снабжение), реализация продукции, составление отчетности и т.д. Такими документами являются, например, следующие приказы: |
|
ЖУРНАЛЫ |
|
|
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами работодателя (см. Журнал ознакомления с локальными актами организации) Журнал регистрации несчастных случаев на производстве по форме 9, утв. Постановлением Минтруда России № 73 от 24 октября 2002 г. (см. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве) Журнал учета инструктажей на рабочем месте (см. Журнал регистрации вводного инструктажа, Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте) Журналы регистрации обязательных медосмотров работников (см. Журнал регистрации предрейсовых медосмотров водителей, Журнал регистрации послерейсовых медосмотров водителей, Журнал регистрации предсменных медосмотров работников, Журнал регистрации послесменных медосмотров работников, Журнал учета прохождения обязательных медосмотров) |
Журнал ознакомления с должностными инструкциями (см. Журнал ознакомления с должностными инструкциями) – при наличии у работодателя должностных инструкций Журнал учета окончания срочных трудовых договоров (см. Журнал учета окончания срочных трудовых договоров) Журнал регистрации приказов (о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении и т.д.) (см., например, Журнал регистрации приказов о приеме на работу). При этом с учетом объемов кадрового делопроизводства у работодателя в кадровой службе можно вести единый журнал регистрации кадровых приказов Журнал учета трудовых договоров (см. Журнал учета трудовых договоров) Журнал учета работников (см. Журнал учета работников организации) Журнал учета совместителей (см. Журнал учета совместителей) Журнал учета выдачи справок (см. Журнал учета выдачи справок) Иные журналы (учета отпусков, личных дел, актов, протоколов и т.п.) |
|
ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ |
|
|
Штатное расписание Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, штатное расписание он должен составить по форме № Т-3 (см. Образец). График отпусков Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, график отпусков он должен составить по форме № Т-7 (см. Образец). Исключения предусмотрены для микропредприятий (организаций, индивидуальных предпринимателей), которые отказались полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (в т. ч. графика отпусков). В этом случае работодатель должен заключать трудовые договоры со своими работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами (в т. ч. графиком отпусков) (см., например, Трудовой договор по типовой форме с работодателем, который является микропредприятием). В трудовом договоре можно предусмотреть, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику в соответствии с письменным соглашением между сторонами. Табели учета рабочего времени Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, табель учета рабочего времени он должен составить по форме: Копии личных документов работников, предъявляемых при трудоустройстве (ст. 65 Трудового кодекса РФ) Документы о проведении специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) Документы (помимо приказов), оформляющие принятие кадровых решений (акты, докладные, служебные, объяснительные записки и т.п.) Листки нетрудоспособности, оформленные в печатном виде |
Должностные инструкции (инструкции по профессии) – если в трудовом договоре трудовая функция работника не раскрыта или требуется ее конкретизация, необходимо установить квалификационные характеристики должности и т.п. Личные дела – если работодатель принял решение об их ведении Графики работы – при определенных видах организации труда ( График сменности при сменной работе, график работы при индивидуальном режиме, График работы на вахте при работе вахтовым методом) |
|
Если работодатель (организация, индивидуальный предприниматель) относится к категории микропредприятий и отказался полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о премировании, графика сменности и др.), он должен заключать трудовые договоры с работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами (см., например, Трудовой договор по типовой форме с работодателем, который является микропредприятием). |
|
Какие работодатели могут отказаться от принятия локальных нормативных актов? Можно ли отказаться от всех локальных актов или только от определенных?
От принятия локальных нормативных актов могут отказаться микропредприятия, то есть организации (в т. ч. некоммерческие) и индивидуальные предприниматели с численностью работников до 15 человек и размером годовой выручки или балансовой стоимости активов не более 120 млн руб.
В качестве работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, могут выступать субъекты малого предпринимательства (хозяйственные общества, хозяйственные партнерства, производственные кооперативы, потребительские кооперативы, крестьянские (фермерские) хозяйства и индивидуальные предприниматели), соответствующие условиям, установленным Федеральным законом № 209-ФЗ от 24 июля 2007 г., и сведения о которых внесены в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства по категории микропредприятий (п. 3 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 15 от 29 мая 2018 г.).
Типовая форма трудового договора разработана и утверждена, чтобы снизить затраты на подготовку локальных нормативных актов и административную нагрузку на работодателя, упростить ведение кадрового учета у работодателей с маленькой среднесписочной численностью. Она позволит обеспечить гибкость регулирования трудовых отношений с учетом специфики деятельности у конкретного работодателя, поможет руководителю учитывать особенности, связанные с выполнением работ, относящихся к конкретному работнику.
Работодатели, которые не относятся к микропредприятиям (например, являются малыми предприятиями с численностью работников от 15 до 100 человек), не вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов, поскольку такая возможность для них трудовым законодательством не предусмотрена. Это относится и к случаю, когда работодатель был микропредприятием, но впоследствии утратил этот статус. По истечении четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства работодатель больше не может руководствоваться особенностями трудового законодательства, установленными для микропредприятий.
При этом микропредприятие не обязано отказываться от локальных нормативных актов, которые у него приняты и действуют. Если работодатель не желает отказываться от них, он не должен вносить изменения в трудовые договоры, заключенные с работниками, и оформлять их по типовой утвержденной форме. Данная форма утверждена именно для случая полного или частичного отказа от принятия локальных нормативных актов, поэтому всем без исключения микропредприятиям переходить на нее с 1 января 2017 года не обязательно. Закон не запрещает принимать локальные нормативные акты, микропредприятиям предоставлено право выбора.
Если работодатель (организация, индивидуальный предприниматель) относится к категории микропредприятий и отказался полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о премировании, графика сменности, должностных инструкций и др.), он должен заключать трудовые договоры с работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами (см., например, Трудовой договор по типовой форме с работодателем, который является микропредприятием).
Перечень локальных нормативных актов, от которых можно отказаться, является открытым, однако есть одно исключение. Микропредприятие не может отказаться от принятия локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу в соответствии со ст. 312.9 Трудового кодекса РФ (например, приказа руководителя организации). Исключая этот акт, работодатель может отказаться от принятия всех остальных локальных актов либо только от их части по своему выбору. Например, можно отказаться от штатного расписания и графика отпусков, хотя в ст. 309.2 Трудового кодекса РФ они отдельно не упомянуты.
При отказе от графика отпусков его можно заменить письменным соглашением с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 от 1 февраля 2021 г.).
Как оформить отказ от локальных нормативных актов?
Данный вопрос трудовым законодательством не регламентирован. Отказ от принятия локальных нормативных актов целесообразно оформить письменно, например, приказом (распоряжением) работодателя. Этим же приказом можно отменить уже действующие локальные акты и ввести в действие в организации типовую утвержденную форму трудового договора (см. Приказ об отказе микропредприятия от локальных нормативных актов и использовании типовой формы трудового договора).
При полном или частичном отказе работодателя от локальных нормативных актов необходимо заключать трудовые договоры с работниками микропредприятия по типовой форме начиная с 1 января 2017 года. Данная форма применяется для всех работников независимо от занимаемой должности (выполняемой работы), поскольку каких-либо исключений трудовым законодательством не предусмотрено.
Как микропредприятию привести трудовые договоры с работниками в соответствие с типовой формой? Нужно ли расторгать действующие трудовые договоры?
Если работодатель, являющийся микропредприятием, решил отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, сначала он должен подготовиться, чтобы перейти на заключение с работниками трудового договора по типовой форме:
– действующие трудовые договоры следует привести в соответствие посредством внесения в них соответствующих изменений;
– трудовые договоры с вновь поступающими работниками необходимо заключать по типовой форме.
Расторгать действующие трудовые договоры с работниками микропредприятий не нужно, поскольку Трудовой кодекс РФ не предусматривает такого основания для увольнения.
Работодатель обязан уведомить своих работников об изменении условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в письменной форме не позднее чем за два месяца (ст. 74 Трудового кодекса РФ).
Трудовые договоры, заключенные до 1 января 2017 года, не утрачивают силу, а дополняются новыми условиями, которые не были в них включены. Чтобы привести действующие трудовые договоры в соответствие с типовой формой, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г., необходимо заключить с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам (ст. 72 Трудового кодекса РФ). Дополнительное соглашение может иметь вид новой редакции трудового договора.
Для оформления новой редакции в преамбуле дополнительного соглашения нужно указать: "В соответствии со ст. 309.2 Трудового кодекса РФ, Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. стороны договорились изложить трудовой договор №__ от __ в следующей редакции: __". Далее – изложить все положения трудового договора в редакции, подготовленной на основе типовой формы трудового договора (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору работника с микропредприятием о приведении его в соответствие с типовой формой). После изложения актуального текста договора нужно указать, что со дня вступления в силу настоящего дополнительного соглашения (новой редакции договора) прежняя редакция трудового договора утрачивает силу и применению не подлежит.
Дополнительные соглашения оформляются в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Один экземпляр хранится у работника, другой – у работодателя. Оба должны быть подписаны работником и работодателем.
Подтверждение: письмо Минтруда России № 14-2/В-1116 от 10 ноября 2016 г.
Можно ли при необходимости вносить изменения в типовую форму трудового договора?
Можно вносить изменения следующего характера:
– включать дополнительные условия, в том числе об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей сторон, не ухудшающих положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством;
– исключать из типовой формы те условия, которые не относятся к труду конкретного работника. Типовая форма является универсальной, и в нее включены многие условия, касающиеся работы разных категорий персонала на микропредприятиях (например, в числе прочих – дистанционных работников и надомников). В типовой форме условия работы надомников и дистанционных работников содержатся в пункте 9 (с подпунктами). Если работник не дистанционный и не надомный, эти пункты можно либо оставить незаполненными, либо исключить из трудового договора, поскольку они не соответствуют характеру работы этого работника;
– исключать из типовой формы те пункты, которые указаны в примечаниях к этой типовой форме.
В типовой форме есть пункты, к которым дается пояснение "заполняется при необходимости". Эти строки, если нет необходимости их заполнять, также оставляются пустыми. Не стоит писать в них слова "нет", "не установлено" и т.п.
Следует учесть, что в утвержденной типовой форме используется сквозная нумерация пунктов. Если в трудовой договор вносятся указанные изменения (дополнения, исключения), нумерацию пунктов в типовой форме можно изменить так, чтобы устранить ее сбои.