Общая информация

Инвентаризация - это периодический переучет денег (в кассе и на р/с), ОС, материалов, товаров и иного имущества с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия с данными учета.При этом выделяют два вида инвентаризации:обязательную и добровольную.

Обязательная инвентаризация

Обязательную инвентаризацию проводят все организации, которые обязаны вести бухгалтерский учет, в том числе и применяющие УСН и ЕНВД. При этом, данную инвентаризацию нужно проводить в случаях, предусмотренных законодательством, а также федеральными и отраслевыми стандартами, в частности:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (дополнительно);
• при смене материально ответственных лиц (в таком случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было вверено материально ответственному лицу);
• при передаче имущества в аренду, его выкупе или продаже;
• при реорганизации или ликвидации организации (в таком случае до даты составления ликвидационного баланса или даты подписания передаточного акта (разделительного баланса) должна быть проведена инвентаризация всего имущества и всех обязательств организации);
• при выявлении фактов хищения или порчи имущества (в таком случае инвентаризация проводится, когда необходимо установить, какое имущество и в каком количестве было похищено или испорчено);
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Подтверждение: ч. 3 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011г., п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 22 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 119н от 28 декабря 2001г.

Периодичность проведения обязательной инвентаризации зависит только от факта наступления выше указанных событий, которые должны быть установлены в учетной политике организации для целей бухучета.

Внимание! Требование по проведению обязательной инвентаризации на ИП не распространяется.

Добровольная инвентаризация

Данный вид инвентаризации носит свободный характер. То есть ее можно проводить в любых случаях, установленных в учетной политике организации для целей бухучета (или по самостоятельному решению ИП) в порядке, который определяется руководителем организации (или ИП) в отдельном распорядительном документе: приказе, постановлении, распоряжении и (или) в порядке, закрепленном непосредственно в учетной политике ООО для целей бухучета.Указанным распоряжением устанавливается:

• количество инвентаризаций в отчетном году;
• сроки проведения инвентаризации;
• перечень имущества и обязательств, проверяемых в каждом случае.

Подтверждение: ч. 3 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011г., п. 4 ПБУ 1/2008, п. 2.1 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995г.

Для ИП без сотрудников не требуется оформлять распорядительные документы для начала проведения добровольной инвентаризации. Кроме этого, ИП при проведении добровольной инвентаризации вправе руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Подтверждение: Письмо Минфина России от 31.12.2009 № 03-11-09/422

При этом периодичность проведения добровольной инвентаризации законодательно не установлена, поэтому ее можно проводить в любые сроки и любое количество раз в течение года.

Процедура проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации можно разделить на несколько этапов:

Подготовительный этап

На данном этапе оформляется распорядительный документ о проведении инвентаризации (Приказ, постановление, распоряжение о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), с указанием причины инвентаризации, состава комиссии, проверяемое имущество и обязательства, дату начала и окончания инвентаризации. Руководитель организации должен подписать изданный документ, указав фамилию и инициалы (иные реквизиты, необходимые для идентификации).  Затем приказ (распоряжение, постановление):
Далее он регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации) (образец унифицированной формой № ИНВ-23). После распорядительный документ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Также необходимо получить расписки от материально ответственных лиц (подтверждающие, что на начало инвентаризации все необходимые документы сданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы или списаны).

Создание инвентаризационной комиссии

Комиссия создается на основании распорядительного документа руководителя ООО (приказа, постановления, распоряжения) составленного в свободной форме. По общему правилу, в состав инвентаризационной комиссии должны входить не менее 2 человек: председатель комиссии и иные члены. Т.о. в состав инвентаризационной комиссии могут быть включены:

• представители администрации организации (например: директор, гл. бухгалтер);
• работники бухгалтерии;
• другие работники организации (инженеры, экономисты, техники и т.д.);
• работники независимой аудиторской компании или представители службы внутреннего аудита при наличии такой службы в организации (если при инвентаризации предстоит большой объем работ).

Материально ответственные лица обязаны участвовать в процедуре инвентаризации вне зависимости от ее типа (обязательная или добровольная). 

Подтверждение: п. 2.8 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995г.).

Если в штате организации числится только один руководитель, то в этом случае все функции комиссии возлагаются на руководителя организации.

Подтверждение: п. 2.3, 2.4, 2.6 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995г.

Оформление результатов проведенной инвентаризации

Результаты проведенной инвентаризации записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Для их оформления можно использовать установленные формы унифицированных первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998г. либо разработать самостоятельно собственную форму, в том числе взяв за основу для разработки шаблон унифицированных форм, удалив ненужные реквизиты или дополнив необходимыми, при условии, что они будут содержать все необходимые реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011г.

В отношении инвентаризационных описей (актов), оформленных на бумаге, необходимо соблюдать следующие правила:

• описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток;
• наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в соответствии с номенклатурой и в единицах измерения, принятых в учете;
• на каждой странице описи проставляется прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны;
• исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми - правильных записей. При этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами;
• в описях не допускается оставлять незаполненные строки, поэтому на последних страницах в незаполненных строках ставится прочерк;
• на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Заполненная с соблюдением выше названных правил опись должна быть подписана всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, позволяющих идентифицировать данных лиц). В конце описи материально ответственные лица дают расписку, которая подтверждает:

• что имущество проверено в их присутствии;
• что претензии к членам комиссии отсутствуют;
• что имущество, перечисленное в описи, принято на ответственное хранение.

Подтверждение: п. 2.9, 2.10 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995г.

Если в ходе инвентаризации будут выявлены расхождения (излишки или недостача) между данными, занесенными в описи, их нужно занести в сличительные ведомости. Они также составляются в двух экземплярах. 

Подтверждение: п. 4.1 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995г.

По результатам инвентаризации составляется итоговая ведомость (форма ИНВ-26), в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи.

Учет излишков, недостач в УСН

Учет излишков

Если по результату инвентаризации выявлены излишки, то их следует оприходовать. Доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, нужно учитывать в составе доходов по УСН по текущей рыночной стоимости.

Включать их в налоговую базу нужно в периоде выявления (т.е. в момент составления первичных документов для отражения результатов инвентаризации) (п. 1 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ).

Учет недостач

Если по результату инвентаризации выявлены недостачи, учесть их можно только при применении объекта налогообложения "доходы минус расходы" и в соответствии с особым порядком учета расходов при УСН.

Рассмотрим наиболее часто встречающие примеры учитываемых и не учитываемых расходов при недостачи:

1) Недостачи или хищения ОС, НМА, денежных средств, БСО, денежных документов не учитываются в УСН. 

Подтверждение: Письмо Минфина России от 18.12.2007г. № 03-11-05/303).

2) Недостачи сырья (материалов), используемых в производстве готовой продукции, - не учитываются в расходах УСН. Поскольку указанные материально-производственные запасы списываются в полной сумме на расходы на дату их получения и оплаты. Поэтому повторному учету в расходах по УСН они не подлежат.

3) Потери товара предназначенного для перепродажи, которые возникли в результате естественной убыли при хранении и транспортировке (в пределах норм, установленных уполномоченными на это ведомствами), а также безвозвратные отходы (технологические потери) учитываются в УСН в пределах норм.Для их учета необходимо применять нормы, которые установлены в законодательном порядке уполномоченными на это ведомствами:

• отраслевыми ведомствами в Порядке, утв. Постановлением Правительства РФ № 814 от 12 ноября 2002г. (пп. 2 п. 7 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
• различными ведомствами до установления Порядка, утв. Постановлением Правительства РФ № 814 от 12 ноября 2002г. (ст. 7 Федерального закона № 58-ФЗ от 6 июня 2005г.).

Самостоятельно утверждать нормы убыли в данном случае организация не вправе.

Подтверждение: пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, ст. 7 Федерального закона № 58-ФЗ от 6 июня 2005г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/471 от 21 июля 2010г. (в части норм естественной убыли при расчете налога на прибыль) – его выводы верны и при расчете единого налога при УСН.

4) Для учета недостачи (порчи) товаров, предназначенных для перепродажи, которая возникла в результате технологических потерь при транспортировке, необходимо применять:

• либо нормы, которые разработаны организацией самостоятельно;
• либо отраслевые нормы, государственные стандарты, установленные законодательством.

Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-04/1/289 от 27 марта 2006г. (в части установления нормативов технологических потерь при расчете налога на прибыль) – его выводы верны и при расчете единого налога при УСН.

5) Недостачу (порчу) товаров, которая возникла в результате других причин (например, стихийных бедствий, пожара, аварии, хищения, по вине третьего лица), в составе расходов при расчете единого налога при УСН учитывать нельзя (ст. 346.16 НК РФ).

Ответственность за непроведение (несвоевременное) проведение обязательной инвентаризации

Если несвоевременное проведение обязательной инвентаризации привело к искажению данных бухучета и отчетности, то предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность, за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения налоговая инспекция может оштрафовать организацию на сумму:

– 10 тыс. руб. – если нарушение допущено в течение одного налогового периода;
– 30 тыс. руб. – если нарушение обнаружено в течение нескольких налоговых периодов;
– 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. – если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Подтверждение: ст. 120 НК РФ.

Административная ответственность, за грубое нарушение правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности должностные лица организации (например, руководитель) по решению суда могут быть оштрафованы на сумму от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11, 23.1 КоАП РФ). Указанная ответственность применяется при отсутствии оснований, поименованных в п. 2 примечаний к ст. 15.11 КоАП РФ (освобождающих должностных лиц от этой административной ответственности). Кроме того, за несоблюдение сроков проведения инвентаризации к работнику, ответственному за ее осуществление, может быть применено дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК РФ).