Как правильно вести учет

Как вести учет?

Все организации и предприниматели должны вести учет по деятельности.

«Ведение учёта» - понятие достаточно обширное, но можно назвать несколько основных принципов, которых следует придерживаться предпринимателям и организациям на УСН, чтобы избежать возможных претензий и вести учет, как того требует закон:

1) Основной документ, который должны заполнять ИП и ООО на упрощённой системе налогообложения – книга учёта доходов и расходов (КУДИР).

2) У всех ИП и ООО обязательно должна быть кассовая книга, так как кассовую дисциплину должны соблюдать все независимо от режима налогообложения и вида деятельности. В крайнем случае, когда полностью отсутствуют наличные операции кассовая книга может отсутствовать, но инспекторы всё равно её будут запрашивать при проверке, тогда нужно будет пояснить и подтвердить, что наличных операций нет, поэтому кассовая книга отсутствует.

Внимание! с 1 июня 2014 года ИП и субъекты малого предпринимательства (малые предприятия до 100 чел, и микропредприятия - до 15 чел.) могут не устанавливать лимит наличных (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").

Для ИП без сотрудников с 1 июня 2014 года обязанность соблюдать кассовую дисциплину отменена. Если клиентами ИП являются только физ. лица, вести кассовую книгу не нужно.

ИП, имеющие сотрудников, и организации обязаны оформлять кассовые документы и кассовую книгу при расчетах с сотрудниками, ИП и организациями в прежнем порядке.

Нужно ли сохранять документы? Ответ однозначный – да, всегда и все документы, связанные с деятельностью следует сохранять, даже если на расчёт вашего налога данный документ не влияет. Лучше и безопаснее документы сохранять, так как никогда не угадаешь в какой ситуации потребуется тот или иной документ, а при проверках их вполне могут запросить.

Важно! Ведение учета для ООО/ИП – это отражение всех совершаемых операций (расходов и доходов) и подтверждение этих операций документами. Дополнительно нужно вести кассовую книгу, а на УСН еще и книгу учета доходов и расходов (КУДИР).
В сервисе достаточно отражать свои операции (и указывать подтверждающие документы) в разделах «Деньги» (подробнее) и «Документы и ЭДО» (подробнее). Добавленные документы следует связывать с операциями из раздела «Деньги», чтобы расчеты корректно закрывались.

Таким образом, основные принципы ведения учета для ИП/ООО:
- наличие документов, по совершаемым операциям (накладные, акты, чеки ККМ, если составляются – договоры и др., то есть каждая ваша операция должна иметь документальное подтверждение);
- ведение КУДИР (обязательно для тех, кто на УСН);
- кассовая книга (соблюдение кассовой дисциплины).
Все дальнейшее зависит от совершаемых операций и конкретного вида деятельности. Например, если вы принимаете наличную оплату и применяете ККМ, тогда нужно вести журнал кассира-операциониста. При работе по агентскому договору, в деятельности возникнут отчёты агента и т.п. 

Зачем хранить документы? Нужно ли хранить документы, если расходы не влияют на налог? 

В любом случае, в любой деятельности и сфере, индивидуальные предприниматели и организации должны сохранять документы, подтверждающие их операции.

Любая операция в деятельности ИП или ООО должна подтверждаться документами. Документы нужно сохранять всегда. Даже если расчёт налога не зависит от ваших расходов (на УСН 6%), документы всё равно должны быть.

Документы по сделкам, которые совершаются наличными, необходимы для соблюдения кассовой дисциплины и отражения операций по кассе (кассовой книге). Организациям документы важны для ведения бухгалтерского учёта. Все организации с 2013 года обязаны вести бухгалтерский учёт, даже те, кто применяет УСН, а в бухучёте операции должны подтверждаться документами.

Ещё один важный момент: инспекторы вправе запросить у вас документы для проверки. Причём сведения могут быть запрошены вне рамок проведения налоговых проверок. Если у налоговой возникает обоснованная необходимость получения информации относительно конкретной сделки, инспекторы вправе запросить не просто информацию по сделке, а конкретные документы. Эта поправка внесена в Налоговый кодекс с июля 2013 года.

Поэтому документы по своей деятельности обязательно сохраняйте, даже если они содержат мелкие недочёты (расходы по таким документам вы не сможете учёсть, но у вас будет документ, обосновывающий сделку, это всегда лучше, чем вообще не иметь никаких документов), или расчёт налога у вас не зависит от совершаемых расходов, или вам кажется, что данный документ не нужен. В процессе работы могут возникнуть самые разные ситуации, когда потребуется подтвердить свои операции, а подтвердить их могут только документы (накладные, акты, платежные документы и др.).