Наличные расчеты
(для индивидуальных предпринимателей и организаций)
Прием наличной оплаты в большинстве случаев обязывает ИП/ООО применять кассовый аппарат (ККМ) и выдавать клиентам кассовый чек ККМ (когда нужен ККМ).
1. Необходим ли кассовый аппарат (ККМ)? (↑ Вернуться в начало)
По общему правилу при расчетах, в том числе за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги, с использованием наличных и (или) электронных средств платежа необходимо применять контрольно-кассовую технику (ККТ) (п. 1 ст. 1.2, абз. 18 ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г.).
2. Когда можно ККМ не применять? (↑ Вернуться в начало)
Законодательством установлены случаи, когда применение ККТ не является обязательным. — по видам деятельности, перечисленным в п. 2, 8 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г. (торговля на рынках и ярмарках, разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами, продажа мороженого, газет и журналов и др.).
Кроме того, до 1 июля 2019 года действует отсрочка в применении онлайн-ККТ для ряда организаций и ИП.
Подробнее в материале по онлайн кассам.
Может ли что-то заменить кассовый чек ККМ?
1. Можно ли вместо чека ККМ выдавать накладную? (↑ Вернуться в начало)
Нет. Накладная не заменяет кассовый чек ККМ у данных документов разное назначение. Накладная – это документ, подтверждающий передачу товара. Кассовый чек – документ об оплате наличными. Накладную можно выдавать дополнительно к кассовому чеку ККМ, но не вместо него.
2. Можно ли вместо чека ККМ выдавать товарный чек? (↑ Вернуться в начало)
Нет. Товарный чек может дополнительно прилагаться к чеку ККМ (выписывается по требованию покупателя), но не заменять его. По сути товарный чек - это «розничный» аналог накладной. Вместо чека ККМ выдавать товарный чек можно только на ЕНВД или патентной системе (но не при оказании бытовых услуг).
3. Можно ли наличные расчёты осуществлять приходными и расходными ордерами (ПКО, РКО)? (↑ Вернуться в начало)
Нет. ПКО и РКО не заменяют кассовых чеков ККМ и БСО. Приходный ордер оформляется дополнительно к кассовому чеку ККМ, когда клиентом является организация или ИП (т.е. когда наличная оплата принимается от ООО или ИП им выдается кассовый чек ККМ и квитанция к ПКО). ПКО и РКО – это документы для внутреннего учёта наличных операций предпринимателя.
4. Кассовый чек при отправке посылки (товара) по почте (↑ Вернуться в начало)
ККМ нужно применять, когда вы осуществляете с клиентом расчеты наличными (за рядом исключений). В этом случае принимая наличную оплату от клиента, ему вместе с покупкой выдается кассовый чек ККМ.
Если клиенту товар направляется по почте, то в посылку (бандероль) вкладывать кассовый чек ККМ не нужно. Когда вы отправляете товар по почте, клиент вам лично не платит. Оплату принимает почта (и в момент оплаты клиент получит кассовый чек ККМ от отделения почты) и переводит сумму либо вам на расчётный счёт, либо выдает наличными (в зависимости от оговоренных условий).
Когда вы самостоятельно пробиваете кассовый чек, получается, что по ККМ пройдёт наличная выручка, которой фактически вы не получили. По Z-отчету будет отражено получение сумм, которые включаются в доходы. Получится, что уплачивать налог следует дважды: с суммы прошедшей через вашу ККМ и полученной непосредственно от клиента через почту. Поэтому, при отправке товара по почте, вкладывать в посылку кассовый чек не нужно. В данном случае нет наличных расчётов, и вы не должны выдавать клиенту кассовый чек.
5. Как правильно оформить оплату карточкой? (↑ Вернуться в начало)
Если клиент рассчитываться картой будет лично (т.е. непосредственно в вашем магазине/офисе как при оплате обычными наличными деньгами), тогда необходимо применять ККМ и выдавать клиенту кассовый чек ККМ. Исключение: выдача БСО или ситуации, когда по закону ККМ можно не применять.
Если клиент будет оплачивать картой через интернет, т.е. деньги зачислятся сразу на расчётный счёт ООО (или поступают в платёжную систему, а затем выводятся на ваш расчётный счёт), то ККМ приобретать нужно.
Все подробности - в материале по онлайн-кассам.
6. Как осуществлять расчёты электронными деньгами? (↑ Вернуться в начало)
Необходимо заключить договор с оператором электронных денежных средств (например, WebMoney, Яндекс.Деньги, RBK Money, Rapida). Клиент осуществляет перевод денег оператору, а оператор зачисляет эти средства на расчётный счёт предпринимателя. Это может быть счёт, открытый у оператора (в зависимости от оператора), или банковский счёт, информацию о котором ИП передает оператору. Предпринимателям и юрлицам запрещено рассчитываться электронными деньгами между собой. Расчёты могут осуществляться, только когда одной из сторон является физлицо (клиент, покупатель).
Бланк строгой отчетности (БСО).
1. Что такое бланки строгой отчетности (БСО)? (↑ Вернуться в начало)
Документ, который заменяет кассовый чек в предусмотренных законом случаях. Выдавать его вместо чека можно только при оказании услуг населению (физлицам). Принадлежность к услугам, которые оказываются населению, определяется в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД 2 (ОК 029-2014)) и Общероссийским классификатором продукции по видам экономической деятельности (ОКПД 2 (ОК 034-2014)) . При этом услуги населению в новых классификаторах не выделены в отдельную группировку. В связи с этим Вы вправе воспользоваться Приказом Росстата № 244 от 23 мая 2016 г., которым на основе ОКВЭД 2 и ОКПД 2 утверждены собирательные классификационные группировки "Платные услуги населению". Кроме того, поскольку перечень услуг в ОКПД 2 является открытым (некоторые услуги отнесены к прочим), то в случае, когда услуги прямо не поименованы в ОКПД 2 как услуги населению, но фактически относятся к таковым, при их оказании Вы вправе применять БСО
Бланки должны содержать обязательные реквизиты, которые установлены п. 3 и п.4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 359 от 6 мая 2008 г.
При получении наличных, выписывается БСО в двух экземплярах, один передаётся клиенту, второй остаётся у ИП. Если БСО имеет отрывные части, то составляется один экземпляр, покупателю передаётся отрывная часть, у ИП остается основная.
2. Можно ли клиентам выдавать БСО? (↑ Вернуться в начало)
Только в случае оказания услуг населению (физлицам) разрешается вместо кассового чека ККМ выдавать БСО. Требование касается УСН и ЕНВД. То есть на ЕНВД, даже несмотря на то, что разрешено не применять ККМ, но в случае оказания услуг клиентам физлицам нужно выдавать либо чек ККМ, либо БСО. При оказании услуг юрлицам (ООО или ИП) выдавать БСО нельзя. На ЕНВД услуги юрлицам оказываться не могут (при оказании услуг юрлицам вы теряете право на спецрежим в виде ЕНВД).
3. Где взять БСО? Можно ли их распечатывать? (↑ Вернуться в начало)
Бланки нужно заказывать в типографии конкретно по своему виду деятельности (в типографии вам помогут с этим вопросом). Кроме того, в типографии можно приобрести журнал учёта БСО и вести учёт этих бланков. На компьютере, чекопечатающей машинке печатать БСО нельзя. Бланки должны быть именно типографские, это установлено законом.
4. Как вести учет БСО? (↑ Вернуться в начало)
БСО, полученные из типографии, оформляются в книги учета (образец) как приход. А по мере их использования делается запись о расходовании бланков.
В книгу учета данные по бланкам вносятся по их наименованиям, сериям и номерам. Листы книги учета БСО должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем (предпринимателем) и главным бухгалтером (бухгалтером) организации или ИП (если он имеется) и скреплены печатью организации (ИП).
При поступлении бланков заполняется приходный ордер по форме N М-4 с указанием серий и номеров бланков.
БСО должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета БСО за тот день, в котором они заполнялись.
При заполнении БСО должно обеспечиваться одновременное оформление не менее одной копии документа, либо БСО должен иметь отрывные части.
Хранить БСО нужно в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения опечатывается или опломбируется.
5. Как оформить передачу БСО сотруднику? (↑ Вернуться в начало)
БСО передаются только сотруднику, которому в соответствии с должностными обязанностями поручено получение, хранение, учет и выдача БСО, при приеме денег от клиентов. Для этого с данным работником заключается договор о материальной ответственности (образец) и издается приказ о назначение сотрудника ответственным за хранение БСО (образец). Выдавать бланки под отчет материально-ответственным лицам следует по требованию-накладной (форма N М-11), также указывая их серии и номера.
6. Как списать БСО? (↑ Вернуться в начало)
Списанию подлежат только испорченные БСО (например, неверно заполненные), т.к. подчистки, поправки и исправления на бланке не допускаются. Для этого необьходимо оформить акт об их списании. Хранить Использованные копии (отрывные части, корешки) бланков нужно в течение 5 лет (например, сшить и хранить отдельной в папке).
7. Как оформить уничтожение БСО? (↑ Вернуться в начало)
Законодательство не допускает уничтожение БСО, пришедших в негодность, а также неиспользованных. Поэтому уничтожить или выбросить испорченный БСО нельзя. Такие БСО перечеркиваются, и прилагается к Книге учета бланков за тот день, в котором он заполнялся, и хранятся в течение 5 лет.
По истечении 5 летнего срока хранения БСО, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации, бланки можно уничтожить на основании акта об их уничтожении. Акт об уничтожении составляется самим ИП или комиссией, образованной руководителем организации.
Внимание! Изготовленные в типографии, но неиспользованные бланки хранятся до тех пор, пока не будут использованы (т.к. никаких ограничений по сроку использования и хранения таких бланков не предусмотрено).
8. Какая ответственность за нарушение порядка и сроков хранения БСО? (↑ Вернуться в начало)
За данное нарушение предусмотрены следующие виды ответственности:
– налоговая – в отношении организации (индивидуального предпринимателя);
– административная – в отношении должностных лиц организации;
– дисциплинарная – в отношении должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя).
Налоговая ответственность: нарушение порядка и сроков хранения БСО относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения. За такое правонарушение налоговая инспекция может привлечь организацию (индивидуального предпринимателя) к ответственности в виде штрафа в размере:
– 10 тыс. руб. – если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
– 30 тыс. руб. – если нарушение было допущено в течение более одного налогового периода;
– 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. – если нарушение привело к занижению налоговой базы.
Административная ответственность: за нарушение порядка и сроков хранения БСО суд по заявлению налоговой инспекции может привлечь должностное лицо организации (в т. ч. работника, ответственного за хранение документов) к ответственности в виде штрафа в размере:
– от 5000 руб. до 10000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения учетных документов. Указанная ответственность применяется при отсутствии оснований, поименованных в п. 2 примечаний к ст. 15.11 КоАП РФ (освобождающих должностных лиц от этой административной ответственности);
– от 300 руб. до 500 руб. – за непредставление сведений (документов), необходимых для налогового контроля (в т. ч. по причине их отсутствия) (ст. 15.6 КоАП РФ).
Индивидуальные предприниматели по основаниям ст. 15.11, 15.6 КоАП РФ как должностные лица к административной ответственности не привлекаются. Причем это справедливо и в тех случаях, когда индивидуальный предприниматель лично осуществляет права и обязанности должностных лиц в своем бизнесе (руководителя, главного бухгалтера и т.п.).
Дисциплинарная ответственность: за нарушение порядка и сроков хранения БСО работодатель вправе применить к должностному лицу, которое допустило халатное обращение с документами (в т. ч. БСО), меры дисциплинарной ответственности в виде:
– замечания;
– выговора;
– увольнения по соответствующим основаниям.