Правила заполнения трудовой
Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку о приеме на работу каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 Трудового кодекса РФ).
При этом индивидуальный предприниматель не вправе оформлять трудовую книжку на самого себя, поскольку его деятельность по смыслу трудового законодательства не является работой.
Требования к оформлению записей, вносимых в трудовую книжку. (↑ Вернуться в начало )
Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен", "ТК РФ" вместо "Трудовой кодекс Российской Федерации" и т.п.
Порядок заполнения трудовой книжки. (↑ Вернуться в начало )
На титульном листе трудовой книжки в соответствующих строках нужно указать:
– фамилию, имя, отчество работника (полностью, без сокращений и замены имени и отчества работника инициалами);
– дату рождения (полностью, арабскими цифрами число, месяц, год);
– образование, профессию, специальность (если работник принимается на работу, требующую специальных знаний или подготовки);
– дату заполнения трудовой книжки.
Владелец трудовой книжки (работник) должен расписаться в специально отведенной для этого строке. Работник, ответственный за ведение трудовых книжек (например, руководитель организации/ИП, специалист по кадрам), также должен заверить своей подписью титульный лист и поставить на нем печать работодателя.
Обра?ец заполнения титульного листа трудовой книжки
Как правильно заполнить титульный лист трудовой книжки – обучающий ролик.
Запись о приеме на работу необходимо сделать следующим образом:
– в графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка указать полное и сокращенное (если имеется) наименование работодателя – например, "Общество с ограниченной ответственностью "Бета" (ООО "Бета")". Сокращенное наименование можно указать в скобках или без скобок на отдельной строке.
При внесении записи в трудовую книжку допускается использовать штамп, который содержит полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии).
– в графе 1 под наименованием работодателя поставить порядковый номер записи (например, "1");
– в графе 2 написать дату приема на работу (число, месяц и год в соответствующих ячейках цифровым способом) - например 31.07.2014 ;
– в графе 3 сделать запись о приеме на работу и указать наименование должности (работы), специальности, профессии, квалификации (например, "Принят на должность менеджера").
– в графе 4 поставить наименование, дату и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Образец заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки
«Как делать записи о работе в трудовой книжке?» можно узнать из обучающего ролика.
Запись в трудовой книжки о прохождении службы и о времени учебы. (↑ Вернуться в начало )
Следует учесть, что ДО записи о приеме на работу в трудовую книжку может быть внесена запись о времени военной и иной службы, если перед трудоустройством гражданин проходил такую службу (образец записи).
В то же время запись о времени учебы в образовательной организации перед трудоустройством в трудовую книжку не вносится. Поэтому учащемуся (студенту) и молодому специалисту, только что завершившему обучение, трудовая книжка оформляется в общем порядке.
Внесение исправлений в трудовую книжку. (↑ Вернуться в начало )
Вносить исправления нужно в случаях изменения следующих сведений о работнике:
– фамилии, имени, отчества;
– даты рождения;
– образования (в т. ч. при получении второго, третьего и т.д. образования);
– профессии;
– специальности.
Изменения в титульный лист трудовой книжки вносятся только на основании подтверждающих документов (паспорта, свидетельства о рождении, о заключении брака, о расторжении брака, о перемене имени (при изменении фамилии, имени, отчества), диплома об окончании учебного заведения и других документов). Вносить изменения в трудовую книжку со слов самого работника (без наличия документального подтверждения вносимых изменений) работодатель не вправе.
Изменения в титульный лист трудовой книжки при смене сведений о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника нужно вносить в следующем порядке.
Прежние данные (фамилию, имя, отчество, дату рождения) следует зачеркнуть одной чертой. Рядом, где есть свободное место, написать новые данные. Они должны вноситься на основании соответствующих документов (например, паспорта, свидетельства о заключении брака, о расторжении брака, о перемене имени).
Ссылку на документ, послуживший основанием для внесения изменений в титульный лист, нужно сделать на внутренней стороне обложки трудовой книжки. При этом указать, что именно изменилось, написать наименование документа-основания, номер и дату его выдачи.
Например, "Фамилия "Краснова" изменена на фамилию "Ефремова" на основании свидетельства о заключении брака серия III МЮ № 561539, выданного Таганским отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы 17 октября 2011 г.".
Далее запись нужно заверить подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек (например, специалиста по кадрам) и печатью работодателя.
Образец внесения изменений в трудовой книжки при смене фамилии сотрудника
Изменения сведений об образовании, профессии, специальности работника в титульный лист трудовой книжки нужно вносить в следующем порядке.
Если запись об образовании (профессии, специальности) в трудовой книжке уже имелась, ее нужно дополнить, указав в той же строке новое образование (профессию, специальность). При этом зачеркивать ранее внесенную запись не следует. Если записи об образовании (профессии, специальности) в трудовой книжке не было, соответствующую строку нужно просто заполнить данными, которые представил работник.
Сведения об образовании (профессии, специальности) вносятся на основании представленных работником документов (удостоверения, свидетельства, диплома и т.д.). Однако наименования и реквизиты данных документов в трудовой книжке при этом не указываются.
Зачеркивать неточные или неправильные записи в разделе трудовой книжки "Сведения о работе" нельзя. Также запрещается удалять ее иным способом, например с использованием корректирующей жидкости. Изменить их можно только путем признания недействительными и внесения правильных записей.
Для внесения исправлений надо:
- в первой свободной строке сделать исправительную запись о признании неверной записи недействительной;
- после исправительной записи внести верную запись.
Оформляя исправительную запись:
- в графе 1 укажите следующий порядковый номер записи. Например, если последняя запись в трудовой книжке была под номером 6, то исправительная запись будет под номером 7, даже если исправляется запись под номером 3;
- в графе 2 напротив номера исправительной записи арабскими цифрами укажите дату внесения исправления (число, месяц - двузначными, год - четырехзначными), например 31.07.2014;
- в графе 3 напишите "Запись за N __ недействительна", указав номер неверной записи;
- графа 4 заполняется, только если Вы исправляете запись, сделанную предыдущим работодателем. Тогда надо указать реквизиты документа этого работодателя, подтверждающего ошибочность записи.
В таком порядке нужно вносить исправления независимо от того, в какой графе раздела "Сведения о работе" была сделана неточная (неправильная) запись. Даже если ошибка была допущена в дате записи или в наименовании документа-основания, сначала нужно признать соответствующую запись недействительной, а затем воспроизвести запись без ошибки.