Подготовка к сдаче бухгалтерской отчетности

ВАЖНО. Эта инструкция предназначена только для организаций.

Индивидуальные предприниматели НЕ отчитываются по бух. учету.

А) «Учитывать вручную» — функция используется для случаев, когда операция не должна учитываться в бух. учете и в расчете налога.

Б) Задолженность / переплата НЕ указана в остатках. Если на начало отчетного периода у вас есть задолженность (переплата) перед поставщиками (клиентами) за прошлые периоды, погашенная в текущем периоде, тогда необходимо отразить в сервисе закрывающие документы во вкладке «Документы и ЭДО» (Покупки/Продажи) и документы на оплату во вкладке «Деньги».

Рассмотрим пункт Б подробнее — на примерах.

В примерах рассматриваются товары. Аналогичная ситуация и с услугами, только в качестве документов в разделе «Документы и ЭДО» нужно создать Акт. И по товарам и по услугам в качестве подтверждающего документа можно использовать УПД ( доступен на ОСНО).

Ситуация 1. Задолженность перед поставщиком. Данные: У организации на начало 2022 года имеется задолженность перед поставщиком ИП Иванов Иван Иванович на сумму 30000 руб., по отгруженному им товару в 2021 году. Долг поставщику был оплачен в течение 2022 года. В таком случае в сервисе должны быть отражены:

• во вкладке «Документы и ЭДО» — «Покупки» — «Накладные», выставленные поставщиком на товар отгруженный в 2021 году на сумму 30000 руб.
• во вкладке «Деньги» — «Списания» — «Оплата поставщику», произведенные в 2022 году. При этом в этих списаниях обязательно необходимо выбрать, выставленные поставщиком накладные в полях подтверждающих документов.

Ситуация 2. Задолженность поставщика. Данные: У организации на начало 2022 года имеется задолженность поставщика ООО «Лютик» на 55000 руб., по оплате товара в 2021 году. Сам товар был отгружен 2022 году. В таком случае в сервисе должны быть отражены:

• во вкладке «Документы и ЭДО» — «Покупки» — «Накладные», выставленные поставщиком на товар отгруженный в 2022 году на сумму 55000 руб.
• во вкладке «Деньги» — «Списания» — «Оплата поставщику», произведенные в 2021 году. При этом в этих списания обязательно необходимо выбрать, выставленные поставщиком накладные.

Ситуация 3. Задолженность перед клиентом. Данные: У организации на начало 2022 года имеется задолженность перед клиентом ООО «Лилия» на 100000 руб., по оплате товара в 2021 году. Сам товар был отгружен 2022 году. В таком случае в сервисе должны быть отражены:

• во вкладке «Документы и ЭДО» — «Продажи» — «Накладные», выставленные клиенту на товар отгруженный в 2022 году на сумму 100000 руб.
• во вкладке «Деньги» — «Поступления» — «Оплата от покупателя», полученные в 2021 году. При этом в этих оплатах обязательно необходимо выбрать, выставленные покупателям накладные в полях подтверждающих документов. 

Ситуация 4. Задолженность клиента: Данные: У организации на начало 2022 года имеется задолженность клиента ООО «Люсия» на 70000 руб., по сумме товара отгруженного в 2021 году. Товар был оплачен клиентом в 2022 году. В таком случае в сервисе должны быть отражены: 

• во вкладке «Документы и ЭДО» — «Продажи» — «Накладные», выставленные клиенту на товар отгруженный в 2021 году на сумму 100000 руб.
• во вкладке «Деньги» — «Поступления» — «Оплата от покупателя», полученные в 2022 году. При этом в этих оплатах обязательно необходимо выбрать, выставленные покупателям накладные в полях подтверждающих документов. 

В) Если вы начали пользоваться сервисом позднее даты возникновения переплаты (задолженностей) у (перед) клиентами (поставщиками), то необходимо завести в сервисе данные в мастере ввода остатков по счету 60 (по поставщикам) и 62 (по клиентам). 

Рассмотрим пункт В подробнее — на примерах.

В примерах рассматриваются товары. Аналогичная ситуация и с услугами, только в качестве документов в разделе «Документы и ЭДО» нужно создать Акт. И по товарам и по услугам в качестве подтверждающего документа можно использовать УПД ( доступен на ОСНО).

Ситуация 1. Задолженность перед поставщиком. Данные: У организации на начало 2022 года имеется задолженность перед поставщиком ИП Иванов Иван Иванович на сумму 30000 руб., по отгруженному им товару в 2021 году. Долг поставщику был оплачен в течение 2022 года. В таком случае в сервисе должны быть отражены:

• в разделе «Остатки», указана задолженность перед поставщиком ИП Иванов Иван Иванович на сумму 30000 руб.
• во вкладке «Деньги» — «Списания» — «Оплата поставщику», произведенные в 2022 году.

Для того чтобы связать оплату из «Денег» с задолженностью из «Остатков», создайте в разделе «Документы и ЭДО — Бухгалтерские справки» справку на дату и сумму (не больше суммы задолженности) из документа на оплату поставщику. Во вкладке «Бухгалтерский учет» укажите Дт 60.01 — Кт 60.02

Ситуация 2. Задолженность поставщика. Данные: У организации на начало 2022 года имеется задолженность поставщика ООО «Лютик» на 55000 руб., по оплате товара в 2021 году. Сам товар был отгружен 2022 году. В таком случае в сервисе должны быть отражены:

• во вкладке «Документы и ЭДО» — «Покупки» — «Накладные», выставленные поставщиком на товар отгруженный в 2022 году.
• в разделе «Остатки», указана задолженность поставщика ООО «Лютик» на сумму 30000 руб.

Для того чтобы связать накладную из раздела «Документы и ЭДО» с задолженностью из «Остатков», создайте в разделе «Документы и ЭДО — Бухгалтерские справки» справку на дату и сумму (не больше суммы задолженности) из накладной. Во вкладке «Бухгалтерский учет» укажите Дт 60.01 — Кт 60.02

Ситуация 3. Задолженность перед клиентом. Данные: У организации на начало 2022 года имеется задолженность перед клиентом ООО «Лилия» на 100000 руб., по оплате товара в 2021 году. Сам товар был отгружен 2022 году. В таком случае в сервисе должны быть отражены:

• во вкладке «Документы и ЭДО» — «Продажи» — «Накладные», выставленные клиенту на товар отгруженный в 2022 году.
• в разделе «Остатки», указана задолженность перед клиентом ООО «Лютик» на сумму 30000 руб.

Для того чтобы связать накладную из раздела «Документы и ЭДО» с задолженностью из «Остатков», создайте в разделе «Документы и ЭДО — Бухгалтерские справки» справку на дату и сумму (не больше суммы задолженности) из накладной. Во вкладке «Бухгалтерский учет» укажите Дт 62.02 — Кт 62.01

Ситуация 4. Задолженность клиента: Данные: У организации на начало 2022 года имеется задолженность клиента ООО «Люсия» на 70000 руб., по сумме товара отгруженного в 2021 году. Товар был оплачен клиентом в 2022 году. В таком случае в сервисе должны быть отражены: 

• в разделе «Остатки», указана задолженность клиента ООО «Люсия» на сумму 70000 руб.
• во вкладке «Деньги» — «Поступления» — «Оплата от покупателя», полученные в 2022 году.

Для того чтобы связать накладную из раздела «Документы и ЭДО» с задолженностью из «Остатков», создайте в разделе «Документы и ЭДО — Бухгалтерские справки» справку на дату и сумму (не больше суммы задолженности) из документа на оплату. Во вкладке «Бухгалтерский учет» укажите Дт 62.02 — Кт 62.01

Особенности некоторых операций

Во вкладке Деньги необходимо уделять особое внимание таким видам операций (поступлений/списаний) как: Розничная выручка

Данный вид операции необходимо использовать только по розничным продажам, по которым не выставляются документы покупателям (заказчикам). Если реализация идет с выставлением акта и накладной, то проводить полученную оплату от клиента нужно как «Оплата от покупателя». 

То есть если вы проводите полученные наличные таким образом, то во вкладке «Документы и ЭДО» — акты и накладные по ним отражаться не должны.

В этой операции важно правильно провести следующие данные:

• номер и сумму z-отчета (или БСО);
• дата поступления наличных.

Подробная инструкция по заполнению такого поступления представлена в справке.

Взнос в организацию уставного капитала, займа и финансовой помощи.

Во вкладке Деньги есть три ее типа. Это — «Получение займа или кредита», «Взнос в УК», «Финансовая помощь». Здесь тоже важно правильно их использовать, и обязательно отражать данные по договору займа (предварительно добавив его во вкладке «Договоры»).

В частности для применения этих видов операций важно разделять деньги зачисляемые на счет организации на возвратной и безвозвратной основе. К первой категории относится «Получение займа и кредита», которые учредитель (или иное лицо) дает своей организации. Ко второй «Взнос в УК» и «Финансовую помощь» (деньги (имущество) предоставленные в виде них — обратно от компании получит нельзя) (подробнее). Особенности отражения операций по займам.

В этих операциях важно уделить пристальное внимание заполнению следующих данных:

• дате и сумме поступления денег (имущества);
• указанию учредителя, которые их предоставил;
• дате начала и конца срока действия договора займа (если это займ).

Обратите внимание! Учредители должны быть заведены в сервисе во вкладке «Контрагенты» только один раз. Дублирующих вкладок по ним быть не должно. Для того чтобы при добавлении операций с ними в «Деньгах» и в мастере бухгалтерской отчетности они учитывались по одной и той же вкладке каждого учредителя. 

Посредническое вознаграждение.

Данным видом операций необходимо пользоваться только, когда для партнера вы являетесь посредником (агентом, субагентом, комиссионером и т.д.). 

Важными для бухгалтерского учета в этих операциях являются такие данные, как:

• выбор клиента и принципала;
• сумма поступления Вашего вознаграждения;
• данные по Вашему отчету как агента.

Подробная инструкция по заполнению данного вида операции представлена в справке.

Поступление за товар, оплаченный банковской картой (эквайринг).

Данный вид поступления применяется только по операциям с эквайрингом и при соблюдении следующих условий:

• платежи от клиентов получаете по картам с помощью аппарата эквайринга в магазине или на сайте, и оттуда деньги сразу выводится на р/с организации, без каких либо посредников;
• оплаты учитываются общей суммой без разделения на конкретных покупателей (заказчиков).

В этой операции важно правильно провести только выведенные средства на расчетный счет.

 Подробная инструкция по заполнению данного вида операции представлена в справке.

Поступление в платежную систему (электронные деньги)

Данный вид поступления применяется по операциям с Робокассой, Яндекс.Деньги, Яндекс.Кассы и другими платежными системами и при соблюдении следующих условий:

• электронные платежи от клиентов получаете в платежную систему, и оттуда деньги сразу выводится на р/с организации, без каких либо посредников;
• оплаты учитываются общей суммой без разделения на конкретных покупателей (заказчиков).

 Подробная инструкция по заполнению данного вида операции представлена в справке.

Прочие

Данный вид поступлений (списаний) «Денег» должен использоваться именно для отражения тех операций, которые нельзя отнести к другим видам списаний (поступлений) вкладки «Деньги».

 В «Прочих» операциях для бухгалтерского учета играют роль такие данные как: 

• указание поставщика (клиента), которому (от которого) произведена (получена) оплата;
• дата и сумма операции;
• тип операции.

При этом по каждом формировании Прочего списания или поступления необходимо также выбрать верный бухгалтерский счет.

 Подробная инструкция по заполнению данного вида операции представлена в справке.

Покупка ОС (основное средство)

Если в течение отчетного периода вы приобретали ОС, то их оплату в сервисе необходимо отразить (для определения необходимости начисления амортизации и учету на соответствующих бухгалтерских счетах).

Важно: 

1. Следует помнить что, если в списание не указать подтверждающий документ, то данные по ОС не будут отражаться в бухгалтерской отчетности.
2. Если ОС было приобретено ранее отчетного года, то данные по нему надо отразить в программе.Так как возможно за более ранее периоды по нему была списана не вся сумма амортизации, или его полная оплата была завершена (или дата ввода в эксплуатацию была установлена) в году отличном от приобретения данного ОС. А ввод данных по нему в программу позволит учесть данные тонкости в бухгалтерском учете по действующим требованиям закона. Сделать это можно, отразив данное ОС в мастере остатков предыдущего отчетного года.
3. Если ОС было приобретено в лизинг (рассчроку).

Списания — Выдача подотчетному лицу

В этом виде операций значительную роль для бухгалтерского учета играет правильное отражение следующих данных:

• выбор подотчетного лица;
• дата и сумма выдачи под отчет;
• привязка авансового отчета.

Подробная инструкция отражения этого вида операции представлена в справке.

Возврат денег клиенту.

В этой операции для бухгалтерского учета важно правильно провести следующие данные: 

• клиент — конкретное лицо;
• дата возврата вам денег;
• данные по возвратной накладной (если она формировалась). Составлять ее необходимо только при возврате товара от юрлиц

Подробная инструкция заполнения этого вида операции представлена в справке.

Бюджетные платежи

В данном виде операций важно уделить внимание таким реквизитам как:

• вид налога или взноса;
• тип платежа;
• отчетному периоду, за который он платится;
• КБК;
• платежным реквизитам госведомства
• сумме и дате платежа.

Если какой — то из этих реквизитов будет забит в сервисе не верно, программа может учесть этот платеж в бухгалтерском учете, не в том периоде, к которому он относится или не принять его в учет вовсе. Поэтому если импортируете такие списания с помощью выписки по р/с, обязательно проверьте заполнены ли в них все данные.

Кроме этого по каждому бюджетному платежу должно быть начисление налога (пени, штрафа и т.д.). Сервис автоматически начисляет налог по системным операциям, таким как налог УСН, НДС, налог на прибыль, зарплатные налоги (взносы и НДФЛ). Начисление проводится бух. справкой и зависит от вашей системы налогообложения. Если у вас имеются иные бюджетные платежи в отчетном периоде (пени, штрафы, иные налоги), то необходимо самостоятельно создать бух. справку на начисление. Подробная инструкция как это сделать.

Подробная инструкция заполнения этого вида операции представлена в справке.

Выплаты физ. лицам

В данном виде операций предусмотрено два варианта выплаты зарплаты сотрудникам — с расчетного счета и наличными. Их надо применять в соответствии с осуществляемой вами операцией.

То есть если платите зарплату (дивиденды) работнику (учредителю) просто путем выдачи наличных, или переводом на его личный счет (не в рамках зарплатных проектов с обслуживающем вас банком, и не по общей ведомости по зарплате), то надо выбирать именно выплаты из Кассы.

В остальных используйте случаях оставшийся вариант.

При этом необходимо уделить внимание следующей информации:

• способу выплаты;
• сотруднику (сотрудникам), которому (которым) производится выплата;
• дате и сумме выплаты;
• тип договора, на основании, которого она производится (трудовой, ГПД, дивиденды).
• расчетному периоду (если это выплата «По ведомости»).

Важно! Такие операции по выплате зарплаты оптимальнее проводить с помощью календаря выплат физ. лицам. Поскольку там сумма «к уплате» будут предлагаться из произведенных вами начислений по сотрудникам (учредителям для дивидендов).

Движения денег

Снятие (зачисление) наличных с р/с (на р/с), перевод денег между р/сч организации в сервисе необходимо оформлять именно с помощью операций «Поступление с расчетного счета, Поступление из кассы, Поступление на счет инкассированных денег из кассы». Это необходимо для их корректного учета в бухгалтерском учете. То есть такие операции из выписки по р/с подгружать не надо, их целесообразнее проводить во вкладке деньги вручную.

Подробную инструкцию по формированию Движений можете посмотреть в справке.

Поступление (возврат) из бюджета

Отдельного типа операции по возврату денег из налоговой или фондов, нет. Если вы получили возмещение из налоговой ( ПФР, ФСС) по налогу (взносу, платежу), то операцию по поступлению на р/с нужно отразить в Деньгах как поступление с типом «Прочее» и проводкой в бух. учете:
Дт 51.01 — Кт 68 (69) на сумму возмещения. Субсчет выберите соответствующий типу возвращенной суммы.
Вкладку «налоговый учет» не заполняйте.

Корректировки операций задним числом. 

Если правите какие — то доходы (расходы) отчетного периода «задним числом» (то есть уже после уплаты авансов по УСН, то необходимо после этого обязательно пройти мастера их расчета в Календаре событий заново. Найти данные действия вы можете на главной странице во вкладке «Календарь событий» — «Завёршенные».

Учет расходов на товары для перепродажи. 

Независимо от системы налогообложения, в сервисе такие расходы необходимо проводить:

• оплату во вкладке Деньги как «Списания — Оплата поставщику», с указанием подтверждающих документов,
• товары необходимо внести во вкладку «Товары» с помощью накладной от поставщика, которую нужно отразить во вкладке Документы и ЭДО — Покупки. Если товары приобретались сотрудником и у вас нет накладной, то покупку нужно внести с помощью авансового отчета.
• продажу товаров необходимо отражать отгрузкой по накладной или отчетом о розничной продажи. Создание документов на продажу проводится во вкладке Документы и ЭДО — Продажи.

Проверьте отраженные вами данные во вкладке «Документы и ЭДО»

Основы работы с данной вкладкой

Все документы, выставленные клиентам, необходимо добавлять во вкладке «Документы и ЭДО» — «Продажи». То есть если товар вы отгрузили (услугу оказали), при этом есть подписанная накладная (акт), но ваш покупатель (клиент) не перечислил оплату, то в сервисе все равно надо добавить во вкладке «Документы и ЭДО» — «Продажи» — акты (накладные) выставленные клиенту. При этом в графе «Подписан» — надо выбрать статус «да».

Данные по закрывающим документам от поставщиков в раздел «Документы и ЭДО» так же необходимо обязательно вносить. То есть если сделка совершена, документ составлен и выдан (накладная или УПД передана поставщику, акт передан), то его надо обязательно добавить во вкладке «Документы и ЭДО» — «Покупки». Так как для бухгалтерского учёта очень важно отразить имеющийся документ (то есть фактически совершённую операцию).

Расчетные счета и касса это всегда положительные счета, а именно 51 счет это расчетный счет, 50 счет это касса. Другими словами, минусовыми эти счета быть не могут.

Чтобы проверить данные перейдите во вкладку Отчеты, письма, требования — Аналитика:

Если по счетам не показан минус, то все в порядке. Если остаток имеет отрицательное значение, тогда необходимо внести исправления.

Как исправить отрицательный остаток:

• по 51 счету — Расчетные счета;
• по 50 счету — Касса;
• по 57 счету — Переводы в пути.

Сформируйте кассовые документы

На дату составления бухгалтерской отчётности обязательно нужно сдать налоговую декларацию в зависимости от вашей системы налогообложения:

• по УСН за отчетный год — для применяющих упрощенную систему налогообложения;
• по ОСНО (НДС и по налогу на прибыль).

Формирование налоговой декларации осуществляется через Календарь событий на главной странице Личного кабинета. вам нужно до конца пройти пошаговый мастер формирования декларации и на завершающем этапе обязательно нажать кнопку «Завершить». 

Подробные инструкции по формированию данных отчетов в сервисе представлены в справке.

Если вы сомневаетесь в отражение той или иной операции, вы всегда можете обратиться в нашу Службу Консалтинга или техническую поддержку сервиса (по телефону 8 800 200 77 27 или электронному адресу support@moedelo.org), где вам подскажут подробные рекомендации по отражению в сервисе той или иной ситуации по расчетам с Вашими партнерами и клиентами.