Сменный график
- Добавление/изменение графика работы сотрудника
- Изменение размера / способа/ оплаты труда
- Примеры расчета заработной платы для сменного графика без учета переработок
- Доплата за работу в праздники
Добавление/изменение графика работы сотрудника
Для того чтобы установить сменный график работы сотруднику, необходимо:
1.Перейти в раздел "Зарплата", вкладка "Сотрудники", нажать на ФИО сотрудника;
2. Нажать на кнопку "Изменить реквизиты":
3.В реквизитах сотрудника в строке "График работы" нужно нажать на строку "+период":
4.Затем необходимо установить период сменного графика, нажать на значок в виде треугольника, в выпадающем списке выбрать "Сменный график":
Важно! Установить сменный график сотрудникам можно только с 1 декабря 2017 года. Это связано с тем, что по итогу года Работодатели вели самостоятельный расчет заработной платы для тех сотрудников, которые фактически работают посменно. Любое изменение графика работы может повлечь за собой изменение расчета заработной платы. Для того, чтобы не возникло расхождений между расчетами за предыдущие периоды, была введена строгая валидация для установления сменного графика сотрудникам не ранее чем с 1 декабря 2017 года.
5. При нажатии на строку "Сменный график" в выпадающем окне необходимо заполнить обязательные поля:
- Название: По умолчанию название будет сохранено в зависимости от режима работы. Например, "Сменный график (2д./2 д.)" или "Сменный график (3 д./2 д.)".
- Режим работы: в данной строке необходимо указать количество рабочих/выходных дней.
- Время смены: Следует установить время начала и окончания смены. Обращаем внимание, что время смены нельзя установить в минутах. Это было реализовано с целью дальнейшего корректного расчета заработной платы, при установленной ставке за час.
- Обеденные перерывы: По умолчанию установлен обеденный перерыв, равный 1 ч., с 13:00 до 14:00. При необходимости можно добавить дополнительный перерыв, нажав на кнопку "+ перерыв", или удалить имеющийся, нажав на значок в виде крестика. Время перерыва можно установить только в часах.
Обратите внимание: при оплате работы посменно, исходя из часовой тарифной ставки, время перерыва оплате не подлежит.
Для редактирования уже сохраненного сменного графика, необходимо нажать на значок редактирования:
Изменение размера/способа оплаты труда
Для целей расчета заработной платы сотрудника, работающего посменно, используются следующие способы оплаты труда:
-за месяц;
-за смену;
-за час.
Способ оплаты "за час" или "за смену" доступен только при использовании сменного графика. Поэтому если сотруднику установлен основной график или график неполного рабочего времени, выбрать оплату "за смену" или "за час" не представляется возможным.
Выбор типа оплаты «за месяц» при сменном графике возможен, так как сотрудник может работать на сменном графике, при этом оплата будет производиться по установленной сумме оклада, т.е. за месяц.
Внимание. До 1 декабря 2017 года выбрать способ оплаты "за смену" или "за час" нельзя. См.выше⇑
После сохранения графика работы следует выбрать размер оплаты труда:
- Для изменения размера оплаты труда необходимо перейти в раздел "Зарплата"-"Сотрудники", выбрать сотрудника, в меню слева нажать "Оклад", затем нажать на кнопку "Добавить":
2. В выпадающем окне необходимо установить размер, способ и период действия оплаты, затем нажать на кнопку "Создать":
Важно: крайне не рекомендуется изменять оклад более ранним числом. Это может негативно повлиять на отчетность 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Если Вам нужно изменить оклад, воспользуйтесь кнопкой "Добавить" и создайте новый оклад (иной тип оплаты) с нужного периода! При изменении периода действующего оклада, необходимо проверить созданные привязки начислений, если изменения касаются текущего месяца и ранее. Для этого необходимо скачать реестр распределения выплат. Выплаты, которые не привязаны ни к одному из начислений, будут отражены как "Без начисления".
Пример: С 1 марта 2017 года по н.в. (с момента приема на работу ) сотруднику был установлен Основной график. Способ оплаты труда с марта 2017 по н.в. выл выбран "за месяц" и составлял 20 000 руб. 20 декабря 2017 г. был выплачен аванс сотруднику в размере 10000 руб. Данный платеж был отражен в разделе "Деньги" с сохранением привязки начислений "оклад, декабрь 2017 г.". Однако, 21 декабря 2017 г. Работодатель решил изменить график работы сотрудника в сервисе, и установил с 1 декабря 2017 г. сменный график 2/2, а также добавил новую строку оклада с декабря 2017 г. по н.в. в размере 1500 руб. за смену. При скачивании реестра распределения выплат, платеж от 20.12.2017 на сумму 10 000 руб. числится "Без начисления". Добавить связь начисления за декабрь 2017 г. к выплате от 20.12.2017 г. можно только вручную. Для этого необходимо перейти в раздел "Деньги", открыть платеж на сумму 10000 руб. от 20.012.2017 и выбрать начисление "Оклад, декабрь 2017", затем указать сумму в размере 10000 руб. и нажать на кнопку "Сохранить". При повторном скачивании реестра распределения выплат строка "Без начисления" от 20.12.2017 будет удалена, а сумма начисления за декабрь будет привязана к платежу от 20.12.2017 г.
При добавлении нового сотрудника в штат, способ оплаты (за месяц, за смену, за час) можно указать непосредственно в реквизитах сотрудника в строке "Тип оплаты". Размер и способ оплаты труда сотрудника будет автоматически транслирован на страницу "Оклад".
Примеры расчета заработной платы для сменного графика без учета переработок
Расчет заработной платы сотрудника, которому установлен сменный график работы, зависит от способа оплаты, выбранного в разделе "Оклад".
1. Сотруднику установлен способ оплаты "за месяц". При таком способе расчет заработной платы за месяц будет произведен по формуле:
Сумма оклада /кол-во смен по плану х кол-во фактически отработанных смен
Пример 1 (сотрудник отработал все смены по графику):
С 1 декабря 2017 года сотрудник работает на сменном графике 2/2. Начало смены в 08:00, окончание в 20:00. Обеденного перерыва нет. Оклад установлен за месяц в размере 30 000 руб.
Рассчитываем зарплату за декабрь 2017 г. :
В декабре 2017 г. отработано полностью 16 смен. Сумма зарплаты за декабрь составит 30 000 руб., равной полной сумме установленного оклада.
Пример 2 (Сотрудник отработал не все смены по графику):
С 1 декабря 2017 года сотрудник работает на сменном графике 2/2. Начало смены в 08:00, окончание в 20:00. Обеденный перерыв 1 ч. с 13:00 до 14:00. Оклад установлен за месяц в размере 30 000 руб.
Рассчитываем зарплату за январь 2018 г.
В январе 2018 г. сотрудник должен был отработать 16 смен, однако, он находился на больничном с 17 по 24 января 2018 г. На этот период пришлось 4 смены, т.е. 18, 19, 22, 23 января. В эти сотрудник по графику должен был работать, но так как он болел, расчет заработной платы за январь 2018 г. будет рассчитываться следующим образом:
1. Определяем количество рабочих смен по плану:
По плану сотрудник должен был отработать в январе 2018 г. 16 смен: 2,3, 6,7, 10,11, 14,15, 18,19, 22,23, 26,27, 30, 31 января.
2.Определяем количество фактически отработанных смен: 16 - 4 = 12 смен.
3. Рассчитываем зарплату за январь по формуле:Сумма оклада /кол-во смен по плану х кол-во фактически отработанных смен
30 000 руб./16*12 = 22500 руб.
Пример 3. (Период больничного пришелся на нерабочие дни)
Сотрудник принят на работу 4 декабря 2017 г. Ему установлен сменный график с момента приема на работу 3/4 (рабочие/выходные). Режим работы с 9:00 до 19:00, перерыв 1 ч. - с 14:00 до 15:00. Сотруднику установлен оклад за месяц в размере 50 000 руб. С 14 декабря по 17 декабря сотрудник был на больничном. Так как 14, 15, 16, 17 декабря (период больничного) приходятся на выходные дни по графику, то на расчет заработной платы это никак не повлияет. Сотруднику за декабрь 2017 года будет начислена зарплата в размере 50 000 руб.
2.Сотруднику установлен способ оплаты "за смену". Зарплата за месяц рассчитывается по формуле:
Сумма оплаты за смену х кол-во смен, приходящихся на текущий месяц
Пример 1 (сотрудник отработал все смены по графику):
С 1 декабря 2017 года сотрудник работает на сменном графике 2/2. Начало смены в 08:00, окончание в 20:00. Обеденного перерыва нет. Т.е. смена состоит из 12 часов. Способ оплаты труда установлен за смену в размере 2000 руб.
В декабре 2017 г. отработано полностью 16 смен.
Рассчитываем зарплату за декабрь 2017 г. по формуле:
Сумма оплаты за смену х кол-во смен, приходящихся на текущий месяц
По данным примера получаем: 2000 руб*16 смен = 32 000 руб.
Пример 2 (Сотрудник отработал не все смены по графику):
Сотрудник принят на работу 4 декабря 2017 года. С момента приема на работу ему установлен сменный график 3/4 с 09:00 до 20:00. Обеденный перерыв с 14:00 до 15:00. Размер оплаты составляет 3000 руб. за смену.
С 26 декабря 2017 года сотрудник находится в отпуске без сохранения заработной платы. За это время приходится 2 дня рабочей смены, т.е. 26, 27 декабря.
Рассчитываем зарплату за декабрь 2017 года:
1. Определяем количество рабочих смен по плану:
По плану сотрудник должен был отработать в декабре 2017 г. 12 смен: 4, 5, 6, 11,12, 13, 18,19,20, 25,26,27 декабря.
2.Определяем количество фактически отработанных смен: 12 - 2 = 10 смен
3. Рассчитываем зарплату за декабрь 2017 г. по формуле:
Сумма оплаты за смену х кол-во смен, приходящихся на текущий месяц
По данным примера получаем: 3000 руб.*10 смен = 30 000 руб.
3.Сотруднику установлен способ оплаты "за час". Для расчета зарплаты за месяц используется формула:
Сумма оплаты за час х кол-во смен, фактически отработанных в текущем месяце х кол-во часов в смене
Пример 1 (сотрудник отработал все смены по графику):
С 1 декабря 2017 года сотрудник работает на сменном графике 2/2. Начало смены в 08:00, окончание в 20:00. Обеденного перерыва нет. Т.е. смена состоит из 12 часов. Способ оплаты труда установлен за час в размере 200 руб.
В декабре 2017 г. отработано полностью 16 смен.
Рассчитываем зарплату за декабрь 2017 г. по формуле:
Сумма оплаты за час х кол-во смен, фактически отработанных в текущем месяце х кол-во часов в смене
200 руб.*16 смен * 12 часов = 38400 руб.
Пример 2 (Сотрудник отработал не все смены по графику):
Сотрудник принят на работу 11 декабря 2017 г. График работы установлен с момента приема на работу с 09:00 до 19:00 4/3 (рабочие/выходные). Обеденный перерыв составляет 1 час - с 13:00 до 14:00. Это значит, что в смене 9 рабочих часов (10 ч.-1 ч.). Размер оплаты труда составляет 150 р. за час. 28 декабря 2017 г. сотрудник взял отпуск за свой счет на один день. По графику сотрудник должен был в этот день работать.
Рассчитываем зарплату за декабрь 2017 г.
1. Определяем количество рабочих смен по плану:
По плану сотрудник должен был отработать в декабре 2017 г. 12 смен:11,12,13,14, 18,19,20, 21, 25,26,27,28 декабря.
2.Определяем количество фактически отработанных смен: 12 - 1 = 11 смен
3. Рассчитываем зарплату за декабрь 2017 г. по формуле:
Сумма оплаты за час х кол-во смен, фактически отработанных в текущем месяце х кол-во часов в смене
По данным примера получаем: 150 руб. * 11 смен * 9 часов = 14850 руб.
Если смена приходится на нерабочий праздничный день, то сотруднику необходимо оплатить работу в праздник не менее чем в двойном размере (ст.153 ТК РФ).
В сервисе доплата за работу в праздники начисляется только сотрудникам, работающим на сменном графике.
Перейдите в настройки сменного графика и включите строку "Оплачивать праздничные дни смены в повышенном размере":
Внимание! Функционал доступен с 1 апреля 2018 года. То есть первая доплата будет начислена в мае 2018 года, при условии, что:
а) включена галочка на странице добавления сменного графика;
б) смена сотрудника попадает на праздничные дни согласно графику.
В зависимости от того, какой тип оплаты установлен сотруднику (за час, за смену, за месяц), доплата за работу в праздники будет рассчитываться следующим образом:
1.Тип оплаты - за час:
Доплата за работу в праздничный день = Часовая ставка х кол-во рабочих часов в смене х кол-во отработанных праздничных дней.
Если праздничных дней в месяце несколько, то происходит суммирование расчетов по каждому праздничному дню.
Пример: Иванов И.И. принят 24 декабря 2017 года по основному графику с окладом 20 000 руб. С 1 января 2018 г. график изменен на сменный с 3/2 с 09:00 по 21:00, обеденный перерыв 1 ч. с 13:00 до 14:00 (итого 11 рабочих часов в смене). Тип оплаты за час 300 руб. С 6 января 2018 г. график изменен на 2/2 с 09:00 до 18:00 без перерыва (Итого 9 рабочих часов в смене).
Рассчитываем доплату за работу в праздники за январь 2018 г. В январе 2018 г. по производственному календарю были следующие нерабочие праздничные дни 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 января. У сотрудника выпали рабочие смены на 1,2,3 января 2018 г. по графику с 09:00 до 21:00, и 6, 7 января по графику с 09:00 до 18:00.
Расчет:
Доплата за работу в праздники за январь 2018 г. = 300 руб. * 11 ч. * 3 дн. + 300 руб. * 9 ч.* 2 дн = 9900 руб. + 5400 руб. = 15300 руб.
2.Тип оплаты - за смену:
Доплата за работу в праздничный день = дневная ставка х кол-во отработанных праздничных дней.
Пример: Сотрудник принят 1 февраля 2018 г. по сменному графику 5/2 с 09:00 до 18:00 с перерывом 1 ч. с 13:00 до 14:00. Оплата за смену за февраль 2500 руб. С 1 марта 2018 график изменен на 3/2 с 9:00 до 20:00 без перерыва. Оплата за смену 3000 руб.
Рассчитываем доплату за работу в праздники за февраль: 2500 руб. * 1 дн = 2500 руб., где 2500 руб. - оплата за смену в феврале 2018 г., а 1 дн - рабочая смена, приходящаяся на 23 февраля (нерабочий праздничный день).
Рассчитываем доплату за работу в праздники за март: 3000 руб.* 1 дн = 3000 руб., где 3000 руб. - оплата за смену в марте 2018 г., а 1 дн - рабочая смена, приходящаяся на 8 марта (нерабочий праздничный день).
3.Тип оплаты - за месяц:
Доплата за работу в праздничный день = Оклад/среднемесячное кол-во рабочих часов * количество рабочих часов в смене * количество отработанных праздничных дней.
Если праздничных дней в месяце несколько, то происходит суммирование расчетов по каждому праздничному дню.
Показатель "среднемесячное количество рабочих часов" используется в пределах нормальной продолжительности рабочего времени. Он выводится из формулы: Рабочее время в часах в году при 40-часовой рабочей неделе / 12 мес.То есть он рассчитывается для каждого года. Так, в 2018 году показатель "среднемесячное количество рабочих часов" равен 164,17 ч. (1970 ч./12 мес., где 1970 ч. - это рабочее время в часах при 40-часовой рабочей недели в 2018 году).
Данный порядок исчисления часовой тарифной ставки из установленного оклада приведен в письме Министерства Здравоохранения РФ от 2 июля 2014 года № 16-4/2059436.
Пример: Иванов И.И. принят 24 декабря 2017 года по основному графику с окладом 20 000 руб. С 1 января 2018 г. график изменен на сменный с 3/2 с 09:00 по 21:00, обеденный перерыв 1 ч. с 13:00 до 14:00 (итого 11 рабочих часов в смене). Тип оплаты за месяц 20 000 руб. С 6 января 2018 г. график изменен на 2/2 с 09:00 до 18:00 без перерыва (Итого 9 рабочих часов в смене).
Рассчитываем доплату за работу в праздники за январь 2018 г. В январе 2018 г. по производственному календарю были следующие нерабочие праздничные дни 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 января. У сотрудника выпали рабочие смены на 1,2,3 января 2018 г. по графику с 09:00 до 21:00, и 6, 7 января по графику с 09:00 до 18:00.
Расчет производим по формуле: Оклад / 164,17 ч. * количество рабочих часов в смене * количество отработанных праздничных дней
Доплата за работу в праздники за январь 2018 г. = 20 000 руб. /164,17 ч.* 11 ч. * 3 дн. + 20 000 руб./164,17 ч. * 9 ч.* 2 дн = 4020, 22 руб. + 2192,85 руб. = 6213,07 руб.
Доплата за работу в праздники, а также исчисленный НДФЛ с данного начисления будут отображаться к выплате в календарном событии "Выплата зарплаты и НДФЛ". Напротив суммы доплаты к выплате будет включена галочка автоматически. Крайне не рекомендуется устанавливать галочку вручную до прохождения события "Выплата зарплаты и НДФЛ", так как это некорректно отразится на отчетности 6-НДФЛ. Это связано с тем, что срок перечисления НДФЛ - следующий рабочий день за днем выплаты. В случае уплаты НДФЛ позже срока, установленного законодательством, налоговая может начислить пени и штрафы.