Составление и изменение штатного расписания
Общие положения
Штатное расписание составляется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя.
В нем отражаются следующие сведения:
– структура организации (перечень структурных подразделений);
– наименование должностей, профессий, специальностей с указанием квалификации;
– сведения о количестве штатных единиц;
– размеры должностных окладов, тарифных ставок, надбавок;
– месячный фонд зарплаты.
Трудовой кодекс РФ не содержит требования для работодателей в обязательном порядке составлять штатное расписание. Однако этот документ упоминается в отдельных статьях Трудового кодекса РФ. Трудовая функция работника может определяться занимаемой должностью работника в соответствии со штатным расписанием (профессией, специальностью) или конкретным видом поручаемой ему работы (ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). По смыслу законодательства, если трудовая функция работников определяется должностями (профессиями, специальностями), должно составляться штатное расписание. А если трудовая функция у всех работников характеризуется конкретным видом поручаемой им работы, наличие штатного расписания не обязательно.
Вывод: оформлять штатное расписание и приказы об утверждении штатного расписания (см. Приказ об утверждении штатного расписания) работодателю необходимо в тех случаях, когда в трудовых договорах, заключенных с работниками, в качестве трудовой функции указываются должности (профессии, специальности), а не конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ).
Необходимо учитывать, что штатное расписание могут потребовать государственные инспекторы труда при проведении плановой или внеплановой проверки работодателя.
Со штатным расписанием, а также с изменениями в нем знакомить работников не обязательно (если иное не предусмотрено внутренними документами работодателя). Знакомить работников под подпись нужно только с теми документами, которые непосредственно регулируют их трудовую деятельность. Штатное расписание к таковым не относится.
Составлять штатное расписание нужно по форме, которая утверждена для этих целей в учетной политике организации.
Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять, в том числе штатное расписание. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит для применения их).
Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, штатное расписание он должен составить по форме № Т-3 (см. Образец).
Унифицированная форма № Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-3), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Унифицированная форма № Т-3 не предусматривает проставления печати работодателя на утвержденном им штатном расписании. В самостоятельно разработанной форме работодатель может отвести место для оттиска печати.
Оформление штатного расписания
1. Верхняя часть штатного расписания.
В верхней части формы № Т-3 указывается следующая информация:
– наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя) – нужно указывать в точном соответствии с учредительными документами (например, уставом). При наличии у работодателя сокращенного наименования его следует указывать в скобках ниже полного наименования или за ним;
– код по ОКПО – 8-разрядный идентификационный код организации. Этот код можно узнать из информационного письма органа государственной статистики (Росстата), которое организация и индивидуальный предприниматель получают при регистрации (целесообразно уточнить в бухгалтерии);
– в строке "Номер документа" указывается номер штатного расписания. При первичном составлении документа ему присваивается первый номер (например, № 1-ШР). В дальнейшем применяется сквозная нумерация;
– указывается текущая дата составления штатного расписания. Необходимо учитывать, что она может отличаться от даты, с которой штатное расписание вводится в действие;
– в строке "На период ______ с "__" ______ 20__ г.", как правило, указываются период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие. Период не указывается, если работодатель не ограничивает срок действия утвержденного им штатного расписания определенным периодом времени;
– в гриф утверждения штатного расписания вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц работодателя. Дата составления и дата утверждения штатного расписания могут не совпадать, поскольку с момента составления штатного расписания и до момента его утверждения руководителем организации (генеральным директором, директором) или индивидуальным предпринимателем может пройти некоторое время (например, несколько дней).
После этого нужно внести сведения о конкретных структурных подразделениях (при их наличии) и должностях (профессиях специальностях), а также об установленной зарплате (включая надбавки). Эти данные вносятся в штатное расписание в соответствующие графы в указанном ниже порядке.
2. Наименование и код структурного подразделения (графы 1 и 2).
К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, отделы, цеха, участки и т.д. (абз. 3 п. 16 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 2 от 17 марта 2004 г.). Порядок внесения их наименований в штатное расписание не установлен. Заполнение графы 1 обычно начинается с указания подразделений, включающих руководство (например, "Администрация" или "Дирекция"), и далее в порядке подчинения. Необходимо учитывать, что в некоторых случаях наименование структурного подразделения влияет на предоставление льгот (таких как ежегодный дополнительный отпуск, досрочный выход на пенсию). Например, если на рабочих местах, организованных работодателем, имеются вредные производственные факторы или штатное расписание составляется в учреждениях здравоохранения, при разработке наименования структурного подразделения необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами вредных производств. Если у работодателя нет структурных подразделений, данная графа не заполняется.
В графе 2 указываются номера структурных подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру работодателя. Например, структурному подразделению "Департамент по работе с персоналом" присвоен код "05", в его состав входят "Отдел кадров" и "Отдел подбора персонала", которым соответственно присваиваются коды "05.1" и "05.2". Если структурным подразделениям работодателя не присвоены коды, графу заполнять не нужно.
3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации (графа 3).
Если работа не связана с вредными или опасными условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, ежегодного дополнительного отпуска), наименование должности (профессии) присваивает сам работодатель и указывает его в графе 3. Если выполнение определенной работы предполагает наличие установленных законодательством льгот или ограничений, наименования этих должностей и квалификационные требования к ним должны строго соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.
Должности следует указывать в именительном падеже без сокращений (например, "начальник отдела кадров", "заведующий учебной частью").
4. Количество штатных единиц (графа 4).
В графе 4 указывается то количество штатных единиц, которое предусмотрено у работодателя, в том числе и неполных, в частности, если какая-либо должность (профессия) предусматривает работу по совместительству (например, "0,5", "0,25") (Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-3), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.). Допустимо предусмотреть в штатном расписании вакантные должности. В этом случае работодатель сможет принимать работников на эти должности (профессии) без внесения изменений в штатное расписание.
5. Тарифная ставка (оклад), надбавки (графы 5-9).
В графе 5 указывается фиксированный размер оплаты труда (тарифная ставка, оклад (должностной оклад)) по каждой должности (профессии) (ч. 3-4 ст. 129 Трудового кодекса РФ). Данные о тарифной ставке или об окладе не включают в себя компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, так как для них предусмотрены иные графы. В графу вносятся как фиксированный размер оплаты труда работников в рублевом исчислении (например, "30 000"), так и проценты или коэффициенты (Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-3), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.).
Отражение сведений здесь имеет свои особенности. Например, у некоторых работников, которым установлена сдельная система оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку в данной ситуации он зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 "Примечание" целесообразно указать следующее: "Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда". При этом рекомендуется сделать ссылку на локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.
Необходимо учитывать, что нельзя указывать в штатном расписании так называемую "вилку" окладов по должности (например, "30 000 – 50 000"), поскольку работодатель должен обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (письмо Роструда № 1111-6-1 от 27 апреля 2011 г.). Кроме того, установление "вилки" окладов (тарифных ставок) в штатном расписании противоречит их законодательному определению как фиксированных размеров оплаты труда (ч. 3-4 ст. 129 Трудового кодекса РФ).
Графы 6, 7 и 8 работодатель заполняет исходя из установленной у него системы оплаты труда, а также из особенностей организации работы или режима рабочего времени. Надбавки могут устанавливаться на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) либо самим работодателем с установлением порядка их выплат в локальном нормативном акте (например, за сложность выполняемых работ, за стаж работы, за высокий профессионализм).
Надбавка за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях начисляется на заработок, а не на оклад, поэтому ее конкретный размер в данной графе указать невозможно. В этом случае нужно:
– проставить в графе 6, 7 или 8 заголовок, например, "Надбавка за стаж работы в районах Крайнего Севера", но не заполнять эту графу;
– в графе 10 сделать ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена такая надбавка (Инструкция, утв. Приказом Минтруда РСФСР № 2 от 22 ноября 1990 г.).
Когда величина надбавки в процентах меняется, например, в зависимости от стажа, также можно не указывать ее в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку, что позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее увеличении.
Если у работодателя предусмотрены различные системы оплаты труда, он может отразить это в штатном расписании, дополнив его форму недостающими графами.
Сведения об установленных работникам доплатах в штатном расписании не отражаются (например, о доплатах за совмещение профессий (должностей) или временное исполнение обязанностей отсутствующего работника (ст. 151 Трудового кодекса РФ)).
Графу 9 работодатель может заполнить в том случае, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок – в процентах от зарплаты посчитать итоговую сумму сложно. В такой ситуации в данной графе ставится прочерк, а в примечании делаются ссылки на локальные нормативные акты, устанавливающие порядок выплаты надбавок.
6. Дополнительные сведения (примечание) (графа 10).
В графу 10, как правило, вносится любая дополнительная информация, которая относится к штатному расписанию, – например, ссылки на локальные нормативные акты работодателя, устанавливающие виды надбавок и их размеры (в частности, на Положение об оплате труда работников).
Утверждение штатного расписания
После того как штатное расписание составлено, его подписывают ответственные лица и утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
Штатное расписание составляет руководитель организации (индивидуальный предприниматель) или работник, на которого возложена такая обязанность (специалист по кадрам, менеджер по персоналу, бухгалтер и др.). Как правило, штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией (при наличии таких структурных подразделений).
Индивидуальный предприниматель может составлять штатное расписание самостоятельно либо возложить такую обязанность на кого-либо из своих работников. Перед разработкой этого документа необходимо определить общую структуру и штат организации (индивидуального предпринимателя).
Если штатное расписание составляется по унифицированной форме № Т-3, его подписывают руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала) и главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации (индивидуальный предприниматель), поскольку соответствующие реквизиты (подписи, гриф утверждения) предусмотрены унифицированной формой. Если при этом в штате нет руководителя кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала) и (или) главного бухгалтера, штатное расписание подписывают работники, на которых такая обязанность возложена приказом руководителя организации или индивидуального предпринимателя (например, бухгалтер и специалист по кадрам).
Если работодатель использует самостоятельно разработанную форму штатного расписания, этот документ (как и любой локальный нормативный акт) утверждает руководитель организации, а подписывают ответственные лица с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, позволяющих идентифицировать данных лиц).
Если штатное расписание организации (индивидуального предпринимателя) составлено на нескольких страницах, уполномоченные работники должны подписывать либо его последнюю страницу, либо (на усмотрение работодателя) каждую страницу. При постраничном подписании документа целесообразно предусмотреть на каждой его странице графы для подписей. Многостраничное штатное расписание нужно скрепить во избежание потери отдельных страниц.
Для утверждения штатного расписания по унифицированной форме № Т-3 издается приказ (распоряжение) в свободной форме (см. Приказ об утверждении штатного расписания). В грифе утверждения штатного расписания после слова "УТВЕРЖДЕНО" нужно проставить реквизиты (дату, номер) указанного приказа, а также количество штатных единиц, утвержденное приказом и отраженное в штатном расписании.
Штатное расписание по самостоятельно утвержденной работодателем форме вступает в действие в порядке, который установлен работодателем для этого локального нормативного акта. Например, оно может утверждаться отдельно издаваемым приказом или грифом "УТВЕРЖДАЮ", который оформлен на штатном расписании.
Изменение штатного расписания
При необходимости работодатель может вносить изменения и дополнения в утвержденное штатное расписание.
Законодательство не содержит каких-либо ограничений по частоте и периодичности внесения изменений в штатное расписание. Частоту и периодичность изменения локальных нормативных актов (в т. ч. штатного расписания) работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда № 428-6-1 от 22 марта 2012 г.).
Необходимость пересмотра штатного расписания может возникнуть в связи с изменением организационной структуры, штатного состава и численности работников, а именно в следующих случаях:
– введение в штат новой должности (профессии, специальности) (например, специалиста по охране труда);
– введение в штат дополнительных штатных единиц по имеющейся должности (профессии, специальности);
– увеличение неполной штатной единицы по имеющейся должности (профессии, специальности) (например, с 0,5 штатной единицы до полной штатной единицы по данной должности или с 0,5 штатной единицы до 0,75 штатной единицы и т.п.);
– введение нового структурного подразделения – отдела, цеха, службы, департамента, управления и т.п. (например, кадровой службы (отдела кадров), службы охраны труда);
– исключение из штата вакантной должности (профессии, специальности);
– исключение структурного подразделения;
– изменение наименования должности (профессии, специальности);
– изменение наименования структурного подразделения;
– изменение должностных окладов (тарифных ставок, надбавок);
– сокращение численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81, ст. 180 Трудового кодекса РФ).
Если работодателю нужно внести изменения и (или) дополнения в действующее штатное расписание, необходимо оформить приказ по основной деятельности с обоснованием таких изменений за подписью руководителя организации или уполномоченного им работника либо индивидуального предпринимателя. Поскольку унифицированная форма приказа о внесении изменений в штатное расписание не утверждена, он составляется в свободной форме.
Приказ, которым изменяется штатное расписание, может быть двух разновидностей.
1. Приказ о внесении изменений в штатное расписание – если вносятся незначительные изменения (см., например, Приказ о внесении изменений в штатное расписание (изменение окладов), Приказ о внесении изменений в штатное расписание (введение новых должностей), Приказ о внесении изменений в штатное расписание (увеличение неполной штатной единицы до полной), Приказ о внесении изменений в штатное расписание (исключение вакантных должностей)).
После издания такого приказа штатное расписание целесообразно подготовить заново, уже с внесенными изменениями. При этом в грифе "УТВЕРЖДЕНО" продублировать реквизиты приказа, которым расписание было утверждено изначально.
Если изменения совсем небольшие (например, исправление орфографических ошибок), можно не заполнять новый бланк штатного расписания, а внести их прямо в действующий документ. При этом исправления должны быть подтверждены подписями тех же работников, которые подписали штатное расписание (руководителя кадровой службы, главного бухгалтера), с указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, а также даты внесения исправлений (ч. 7 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
2. Приказ об утверждении нового штатного расписания – если вносятся значительные изменения (см., например, Приказ об утверждении нового штатного расписания. Организация вводит новую систему документооборота). После издания такого приказа штатное расписание нужно изготовить заново, а в грифе "УТВЕРЖДЕНО" указать реквизиты приказа, которым утверждено новое штатное расписание.
Хранение штатного расписания
Хранить штатное расписание нужно в течение срока, установленного законодательством.
Законодательство об архивном деле обязывает работодателей хранить архивные документы, в том числе кадровые (с учетом ряда особенностей). Определять срок хранения кадровых документов можно, руководствуясь Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г. (ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.). Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (п. 1 письма Роструда № 428-6-1 от 22 марта 2012 г.) и не является первичным учетным документом, поэтому на него не распространяются положения законодательства о бухучете (в т. ч. в части срока хранения документации).
Срок хранения штатного расписания зависит от того, какой работодатель его хранит.
Штатное расписание нужно хранить:
– постоянно (по месту разработки и (или) утверждения штатного расписания);
– три года (у других работодателей). Например, в организации-правопреемнике, к которой перешли на хранение документы реорганизованной организации.