Добавить сотрудника в штат
Оформление сотрудника
При оформлении сотрудника по Трудовому договору, его данные необходимо ввести в сервис. Для этого перейдите в раздел «Зарплата и кадры — Сотрудники», нажмите кнопку добавить сотрудника «В штат»:
В открывшемся окне «Новый сотрудник» необходимо заполнить информацию о сотруднике вручную или автоматически.
Для автоматической загрузки данных перетащите документы для удобного заполнения реквизитов сотрудника. Сервис распознает и заполнит/обновит за вас паспорт РФ (разворот с фотографией), СНИЛС, ИНН.
Вы можете загрузить файлы через кнопку «Выбрать документы» для загрузки документов или перенести файлы в загрузочное окно:
Доступно для загрузки одновременно множество файлов. По окончанию распознавания файла проставляется зелёным цветом тип файла у паспорта РФ, СНИЛС, ИНН, вы увидите соответствующее обозначение.
Либо вы можете заполнить эти данные вручную. В открывшемся окне «Новый сотрудник» необходимо заполнить информацию о сотруднике:
Шаг 1. Личные данные
Введите основную информацию о сотруднике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
ФИО, пол, дата рождения, серия и номер паспорта — указываются согласно предоставленному работником паспорту.
Паспортные данные — по умолчанию формат ввода предназначен для данных паспорта гражданина РФ. Как добавить данные паспорта иностранного работника см. инструкцию.
СНИЛС — укажите № свидетельства пенсионного страхования. Он обязателен, если это первое место работы, вы как работодатель должны оформить СНИЛС сотруднику.
СНИЛС обязателен для всех категорий сотрудников, за исключением иностранных граждан временно пребывающих в РФ и не застрахованных в СФР.
СНИЛС руководителя организации необходим для подключения электронной отчётности.
ИНН (обязателен). Данные по нему вносятся согласно предоставленному работником свидетельству о постановке сотрудника на учёт в налоговой. Если его у сотрудника нет, надо запросить получение данного свидетельства работником. Также данные по его номеру ИНН можно попробовать уточнить на официальном сайте ФНС.
Нажмите «Продолжить».
Шаг 2. Сведения о приёме
Укажите подробности трудового договора, дату приёма, оклад и другие данные, необходимые для оформления сотрудника.
Дата приёма на работу устанавливается по трудовому договору, заключенному с работником.
Табельный номер указывается автоматически, при необходимости номер можно изменить.
Номер приказа о приёме и дата приказа — поля обязательные для заполнения.
Вид трудового договора — выберите из выпадающего списка:
- бессрочный ТД;
- срочный ТД до 6 мес.;
- срочный ТД более 6 мес.;
- ТД по совместительству;
- ТД по совместительству до 6 мес.;
- ТД по совместительству более 6 мес.
Номер трудового договора — здесь вы можете указать: буквы, цифры, символы, пробелы. Поле тянется в приказ о приёме на работу и в трудовой договор.
Отдел и должность — можно добавить новые с помощью кнопок «Создать» или выбрать имеющиеся. Отдел не обязателен.
Оклад на дату приёма — в данном поле необходимо указать сумму, а также выбрать тип оплаты (за месяц, за смену, за час).
Испытательный срок — срок испытания устанавливается не более 3-ёх месяцев. Для руководителей организаций и главных бухгалтеров, а так же их заместителей — не более 6 месяцев. Для ТД сроком от 2 до 6 месяцев испытание — не более 2-ух недель. Поле тянется в приказ о приёме на работу и в трудовой договор.
Автоматический расчёт стажа
Калькулятор поможет вам рассчитать продолжительность страхового стажа для расчёта пособий.
Для того чтобы рассчитать общий стаж сотрудника:
- Включите тумблер «Рассчитать стаж автоматически».
- Введите даты приёма и увольнения с каждого места работы, как указано в трудовой.
- Система сама сложит все периоды и выдаст точный результат в поле «Стаж на момент начала работы».
Либо заполните самостоятельно стаж на момент начала работы — укажите страховой стаж сотрудника на дату начала работы. Стаж требуется для расчёта пособий.
Единственный учредитель — поле заполняется только для единственных учредителей, являющихся генеральными директорами.
Ознакомиться с информацией по оформлению трудовых отношений с учредителем вы можете по ссылке.
Для остальных сотрудников должно быть выбрано значение «Не является учредителем».
Заявление о ведении трудовой книжки — укажите вид трудовой книжки (нет заявления, в электронном виде) на основании заявления от сотрудника и дату заявления.
Т.к. с 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, сотруднику нужно написать заявление на имя работодателя о переходе на электронную трудовую книжку. Далее дата и выбранный тип трудовой книжки используются для обязательной отчётности в СФР (ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности) и для сведений о трудовой деятельности, выдаваемых сотрудникам (СТД-Р).
Работает по совместительству — включите настройку, если сотрудник работает в вашей компании совместителем
Сведения о приёме сданы — включите настройку, если по сотруднику сведения о приёме были сформированы и/или отправлены в фонд через другой сервис. Отчёт ЕФС-1 по приему формироваться не будет.
Нажмите «Продолжить».
Шаг 3. Трудовая деятельность
Внесите информацию о графике работы, банковские реквизиты, систему налогообложения и других аспектах трудовой деятельности сотрудника.
График работы сотрудника — в данном поле необходимо выбрать график работы сотрудника и указать период
Для добавления сменного (инструкция) или неполного (инструкция) графика в выпадающем списке нажмите кнопку «+ График».
Примечание для отчёта ЕФС-1: если меняется основной график на сменный или наоборот, то поле «Приказ о переводе №» проставляется, но в отчёт ЕФС данные о таком переводе не попадают.
Удалённая работа/работа на дому — укажите вид работы, если сотрудник трудится удалённо или является надомником. Подробнее
Считаются удалёнными (дистанционными) работники, которые заключили трудовой договор о дистанционной работе.
Однако граждане, нанятые для выполнения работ за пределами территории России, дистанционными работниками не признаются (с ним целесообразно заключать гражданско-правовые договоры на выполнение работ, оказание услуг).
Удалённая (дистанционная) работа – удобный способ организации труда, который может применяться при следующих условиях:
- работник занят такой деятельностью, при которой возможен электронный обмен информацией и результатами работы между сторонами (преимущественно это интеллектуальный или управленческий труд);
- имеется или периодически возникает необходимость организовать работу для такого работника вне стационарного рабочего места (например, при проживании работника в другой местности, в целях снижения затрат на аренду офиса, для обеспечения изоляции в период распространения инфекции и т.д.).
Дистанционная работа представляет собой выполнение работником трудовой функции при совокупности следующих факторов:
- работа ведётся вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая те, которые расположены в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;
- при этом используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования (в т. ч. Интернет) и сети связи общего пользования для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с её выполнением.
Работодатель вправе привлекать надомника на выполнение работы, которая по характеру и условиям может производиться в домашних условиях.
По правилам надомной работы может оформляться, в частности, следующая деятельность:
- изготовление изделий народных художественных промыслов, сувенирных изделий или оригинальной упаковки для них;
- разработка, тестирование и отладка программного обеспечения;
- ведение бухучёта и налогового учёта, подготовка отчётности;
- художественные промыслы, изготовление сувенирной продукции, канцтоваров;
- услуги веб-дизайнеров, дизайнеров, художников;
- машинописные работы (обработка текстов и данных, редактирование и перевод текста);
- телефонные и интернет-услуги;
- сборка, оформление и упаковка товаров;
- подготовка почтовых отправлений и рекламы и др.
Надомнику нельзя поручать работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Работу на дому можно организовывать, только если условия, в которых она будет выполняться, соответствуют требованиям охраны труда, то есть безопасны для работника.
| Критерий | Удалённая (дистанционная) работа | Надомная работа |
| Направленность труда | Любые работы либо услуги, результат которых, как правило, является объектом интеллектуальной собственности | Преимущественно изготовление продукции, имеющей натурально-вещественную форму |
| Заключение трудового договора | Возможно путём обмена электронными документами | Исключительно путём личного подписания договора |
| Рабочее место | Определяется сторонами вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая те, которые расположены в другой местности), а также вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя | Жилище работника |
| Режим рабочего времени и времени отдыха | Может определяться трудовым договором | Определяется работником |
| Участие в работе членов семьи | Не предусмотрено | Могут участвовать |
| Оформление и ведение трудовой книжки | Может не оформляться и не вестись | В общеустановленном порядке |
| Обеспечение сырьем, материалами, оборудованием и иными средствами | Определяется трудовым договором с возможностью аренды средств труда у третьей стороны | Обеспечивает работодатель в порядке и в сроки, определяемые трудовым договором |
| Обеспечение требований охраны труда | Частично обеспечиваются работодателем, за исключением специальной оценки условий труда | Обеспечиваются работодателем, за исключением специальной оценки условий труда |
Способ выплаты з/п (важно для формируемого пакета документов на выплату з/п):
- на карту — безналичным переводом на карту сотрудника (дополнительно требуется указать реквизиты карты); если зарплата или вознаграждение выплачиваются по зарплатному проекту, то укажите это;
- ведомость — наличными, на основании одного документа для нескольких сотрудников;
- по кассовому ордеру — наличными, на основании отдельных расходных кассовых ордеров (РКО) по каждому сотруднику.
Способ выплаты: наличными или безналичным переводом на карту должен быть прописан в Трудовом договоре.
Основной оплачиваемый отпуск — по умолчанию в сервисе указано 28 дней. Также есть возможность указать количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска, для этого включите тумблер.
Срок ежегодного обязательного дополнительного отпуска регламентирован законодательством и устанавливается в календарных днях. Например, для северных регионов, вредных условий труда, медицины и образования, вахтовикам. Подробнее.
Бухгалтерский учёт — укажите бух. счёт, на котором будут учитываться начисления по сотруднику с момента приёма на работу. Например, если заполняются реквизиты на генерального директора, то рекомендуемый счёт 26 «Общехозяйственные расходы».
Система налогообложения (актуально для ИП) — выберите систему налогообложения для учёта расходов по зарплате, страховым взносам сотрудника. Например, если сотрудник занят в деятельности на патенте — укажите Патент:
Спецоценка условий труда — укажите данные из отчёта о проведении специальной оценки условий труда: номер рабочего места и класса (подкласс). Спецоценка проводится не реже одного раза в пять лет по всем рабочим местам работодателя. Исключение: надомники и дистанционщики; работники религиозных организаций.
Нажмите «Продолжить».
Шаг 4. Для НДФЛ и взносов
Заполните необходимые данные для правильного учёта налогов и взносов, что обеспечит корректную отчётность.
Выберите отделение ИФНС для автоматического распределения уплаты НДФЛ. Для добавления нового отделения ФНС перейдите в раздел «Реквизиты — Настройки зарплаты — Уплата НДФЛ».
Налоговый статус — выберите из списка вид. Резидент для целей НДФЛ — гражданин, который по общему правилу находится в России 183 дня или более в течение 12 следующих подряд месяцев. Менее 183 дней — нерезидент.
Нажмите «Продолжить».
Шаг 5. Контактные данные
Укажите телефон, адрес электронной почты и другие контактные данные сотрудника.
Электронная почта — указанная почта автоматически будет отображаться при выборе сотрудника в рассылке расчётных листков.
Адрес регистрации в РФ (наименование города/населённого пункта, улицы выберите из выпадающего списка) — указывается согласно предоставленному работником паспорту.
Адрес места жительства в РФ — если он совпадает с адресом регистрации, то поставьте галку, если не совпадает, то укажите его. Если в этом регионе есть пилотный проект, то данные по сотруднику попадут в реестр сведений в СФР по пилотному проекту для выплаты пособий.
Нажмите «Сохранить».
Оформление учредителя
При добавлении учредителя в сервис заполните данные, как и при оформлении сотрудника. А на шаге «Сведения о приёме» в поле «Единственный учредитель» выберите нужное: учредитель с трудовым договором и зарплатой или учредитель без трудового договора и зарплаты.
Ознакомиться с информацией по оформлению трудовых отношений с учредителем вы можете по ссылке.
Далее отразите взнос в уставный капитал (УК). В случае увеличения уставного капитала (входа нового учредителя) воспользуйтесь инструкцией.