Кассовая дисциплина
Зачем надо вести кассу? Почему все должны вести кассовую дисциплину?
До 1 июня 2014 года все индивидуальные предприниматели и организации обязаны были вести кассу, соблюдать «кассовую дисциплину». Данное требование было установлено для всех Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Исключений не предусматривалось, обязанность вести кассу установлена была для всех.
По сути, ведение кассы заключается в составлении кассовой книги и кассовых документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов.
С 1 июня 2014 г. Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П утратило силу. С указанной даты введено в действие Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У и действует новый порядок ведения кассы.
В сервисе ведение кассы осуществляется автоматически через закладки «Деньги» и «Касса».
1. Понятия «Касса» и «ККМ». В чем отличие?
Касса - это совокупность всех наличных операций (наличных доходов и наличных расходов) индивидуального предпринимателя или организации. Любые наличные операции (расходование наличных, получение наличной выручки) отражаются по кассе. Очень редко, когда у ИП (ООО) полностью отсутствуют наличные операции: оплата почты, закупка канцелярии, расходы на нотариуса, чаще всего осуществляются наличными. Таким образом, можно сказать, что касса есть абсолютно у всех ИП (ООО).
Не путайте понятия «Касса» и «ККМ»
ККМ (ККТ) - контрольно-кассовая машина (контрольно-кассовая техника) необходима при наличных расчётах за проданные товары, работы, услуги. По ККМ учитываются только те деньги, которые поступили вам в оплату за товары (работы, услуги) от клиентов.
Касса - другими словами говоря «кошелёк предпринимателя или организации» или «сейф с наличными» индивидуального предпринимателя или ООО, т. е. вся наличность, используемая в деятельности ИП (ООО). В кассу поступает выручка, полученная в том числе по ККМ. Из кассы осуществляется наличные расходы, связанные с деятельностью (закупка товаров, оплата услуг для деятельности и проч.). Из ККМ тратить деньги нельзя. В конце дня деньги, принятые за покупки через ККМ, должны вноситься в кассу (делаются записи в кассовой книге), и уже из кассы осуществляются необходимые расходы.
2. Зачем надо вести кассу? ↑ Вернуться в начало
Обратите внимание: на УСН 6%, патентной системе расходы не влияют на расчёт налога, но отражать наличные расходы по кассе все равно нужно. Ведение кассы не связано с расчётом налогов.
3. В чём заключается ведение кассы? ↑ Вернуться в начало
Ведение кассы (совершение наличных операций и работа с денежной наличностью) включает:
-приём наличных денег в кассу (с оформлением приходных кассовых ордеров - ПКО), не путайте речь не о приеме наличных за оплату товаров (работ, услуг), а именно, когда деньги поступают в деятельность. Например, снятие наличных с расчетного счета, внесение денег в деятельность;
-выдача (расходование) наличных денег (с оформлением расходных кассовых ордеров - РКО);
-ведение кассовой книги - в ней отражаются поступления наличных денег (запись в кассовую книгу вносится на основании составленного ПКО) и расходование средств (запись вносится на основании составленного РКО);
-соблюдение лимита расчётов наличными (не обязательно);
-сдача наличности в банк (не обязательно)
Проще говоря, ведение кассы заключается в заполнении кассовой книги, отражении всех наличных операций ИП (ООО), составлении кассовых документов: приходных кассовых ордеров (ПКО), расходных кассовых ордеров (РКО), авансовых отчётов, соблюдение лимита расчётов наличными.
4. Что такое «кассовая дисциплина»? Надо ли ее вести и как? ↑ Вернуться в начало
Кассовая дисциплина - это совокупность правил отражения наличных расчётов ИП (ООО), другими словами – это иначе названная обязанность вести кассу, то есть заполнять кассовую книгу, составлять кассовые документы, приходные и расходные кассовые ордера по всем своим наличным операциям.
5. У меня нет кассы, надо ли её вести? ↑ Вернуться в начало
У всех ИП и ООО есть касса (то есть наличные операции) и все обязаны вести кассовую книгу. Не путайте однозвучные понятия «касса» и «ККМ». По кассе (кассовой книге) отражаются все наличные операции (наличные доходы и наличные расходы). ККМ нужна только для приёма наличной оплаты. Обязанность вести кассовую книгу не связана с обязанностью применять ККМ при наличных расчётах.
6. Наличных операций вообще нет. Нужно ли вести кассу? ↑ Вернуться в начало
Это редкий случай, однако, ситуация вполне возможна. Обязанность вести кассу установлена для всех ИП (ООО). Закон не предусматривает оговорок о том, что у кого-то могут полностью отсутствовать наличные операции, поэтому инспекция (именно она проводит проверки кассы) в любом случае у вас может запросить кассу на проверку. В этом случае, если вы, действительно, не совершаете никаких наличных операций, вы в свободной форме сообщаете инспекторам о том, что в ходе осуществления деятельности ИП (ООО) наличные операции не совершаются, не осуществляется приём наличной оплаты, закупки за наличные, в связи с этим касса (кассовые документы) не может быть предоставлена на проверку.
7. Какие будут штрафы, если кассу не вести ↑ Вернуться в начало
За неведение кассы (отсутствие кассовой книги, кассовых документов и др.) установлены штрафы:
-для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;
-для индивидуального предпринимателя - от 4000 до 5000 руб.
8. Кто проверяет кассу («кассовую дисциплину»)? ↑ Вернуться в начало
Проверку осуществляет налоговая инспекция. До 2012 года проверку кассы осуществляли банки, сейчас банки не проверяют кассу («кассовую дисциплину»), контроль осуществляет только налоговая инспекция.
Как вести кассу (кассовую дисциплину)
1. Как вести кассу ИП без сотрудников? ↑ Вернуться в начало
Индивидуальные предприниматели вправе не соблюдать порядок ведения кассовых операций при выполнении определенных условий (в части обязанностей) и с учетом ряда особенностей.
В частности, индивидуальные предприниматели в рамках Указания о порядке ведения кассовых операций не обязаны:
– определять лимит остатка наличных денежных средств;
– хранить на банковских счетах наличные денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, свыше установленного лимита;
– оформлять кассовые операции соответствующими кассовыми документами – приходными (расходными) кассовыми ордерами, вести кассовую книгу, при условии что в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.
Подтверждение: абз. 10 п. 2, абз. 4 п. 4.1, абз. 9 п. 4.6 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 1, 2 письма ФНС России № ЕД-4-2/13338 от 9 июля 2014 г.
Оптимальный вариант:
До официальных разъяснений контролирующих ведомств индивидуальным предпринимателям целесообразно продолжить оформление кассовых документов (приходных, расходных кассовых ордеров) в отсутствие иных подтверждающих документов (кассовых чеков, БСО и т.п.), в том числе по операциям, в отношении которых в соответствии с налоговым законодательством не предусмотрен учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения. Например, к таким операциям можно отнести расчеты с подотчетными лицами по выданным им под отчет суммам, приемку (выдачу) денежных средств в кассу по договорам займа между индивидуальными предпринимателями.
Косвенно данный вывод подтверждается положениями п. 5, 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, в которых сохранено упоминание об индивидуальном предпринимателе как о составителе кассовых документов, а также требованиями законодательства о том, что каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена документально.
2. Как вести кассу ИП с сотрудниками и ООО? ↑ Вернуться в начало
ИП с сотрудниками и ООО заполняет кассовую книгу, составляет приходные (ПКО) и расходные (РКО) кассовые ордера, рассчитывает лимит остатка наличных, а так же составляет авансовые отчёты. Единственное отличие в ведении кассы от порядка, установленного для ИП без сотрудников - специальный порядок отражения операций, осуществляемых сотрудниками предпринимателя/организации.
Операции, которые совершает сам ИП, отражаются только по ПКО и РКО.
Операции, которые осуществляют сотрудники ИП/ООО (в том числе генеральный директор ООО) всегда отражаются на основании авансовых отчетов.
3. Новый порядок ведения кассы с 01.06.2014г. ↑ Вернуться в начало
ИП без сотрудников
Предприниматели, не имеющие сотрудников, с 1 июня 2014 года в соответствии с п.2 абз.10 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» могут не вести:
• приходные ордера;
• расходные ордера;
• кассовую книгу.
Но это касается только операций после 01 июня 2014г. До указанной даты все кассовые документы у Вас должны быть оформлены в прежнем порядке.
При наличных расчетах с другими ИП и организациями, оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу по-прежнему обязательно (п.5, п.6 Указания ЦБ РФ от от 11.03.2014 № 3210-У).
ИП с сотрудниками и ООО
ИП, имеющие сотрудников и организации обязаны оформлять кассовые документы и кассовую книгу при расчетах с сотрудниками, ИП и организациями в прежнем порядке.
Сами кассовые документы не изменились (формы кассовой книги, приходно-кассовых и расходно-кассовых ордеров и др. остались прежние).
Лимит кассы с 01.06.2014
С 1 июня 2014 г. ИП и организации-субъекты малого предпринимательства, могут хранить в кассе сколько угодно наличных, а лимит их остатка не устанавливать.
Если же лимит установлен, то все деньги сверх установленного лимита ИП и ООО обязаны сдавать в банк.
Для того, чтобы не нарушать указанный порядок, можно издать приказ, отменяющий ранее установленный лимит.
Текст приказа может быть следующим:
«На основании абзаца 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У приказываю:
- Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе.
- Ответственной за сохранность денежных средств назначить кассира ФИО (или ФИО ИП)».
Оформление кассовых документов
С 1 июня 2014 г. кассовые документы можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением компьютера и программного обеспечения, и подписываются собственноручными подписями.
Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.
При этом теперь можно не распечатывать кассовые документы, которые оформлены в электронном виде. Но только при условии, что такие документы (оформленные в электронном виде) быть подписаны электронными подписями.
Если ЭП при создании кассовых документов не используется, то все кассовые документы необходимо распечатать по окончании года и подписать их руководителю организации (ИП) собственноручно, как это делалось прежде.
Внимание! ЭП (электронная подпись), которая используется в сервисе при сдаче электронной отчетности, для кассовых документов не подходит.
Кассовая книга ↑ Вернуться в начало
Ведение кассовой книги (то есть соблюдение кассовой дисциплины) не связано с применяемым режимом налогообложения. Например, на УСН 6% или на ПСН расходы не влияют на расчёт налога, но, тем не менее, наличные расходы предпринимателя или организации обязательно должны фиксироваться в кассовой книге. Ее ведение не связано с расчётом налогов и применяемым режимом налогообложения.
Кассовую книгу проверяет налоговая инспекция и в любой момент на проверку могут быть запрошены кассовые документы.
1. Какие данные содержатся в кассовой книге? ↑ Вернуться в начало
В кассовой книге отражается информация о движении (поступлении и расходовании) наличных денег предпринимателя (организации). А именно: в ней пишутся реквизиты приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО, РКО), получатель суммы или лицо, которое вносит деньги в кассу.
2. Как нужно заполнять кассовую книгу? ↑ Вернуться в начало
Все записи в кассовую книгу вносятся на основании приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров. На сумму полученных денег оформляется ПКО и на основании этого ПКО делается запись в кассовой книге. Если из кассы расходуются наличные, то составляется РКО (на сумму, которая выдаётся наличными) и на основании РКО делается запись в кассовой книге. Авансовые отчёты, на основании которых отчитываются сотрудники о потраченных суммах, в кассовой книге не отражаются. В сервисе формирование кассовой книги автоматизировано.
3. Как нужно вести кассовую книгу (как вести кассу)? ↑ Вернуться в начало
Ведение кассы по сути заключается в заполнении (ведении) кассовой книги. В сервисе формирование кассовой книги осуществляется в автоматическом режиме.
По установленным правилам, кассовую книгу нужно распечатывать каждый день. Но, проверить это невозможно, и, если операций немного, вполне достаточно формировать и распечатывать кассовую книгу (и кассовые документы) по завершении какого-то периода - недели, месяца, квартала - на ваше усмотрение и в зависимости от количества наличных операций. Если наличных операций много, то лучше формировать кассу чаще, чтобы, если возникнет ошибка, её было бы проще отследить.
Обязательно кассовую книгу и кассовые документы (ПКО, РКО) нужно распечатывать по завершении года.
Листы кассовой книги распечатываются в двух экземплярах. Нумерация листов кассовой книги проставляется в хронологической последовательности с начала года. Первые листы сшиваются (т. е. формируется кассовая книга), на оборотной стороне, сформированной и прошитой кассовой книги делается надпись о количестве листов, ставится подпись руководителя (предпринимателя) и печать организации (ИП - при наличии). Вторые листы кассовой книги (их так же называют отчёты кассира) просто складываются в хронологической последовательности, к каждому листу прилагаются ПКО и РКО, на основании которых отражены данные на конкретном листе. Сформированная папка документов просто хранится вместе с прошитой кассовой книгой.
4. Сколько кассовых книг нужно вести? ↑ Вернуться в начало
Ведётся одна кассовая книга по всей деятельности. Если ИП (ООО) осуществляет несколько видов деятельности на разных режимах налогообложения (УСН, патентная система), всё равно ведётся одна общая кассовая книга, где отражаются наличные операции.
Исключения:
- ООО, имеющие обособленные подразделения. По обособленному подразделению ведётся своя кассовая книга;
- ООО и ИП платёжные агенты. По наличным суммам, которые вы принимаете как платёжный агент следует вести отдельную кассовую книгу.
С 23.03.2015г. обязанность кассиров составлять листы кассовой книги в одном экземпляре отменена. Каждый лист кассовой книги теперь состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).
Подшивать к кассовой книге РКО и ПКО не требуется. Однако, они должны быть подшиты к отрывной части листа кассовой книги, которая служит отчетом кассира.
При ведении кассовой книги в автоматическом режиме печать каждого листа кассовой книги нужно осуществлять с двух сторон, чтобы при разделении по линии разреза получилось два экземпляра одинаковых листов: один – для кассовый книги, второй – для отчета кассира.
5. Кассовая книга и журнал кассира-операциониста - чем отличаются и что нужно вести? ↑ Вернуться в начало
У документов разное назначение. Журнал касссира-операциониста (ЖКО) ведётся обязательно по ККМ (на каждую ККМ ведётся свой ЖКО, в котором отражаются операции по данному ККМ). Если вы не применяете ККМ, то ЖКО вести не нужно. Кассовая книга обязательно ведётся всеми ИП (ООО) независимо от режима налогообложения и наличия ККМ.
Журнал кассира-операциониста - это самостоятельный документ, который не зависит от ведения кассовой книги. Кассовую книгу обязаны формировать все и в ней отражаются наличные операции (доходы и расходы) предпринимателя или организации. Журнал кассира-операциониста подтверждает движение наличных по ККМ. Если вы применяете ККМ, то обязаны вести этот журнал. Отдельный журнал ведется по каждой ККМ (если у вас их несколько, то будет несколько журналов). ЖКО ведётся только вручную, в документ ежедневно вносятся записи по выручке, полученной через ККМ. Все листы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе указывают их общее количество. Количество листов журнала заверяют подписями руководителя ООО (предпринимателя) и налогового инспектора, зарегистрировавшего ККМ, а также печатью организации (печатью ИП при наличии).
6. Если ИП (ООО) ведет книгу учёта доходов и расходов (КУДИР), обязательно ли вести кассовую книгу? ↑ Вернуться в начало
Книгу учёта доходов и расходов (КУДИР) ведут ИП (ООО) на УСН. Книга учёта доходов и расходов ведётся в обязательном порядке, на основании данных отражённых в КУДИР осуществляется расчёт налога по УСН. Ведение книги учёта не отменяет обязанность заполнять кассовую книгу. У этих книг разное назначение и одна не отменяет другую. В сервисе КУДИР и кассовая книга формируются на основании данных, отражаемых в разделе «Деньги». Достаточно корректно отражать операции и вы сможете скачать КУДИР и кассовую книгу.
Лимит остатка наличных в кассе
1. Что такое лимит остатка наличных? ↑ Вернуться в начало
Лимит остатка наличных в кассе (лимит остатка кассы) – это максимально допустимая сумма наличных денег, которые могут остаться в кассе ООО (ИП) в конце рабочего дня после совершения всех операций (максимально допустимый остаток, отражаемый в кассовой книге в конце рабочего дня).
2. Нужно ли рассчитывать лимит остатка наличных. Можно ли работать без лимита? ↑ Вернуться в начало
Рассчитывать лимит остатка не обязательно. Если лимит кассы не рассчитан, он считается равным нулю. Это возможно и это не является ошибкой, просто в конце рабочего дня в кассе (не путайте с ККМ) не должно быть наличных. Если вы совершаете много наличных операций, лимит лучше рассчитать. Ведение кассы (кассовой дисциплины) и заполнение кассовой книги предполагает расчёт лимита остатка наличных. Это та сумма наличных денег, которая остается в кассе. Таким образом, вы можете рассчитать для себя лимит (но делать это не обязаны). Раньше лимит устанавливал банк, сейчас ООО (ИП) самостоятельно делают расчёт и утверждают лимит.
3. Что нужно составить для утверждения лимита остатка наличных? ↑ Вернуться в начало
Необходимо в свободной форме оформить расчёт-обоснование лимита (документ в любой удобной для вас форме, где отражаются цифры, взятые для расчёта и сам расчёт по установленным формулам). Полученное значение лимита утверждается приказом об установлении лимита.
4. С кем нужно согласовывать лимит остатка наличных? ↑ Вернуться в начало
Согласовывать лимит ни с кем не нужно. Раньше лимит устанавливал банк, сейчас все расчёты и утверждение суммы лимита организации и предприниматели делают самостоятельно. Ни с налоговой инспекцией, ни с банком, ни с каким-либо иным ведомством согласовывать рассчитанный лимит остатка наличных не нужно.
5. На какой срок устанавливается лимит. Следует ли его пересчитывать ежеквартально или ежегодно? ↑ Вернуться в начало
Все зависит от того, что вы указали в документах, которыми устанавливали у себя лимит (расчёт-обоснование и приказ об утверждении). Если в документах указано, что лимит утверждается на квартал или год или на иной период, то по окончании этого периода, рассчитанный вами лимит признаётся недействующим и, если не рассчитан новый лимит, то, лимит будет равен нулю (т.е. как в ситуации, когда лимит не рассчитан). Если в документах нет указания на период, то лимит будет действовать без ограничений, пока вы не рассчитаете новый лимит или не отмените свой приказ, которым утвердили лимит. Соответственно, если в документах не указан период действия лимита то пересчитывать его и утверждать лимит ежеквартально или ежегодно не нужно.
6. Как изменить лимит остатка наличных? ↑ Вернуться в начало
Никаких особых процедур для изменения лимита остатка проводить не нужно. Составляете новый расчёт-обоснование (т.е. просто делаете новый расчёт лимита) и утверждаете его приказом.
7. Как часто можно пересчитывать лимит остатка наличных? ↑ Вернуться в начало
Ограничений на срок для перерасчёта лимита нет. Пересчитывать его можно столько сколько вам необходимо, даже ежемесячно. Просто составляете новый расчёт-обоснование и утверждаете рассчитанный лимит приказом. Не рекомендуем пересматривать лимит слишком часто, т.к. на это обратят внимание инспекторы. В любом случае, нет никаких санкций за пересчёт лимита и даже если новый лимит устанавливать ежедневно, штрафа за это нет.