Отчитаться за подотчетные суммы
Общая информация
Зачастую организациям (предпринимателям) приходится просить своих сотрудников купить товары, материалы иные хозяйственные расходы для деятельности. Такого рода расходы должны обязательно «закрываться» авансовым отчётом. Другими словами, нужно оформить авансовый отчёт и приложить к нему подтверждающие документы на затраты. Подробнее о подтверждающих документах.
Авансовый отчёт (АО) — это документ, который оформляет подотчётное лицо (сотрудник организации), чтобы отчитаться за израсходованные суммы, выданные им ранее авансом или потраченные из личных средств в целях организации. Подотчётным лицом не может быть сотрудник вне штата (т.е. по договору подряда или ГПД), а также сам индивидуальный предприниматель.
Инструкция по отражению авансового отчёта представлена по ссылке.
Вначале выданы деньги под отчёт, после сотрудник отчитывается
Инструкция по отражению выдачи подотчётному лицу представлена по ссылке.
Выдача наличными
Последовательность отражения действий в сервисе должна быть такой:
1. В разделе Деньги, выбрав нужный р/сч, добавьте «Списание — Снятие с расчётного счёта», а так же по Кассе «Поступление — Поступление с расчётного счёта» на дату снятия средств по чековой книжке.
2. В разделе Деньги добавьте «Списание — Выдача подотчётному лицу» в кассе. В поле «Получатель» выберите сотрудника. Отразите сумму и дату выплаты денег сотруднику. Сохраните.
3. Сформируйте авансовый отчёт.
В сервисе во вкладке Документы — Покупки, добавьте «Авансовый отчёт», привязывая к документу на выдачу аванса. В поле «Вид расхода» выберите нужный, на который сотрудник потратил деньги. В поле «Документ об оплате» внесите наименование платёжного документа, которым оплачивал сотрудник затраты (например, кассовый чек), а так же номер и дату. В поле «Сумма в отчёте» отразите ту сумму, которую потратил сотрудник. В поле «Сумма принятая» отразите значение, которое можно учесть в расчёте налога (и если есть подтверждающие документы).
К авансовому отчёту прилагаются чеки, подтверждающие совершённые расходы (подробнее о документах вы можете посмотреть в наших видео-новостях). Сохраните.
Выдача с р/с
Последовательность отражения действий в сервисе должна быть такой:
1. В разделе Деньги, выбрав нужный р/сч, добавьте «Списание — Выдача подотчётному лицу». В поле «Получатель» выберите сотрудника. Отразите сумму и дату выплаты денег сотруднику, в поле «Назначение» укажите удобное для вас описание. Выберите сверху статус «Оплачен» после перевода денег на карту сотрудника. Сохраните.
2. Сформируйте авансовый отчёт.
В сервисе во вкладке Документы — Покупки, добавьте «Авансовый отчёт», привязывая к документу на выдачу аванса. В поле «Вид расхода» выберите нужный, на который сотрудник потратил деньги. В поле «Документ об оплате» внесите наименование платёжного документа, которым оплачивал сотрудник затраты (например, кассовый чек), а так же номер и дату. В поле «Сумма в отчёте» отразите ту сумму, которую потратил сотрудник. В поле «Сумма принятая» отразите значение, которое можно учесть в расчёте налога (и если есть подтверждающие документы).
К авансовому отчёту прилагаются чеки, подтверждающие совершённые расходы (подробнее о документах вы можете посмотреть в наших видео-новостях). Сохраните.
Возврат от подотчётного лица
В случае получения остатка неиспользованных денежных средств от сотрудника, которые ранее были выданы ему под отчёт, необходимо оформить поступление с типом «Возврат от подотчётного лица».
Инструкция представлена по ссылке.
Сотрудник потратил свои деньги, после работодатель компенсирует расходы
Компенсация сотруднику наличными
1. Вначале сформируйте авансовый отчёт.
В сервисе во вкладке Документы, добавьте «Авансовый отчёт», не привязывая к документу на выдачу аванса. В поле «Вид расхода» выберите нужный, на который сотрудник потратил деньги. В поле «Документ об оплате» внесите наименование платёжного документа, которым оплачивал сотрудник затраты (например, кассовый чек), а так же номер и дату. В поле «Сумма в отчёте» отразите ту сумму, которую потратил сотрудник. В поле «Сумма принятая» отразите значение, которое можно учесть в расчёте налога (и если есть подтверждающие документы).
К данному авансовому отчёту прилагаются чеки, подтверждающие совершённые расходы и заявление на возмещение (подробнее о документах вы можете посмотреть в наших видео-новостях).
2. В авансовом отчёте по строке «Документ на выдачу перерасхода» добавьте ордер, где отразите порядковый номер, дату и сумму выдачи денег. Сохраните. После сохранения документа во вкладке Деньги будет создана оплата автоматически.
Компенсация сотруднику с р/с
1. Вначале сформируйте авансовый отчёт.
В сервисе во вкладке Документы, добавьте «Авансовый отчёт», не привязывая к документу на выдачу аванса. В поле «Вид расхода» выберите нужный, на который сотрудник потратил деньги. В поле «Документ об оплате» внесите наименование платёжного документа, которым оплачивал сотрудник затраты (например, кассовый чек), а так же номер и дату. В поле «Сумма в отчёте» отразите ту сумму, которую потратил сотрудник. В поле «Сумма принятая» отразите значение, которое можно учесть в расчёте налога (и если есть подтверждающие документы).
К данному авансовому отчёту прилагаются чеки, подтверждающие совершённые расходы и заявление на возмещение (подробнее о документах вы можете посмотреть в наших видео-новостях).
2. В авансовом отчёте по строке «Документ на выдачу перерасхода» добавьте поручение, где отразите порядковый номер, дату и сумму выдачи денег. Сохраните. После сохранения документа во вкладке Деньги будет создана оплата автоматически.
