Сотрудники ООО
Какой договор заключить с сотрудником?
Гражданина можно нанять по трудовому и гражданско-правовому договору (ГПД) (договор на выполнение работ или оказание услуг, договор подряда).
Трудовой договор заключается при приеме в штат для выполнения определенных обязанностей. ГПД необходим, если физ. лицо выполняет какую-то разовую работу, то есть не на постоянной основе ( в т. ч. аренда имущества у физ. лица).
Скачать бланк трудового договора в сервисе можно в разделе «Сотрудники». Для этого в табличной части в списке работников нужно нажать на ссылку - имя сотрудника. На открывшейся странице в разделе Документы будет активная ссылка «Трудовой договор». Кроме того бланки Трудовых договоров по разным ситуациям можно просмотреть, заполнить и скачать в разделе Бланки и НПД на Главной странице в пункте Трудовые договоры
Зарплата генерального директора - единственного учредителя
С генеральным директором - единственным учредителем - трудовой договор заключать не надо.
Вопрос о выплате зарплаты спорный, прямых разрешений нет. При отсутствии выплат на практике ИФНС иногда приглашают для беседы и требуют начислять хотя бы минимальную зарплату (сумма зависит от региона). Отсутствие зарплаты можно объяснить отсутствием прибыли. Штраф за невыплату не установлен.
В целом пока организация еще не наберет обороты, чистой прибыли как таковой не будет, Вы не начисляете з/п, не платите з/п налоги, ежеквартально подаете нулевые отчеты в ПФ и ФСС.
Но если с генеральным директором заключен трудовой договор, выплачивать зарплату, перечислять все зарплатные налоги и взносы нужно в обязательном порядке. Подробнее вопрос рассмотрен в разделе "Гендиректор"
Оформление на работу генерального директора
Руководитель оформляется в общем порядке. Есть особенности только при оформлении единственного учредителя.
Надо составить:
1) решение;
2) приказ;
3) личную карточку;
4) сделать запись в трудовой (если это основное место работы).
Исключение: Если учредитель работает в другой организации, то с ним также заключается трудовой договор по совместительству.
Важно: Руководитель считается сотрудником с первого дня работы, т.е. с даты регистрации организации.
В налоговую инспекцию нужно представить:
Отчетность по доходам физлиц (НДФЛ):
— годовая, по форме 2-НДФЛ сдается по итогу года;
— ежеквартальная, по форме 6-НДФЛ, начиная с 2016 года: за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом;
– за год;
Начиная с годовых отчетов за 2019 год отчитываться в инспекцию по формам 6-НДФЛ и 2-НДФЛ надо будет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Если контрольная дата совпадает с выходным или праздником, представить справки 2-НДФЛ и годовой отчет по форме 6-НДФЛ в инспекцию можно в ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК).
Начиная с 1 января 2017 года подается единый ежеквартальный расчет по взносам.
— Единая форма расчета, утвержденная Приказом ФНС России № ММВ-7-11/470 от 18 сентября 2019 г., используется начиная с представления страхователями отчетности по страховым взносам за I квартал 2020 года (см. Образец) (п. 3 Приказа ФНС России № ММВ-7-11/470 от 18 сентября 2019 г.).
Сдавать единый (новый) расчет независимо от способа подачи (в бумажном или в электронном виде) нужно не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным (расчетным) периодом (I квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год).
По общему правилу, если срок представления расчета приходится на выходной, нерабочий праздничный и (или) нерабочий день, то он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день.
— Сведения о среднесписочной численности работников.
С 01.01.2021 данный отчет отменен. И подается в составе расчета по взносам в налоговую.
В Пенсионный фонд представляется:
— Ежемесячно страхователь (работодатель) должен сдавать упрощенную отчетность по форме СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 1 февраля 2016 г. Данная форма представляет собой реестр, содержащий фамилии, имена, отчества работников (исполнителей), СНИЛС и ИНН (при наличии у работодателя данных сведений) работающих у него застрахованных лиц, в том числе по ГПД, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.
Форма СЗВ-М подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем.
— Годовая отчетность по персонифицированному учету подается по форме СЗВ-СТАЖ, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 507п от 6 декабря 2018 г. Она оформляется по всем застрахованным лицам.
Сведения по форме СЗВ-СТАЖ сопровождаются формой ОДВ-1, в которой содержатся данные в целом по страхователю, передаваемые в Пенсионный фонд РФ для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (в частности, количество застрахованных лиц, сведения о начисленных и уплаченных пенсионных взносах и т.д.).
Данные сведения представляются в общем случае ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом.
Кроме того, в случае представления застрахованным лицом заявления о назначении страховой пенсии или страховой и накопительной пенсий страхователь обязан представить указанные сведения за текущий год с типом "Назначение пенсии" в течение трех календарных дней со дня обращения к нему.
— Форма "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица" (СЗВ-ТД) утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 730п от 25 декабря 2019 г. Обязанность по ее составлению возникла у работодателей с 2020 года в связи с переходом на электронные трудовые книжки – в отношении каждого зарегистрированного лица, работающего по трудовому договору.
Данная ежемесячная форма предусмотрена для отражения сведений по работникам (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе):
– с которыми заключены или прекращены трудовые отношения;
– в отношении которых произведены другие кадровые изменения, в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т.д. В частности, в отношении всех работников форму нужно оформить при переименовании страхователя.
Кроме того, форма СЗВ-ТД требует представления в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (в бумажной или электронной форме).
Согласно п. 2.5 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г. в общем случае такие сведения представляются начиная с 1 января 2020 года не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены указанные кадровые мероприятия или подано заявление работником.
Специальный порядок сдачи СЗВ-ТД установлен Постановлением Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г., который опубликован и вступил в силу 27 апреля 2020 года. Соответственно, временно до 31 декабря 2020 года, данную форму надо сдавать:
– по лицам, уволенным или принятым на работу с 1 апреля до 27 апреля 2020 года (день вступления в силу нового порядка) – не позднее 28 апреля 2020 года;
– с 27 апреля 2020 года (день вступления в силу нового порядка) – не позднее рабочего дня, следующего за днем приема или увольнения работника;
– по прочим кадровым событиям – в общем порядке.
В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления с выбором одного из вариантов ведения трудовой книжки отчет формируется по состоянию на 1 января 2020 года и представляется не позднее 15 февраля 2021 года.
В ФСС подаётся:
— расчет по форме 4-ФСС.
Данная форма расчета (см. Образец) сдается в фонд – ежеквартально:
в бумажном виде отчетность подается за каждый квартал не позднее 20-го числа следующего за ним месяца (20 апреля, 20 июля, 20 октября, 20 января). В электронном виде отчет подать можно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января).
— Подтверждение основного вида деятельности
Для установления ставки по травматизму
Представлять (за исключением вновь созданных организаций) нужно в срок не позднее 15 апреля текущего года (т.е. года, на который устанавливается страховой тариф) следующие документы:
– заявление о подтверждении основного вида экономической деятельности;
– справку-подтверждение основного вида экономической деятельности;
– копию пояснений к бухгалтерскому балансу за предыдущий год (кроме малых (в т. ч. микро-) предприятий).
ИП такой вид отчета не сдают.
Как оформить отпуск сотрудника?
Для оформления отпуска работнику необходимо составить график отпусков (форма № Т-7), приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6), записку-расчёт о предоставлении отпуска, где рассчитывается сумма отпускных (форма № Т-60). Работник предоставляет заявление об уходе в отпуск за две недели до его начала. Не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска, работнику нужно выплатить отпускные.
Работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию. На основе заявления составляется приказ об увольнении, далее вносится запись в трудовую книжку: «Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Какие документы выдаются сотруднику при увольнении?
В последний день работы сотрудника с ним производится окончательный расчёт (зарплата, отпускные), выдаётся трудовая книжка, справка о сумме зарплаты за два календарных года, предшествовавших году увольнения, иные документы по просьбе сотрудника.
С 2017 года, работодатель должен также выдать следующие документы (ст. 62 Трудового кодекса РФ):
– справку о доходах по форме 2-НДФЛ.
– справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), по форме 182-н.
– сведения персонифицированного учета (абз. 2 п. 4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). К таким сведениям относятся:
– форма СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 1 февраля 2016 г.;
– форма СЗВ-СТАЖ "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 3п от 11 января 2017 г.;
– раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" расчета по страховым взносам, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/551 от 10 октября 2016 г.;
– форма ДСВ-3 "Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 482п от 9 июня 2016 г. (если работодатель (страхователь) перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом № 56-ФЗ от 30 апреля 2008 г.).
Оптимальный вариант
Период, за который работодатель должен передать увольняющемуся работнику копии персонифицированных сведений, законодательством не установлен. В этом вопросе целесообразно следовать запросу работника и предоставить копии персонифицированных сведений за весь запрашиваемый им период, отработанный у работодателя.
Выдавать застрахованному лицу копию каждой из форм отчетности в полном объеме не стоит, так как в ней содержатся персональные данные всех работников. Целесообразно выдавать каждому работнику копию в виде выписки из формы, в которой содержатся только данные на конкретное застрахованное лицо. При подаче отчетности в Пенсионный фонд РФ в электронном виде потребуется их распечатать.
Вместе с тем работник может самостоятельно контролировать представление отчетности работодателем (в отношении него), например, через сервис "Личный кабинет гражданина" на сайте Пенсионного фонда РФ или через государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг".