Начало работы
В инструкции представлена информация для целей начисления Зарплаты, формирования расчётных листков и расчётной ведомости в зависимости от даты начала ведения учёта в сервисе.
Общие настройки
В личном кабинете сервиса перейдите в раздел «Реквизиты организации» (шестерёнка в правом верхнем углу экрана) и в меню слева выберите пункт «Настройка зарплаты»:
Начисление зарплаты
1. Установите сроки выплаты аванса и заработной платы:
Ст. 136 ТК РФ обязывает выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца. Выплата зарплаты не должна быть позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
Правильный вариант: аванс выплачивается 20 числа расчётного месяца, заработная плата выплачивается 5 числа месяца, следующего за расчётным.
Неправильный вариант: аванс выплачивается 5 числа расчётного месяца, заработная плата выплачивается 15 числа расчётного месяца.
2. Установите дату начала расчёта начислений и удержаний:
Начиная с указанной даты в сервисе, производится:
- начисление и расчёт зарплаты;
- учёт выплат в разделе «Деньги» по заработной плате и другим вознаграждениям сотрудникам;
- привязка начислений к выплатам;
- учёт задолженностей и переплат в расчётных листках сотрудников и расчётной ведомости.
Районный коэффициент
Ст. 316 ТК РФ Размер районного коэффициента и порядок его применения для расчёта заработной платы работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Если в вашем субъекте РФ действует районный коэффициент (см. список субъектов), тогда поставьте галку в строке «Районный коэффициент»:
Районный коэффициент может быть федеральный и региональный.
Размер федерального районного коэффициента устанавливает Правительство РФ.
Укажите значение федерального коэффициента (доступны значения от 1 до 10) и период действия: в поле «с» — дату не ранее даты гос. регистрации; поле «н.в.» не заполняйте, если коэффициент применяется по настоящее время или выберите другую дату.
Размер регионального районного коэффициента может быть установлен в организациях на основании коллективного договора, локального нормативного акта или трудового договора с учётом финансовых возможностей работодателей.
Если используете региональный коэффициент, также укажите его значение и период. Размер регионального коэффициента не может быть меньше федерального.
В строке «Код территориальных условий» выберите значение из выпадающего списка.
Обратите внимание на инструкцию, которая поможет вам определить код территориальных условий.
Код территориальных условий будет отображаться в отчёте ЕФС-1: Сведения о страховом стаже.
РКС или МКС выберите в зависимости от местности, в которой работает сотрудник. Если город расположен в районах Крайнего Севера, проставляется код РКС, если в районах, приравненных к Крайнему северу, тогда МКС. Код РКСМ или МКСР указывается, если сотрудник имеет право на повышение фиксированной выплаты к страховой пенсии (см. Какие территории относятся к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям?).
Код ОКУ применяется к местностям с особыми климатическими условиями, к которым относятся все территории (за исключением районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей), на которых введены районные коэффициенты к заработной плате и порядок их выплат.
| Код | Расшифровка аббревиатуры | Право сотрудника |
| РКС | Районы Крайнего Севера | На досрочную пенсию из-за занятости на видах работ (п. 2, 6 и 7 ч. 1 ст. 32 Закона № 400-ФЗ) |
| МКС | Местность, приравненная к Районам Крайнего Сервера | |
| РКСМ | Районы Крайнего Севера | На повышение фиксированной выплаты к страховой пенсии (ч. 4, 5 и 7 ст. 17 Закона №400-ФЗ) |
| МКСР | Местность, приравненная к районам Крайнего Севера | |
| ОКУ | Местность с особыми климатическими условиями, за исключением РКС и МКС | Сотрудникам на выплаты начисляются: – районный коэффициент; – процентная надбавка. Также у них есть доп. отпуск 8 календарных дней. |
Настройки по блоку «районный коэффициент» — общие настройки по всем сотрудникам. Вы также можете задать настройки отдельно по подразделениям в разделе «Отделы и должности». Для того чтобы настройки применялись к конкретному сотруднику, перейдите в его карточку и создайте начисление.
В строке «Расчётный счёт для перечисления на банковскую карту» выберите из списка один из счетов, созданных в разделе «Реквизиты организации — Деньги», по умолчанию реквизиты данного счёта будут фигурировать в платёжных поручениях на выплату сотрудникам.
Для сохранения настроек нажмите на кнопку «Сохранить».
Отделы и должности
В данном разделе вы можете добавить и отредактировать отделы организации, должности. Распределить должности по отделам (см. подробнее).
Уплата НДФЛ
Если у вас есть обособленные подразделения, добавьте отделения ФНС для уплаты НДФЛ в разные налоговые (см. подробнее).
Зарплатный проект
Вы заключаете зарплатный проект с банком, в котором открываете специальный счёт. При начислении зарплаты (иных вознаграждений) нескольким сотрудникам создаётся реестр на выплату зарплаты сотрудникам и одно платёжное поручение к реестру на общую сумму (если тип договора «Без резервирования»). Созданные документы отправляются в банк. Банк, получив реестр и платёжное поручение, самостоятельно разносит выплаты по индивидуальным счетам сотрудников. (см. подробнее).
Учёт в сервисе ведётся с даты государственной регистрации
Добавьте всех сотрудников, их начисления и выплаты с даты регистрации фирмы.
Если вы начали пользоваться сервисом не с даты регистрации, а в году, отличном от даты регистрации, то необходимо заполнить остатки.
В сервисе есть возможность указать остатки: на конец года и на конец каждого квартала.
Учёт в сервисе ведётся с начала года
В случае ввода остатков на конец года, дата начала расчёта в настройках зарплаты по умолчанию проставляется как дата, равная дате ввода остатков. Например, остатки были внесены на 1 января 2019 г., дата в настройках зарплаты будет установлена по умолчанию на 1 января 2019 г. (инструкция по вводу остатков).
Принцип работы. Сервис не учитывает введенную переплату по сотрудникам по Дт. счёта 70.01 для целей уменьшения суммы начисления к выплате. Для того, чтобы в сервисе учитывалась задолженность по Кт 70.01, не изменяйте дату начала расчёта начислений и удержаний.
Важно, чтобы дата в настройках зарплаты совпадала с датой ввода остатков. Если даты не совпадают, то остатки по счёту 70.01 не учитываются для целей формирования расчётного листка, расчётной ведомости, погашения начислений.
Как правильно:
Остатки по Кт. 70.01. распознаются как задолженность за декабрь предыдущего года. Сервис не распознает, что это задолженность по окладу за иной месяц, отличный от декабря, или что эта сумма премии или пособия.
Например, по сотруднику указаны остатки по Кт 70.01 на сумму 7 777 р.
К выплате в разделе «Деньги» будет формироваться начисление «Оклад, дек.2021 г.».
Если начисление «оклад, дек.2021 г.» было погашено полностью, или если задолженность по начислению составляет менее 10 руб., тогда в отчёте 6-НДФЛ за 1 квартал 2022 г. будет отражена сумма дохода по коду 2000 с датой начисления 31.12.2021 г.. Дата удержания — дата выплаты дохода. Срок перечисления — следующий рабочий день за днём выплаты. Таким образом, на сумму задолженности доначисляется НДФЛ и отражается удержанный НДФЛ по соответствующей графе.
Сумма дохода определяется как Кт 70.01 / 0,87 = 7 777 руб. / 0,87 = 8 939 руб. Сумма удержанного налога определяется как Кт 70.01 * 13 / 87 = 7 777 руб.* 13 / 87 = 1 162 руб.
Введенная задолженность/переплата по сотрудникам в остатках по счёту 70.01 будет учитываться также:
Случаи ручного редактирования отчёта 6-НДФЛ
Аванс за декабрь был выплачен в декабре, в остатках отражена только часть зарплаты
Пример. За декабрь 2021 г. зарплата выплачивается двумя частями, первая 25 декабря 2021 г. в размере 5 000 р., вторая 10 января 2022 г. в размере 3 700 р. Введены остатки на 31 декабря 2021 года, где по Кт 70 счёта указано значение 3 700. В Разделе «Деньги» создайте выплату второй части зарплаты.
При полном погашении суммы задолженности в отчёте 6-НДФЛ будет отражена сумма, определенная по формуле Кт.70.01. / 0,87, т.е. будет значение 3 700 руб. / 0,87 = 4253 руб.
Затем установите тумблер «Учитывать вручную» в активное положение и измените вручную сумму дохода и сумму удержанного налога. Сумма дохода — сумма начисленной зарплаты за декабрь.
Пройдите далее и подтвердите отправку. При формировании последующих отчётов важно, чтобы ручные изменения, внесенные в 1 квартале 2022 г., подтянулись. Для этого, при создании отчёта выбирайте вариант «из предыдущего отчёта».
Сервис не учитывает суммы вычетов, которые применялись к зарплате.
Пример. Оклад за декабрь 2021 г. составил 10 000 руб. Вычет на 1-го ребенка 1400 руб. Сумма НДФЛ = (10000-1400)*13% = 1118 руб. К выплате 8 882 руб., данная сумма была отражена по Кт. 70.01. в остатках на 31 декабря 2021 г. Аванс не выплачивался. Погашена задолженность полностью от 10.01.2022 г.
В разделе «Деньги» создайте выплату зарплаты, при выборе в поле начисления «Оклад. дек.2021» сумма «к выплате» заполнится автоматически.
При формировании отчёта 6-НДФЛ за 1 квартал 2022 года появляется строка:
2000 31.12.2021 10 209,00 10.01.2022 1327,00 11.01.2022 , где:
2000 — код дохода, означающий «заработная плата».
31.12.2018 — дата начисления зарплаты — последний день месяца.
10 209,00 — сумма дохода, определяемая как 8882 руб. / 0,87.
10.01.2019 — дата удержания налога (дата полного погашения дохода).
1 327 — сумма удержанного НДФЛ, определенная как 8882 руб.*13/87.
11.01.2019 — срок перечисления НДФЛ (следующий рабочий день за днём выплаты).
Необходимо изменить суммы дохода и суммы удержанного НДФЛ на:
2000 31.12.2021 10 000,00 10.01.2022 1 118,00 11.01.2022
Для этого установите в активное положение тумблер «Учитывать вручную».
Измените вручную сумму дохода и сумму удержанного налога.
Пройдите далее и подтвердите отправку. При формировании последующих отчётов важно, чтобы ручные изменения, внесенные в 1 квартале 2022 г., подтянулись. Для этого, при создании отчёта выбирайте вариант «из предыдущего отчёта».
В остатках по кт. 70.01. отражена сумма, которая не облагается НДФЛ
Пример. Сотруднику начислялось пособие за 1 ребенка в минимальном размере 7 677,81 руб. В остатках на 31 декабря 2021 года по Кт. 70.01 отражена сумма задолженности за декабрь в размере 7 677,81 руб. Пособие не облагается НДФЛ и поэтому не должно отображаться в отчёте 6-НДФЛ.
В разделе «Деньги» создайте выплату зарплаты, при выборе в поле начисления «Оклад. дек.2021» сумма «к выплате» заполнится автоматически.
При формировании отчёта 6-НДФЛ появляется строка: 2000 31.12.2021 8825,00 10.01.2022 1147,00 11.01.2022
Установите в активное положение тумблер «Учитывать вручную» и снимите галочку по данной строке, чтобы она не учитывалась в отчёте и нажмите на кнопку «Далее».
Пройдите далее и подтвердите отправку. При формировании последующих отчётов важно, чтобы ручные изменения, внесенные в 1 квартале 2022 г., подтянулись. Для этого, при создании отчёта выбирайте вариант «из предыдущего отчёта».
Учёт в сервисе ведётся с начала квартала
В случае ввода остатков на конец квартала (инструкция по вводу остатков) для целей формирования зарплатной отчётности (6-НДФЛ и 2-НДФЛ, Персональные сведения о физ. лицах, ЕФС-1: Сведения о страховом стаже, Отчёт по страховым взносам в ФНС, ЕФС-1: Сведения о взносах на травматизм), начиная с конкретного квартала, функционал не реализован.
После сохранения остатков на конец квартала, дата начала расчёта начислений и удержаний в настройках выплаты зарплаты по умолчанию заполнится как 31 декабря.
На начало года нет задолженности перед сотрудниками
Установите дату начала расчёта в настройках зарплаты с 1 января года, за который планируется сдача годовой или квартальной отчётности. Например, Остатки внесены на 30.06.2022 г., планируется сдача отчётности за периоды 2022 года. Дата в настройках зарплаты автоматически устанавливается — 31 дек 2022, измените дату на 1 января 2022 года.
Добавьте всех сотрудников с действующими ТД и ГПД в 2022 году и начисления по ним, а также невыходы (прогул, отпуск без сохранения зарплаты), начиная с января 2022 г.
В разделе «Деньги» добавьте все платежи на выплату зарплаты, начиная с 1 января.
Привяжите все выплаты к начислениям. В разделе «Деньги» по выплатам, в которых не указаны начисления, будет отображаться значок в виде человека красного цвета.
Для того чтобы связать начисление с выплатой, в разделе «Деньги» нажмите на сумму выплаты сотруднику и в открывшемся окне выберите начисление, которое погашает данная выплата, в строке «Начисление»:
Если нет других выплат связанных с начислением, тогда в в поле «К выплате» перерасчитается значение, при необходимости, отредактируйте его. Например, за январь сумма начисления составила 8 700, при этом, за январь сотруднику выплатили аванс в размере 5 000 и оклад в размере 3 700. Если начисления за январь не привязаны с выплатами, тогда при выборе начисления «Оклад, янв 2022» в документе на оплату аванса, значение в поле «К выплате» изменится с 5 000 на 8 700, отредактируйте его.
По начислениям, связанным с выплатами в разделе «Деньги», будет отображаться значок в виде человека зеленого цвета.
Необходимость привязки всех выплат к начислениям связана с тем, что отчёт 6-НДФЛ формируется строго на основании начисленных и выплаченных сумм сотрудникам.
На начало года есть задолженность перед сотрудниками
Если по состоянию на 1 января по сотрудникам числилась задолженность или переплата, то для корректного формирования расчётных листков и ведомости необходимо изменить дату таким образом, чтобы перед сотрудниками не было ни задолженностей, ни переплат.
Например, остатки введены на 30.06.2022 г. В настройках зарплаты указана дата 1 января 2022 года. По состоянию на 1 января 2022 г. по сотрудникам числится задолженность по выплате зарплаты за декабрь 2021 года в размере 4700 руб. Так как оклад за декабрь 2021 г. 10 000 руб. К выплате за минусом НДФЛ 8700 руб. Аванс за декабрь 2021 года был выплачен 25 декабря 2021 г. в размере 4000 руб. Остаток в размере 4700 руб. выплачивается 10 января 2022 года. В данном случае целесообразнее указать дату начала расчёта в настройках зарплаты на 25.12.2021 г., чтобы учесть начисление и выплаты за декабрь. При таком отражении данных расчётные листки, расчётная ведомость, а также отчёты по форме 6-НДФЛ будут сформированы корректно.
В разделе «Деньги» нельзя указать выплату в декабре 2021 года, так как нельзя отражать денежные операции ранее года ввода остатков. Поэтому в разделе «Деньги» временно исправьте выплату остатка зарплаты на 8 700 (аванс + остаток зарплаты) и свяжите выплату с начислением за декабрь 2021 г.
При таком отражении отчёт 6-НДФЛ за 1 квартал 2022 года будет сформирован корректно.
В настоящий момент нет решения, позволяющего корректно сформировать расчётный листок и расчётную ведомость с учётом январской выплаты и задолженности на начало года за декабрь прошлого года. Для того чтобы в дальнейшем создавались правильные листки и ведомости — измените дату начала расчёта начислений и удержаний, указав день, следующий за днём выплаты второй части зарплаты за декабрь.