Сотрудники ИП
1. Какой договор заключить с сотрудником?
Гражданина можно нанять по трудовому и гражданско-правовому договору (ГПД) (договор на выполнение работ или оказание услуг, договор подряда).
Трудовой договор заключается при приеме в штат для выполнения определенных обязанностей. ГПД необходим, если физ. лицо выполняет какую-то разовую работу, то есть не на постоянной основе ( в т. ч. аренда имущества у физ. лица).
Скачать бланк трудового договора в сервисе можно в разделе Сотрудники. Для этого в табличной части в списке работников нужно нажать на ссылку - имя сотрудника. На открывшейся странице в разделе Документы будет активная ссылка «Трудовой договор». Кроме того бланки Трудовых договоров по разным ситуациям можно просмотреть, заполнить и скачать в разделе Бланки на Главной странице в пункте Трудовые договоры.
-По гражданско-правовому договору (вне штата, по договору подряда)
С физ. лица необходимо получить паспорт, СНИЛС, ИНН (если есть), сделать копии, оформить договор в 2-х экз. Более ничего не требуется.
-По трудовому договору (в штат)
Индивидуальный предприниматель, выступающий в трудовых отношениях как работодатель, должен выполнять все требования трудового законодательства с особенностями, обусловленными его правовым статусом. Так, работодатель – индивидуальный предприниматель обязан:
– оформлять в установленном порядке прием на работу, в том числе заключать трудовой договор, издавать приказ о приеме на работу, заполнять трудовую книжку и вести иные Кадровые документы;
– уплачивать страховые взносы и другие обязательные платежи в порядке и размерах, которые определяются законодательством;
– представлять в территориальный орган Пенсионного фонда РФ сведения, необходимые для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета граждан, поступающих на работу впервые, на которых не был открыт индивидуальный лицевой счет (ИЛС);
– выполнять общие обязанности работодателя (ч. 4-5 ст. 20 Трудового кодекса РФ), предусмотренные ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ. Например, обеспечивать работникам условия работы, соответствующие требованиям охраны труда, снабжать их необходимым оборудованием и инструментами, обеспечивать им равную оплату труда равной ценности, знакомить их под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, и т.п.
Подтверждение: ч. 3 ст. 303, ч. 1 ст. 309, ч. 1 ст. 8, ч. 3 ст. 66, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ.
Работодатель – индивидуальный предприниматель:
– может принимать в отношении своих работников любые кадровые решения с соблюдением требований трудового законодательства (о переводе на другую работу, направлении в командировку, поощрении, дисциплинарных взысканиях, об увольнении и т.п.);
– не вправе быть работником у самого себя (оформлять себе трудовой договор, вести трудовую книжку), но может работать как обычный гражданин у другого работодателя;
– не вправе сам себя отправить в командировку (письмо Минфина России № 03-11-11/62269 от 16 августа 2019 г.);
– не вправе принимать иностранных работников в качестве высококвалифицированных специалистов (такое право предоставлено только определенному кругу организаций);
– не вправе назначать генерального директора (директора) (такое право предоставлено только организациям);
– не вправе заключать с работником или соискателем ученический договор (такое право предоставлено только организациям).
Кроме того, у работодателя – индивидуального предпринимателя может быть создан профсоюз.
Оформление трудоустройства работника к индивидуальному предпринимателю
Трудоустройство работника к индивидуальному предпринимателю необходимо оформить в общем порядке (письмо Роструда № 4414-6 от 31 октября 2007 г.). При этом нужно учитывать особенности заключения трудового договора и заполнения трудовой книжки у индивидуального предпринимателя.
Трудовой договор
Трудовой договор должен содержать условия, существенные для работника и работодателя (ч. 2 ст. 303 Трудового кодекса РФ). Под существенными условиями понимаются обязательные условия трудового договора, перечисленные в ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, а также дополнительные условия, если о них договорились стороны (например, условие об испытании работника (ч. 1 ст. 70 Трудового кодекса РФ)).
Также в трудовом договоре (см. Трудовой договор с работодателем – индивидуальным предпринимателем) должны содержаться следующие сведения:
– фамилия, имя, отчество работника и фамилия, имя, отчество работодателя – индивидуального предпринимателя, заключивших трудовой договор;
– сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – индивидуального предпринимателя;
– ИНН работодателя – индивидуального предпринимателя;
– сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (например, свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, если в качестве представителя выступает сам индивидуальный предприниматель);
– место и дата заключения трудового договора.
Подтверждение: ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса РФ.
Заключение и изменение трудового договора с работником, который работает у индивидуального предпринимателя, имеет следующие особенности.
- В трудовом договоре, как правило, полностью раскрывается трудовая функция работника или указывается конкретный вид поручаемой работы. Это может быть любая работа, не запрещенная законодательством (ч. 1 ст. 303 Трудового кодекса РФ). У индивидуального предпринимателя может не быть других документов, конкретизирующих трудовые обязанности работника (например, должностной инструкции). Однако ее можно составить, если у индивидуального предпринимателя утвержден штат определенных должностей и имеется штатное расписание. Кроме того, в отдельных случаях работодатель обязан составлять должностные инструкции независимо от своего статуса и других обстоятельств. При наличии должностной инструкции в трудовом договоре нецелесообразно описывать трудовую функцию подробно, лучше сделать ссылку на инструкцию.
- Трудовой договор может носить срочный характер на том основании, что индивидуальный предприниматель является субъектом малого (среднего) предпринимательства. Но при этом численность его работников не должна превышать 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания – 20 человек). Если численность персонала у индивидуального предпринимателя больше этих величин, срочный трудовой договор можно заключать только при наличии иных предусмотренных законодательством оснований для его заключения, принимая во внимание положения ч. 1 ст. 58, ст. 59 Трудового кодекса РФ.
Подтверждение: ст. 304 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 3523-6-1 от 30 ноября 2009 г. - Режим работы, порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков определяются по соглашению между работником и индивидуальным предпринимателем. Они также указываются в трудовом договоре. При этом продолжительность рабочей недели не может быть больше 40 часов, а продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска – меньше 28 календарных дней.
Подтверждение: ч. 2 ст. 91, ст. 115, 305 Трудового кодекса РФ. - В трудовом договоре можно предусмотреть дополнительные основания увольнения работника помимо тех, которые установлены трудовым законодательством. Дополнительные основания увольнения на практике индивидуальному предпринимателю сложно сформулировать корректно. В связи с этим при прекращении трудового договора, заключенного с работодателем – индивидуальным предпринимателем, как правило, применяются общие основания, предусмотренные ст. 77 Трудового кодекса РФ.
Сроки предупреждения об увольнении, случаи выплаты выходного пособия и других компенсационных выплат, их размеры определяются трудовым договором.
Подтверждение: ч. 1-2 ст. 307 Трудового кодекса РФ. - Условия трудового договора можно изменить в любое время по соглашению с работником. Если же индивидуальному предпринимателю необходимо по своей инициативе внести изменения в трудовой договор, он должен письменно предупредить об этом работника не менее чем за 14 календарных дней. При этом он имеет право изменять определенные сторонами условия трудового договора, только если они не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 Трудового кодекса РФ).
Подтверждение: ст. 306 Трудового кодекса РФ.
Трудовая книжка
С 1 января 2020 года Трудовой кодекс РФ дополнен новой статьей 66.1 "Сведения о трудовой деятельности". Согласно ее положениям по желанию работников сведения об их трудовой деятельности могут формироваться в электронном виде. Для работников, которые впервые поступают на работу с 1 января 2021 года, трудовая книжка ведется только в электронном виде. При этом 2020 год признается переходным периодом, в течение которого в общем случае обязанность работодателя по ведению трудовых книжек на бумажном носителе сохраняется (ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.). То есть в течение 2020 года основным документом при приеме на работу остается трудовая книжка.
Подтверждение: п. 4 ст. 1, ст. 3 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.
В 2020 году, как и ранее, в трудовую книжку работника индивидуальный предприниматель должен вносить записи о приеме на работу (см. Трудовую книжку (образец). Запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю), о переводах на другую постоянную работу, об увольнении, о награждении (поощрении) (за исключением случаев, когда трудовая книжка работодателем не ведется). При этом в качестве работодателя указывается наименование (фамилия, имя, отчество) индивидуального предпринимателя – полное и сокращенное, если такое имеется. Как образец можно использовать записи, имеющиеся в свидетельстве на право занятия предпринимательской деятельностью (письмо Роструда № 4414-6 от 31 октября 2007 г.).
Например, "Индивидуальный предприниматель Коротков Владимир Владимирович (ИП Коротков В.В.)" (для сравнения – в трудовой книжке работников юридического лица в качестве работодателя указывается наименование организации).
У индивидуальных предпринимателей могут быть структурные либо территориальные подразделения (например, магазины). Это нужно учитывать при внесении записей в трудовые книжки работников, которые принимаются на работу в такие подразделения. Однако у индивидуального предпринимателя не может быть обособленных структурных подразделений (филиалов, представительств), поскольку он не является юридическим лицом (ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Если работник трудоустроен в структурное подразделение индивидуального предпринимателя и условие об этом включено в его трудовой договор, в трудовой книжке указывается наименование этого подразделения – например, "Принят в магазин № 1 на должность продавца", "Принят в спа-салон "Релакс" на должность массажиста" (см. Трудовую книжку (образец). Запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю).
При оформлении трудовых книжек работников индивидуальные предприниматели должны руководствоваться требованиями, которые установлены:
– ст. 66, ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ;
– Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.;
– Инструкцией, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.
Если требуется внести изменения в трудовые книжки работников, индивидуальный предприниматель делает их в общем порядке с учетом особенностей. Например, при изменении фамилии индивидуального предпринимателя в трудовую книжку нужно внести запись по аналогии с переименованием организации.
Необходимо учитывать, что право вести трудовые книжки на своих работников индивидуальные предприниматели получили с 6 октября 2006 года (с момента вступления в силу Федерального закона № 90-ФЗ от 30 июня 2006 г.). Если работники были приняты к индивидуальному предпринимателю до этой даты, в их трудовые книжки также нужно внести запись о приеме на работу, которая в данном случае будет датирована днем начала работы. Это необходимо для соблюдения порядка внесения записей, поскольку запись об увольнении в трудовой книжке без записи о приеме на работу не имеет основания.
Подтверждение: письмо Минздравсоцразвития России № 5140-17 от 30 августа 2006 г.
Обратите внимание, при найме первого сотрудника ИП необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС).
При найме второго и каждого последующего сотрудника необходимо лишь оформлять перечисленные выше документы, повторно регистрироваться в фондах не нужно.
Подробно о регистрации в качестве работодателя см. Регистрация в фондах
3. Налоги с зарплаты сотрудников.
За сотрудников, принятых по трудовому договору, нужно уплачивать: страховые взносы на обязательное социальное страхование (в ПФР, ФСС и ФОМС), взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (уплачиваются в ФСС). Из зарплаты работников следует удерживать НДФЛ и перечислять налог в бюджет.
С выплат работнику, принятому по гражданско-правовому договору удерживается и перечисляется НДФЛ, уплачиваются только взносы в ПФР и ФОМС. Страховые взносы в ФСС, а также взносы «по травме» перечисляются, только если в договоре оговаривается их уплата. Когда в договоре эти взносы не упоминаются, либо сказано, что работодатель их не уплачивает, перечислять их не нужно.
В сервисе на тарифе с сотрудниками Вы можете формировать необходимые платёжные документы по налогам (взносам) и отчёты.
4. Отчётность ИП за своих сотрудников.
В налоговую инспекцию нужно представить:
Отчетность по доходам физлиц (НДФЛ):
— годовая, по форме 2-НДФЛ сдается по итогу года;
— ежеквартальная, по форме 6-НДФЛ, начиная с 2016 года: за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом;
– за год;
Начиная с годовых отчетов за 2019 год отчитываться в инспекцию по формам 6-НДФЛ и 2-НДФЛ надо будет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Если контрольная дата совпадает с выходным или праздником, представить справки 2-НДФЛ и годовой отчет по форме 6-НДФЛ в инспекцию можно в ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК).
Начиная с 1 января 2017 года подается единый ежеквартальный расчет по взносам.
— Единая форма расчета, утвержденная Приказом ФНС России № ММВ-7-11/470 от 18 сентября 2019 г., используется начиная с представления страхователями отчетности по страховым взносам за I квартал 2020 года (см. Образец) (п. 3 Приказа ФНС России № ММВ-7-11/470 от 18 сентября 2019 г.).
Сдавать единый (новый) расчет независимо от способа подачи (в бумажном или в электронном виде) нужно не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным (расчетным) периодом (I квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год).
По общему правилу, если срок представления расчета приходится на выходной, нерабочий праздничный и (или) нерабочий день, то он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день.
— Сведения о среднесписочной численности работников.
Подавать нужно в налоговую инспекцию по месту нахождения организации (месту жительства индивидуального предпринимателя, привлекавшего в отчетном периоде наемных работников) по форме, утв. Приказом ФНС России № ММ-3-25/174 от 29 марта 2007 г., в следующие сроки:
– не позднее 20 января текущего года (за предшествующий год) – организациям (в общем случае) и ИП, привлекавшим в предшествующем году наемных работников. Это относится и к работодателям, прекратившим деятельность в качестве ИП в предшествующем году (письмо Минфина России № 03-02-08/18588 от 30 марта 2017 г.);
– не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована), – вновь созданным или реорганизованным организациям (при этом по итогам года создания (реорганизации) сведения также подаются – в общий срок).
Впервые зарегистрированные ИП (привлекавшие в отчетном периоде наемных работников) подают сведения о среднесписочной численности в общий срок – только по итогам года (не позднее 20 января).
При этом, в отличие от ИП, не имеющих работников, не предусмотрено освобождение от этой обязанности организаций (включая вновь созданные), не имеющих работников (письмо Минфина России № 03-02-07/1/4390 от 4 февраля 2014 г.). Например, если в организации нет наемных работников, а функции руководителя выполняет единственный учредитель без трудового договора, не получающий зарплату, то в справке о среднесписочной численности проставляется "0".
Беспроблемный вариант
Вместе с тем необходимо учитывать, что представление нулевых сведений о среднесписочной численности работников может вызвать интерес со стороны налоговой инспекции, поскольку фактически организация не может функционировать без работников, в частности руководителя. Если руководитель одновременно не является единственным учредителем, он выполняет свои функции на основании трудового договора и, следовательно, включается в расчет численности. Если руководитель является единственным учредителем, то с ним можно не заключать трудовой договор, но трудовые отношения с ним все равно возникают в результате избрания (назначения) его на должность – ст. 16, 17, 19 Трудового кодекса РФ. При этом, как правило, работа такого руководителя – единственного учредителя также подлежит оплате. А значит, в любом случае, чтобы не привлекать внимание к деятельности организации, в сведениях о среднесписочной численности работников целесообразно указать значение от "1".
ИП, не привлекающие работников нулевой отчет не сдают.
В Пенсионный фонд представляется:
— Ежемесячно страхователь (работодатель) должен сдавать упрощенную отчетность по форме СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 1 февраля 2016 г. Данная форма представляет собой реестр, содержащий фамилии, имена, отчества работников (исполнителей), СНИЛС и ИНН (при наличии у работодателя данных сведений) работающих у него застрахованных лиц, в том числе по ГПД, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.
Форма СЗВ-М подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем.
— Годовая отчетность по персонифицированному учету подается по форме СЗВ-СТАЖ, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 507п от 6 декабря 2018 г. Она оформляется по всем застрахованным лицам.
Сведения по форме СЗВ-СТАЖ сопровождаются формой ОДВ-1, в которой содержатся данные в целом по страхователю, передаваемые в Пенсионный фонд РФ для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (в частности, количество застрахованных лиц, сведения о начисленных и уплаченных пенсионных взносах и т.д.).
Данные сведения представляются в общем случае ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом.
Кроме того, в случае представления застрахованным лицом заявления о назначении страховой пенсии или страховой и накопительной пенсий страхователь обязан представить указанные сведения за текущий год с типом "Назначение пенсии" в течение трех календарных дней со дня обращения к нему.
— Форма "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица" (СЗВ-ТД) утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 730п от 25 декабря 2019 г. Обязанность по ее составлению возникла у работодателей с 2020 года в связи с переходом на электронные трудовые книжки – в отношении каждого зарегистрированного лица, работающего по трудовому договору.
Данная ежемесячная форма предусмотрена для отражения сведений по работникам (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе):
– с которыми заключены или прекращены трудовые отношения;
– в отношении которых произведены другие кадровые изменения, в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т.д. В частности, в отношении всех работников форму нужно оформить при переименовании страхователя.
Кроме того, форма СЗВ-ТД требует представления в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (в бумажной или электронной форме).
Согласно п. 2.5 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г. в общем случае такие сведения представляются начиная с 1 января 2020 года не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены указанные кадровые мероприятия или подано заявление работником.
Специальный порядок сдачи СЗВ-ТД установлен Постановлением Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г., который опубликован и вступил в силу 27 апреля 2020 года. Соответственно, временно до 31 декабря 2020 года, данную форму надо сдавать:
– по лицам, уволенным или принятым на работу с 1 апреля до 27 апреля 2020 года (день вступления в силу нового порядка) – не позднее 28 апреля 2020 года;
– с 27 апреля 2020 года (день вступления в силу нового порядка) – не позднее рабочего дня, следующего за днем приема или увольнения работника;
– по прочим кадровым событиям – в общем порядке.
В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления с выбором одного из вариантов ведения трудовой книжки отчет формируется по состоянию на 1 января 2020 года и представляется не позднее 15 февраля 2021 года.
В ФСС подаётся:
— расчет по форме 4-ФСС.
Данная форма расчета (см. Образец) сдается в фонд – ежеквартально:
в бумажном виде отчетность подается за каждый квартал не позднее 20-го числа следующего за ним месяца (20 апреля, 20 июля, 20 октября, 20 января). В электронном виде отчет подать можно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января).
— Подтверждение основного вида деятельности
Для установления ставки по травматизму
Представлять (за исключением вновь созданных организаций) нужно в срок не позднее 15 апреля текущего года (т.е. года, на который устанавливается страховой тариф) следующие документы:
– заявление о подтверждении основного вида экономической деятельности;
– справку-подтверждение основного вида экономической деятельности;
– копию пояснений к бухгалтерскому балансу за предыдущий год (кроме малых (в т. ч. микро-) предприятий).
ИП такой вид отчета не сдают.
Подробный перечень отчетности для ИП.
5. Как оформить отпуск сотрудника?
Для оформления отпуска работнику необходимо составить график отпусков (форма № Т-7), приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6), записку-расчёт о предоставлении отпуска, где рассчитывается сумма отпускных (форма № Т-60). Работник предоставляет заявление об уходе в отпуск за две недели до его начала. Не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска, работнику нужно выплатить отпускные.
6. Как уволить сотрудника и нужно ли сниматься с учёта в фондах?
Работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию.
На основе заявления составляется приказ об увольнении, далее вносится запись в трудовую книжку: «Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В последний день работы сотрудника с ним производится окончательный расчёт (зарплата, компенсация за неиспользованные дни отпуска), выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении, справка о сумме зарплаты за два календарных года по форме 182-н, предшествовавших году увольнения, справка о доходах по форме 2-НДФЛ, иные документы по просьбе сотрудника.
Если работник был единственный, и нанимать других в ближайшее время Вы не будете, то необходимо обратиться в фонды с заявлением о снятии с учёта. В противном случае от Вас потребуют представлять нулевую отчётность по сотрудникам. Когда решите вновь принять на работу сотрудника (по трудовому или гражданско-правовому договору), заново подадите заявления в фонды о постановке на учёт.