Командировки

Этот раздел предназначен для добавления и редактирования информации о командировках работника.

Командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в командировку за ним сохраняется место работы и средний заработок.

Добавить командировку

Добавить командировку сотруднику можно двумя способами:

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры — Расчёт», нажмите на кнопку «Добавить» и выберите в открывшемся меню пункт «Командировку»:

2. В разделе «Зарплата и кадры — Сотрудники» перейдите в карточку сотрудника (по ссылке в виде фамилии и инициалов сотрудника), после чего слева по вертикали нажмите на кнопку «Командировки»:

После нажатия откроются два шага командировки: отправка и возвращение.

Отправка

На шаге «Отправка» указываются основные данные о том куда, когда, на основании чего командировка. Также есть возможность скачать документы для отправки в командировку:

В появившемся окне нужно заполнить следующие графы, касающиеся отправки работника в командировку, а именно:

1. Сотрудник — если командировка добавляется из раздела Расчёт, то сотрудника необходимо выбрать из выпадающего списка. Если командировка добавлена из настроек сотрудника, то тогда он будет заполнен автоматически.

2. Дата составления — укажите фактическую дату направления работника в командировку (эта же дата должна быть указана в служебном задании, командировочном удостоверении и приказе о направлении сотрудника в командировку).

3. Куда — через запятую укажите страну, город и название организации в которую командируется работник.

4. В командировке — укажите период нахождения работника в командировке (с даты отправки работника в командировку, по дату его возвращения). Под календарем для выбора периода командировки есть поле «календарных дня (не считая времени нахождения в пути)» — в нем необходимо указать фактическое количество календарных дней нахождения работника в командировке, без учёта времени проведённого им в пути.

Днём отъезда в командировку надо считать дату отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного работника (т.е. дату отправления, указанную в билете).

А днём возвращения из командировки – дату прибытия транспортного средства к месту постоянной работы работника (т.е. дату прибытия, указанную в билете).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днём отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днём приезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

5. С целью — укажите цель, для которой работник направлен в командировку (к примеру, для подписания договора, прохождения обучения, для повышения квалификации, презентации нового продукта клиентам, и т.д.).

6. Основание — имеется в виду служебное задание о направление работника в командировку. Необходимо указать его номер и дату составления.

7. Документ на выдачу аванса — аванс выдаётся на командировочные расходы, в которые не входит средняя заработная плата. Выберите:

• РКО (расходный кассовый ордер), если аванс выдавался работнику наличным, или
• ПП (платёжное поручение), если аванс на командировку был перечислен работнику безналом, например, на его зарплатную карту.

Укажите реквизиты выбранного документа (сам документ будет создан в сервисе автоматически в разделе Деньги): 

Либо выберите из выпадющего списка, если ранее была отражена операция в разделе Деньги:

Если аванс на командировку работнику не выдавался, не вносите информацию о таком документе.

Служебное задание, командировочное удостоверение и приказ о направлении работника в командировку сервис сформирует автоматически. Ссылки на эти документы указаны внизу страницы. После заполнения всех граф нажмите «Сохранить».

После нажатия на кнопку «Сохранить» сервис автоматически перейдёт в раздел «Возвращение», поэтому если работник ещё не вернулся из командировки, его заполнение можно пропустить. Для этого нажмите любую навигационную кнопку на верхнем меню (например, «Сотрудники»), кроме «Сохранить и создать авансовый отчёт» и «Отменить» внизу страницы.

Возвращение

После возвращения работника из командировки в разделе «возвращение» нужно указать произведённые работником в командировке расходы. В частности: суточные, затраты на проезд до места командировки, на найм жилья, иной вид транспорта и другие дополнительные расходы.

На этом шаге рассчитывается средний заработок и командировочные.

В появившемся окне нужно заполнить следующие графы:

1. В поле для суточных — необходимо указать размер суточных, установленный у работодателем.

На практике используются стандартные размеры суточных, установленные законом (700 руб. для командировок на территории РФ, 2500 руб. для загранкомандировок). С суточных сверх норматива (700 руб. в России и 2500 руб. за рубежом) удерживается НДФЛ и начисляются взносы (ОПС, ОМС, ОСС). Трату суточных работник документально подтверждать не должен. См. изменения  с 1 января 2017 года.

2. Командировочные расходы (проезд, проживание, дополнительные расходы, иной транспорт, без документов):

• в  поле для расходов на проезд — указывается сумма затрат на проезд работника к месту командировки и обратно на общественном транспорте (поезде, самолете, автобусе) или на личном автомобиле, на которые есть подтверждающие документы;
• в поле для расходов на проживание — указывается сумма оплаты бронирования и проживания в гостиницах (отелях) командированного работника, на которые есть подтверждающие документы;
• поле по дополнительным расходам (расходы, произведённые в личных целях работника: VIP-зал ожидания, химчистка, мини-бар и т.д.) — заполняются только, если они будут возмещаться работнику;
• иной транспорт — проезд в месте командирования (например, автобус, такси);
• в поле расходов без документов — надо указать те расходы, по которым у работника фактически нет никакого подтверждения, но они будут работнику возмещены.

Сумма дополнительных расходов и без документов облагается НДФЛ и страховыми взносами. Это наглядно можно будет проследить в нижней части подраздела «Возвращение». Там будет представлена отдельная строчка, показывающая на какие суммы начисляется НДФЛ.

За период нахождения работника в командировки по нему начисляется не зарплата, а средний заработок (рассчитывается сервисом автоматически, при необходимости значение можно править вручную). Он также указывается в нижней части подраздела «Возвращение»:

Командировочные рассчитываются как сумма всех расходов и суточных. При этом с суточных сверх норм и расходов Без документов и Дополнительные расходы платится НДФЛ. И сумма, с которой платятся начисления в фонды = без документов + иной транспорт + дополнительные расходы.

Командировочные не являются доходом сотрудника, а является выплатой подотчётному лицу, и платятся на основании авансового отчёта. Поэтому они не попадают в расчётные листки и расчётные ведомости. Но с определённых видов расходов необходимо платить НДФЛ, который вычитается из оклада, и этот НДФЛ учитывается при выплате сотруднику на странице выплат.

Оплата командировки по среднему заработку — это по сути зарплата сотрудника за работу во время командировки, платится аналогично окладу в день расчёта, если командировка длинная, то платится каждый месяц. Дневной средний заработок умножается на количество дней командировки, и получается сумма выплаты по среднему заработку.

После нажатия на кнопку «Сохранить и создать авансовый отчёт» сервис автоматически откроет уже заполненную форму авансового отчёта. Проверьте заполненные данные и нажмите «Сохранить».

Авансовый отчёт по командировке можно создать и отдельно (инструкция). Для этого вместо кнопки «Сохранить и создать авансовый отчёт» на предыдущем шаге нужно нажать на кнопку «Сохранить».

Выплата командировочных

С учётом имеющейся задолженности организации или долга сотрудника рассчитывается итоговый долг сотрудника/организации:

• долг организации (сотрудник за счёт своих денежных средств потратил больше, чем ему было выдано)

Если сумма АО будет превышать выданную сотруднику, то сервис предложит автоматически подготовить документ на выдачу перерасхода: расходный кассовый ордер или платёжное поручение на сумму перерасхода.

Нажмите «+ документ»:

Выберите способ выплаты (поручение или ордер). После заполните требуемые данные и нажмите «Сохранить». В разделе «Деньги» будет автоматически добавлено списание с типом «Выдача подотчётному лицу», связанное с данным АО:

• долг сотрудника (сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано)

Если сумма АО меньше выданной, будет предложено подготовить документ на внесение остатка: приходный кассовый ордер или платёжное поручение на сумму возврата сотрудником остатка денежных средств:

Нажмите «+ документ»:

Выберите способ выплаты (поручение или ордер). После заполните требуемые данные и нажмите «Сохранить». В разделе «Деньги» будет автоматически добавлено поступление с типом «Возврат от подотчётного лица», связанное с данным АО:

Подробная инструкция по авансовым отчётам представлена по ссылке.

Скачать документы

Скачать приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение можно, если напротив строки поставить галочку и нажать соответствующую кнопку сверху таблицы:

Удалить командировку

Чтобы удалить информацию о командировке (например, если она была добавлена по ошибке), напротив нужной строки нужно поставить галочку и нажать на кнопку «Удалить»: