Общие правила

Оформление работника по гражданско - правовому договору

С физ. лица необходимо получить паспорт, СНИЛС, ИНН (если есть), сделать копии, оформить договор в 2-х экз. Более ничего не требуется.

Оформление работника по трудовому договору

1) получить от гражданина документы, требуемые для трудоустройства;
2) ознакомить гражданина с документами работодателя;
3) заключить трудовой договор;
4) оформить приказ о приеме на работу;
5) оформить трудовую книжку;
6) оформить личную карточку работника;
7) представить форму СЗВ-ТД.

________________________________________________________________________________________

1. Представление документов при трудоустройстве

Потребовать у гражданина документы, необходимые для приема на работу (ст. 65 Трудового кодекса РФ).

Для трудоустройства совершеннолетний гражданин (достигший возраста 18 лет) должен представить работодателю следующие документы:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Например, временное удостоверение личности гражданина России (по форме, приведенной в приложении № 6 к Административному регламенту, утв. Приказом МВД России № 773 от 16 ноября 2020 г.), выдаваемое на период оформления паспорта (п. 16 ст. 2 Федерального закона № 67-ФЗ от 12 июня 2002 г.);

– трудовую книжку (кроме случаев, когда трудовая книжка не ведется) и (или) сведения о трудовой деятельности;

• Не нужно оформлять (вести) трудовую книжку в следующих случаях:
  – работник принимается на работу на условиях совместительства;
  – работник впервые поступает на работу с 1 января 2021 года. На него трудовая книжка ведется только в электронном виде;
  – на работу устраивается гражданин с электронной трудовой книжкой;
  – работник при трудоустройстве выбирает электронную трудовую книжку. В таком случае отдельные действия по оформлению бумажной книжки все же потребуются. Они будут заключаться во внесении записи определенной формы с последующей выдачей трудовой книжки работнику на руки;
  – на работу принимается дистанционный работник, который не выразил желания вести трудовую книжку;
  – работник принимается к работодателю – физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем;
  – с гражданином заключается гражданско-правовой договор.

– документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, или ранее выданное страховое свидетельство, – при наличии этих документов у гражданина (документа о СНИЛС).

Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, выданный после 1 апреля 2019 года, может быть направлен работником работодателю в форме электронного документа;

Оптимальный вариант

Однако в ситуации отсутствия порядка (функционала) электронного документооборота между работником и работодателем (в т. ч. в части документов персонифицированного учета) лучше запрашивать документ, подтверждающий СНИЛС работника, в бумажном виде (если работник был зарегистрирован в системе персонифицированного учета после 1 апреля 2019 года).

Если гражданин поступает на работу впервые и у него нет СНИЛС, то работодатель по просьбе работника должен зарегистрировать его в системе персонифицированного учета.

– документы воинского учета, если работник является военнообязанным. Военнообязанные, пребывающие в запасе, представляют военный билет или удостоверение, выданное взамен военного билета, либо справку взамен военного билета. Также работник может предъявить персональную электронную карту. Призывники предъявляют удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

– документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний, если будущая работа требует определенного образования, специальных знаний, квалификации (диплом, свидетельство об окончании учебного заведения);

– справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по форме, приведенной в приложении № 4 к Административному регламенту, утв. Приказом МВД России № 660 от 27 сентября 2019 г. Предъявляется при приеме на работу, к которой не допускаются судимые или уголовно преследуемые граждане, например, при трудоустройстве на педагогическую работу (ч. 2 ст. 331 Трудового кодекса РФ). Эта справка выдается в порядке, установленном Административным регламентом, утв. Приказом МВД России № 660 от 27 сентября 2019 г.;

– справку о том, является или не является гражданин подвергнутым административному наказанию за употребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, по форме, приведенной в приложении № 3 к Административному регламенту, утв. Приказом МВД России № 746 от 2 ноября 2020 г. Такую справку должны представлять работники, которые в ходе обязательных медосмотров проходят исследование на наличие в организме наркотических и психотропных веществ. Граждане, подвергнутые указанному административному наказанию, не допускаются до определенных видов работ до окончания срока наказания.
Эта справка выдается в порядке, установленном Административным регламентом, утв. Приказом МВД России № 746 от 2 ноября 2020 г.

Приведенный перечень документов, представляемых гражданами для трудоустройства, является обязательным. В отдельных случаях при заключении трудового договора гражданин должен представить дополнительные документы. Так, при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда (в т. ч. на подземные работы), а также на работу, связанную с движением транспорта, работодатель должен потребовать у работника медицинское заключение (справку) по результатам предварительного медосмотра с подписью врача и печатью медицинской организации (ст. 213 Трудового кодекса РФ). Например, такой документ необходим при приеме на работу водителя. Необходимо учитывать, что медицинская справка (врачебное профессионально-консультативное заключение) по форме № 086/у, утв. Приказом Минздрава России № 834н от 15 декабря 2014 г., действительна в течение шести месяцев со дня выдачи.

Отдельным категориям работников при приеме на работу необходимо представлять справку об отсутствии заболеваний наркоманией, токсикоманией, хроническим алкоголизмом по форме, приведенной в приложении № 2 к Приказу Минздрава России № 988н от 22 декабря 2016 г. Такую справку должны представлять работники, которые в соответствии со своими трудовыми обязанностями имеют доступ к наркотическим средствам, психотропным веществам, внесенным в Список I, утв. Постановлением Правительства РФ № 681 от 30 июня 1998 г., прекурсорам или культивируемым наркосодержащим растениям (п. 3 ст. 10, п. 7 ст. 30 Федерального закона № 3-ФЗ от 8 января 1998 г.). Эта справка выдается в соответствии с Порядком, утв. Приказом Минздрава России № 988н от 22 декабря 2016 г.

Кроме того, в ряде случаев от соискателя потребуется заявление о приеме его на работу (по общему правилу требовать этот документ при трудоустройстве не обязательно).

Основанием для возникновения трудовых отношений служит трудовой договор, а не заявление. Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 Трудового кодекса РФ). Заявление не входит в перечень документов, которые работник предъявляет при трудоустройстве (ст. 65 Трудового кодекса РФ), и по общему правилу от соискателя не требуется.

В то же время подавать заявление о приеме на работу обязаны граждане, поступающие на:
– государственную службу;
– муниципальную службу;
– подземные работы. При приеме гражданина на подземные работы от дня подачи такого заявления зависит срок проведения проверки его знаний и умений, а также срок его извещения о времени и месте проведения проверки.

Перечень документов, обязательных для представления гражданином при трудоустройстве, приведен в ст. 65 Трудового кодекса РФ. Документ, подтверждающий присвоение физическому лицу идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), в данном перечне не указан.

Вместе с тем наличие у работника ИНН необходимо работодателю, в частности, для правильного заполнения справки о доходах и суммах налога физического лица по форме, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Оптимальный вариант

При отсутствии ИНН у гражданина, принимаемого на работу, целесообразно до оформления трудовых отношений убедить его получить ИНН в налоговой инспекции.

________________________________________________________________________________

 

2. До подписания трудового договора нужно ознакомить гражданина под подпись с локальными нормативными актами (при их наличии у работодателя), непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Например, с Правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, Инструкцией по охране труда, а также с коллективным договором (см. Коллективный договор), если он есть у работодателя. При этом не обязательно знакомить работника с локальными актами, которые непосредственно не регулируют его трудовую деятельность, например со штатным расписанием (если иное не предусмотрено внутренними документами работодателя) (письмо Роструда № ПГ/4653-6-1 от 15 мая 2014 г.).

Следует иметь в виду, что требовать от работника соблюдения локальных нормативных актов (при их наличии у работодателя) можно только после того, как он будет ознакомлен с ними. Если невыполнение положений внутреннего документа привело к трудовому спору, факт ознакомления с ним работника может быть проверен в судебном порядке.

________________________________________________________________________________

 

3. Заключить с работником трудовой договор.
С работником можно заключить как срочный трудовой договор, так и трудовой договор на неопределенный срок (ч. 1 ст. 58, ст. 59 Трудового кодекса РФ).
Оформить трудовой договор нужно письменно, включив в него сведения и условия, предусмотренные трудовым законодательством (ч. 1-2, 4-5 ст. 57 Трудового кодекса РФ).

Для заключения трудовых договоров с работниками можно разработать типовую форму (см., например, Трудовой договор (общий)). Ее целесообразно утвердить приказом работодателя (см. Приказ об утверждении типовой формы трудового договора).
Унифицированная форма трудового договора законодательно не установлена, утверждены только примерные (рекомендуемые) или типовые формы, которые можно взять за основу при разработке своего бланка:

– форма трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. (для работников, которые трудятся у работодателей, относящихся к категории микропредприятий). При этом микропредприятиям, которые отказались полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, использовать ее обязательно (ст. 309.2 Трудового кодекса РФ).

По общему правилу трудовой договор оформляется в двух экземплярах (по экземпляру для обеих сторон), каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Работник расписывается на экземпляре работодателя за получение своего экземпляра трудового договора.

Срок, в течение которого работодатель должен письменно заключить с работником трудовой договор, ограничен. Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска работника к работе (ч. 2 ст. 67 Трудового кодекса РФ). Дата заключения трудового договора и дата начала работы могут не совпадать. Поэтому в тексте договора нужно обязательно отдельно указать дату, с которой работник приступил (должен приступить) к работе (ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ).

Наименования должности (профессии, специальности) работника, указанные в трудовом договоре и штатном расписании, должны соответствовать друг другу. При этом нельзя принимать работника на должность, не включенную в штатное расписание (при его наличии у работодателя).

_____________________________________________________________________________________

 

4. Издать приказ о приеме на работу (если работодатель принял решение издавать такой приказ).

• С 22 ноября 2021 года оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу не является обязательным. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется трудовым договором. При этом на основании данного документа работодатель вправе (но не обязан) издать приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Если работодатель принимает решение об издании приказа о приеме на работу, то основанием для него служит трудовой договор.

Срок ознакомления с приказом о приеме на работу в трудовом законодательстве больше не прописан. Поэтому срок ознакомления работодатель может определить самостоятельно.

Оптимальный вариант

Работодателю не стоит спешить отказываться от оформления приказов о приеме на работу. Дело в том, что с датой издания данного документа связано в том числе представление формы СЗВ-ТД. Соответственно, сохраняя ранее действовавший порядок оформления приказа, работодатель получает возможность при необходимости регулировать срок представления данного персотчета по кадровому событию "прием на работу".
____________________________________________________________________________________

 

5. Сделать в трудовой книжке работника запись о приеме на работу (за исключением случаев, когда трудовая книжка работодателем не ведется).

Запись о приеме на работу нужно вносить в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки работника (см., например, Трудовую книжку (образец). Запись о приеме на основное место работы).

Трудовую книжку (если она ведется) по общему правилу необходимо оформлять на работника, трудившегося у работодателя свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для него основной.

• С 1 января 2020 года Трудовой кодекс РФ дополнен статьей 66.1 "Сведения о трудовой деятельности". Согласно ее положениям по желанию работников сведения об их трудовой деятельности могут формироваться в электронном виде. Для работников, которые впервые поступают на работу с 1 января 2021 года, трудовая книжка ведется только в электронном виде.

_______________________________________________________________________________________
 

6. Оформить на работника личную карточку нужно в том случае, если работодатель ведет личные карточки.

• С 1 сентября 2021 года у работодателей нет обязанности вести личные карточки работников. При этом работодатели могут по своему усмотрению оформлять личные карточки на новых работников и продолжать вести ранее оформленные личные карточки на работников, с которыми заключены трудовые договоры.
  Если работодатель продолжит после 1 сентября 2021 года вести личные карточки (без ознакомления работников с записями или с ознакомлением), то это не будет считаться нарушением.

Отказаться от ведения личных карточек работников (в частности, по унифицированной форме № Т-2) можно, например, путем издания соответствующего приказа работодателя.

_______________________________________________________________________________________
 

7. Направить в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ сведения о приеме на работу работника по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

________________________________________________________________________________________

Необходимо учитывать, что определенную специфику имеет порядок приема на работу отдельных категорий работников, например:
– совместителей;
– несовершеннолетних;
– надомников;
– спортсменов и тренеров;
– руководителей организаций;
– инвалидов;
– иностранных граждан;
– дистанционных работников;
– работников, которые принимаются на работу к индивидуальному предпринимателю.

____________________________________________________________________________________________________

При найме первого сотрудника ИП необходимо зарегистрироваться в Пенсионном фонде (ПФР) и Фонде социального страхования (ФСС).

При найме второго и каждого последующего сотрудника необходимо лишь оформлять перечисленные выше документы, повторно регистрироваться в фондах не нужно.

Подробно о регистрации в качестве работодателя см. Регистрация в фондах