Отрицательный остаток на складе

В данной инструкции рассмотрим причины возникновения отрицательных остатков товаров/материалов на складе, как их искать, способы исправления отрицательных остатков в зависимости от ситуации:

• документ на продажу отражён датой раньше, чем на покупку;
• есть документ на продажу, но нет на покупку;
• показана продажа с другого склада, но перемещения на данный склад или покупки не отражено;
• задублирована карточка товара, т.е в документе на покупку уже создана карточка товара, а в документе на продажу создали точно такой же товар, но новый, не выбирая уже созданный;
• купили товар, продали комплект или произведённый из закупленного, уже с другим названием, не создав комплекта.

Как найти в каком периоде какое количество товара/материала ушло в минус

С помощью реестра «Номенклатуры с минусом»

Функционал по созданию реестра «Номенклатуры с минусом» позволяет увидеть историю движения товара/материала по документам по тем номенклатурам, которые отрицательные.

Реестр можно создать:

1. По выборочным позициям номенклатуры:

2. По всем позициям номенклатуры с минусом:

Подробная инструкция по реестру «Номенклатуры с минусом» представлена по ссылке.

При подключенной опции «Управление торговлей»

Для этого воспользуйтесь в разделе Склады и заказы — Склады фильтром по Дате:

В результате поиска в таблице с номенклатурой помимо колонок по умолчанию, таких как «Название», «Артикул» и «Остаток» добавляются графы «На начало», «Прибыло», «Выбыло»:

В графе «Остаток» как раз и будет указан остаток на конец выбранного периода.

Без подключенной опции «Управление торговлей»

Для этого воспользуйтесь в разделе Склады и заказы следующим способом: в карточке товара или материала нажмите на значок в виде урны (удалить):

В открывшемся окне будет указан список документов, с которыми связан выбранный товар или материал. 

Документ на продажу отражён датой раньше, чем на покупку

Например, 08.06 был приобретён товар:

А продажа товара отражена датой ранее, чем дата приобретения, 29.05:

При закрытии периода месяца Май с помощью МЗМ будет выведена ошибка об отрицательном количестве товара на складе:

В данном периоде со склада выбыло большее количество товаров, чем было оприходовано.

Для исправления ошибки вам необходимо внести документы (накладные / УПД / авансовые отчёты) на поступление товаров во вкладке Документы или проверить даты документов на покупку/продажу товаров.

Есть документ на продажу, но нет на покупку

Например, продажа товара отражена 29.05. При этом документ (накладная / УПД / авансовый отчёт) на покупку данного товара в разделе Документы отражён не был.

В документе показан остаток товара на складе. Он равен нулю.

После сохранения документа остаток на складе будет отрицательным:

Также при закрытии периода месяца Май с помощью МЗМ будет выведена ошибка об отрицательном количестве товара на складе:

В данном случае была только отгрузка товара без оприходования.

Для исправления ошибки вам необходимо внести документы (накладные / УПД / авансовые отчёты) на поступление товаров во вкладке Документы или проверить даты документов на покупку/продажу товаров.

Отражена продажа с другого склада, но перемещения на данный склад или покупки отражены не были

Например, товар оприходован на основной склад:

А отгрузка этого товара произведена с другого склада:

В документе показан остаток товара на выбранном складе. Он равен нулю. После сохранения документа остаток на складе будет отрицательным:

Также при закрытии периода с помощью МЗМ будет выведена ошибка об отрицательном количестве товара на складе, с которого была произведена отгрузка:

В данном случае со склада выбыло большее количество товаров, чем было на этот склад оприходовано.

Для исправления ошибки вам необходимо внести документы (накладные / УПД / авансовые отчёты) на поступление товаров во вкладке Документы именно на тот склад, с которого произведена отгрузка товара, или проверить даты документов на покупку/продажу товаров, или создать накладную на внутреннее перемещение с одного склада на другой:

• выберите склад, на который изначально был оприходован товар;
• отметьте нужный товар галкой;
• нажмите «Прочие — Переместить на склад»;

Укажите в накладной склад, на который будет произведено перемещение, и количество товара, которое требуется переместить:

Задублирована карточка товара

Т.е в документе на покупку уже создана карточка товара, а в документе на продажу создали точно такой же товар, но новый, не выбирая уже созданный.

Например, оприходован товар «чайник заварочный»:

В документе на отгрузку был выбран товар не из выпадающего списка, уже существующий, а создан новый товар с помощью кнопки «+ Добавить новый товар/материал»:

Соответственно при выборе такого товара остаток на складе будет нулевым, т.к. оприходован документ именно с вновь созданной карточкой товара не был:

После сохранения документа на складе вы увидите дубль товара и отрицательный остаток по отгруженному товару:

Для исправления ошибки вы можете выполнить объединение номенклатур:

Если к выбранной основной номенклатуре нельзя присоединить другие, то перевыберите товар в документе на отгрузку на первоначально созданную карточку товара и сохраните документ. Дубль товара удалите со склада.

Купили товар, продали комплект

Например, были оприходованы чашки и блюдца:

А отгружен товар чайная пара:

Т.к. товар «чайная пара» отдельно оприходован не был, а подразумевает под собой комплект из отдельно приобретённых товаров «чашка» и «блюдце», которые ранее были оприходованы на склад, то в документе на складе будет показан нулевой остаток. 

А на складе после сохранения документа будет отрицательный остаток данного товара «чайная пара»:

Для исправления ошибки вам необходимо сначала указать составляющие комплекта в карточке товара:

Далее для отображения комплекта на складе создать документ комплектации, указав количество собранных комплектов:

Произведён и отгружен товар, сырьё для которого не было оприходовано

Например, с помощью функционала Производство был создан товар «десерт шоколадный»:

При этом сырьё для производства готовой продукции оприходовано не было. Из этого следуют отрицательные остатки данного сырья на складе: 

Для исправления ошибки вам необходимо внести документы (накладные / УПД / авансовые отчёты) на поступление материалов во вкладке Документы, или проверить даты документов на покупку материалов.